Gestión de la producción: definición, importancia y soluciones de software

La fabricación puede ser una tarea compleja, independientemente del tamaño de la empresa. La gestión del proceso de producción implica tener en cuenta muchas variables, como la mano de obra, el equipo, las materias primas, el flujo de trabajo, etc. La gestión de la producción tiene como objetivo optimizar la producción y encontrar un punto de equilibrio entre la calidad y la capacidad de los bienes producidos, así como el tiempo y los recursos dedicados a su producción.

¿Qué es la gestión de la producción?

La gestión de la producción es el proceso de gestión de la conversión de los insumos de producción (materias primas, recursos humanos y capital) en resultados de producción (los bienes que produce una empresa). Es una parte integral de la gestión empresarial general y abarca la supervisión tanto de la planificación como de la ejecución del proceso de fabricación. Como tal, la gestión de la producción implica la gestión de los materiales físicos y los inventarios, así como el cumplimiento de las especificaciones de diseño, la utilización de los equipos, el rendimiento y la mano de obra con el fin de aplicar la estrategia de producción de la empresa.

El papel de la gestión de la producción es armonizar todos los aspectos clave relacionados con la producción. A veces también se denominan las 5 M de la producción, que incluyen 1) los hombres (la mano de obra), 2) las máquinas (los equipos), 3) los métodos (los procesos de producción, los puestos de trabajo y las rutas), 4) los materiales (las materias primas, los componentes y/o los subconjuntos) y 5) el dinero (la financiación y la utilización de los activos). La gestión eficaz y continua de la producción es clave para obtener ganancias de eficiencia y mantener el proceso de producción al día. Una operación de fabricación bien diseñada y ejecutada se traduce directamente en un aumento de los beneficios, un control de los costes y una mejora de los resultados.

Dado que la gestión de la producción requiere la coordinación y la supervisión tanto de las personas como de los materiales y los equipos, los directivos deben tomar continuamente decisiones en cuatro áreas clave:

Planificación de la producción

La planificación de la producción es la etapa en la que se elabora el programa maestro.  Requiere que los gestores decidan dónde comenzará la producción. Por ejemplo, qué máquinas o qué instalaciones.

También hay que decidir cuándo va a empezar la producción.  Los diferentes productos funcionan a diferentes velocidades y requieren numerosos insumos para completarse, por lo que la decisión de cuándo se basa en la mezcla global de productos.

Control de la producción

El control de la producción es la aplicación a nivel de planta de las especificaciones de diseño.  Aquí, al igual que un agente de tráfico en una intersección muy concurrida, los responsables dirigen al personal y al equipo para que lleven a cabo los pasos necesarios para completar su parte de un producto acabado.  Esto también implica una gestión activa respecto a las normas de calidad, así como una estrecha supervisión de las velocidades de producción respecto a los tiempos de ejecución medidos establecidos.

Mejora de los procesos

Todos los directores de producción son responsables de supervisar e impulsar la mejora continua.  Muchas empresas pueden utilizar metodologías como Lean o Six Sigma para formalizar los esfuerzos, pero incluso sin dichas metodologías, ningún proceso es estático y la gestión de la producción requiere confiar en el perfeccionamiento y la aprobación de las actividades del proceso a nivel de planta de equipos y mano de obra.

Mantenimiento de los equipos

Just as production managers need to monitor and coach staff to perform tasks using efficient steps, so Al igual que los directores de producción necesitan supervisar y entrenar al personal para que realice las tareas siguiendo pasos eficientes, también hay que gestionar los equipos para mantenerlos en condiciones óptimas de funcionamiento.  Los costes de mantenimiento suelen incluirse en el coste total de los productos acabados, especialmente en el caso de los fabricantes que utilizan un sistema de coste incrementado para determinar los costes y fijar los precios.  Por ello, la eficacia global de los equipos (OEE) es vital.

¿Por qué es importante la gestión de la producción?

Sin una gestión eficaz de los procesos de producción a nivel de planta, los errores y la ineficacia serían más comunes en una fábrica.  Hay otras razones por las que la gestión de la producción es importante para las operaciones empresariales:

1. Reduce el coste de fabricación – al maximizar los resultados y minimizar los insumos, la gestión de la producción reduce el coste necesario para fabricar productos acabados.  Esto puede utilizarse para mejorar el margen de beneficios, o puede trasladarse al cliente para garantizar una ventaja competitiva.
2. Mejora la competitividad – Sabiendo que los productos adecuados están disponibles a tiempo y que se entregarán en el plazo previsto, una empresa siempre está en el juego en cualquier mercado.
3. Cumple con los objetivos empresariales – La gestión de la producción ayuda a las empresas a producir productos acabados de forma eficiente.  Como estos productos acabados se fabrican siempre con alta calidad y se entregan cuando se necesitan, las empresas pueden aprovechar esas cosas para hacer crecer el negocio, asegurar el capital para mejorar y aumentar la satisfacción de los clientes.
4. Mejora la imagen de marca – Hoy en día, muchas empresas manufactureras realizan una parte o la totalidad de su producción en régimen de venta directa al consumidor (D2C). Por ello, la imagen de marca y el branding se han convertido en algo importante.  Una buena gestión de la producción hace que los clientes confíen en los productos y en su calidad y disponibilidad, mejorando así la imagen de marca. En general, una buena imagen de marca es importante tanto si sus productos se fabrican bajo pedido (ETO), como si se fabrican bajo pedido (MTO) o en stock (MTS).
5. Optimiza el uso de los recursos – La gestión de la producción significa que la mano de obra, el equipo y los recursos se optimizan en el esfuerzo de producción.  Esto puede reducir los niveles de desperdicio y crear un entorno positivo y equilibrado para los empleados.  Con el énfasis puesto en el equilibrio entre el trabajo y la vida privada y las iniciativas ecológicas para reducir la huella de carbono, una gestión eficaz de la producción que optimice el uso de los recursos puede ayudar a cumplir ambas tendencias.

Gestión de la producción y de las operaciones

Aunque están íntimamente relacionadas, existe una diferencia entre la gestión de la producción y la de las operaciones.  En cualquier fábrica, el director de producción aplica los principios de gestión específicamente al proceso de producción.  En cambio, el papel de la gestión de operaciones es más amplio, ya que se refiere a actividades empresariales ajenas a la fabricación.

Los directores de operaciones aplican los principios de la gestión empresarial para garantizar que toda la organización, y no sólo la producción, funcione sin problemas y con eficacia.  Esto no sólo implica la entrada directa en el proceso de producción.  También incluye la responsabilidad de los servicios que pueden acompañar a la producción, como la atención al cliente o el servicio de campo. 

La gestión de operaciones también abarca el inventario, el almacenamiento y la cadena de suministro.  Puede incluir los sistemas de compra y entrega.  Y también pueden gestionar los departamentos de calidad y las iniciativas de calidad.  Otras funciones implicadas en la gestión de operaciones son:

• Planes estratégicos – La gestión de las operaciones se ocupa de asegurar que se desarrollen estrategias eficaces para maximizar todos los recursos de la empresa en conjunto.
• Finanzas – La dirección de operaciones suele participar en la planificación y elaboración de presupuestos de capital y operativos.
• Diseño de productos – Los directores de operaciones son responsables de garantizar que los productos desarrollados puedan ser fabricados por la fábrica de forma eficiente y con un coste óptimo.
• Previsión – La gestión de operaciones es un puente entre las ventas y la producción y puede encargarse de hacer previsiones para predecir qué productos y servicios se necesitan en el futuro. 

Aunque la distinción puede ser algo borrosa en las pequeñas y medianas empresas (PYMES), donde los directivos llevan muchos sombreros, la gestión de operaciones y la gestión de la producción son diferentes en cuanto a su significado, alcance, enfoque y estructura organizativa.

Beneficios de la gestión de la producción en la fabricación

La gestión eficaz de la producción es fundamental en los entornos de fabricación actuales.  Sin ella, las operaciones no pueden cumplir los compromisos ni los objetivos de beneficios.  Pero con una buena gestión de la producción, las empresas pueden obtener varios beneficios, independientemente de su tamaño.  Estos beneficios incluyen:

• Mejor calidad – Los productos fabricados en equipos bien mantenidos, con mano de obra capacitada y medida, darán como resultado un producto terminado de mayor calidad.  Esto requiere un equilibrio entre todas estas variables y otras para ayudar a los directivos, supervisores, técnicos y operarios a detectar los defectos antes de que se produzcan.  Un programa sistematizado creará procedimientos operativos estándar (POE), documentación de trabajo estándar y procedimientos de auditoría incorporados para ello.
• Niveles de residuos más bajos – El despilfarro es un peligro en cualquier operación.  Pero una gestión eficaz de la producción permite desarrollar e implantar procedimientos que mitiguen los residuos hasta su nivel más bajo posible.  Sin ella, los rechazos de calidad, la chatarra y el exceso de procesamiento aumentarán los costes de producción y reducirán la rentabilidad.  Pero los residuos no son sólo los rechazos físicos.  Los residuos también pueden incluir el exceso de movimientos o los innecesarios por parte de los operarios y el transporte repetitivo de WIP. La gestión de la producción se basa en principios que reducen también estos tipos de residuos.
• Menor coste de explotación – Algunas fábricas de fabricación bajo pedido (MTO), de montaje bajo pedido (ATO) y de ingeniería bajo pedido (ETO) que producen bienes discretos operan con sistemas de costes fuera de mercado debido a la personalización de su producto y al hecho de que pueden tener un precio elevado.  Otras, como las de bienes de fabricación a medida (MTS), como los consumibles o los productos básicos, utilizan un método de cálculo de costes más el coste, en el que cada factor de producción (materiales, mano de obra, mano de obra directa, mano de obra indirecta, gastos generales, almacenaje y entrega) se incluye en un coste «al céntimo» y luego se aumenta para lograr los objetivos de beneficio.  Pero, independientemente del método de cálculo de costes, la reducción de los mismos es siempre una prioridad para los directivos.  Las técnicas y los sistemas eficaces de gestión de la producción reducen estos costes proporcionando mecanismos y metodologías para identificar, analizar y cambiar los procesos con el fin de obtener el método de producción más rentable posible.  Al aplicar estas técnicas a todas las variables, los costes se reducen de forma acumulativa en todos los ámbitos.
• Mejorar la toma de decisiones – Un buen sistema de gestión de la producción incorpora el uso de datos para ayudar a los directivos a evaluar el progreso de la fábrica.  Esto incluye aspectos como la producción de los operarios, el rendimiento y la eficacia de los equipos, los métodos de control de calidad y otros.  Con estas herramientas, los directivos pueden identificar las desviaciones que podrían afectar a la calidad, el tiempo de producción y los defectos, y abordarlas de forma proactiva.

Soluciones de software de gestión de la producción

Aunque el concepto de gestión de la producción sistematizada no es nuevo, con la llegada de la era digital las empresas disponen de herramientas que antes no eran posibles.  El software de gestión de la producción puede llevar el sistema descrito anteriormente a un nivel superior, con el fin de mejorar todas las áreas mediante la identificación de niveles más profundos de datos que pueden convertirse en mejoras.  También automatiza muchas funciones reduciendo tanto el tiempo como los errores humanos.

Estas son algunas de las ventajas que puede aportar el software de gestión de la producción:

• Basado en la nube – La mayoría de las soluciones de software disponibles hoy en día están basadas en la nube. Esto significa que los fabricantes que utilizan estas plataformas no necesitan tener una infraestructura pesada o presencia de TI para desplegarlas. Esto es especialmente importante para las pequeñas y medianas empresas (PYMES) que pueden no tener habilidades internas para la TI y no pueden permitirse un sistema tradicional de nivel empresarial. También significa que las empresas siempre tienen acceso a la versión más actualizada del software, lo que elimina la necesidad de realizar actualizaciones periódicas, que son costosas y requieren mucho tiempo.
• Intuitivo y fácil de usar – El software también es más fácil de usar utilizando paneles intuitivos, desplegables y funciones de arrastrar y soltar para simplificar las tareas. Esto puede ser en forma de programación de arrastrar y soltar o quizás en la automatización del proceso de compra. En casos como estos, la lógica basada en reglas puede automatizar estas y otras tareas para eliminar la necesidad de la supervisión manual. Y como los datos que se analizan son en tiempo real, significa que estas áreas funcionales están optimizadas. Por último, las plataformas intuitivas y fáciles de usar reducen el tiempo de formación y el coste asociado a las pronunciadas curvas de aprendizaje. –
• Analítica – El software de gestión de la producción actual utiliza una analítica profunda para automatizar y producir vistas más precisas del flujo de trabajo y de toda la operación de producción. Esto incluye informes sobre la planta de producción, la mano de obra y la utilización de la misma, la carga de los equipos, etc. Alinea las listas de materiales (BOM) con las rutas de fabricación y utiliza los datos de rendimiento de la producción en tiempo real para mantener el cumplimiento de las normas y permitir a los directivos tomar decisiones en tiempo real con datos precisos.
• Interoperabilidad – Un obstáculo tradicional para una mejor gestión de la producción era la existencia de datos aislados.  Al mantener cada departamento y área de apoyo su propio sistema y software para gestionar los datos, la información no estaba en tiempo real y tenía que conciliarse antes de poder actuar en los niveles superiores.  Hoy en día, el software de gestión de la producción puede integrarse a través de APIs con otras aplicaciones de terceros.  Esto le permite formar parte de un ecosistema integral de gestión de las prácticas empresariales.  Su flujo en tiempo real y la integración de los datos de producción pueden vincularse a los sistemas financieros, de facturación y de gestión de la calidad, entre otros, para ofrecer una integración perfecta y una visualización más holística de la fabricación y su impacto total en el negocio.
• Personalizable – La agilidad y la flexibilidad son importantes en los mercados hipercompetitivos actuales.  Y el software de gestión de la producción se puede personalizar para que las empresas aprovechen la flexibilidad y sólo utilicen las funciones que necesitan.  Esto permite a los fabricantes utilizar sólo la funcionalidad necesaria, reduciendo el desorden en la experiencia del usuario y mejorando la eficiencia.  Se puede utilizar específicamente para la producción, pero es flexible y ágil para incorporar módulos para CRM, control de inventario, gestión de la cadena de suministro y compras.  Esto es muy valioso para las PYMES cuyo personal suele realizar tareas y deberes en varios departamentos o áreas funcionales y que necesitan un sistema de gestión de la producción integral vinculado a un conjunto más amplio de funciones.

En el ámbito de la fabricación, la gestión de la producción es el despliegue sistemático de técnicas y métodos que permiten a los directivos controlar la producción y ofrecer los productos acabados de menor coste y mayor calidad en pos de los objetivos empresariales.  Puede implantarse en fábricas de cualquier tamaño y mejorarse mediante el uso de software de gestión de la producción.