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La planificación de recursos empresariales (o ERP) es un software de gestión empresarial completo y basado en datos que unifica, automatiza e integra varios segmentos de una empresa. Es un activo esencial para gestionar las actividades diarias de una empresa.
La función principal de un sistema ERP es compilar y agregar los datos críticos de la empresa en un servicio unificado. Esto permite una mayor automatización y transparencia en la gestión de la empresa. Además de agilizar el flujo de trabajo, los ERP ayudan a identificar los cuellos de botella y a subsanar las deficiencias, lo que permite a los responsables tomar decisiones empresariales más informadas.
La mayoría de los sistemas ERP modernos son de naturaleza modular y personalizable. Cada departamento puede utilizar un subconjunto o módulo del software adaptado específicamente a sus necesidades. A medida que los empleados interactúan con el software, introducen datos operativos en toda la organización. El ERP los recopila en una base de datos unificada que los responsables pueden utilizar para obtener una visión general de todo el proceso empresarial en tiempo real. Los diferentes módulos del software también pueden configurarse para ser más o menos complejos en función de las funciones de los empleados.
Los ERP solían estar reservados a las grandes empresas y requerían inmensos recursos para su implantación. En las dos últimas décadas, se han vuelto mucho más asequibles, sobre todo gracias a los avances en la potencia informática. Muchos proveedores de ERP han cambiado a modelos de negocio de software como servicio (SaaS) y, con la llegada de la tecnología basada en la nube, los ERP están hoy disponibles y son asequibles para empresas de prácticamente cualquier tamaño.
El término Planificación de Recursos Empresariales fue acuñado por primera vez por la empresa de investigación tecnológica Gartner, en 1990. El concepto inicial era añadir una funcionalidad de back-office a las metodologías de gestión de la fabricación ya establecidas por aquel entonces, denominadas MRP I (Planificación de Requerimientos de Materiales) y MRP II (Planificación de Recursos de Manufactura). Los sistemas MRP están diseñados específicamente para gestionar la producción y los inventarios de las empresas de fabricación y distribución. Los sistemas ERP se crearon para añadir funciones financieras, de recursos humanos y otras funciones secundarias e integrar todas las facetas de la empresa en un paquete de software unificado.
Más sobre Planificación de Requerimientos de Materiales (MRP).
Los primeros sistemas ERP solían ser muy costosos y requerían enormes inversiones de tiempo y financiación para su correcta implantación. Por lo general, se adaptaban a las necesidades del cliente, se instalaban en servidores locales y contaban con equipos de consultores que ayudaban a su implantación. Estos sistemas también requerían un soporte técnico específico para su mantenimiento. Esto significaba que los primeros ERP eran prácticamente exclusivos de las grandes empresas.
A medida que el mundo empresarial y manufacturero se orientó hacia la era de las TI a principios de la década de 2000, el mercado de los ERP comenzó a diversificarse. Aparecieron varios tipos de ERP más compactos y asequibles. Con los nuevos avances en la tecnología de datos y la tecnología informática en línea, muchos proveedores de software empezaron a pasar de las soluciones tradicionales a medida a los productos habilitados para Internet. Esto condujo finalmente a la llegada de los ERP basados en la nube.
Los ERP basados en la nube vienen en dos formas: nube privada y nube pública. Un ERP de nube privada es de un solo usuario, donde el cliente tiene acceso a su propia copia del software a través de la web. La instancia de software es sólo para el cliente y puede utilizar los recursos de la nube pública o estar instalada en un servidor dedicado. Esto permite una mayor personalización, pero también tiene un precio más elevado.
Los ERP en la nube pública, en cambio, son multiusuario. Se ejecutan en los servidores del proveedor de servicios, donde la infraestructura es compartida por todos sus clientes, lo que hace que la solución sea mucho más asequible. Un ERP en la nube pública se ofrece en la mayoría de los casos como una suscripción, en cuyo caso se denomina Software as a Service (SaaS). El término ERP SaaS se utiliza ampliamente para este tipo de software.
Cuando se integran adecuadamente, los ERP pueden llevar la gestión empresarial a un nivel de eficiencia muy superior al de los tiempos de las hojas de cálculo y los organizadores de papel. Veamos algunas de las principales ventajas que pueden aportar los sistemas ERP.
Los sistemas ERP incluyen una variedad de módulos que se fusionan en un ecosistema de gestión empresarial unificado. Los distintos proveedores de servicios tienen enfoques diferentes, pero la mayoría de los ERP incluyen algunas funcionalidades comunes que constituyen el núcleo del software.
Estos son algunos de los componentes centrales que debe buscar en una solución ERP completa.
Una herramienta de CRM bien implementada puede mejorar a fondo el embudo de ventas y proporcionar una visión general coherente de la base de clientes. Es útil no solo para aumentar las ventas e identificar oportunidades de negocio, sino también para ayudar a racionalizar el trabajo de otros departamentos y aumentar la productividad general.
Un módulo de CRM hará un seguimiento de las actividades y necesidades de la base de clientes. Recopila información relevante sobre los pedidos de los clientes, programa automáticamente recordatorios para el seguimiento, rastrea las actividades de los clientes, etc. Esto contribuye a mejorar la satisfacción de los clientes, a acelerar las tasas de respuesta y a aumentar las tasas de precisión.
Las funciones de RRHH integradas en los ERP ofrecen una visión general de la plantilla de una empresa. Esto incluye información detallada sobre la gestión del tiempo de los empleados, los gastos, las vacaciones y las asignaciones de puestos de trabajo, lo que permite a los responsables adecuar la mano de obra correcta a los proyectos necesarios.
La gestión de la cadena de suministro o SCM (Supply Chain Management) se refiere a la parte de la empresa que se encarga de gestionar el flujo de activos físicos, el cumplimiento de los pedidos, la adquisición de materias primas y componentes, etc. Es un aspecto vital tanto de la fabricación como de la distribución que debe estar bien integrado con la planta, el inventario y el back-end de la empresa.
Los módulos SCM de los ERP recopilan y utilizan datos operativos en tiempo real con respecto a las adquisiciones, los inventarios, los envíos y los puestos de trabajo. Reúnen las herramientas y la información necesarias para una planificación, programación y previsión precisas de la cadena de suministro.
Hay que hacer un gran esfuerzo para mantener las instalaciones de almacenamiento y los inventarios en orden. Los niveles de existencias deben mantenerse de forma óptima, ya que tanto el déficit como el exceso de existencias pueden suponer graves costos para la empresa. La planificación de los movimientos de las existencias es igualmente importante para evitar interrupciones y garantizar plazos de entrega más cortos.
Los ERP de fabricación incluyen potentes funciones para mantener el almacén y el inventario organizados e integrados con la SCM y el proceso de producción más amplio. Algunos ejemplos son el mantenimiento de las existencias de seguridad, la organización del inventario en cadena, la integración de los puntos de desacoplamiento en las rutas de los puestos de trabajo, la gestión de las amortizaciones y de las existencias críticas, etc.
La planificación de la producción debe tener en cuenta toda la información pertinente para maximizar la eficiencia de la producción y cumplir los plazos previstos, al tiempo que se reducen los costos y se optimiza la planta. Para evitar errores y garantizar una ejecución a tiempo, los datos relevantes para el proceso de producción deben fluir libremente entre las ventas, las compras, la fabricación y el back-end.
Así, los ERP de fabricación incluyen funciones de planificación de la capacidad. Integran los pedidos entrantes automáticamente con todo el proceso de fabricación, teniendo en cuenta las cantidades, calculando automáticamente los plazos de entrega y designando o programando los puestos de trabajo.
Los ERP permiten un sofisticado seguimiento y gestión de los pedidos, así como la elaboración de informes sobre la marcha para aumentar la productividad de los trabajadores. Se trata de un puesto de internet o de un portal de autoservicio que permite a los empleados introducir datos sobre las asignaciones individuales – como la entrada y la salida de mercancías o el progreso de una operación de fabricación – que el ERP integra automáticamente en el proceso de gestión empresarial más amplio.
Los sistemas ERP incluyen módulos que recopilan automáticamente los datos financieros y generan informes. Los trabajadores que interactúan con el software realizan entradas sobre los ciclos de trabajo, las provisiones, el consumo de las existencias disponibles, etc. Junto con los pedidos completados, los artículos enviados, las facturas enviadas y otros datos críticos para el negocio, el ERP registra todo en el sistema y compila los datos en A/R, A/P y G/L en el módulo de contabilidad.
Mientras que las soluciones ERP de nivel I más pesadas incorporan un software financiero completo, los ERP más pequeños y específicos del sector no siempre incluyen funcionalidades contables comparables a los paquetes de contabilidad dedicados. Los mejores del mercado, sin embargo, suelen incluir la capacidad de generar informes financieros e integrar los datos financieros con el software financiero dedicado.
Los ERP son soluciones de software muy diversas que incluyen una gran cantidad de funciones. Hay una gran cantidad de proveedores de software entre los que elegir, muchos de ellos con puntos de venta únicos. Decidir de antemano qué es lo mejor para su empresa es crucial, ya que la implantación puede ser un proceso largo que requiere compromiso y recursos.
Al elegir un ERP, es importante tener en cuenta lo siguiente:
Optar por un sistema ERP en la nube privada o pública depende en gran medida de la escala de operaciones de la empresa, de las especificaciones del mercado y de los recursos disponibles. Los ERP internos pueden sobresalir en cuanto a la personalización, pero conllevan gastos significativos debido a una fase de implementación más compleja y a la necesidad de mantener una infraestructura de TI local. Un ERP en la nube pública, sin embargo, puede sacrificar parte de la personalización en nombre de la asequibilidad, la facilidad de uso y la facilidad de implementación.
Las soluciones basadas en la nube se están convirtiendo en la nueva norma de los ERP. Un ERP en la nube pública puede reducir drásticamente los gastos iniciales y el costo total de propiedad. MRPeasy es uno de los primeros sistemas ERP/MRP basados en la nube para pequeños fabricantes (10-200 empleados). Es fácil de usar, asequible y está muy por encima de su categoría en términos de funcionalidad. ¡Inicie su prueba gratuita hoy mismo!
Planificación automática precisa y programa de producción realista. Reprograma dinámicamente con solo arrastrar y soltar las órdenes de manufacturación y las operaciones en el cronograma o el diagrama de Gantt.
Gestión de inventarios, movimientos de existencias, seguimiento de lotes y números de serie. Establezca y optimice los niveles de existencias y evite las roturas de inventarios. Tenga un historial claro de sus operaciones de inventario.
Con unos pocos clics se calcula el costo del producto y el mejor plazo de entrega. Envíe presupuestos y facturas, prepare los envíos. Envíe el pedido confirmado del cliente a producción. Siga el proceso de ventas desde el presupuesto hasta la entrega mediante una sencilla vista del proceso.
Entorno sencillo para que los trabajadores de línea sigan las tareas en el escritorio o en el dispositivo móvil. Informes de la planta en tiempo real. Visión general en tiempo real de la necesidad y disponibilidad de recursos humanos.
Gestione las compras y eleve las órdenes de compra precargadas con un solo clic. Proveedores, precios, plazos de entrega, todo está ahí. Gestione su cadena de suministro con la ayuda de estadísticas precisas. Prevea sus necesidades de abastecimiento.
Disfrute de una clara visibilidad del rendimiento de su negocio. Siga el flujo de caja, el balance y los beneficios/pérdidas en tiempo real. Comprenda la rentabilidad del negocio, y mucho más.
CEO, Anicell Biotech
MRPeasy nos da la oportunidad de realizar un seguimiento de todos nuestros costos de producción con precisión. MRPeasy ofrece software basado en la nube, pero siempre ha estado disponible. Como su nombre lo indica, fue fácil de implementar y podemos producir nuestros productos con precisión, con una descripción detallada de la producción.
Director General, RIEDL GmbH
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Director de Desarrollo, Randr
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