Produktionsplanung für Kleinunternehmen

Was ist Produktionsplanung?

Unter Produktionsplanung versteht man den Prozess der strategischen Überlegung und Vorbereitung aller Schlüsselvariablen des Herstellungsprozesses eines Unternehmens für einen kommenden Zeitraum, bevor dieser beginnt. Der Prozess umfasst in aller Regel die Erstellung und Befolgung eines bestimmten Produktionsplans – eines Dokuments oder einer Methodik, in dem die wichtigsten Schritte des Herstellungsprozesses detailliert beschrieben sind. Die Hauptziele der Produktionsplanung bestehen darin, mehr Kontrolle über die Produktion zu erlangen und die Effizienz des Prozesses zu maximieren.

Produktionskontrolle bedeutet, dass ein guter Echtzeit-Überblick über die Arbeitsabläufe und den Fertigungsbetrieb insgesamt besteht, dass Informationen über den Bestand schnell abrufbar sind und dass in einer unvorhersehbaren Situation sofort reagiert werden kann. Unter Produktionseffizienz hingegen versteht man das Bestreben, das Produktionsvolumen an die Nachfrage anzupassen, die Gemein- und Produktionskosten zu senken, Verschwendung zu beseitigen und die Vorlaufzeiten zu verkürzen.

In der Vergangenheit war eine gründliche Produktionsplanung nur bei großen Herstellern üblich. Heutzutage werden die Produktionsprozesse und Lieferketten jedoch auch für kleine und mittlere Unternehmen immer komplexer. Ein gut geplanter Produktionszyklus wird daher für Hersteller jeder Größe zu einer Notwendigkeit. Glücklicherweise sind die Mittel zur Produktionsplanung in den letzten Jahren auch für KMUs viel erschwinglicher und verfügbarer geworden.

Dennoch planen viele Unternehmer ihre Produktion entweder mit veralteten Methoden oder sie vermeiden es gänzlich, Zeit und Ressourcen in die systematische Planung oder Bestandsverwaltung zu investieren. Dabei vergessen Sie jedoch, dass dies zu Opportunitätsverlusten führen und ihre Wettbewerbsfähigkeit beeinträchtigen kann.

Was ist ein Produktionsplan?

Der Produktionsplan ist das zentrale Dokument, in dem alle notwendigen Informationen zu einer bevorstehenden Produktionszeitlinie aufgeführt sind. Er sollte alle wichtigen produktionsbezogenen Aspekte einer Produktionsanlage enthalten, wie Kapazitäten und Zeitpläne, Produktionsprioritäten, Arbeitskräfte, Arbeitsplätze und Ausrüstung, Verfügbarkeit von Rohstoffen, Lagerbewegungen, Arbeitspläne usw.

Je umfassender der Produktionsplan ist, desto einfacher wird die Verwaltung der Produktion. Es ist daher eine gute Idee, auch zusätzliche Details der Produktion zu berücksichtigen, wie z.B.:

• Gibt es zusätzliche Lieferanten oder Backups für Komponenten mit längeren Vorlaufzeiten?
• Welche möglichen Engpässe und Einschränkungen können in verschiedenen Szenarien auftreten und wie lassen sie sich abmildern?
• Benötigt das Personal zusätzliche Schulungen oder müssen Teile der Produktion für eine gewisse Zeit ausgelagert werden?
• Wann und wie soll die Wartung der Anlagen innerhalb der geplanten Produktionsphase durchgeführt werden?

Gründlichkeit ist entscheidend, aber der Produktionsplan muss auch prägnant genug sein, um für alle Mitarbeiter leicht nachvollziehbar zu sein. Zu viele Schleifen im Entscheidungsprozess können ein Planungshindernis an sich darstellen. Eingeschlossene Aspekte sollten abgewogen und redundante Schritte abgeleitet werden. Ein weiterer entscheidender Faktor ist, dass der Produktionsplan, sobald er fertig und akzeptiert ist, vom Produktionsleiter angemessen an alle relevanten Parteien kommuniziert werden sollte.

Wie hängen Produktionsplanung und Produktionssteuerung zusammen?

Während es sich bei der Produktionsplanung um den strategischen Prozess der Planung von Aktivitäten im Zusammenhang mit der Herstellung von Waren handelt, ist die Produktionssteuerung der Prozess, bei dem der Produktionsplan auf einer Zeitachse funktioniert. Mit anderen Worten: Produktionssteuerung ist der Produktionsplan, der sich in der Zeit entfaltet, und die Steuerung als solche ist die Verwaltung dieser Entfaltung.

Wenn also der Produktionsplan alle notwendigen Prozesse auflistet, die erforderlich sind, um die Produktionsziele für einen bestimmten Zeitraum zu erreichen, dann beschreibt die Produktionssteuerung die Reihenfolge dieser Prozesse und ihre zeitliche Abhängigkeit. Ähnlich wie bei der Produktionsplanung ist das Erreichen einer maximalen Effizienz eines der Hauptziele der Produktionssteuerung.

Werfen Sie auch einen Blick auf unseren Leitfaden zur Produktionssteuerung.

Die 5 Schritte der Produktionsplanung

Die Produktionsplanung kann auf viele Arten durchgeführt werden. Letztendlich hängt die richtige Vorgehensweise von dem jeweiligen Unternehmen und seinen Arbeitsabläufen und Anforderungen ab. Im Großen und Ganzen lässt sich der Produktionsplanungsprozess jedoch in 5 Schritte unterteilen.

1. Prognosen und Kapazitätsplanung

Zuallererst muss ein genaues Verständnis des Produktionsvolumens vorhanden sein, das der Betrieb im kommenden Produktionszeitraum bewältigen muss. Historische Verkaufsdaten, Umfragen, Marktanalysen und andere Metriken werden analysiert, um eine Nachfrageprognose zu erstellen. Dieser Prozess ist besonders wichtig für Hersteller, die auf Vorrat produzieren und eine Überbevorratung von Fertigwaren vermeiden müssen.

Die Daten aus der Prognose können dann mit der Kapazitätsplanung verknüpft werden. Bei der Kapazitätsplanung werden die Produktionsvolumina vergangener Zeiträume sowie die Produktionsdaten des Fertigungssystems analysiert, um Erkenntnisse über die optimale Auslastung zu gewinnen. Für die Durchführung der Kapazitätsplanung gibt es mehrere Analysemethoden. In jedem Fall kann durch den Vergleich der Daten mit der Prognose festgestellt werden, ob das Produktionssystem in der Lage ist, die erwartete Nachfrage zu befriedigen oder ob es angepasst werden muss.

2. Produktionsabbildung und Ressourcenzuweisung

In dieser Phase wird die Produktion im Detail abgebildet, um die Reihenfolge und die Arbeitsabläufe des kommenden Workflows zu bestimmen. Dazu gehört die Organisation des Produktionssystems und der Werkstatt, um die anstehenden Produktionsaufträge abzuwickeln, die Planung von aufeinanderfolgenden und sequenziellen Prozessen, von Entkopplungspunkten sowie von Bestandsbewegungen zur und von der Werkstatt. Die Ressourcenzuweisung sollte so gründlich wie möglich durchgeführt werden, wobei alles von der Wartung der Ausrüstung bis zur Verfügbarkeit von Arbeitskräften berücksichtigt wird.

Ebenso wichtig ist es, die Verfügbarkeit von Rohstoffen zu planen. Es sollte ermittelt werden, ob Rohstoffe auf Lager sind, bestellt werden können (auch von welchen Lieferanten), ob die Liefer- und Versandfristen auf dem neuesten Stand sind, ob einige kritische Komponenten bei Bedarf ausgelagert werden können oder ob es ein passendes Backup für ihre Verfügbarkeit gibt. Es zahlt sich für Unternehmen wirklich aus, diese Art von Fragen im Voraus zu planen. Im Grunde genommen fallen wesentliche Teile des gesamten Beschaffungs- und Lieferkettenmanagements in diese Phase.

3. Zeitplanung der Produktion

Sobald die Kapazitäten, Produktionsmethoden und die Materialverfügbarkeit festgelegt sind, wird der Produktionsplan fertiggestellt. Nun ist es an der Zeit für die Produktionssteuerung, d.h. der Plan muss einer Zeitachse zugeordnet werden, und es werden detaillierte Produktionspläne für den kommenden Zeitraum erstellt. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Hersteller in dieser Phase einen Master Production Schedule (MPS) erstellen. Der MPS hat viele Gemeinsamkeiten mit einem Produktionsplan und enthält alle relevanten Informationen darüber, was geschehen muss, um die erforderlichen Mengen zu produzieren und wann dies erfolgen muss.

Heutzutage können große Teile des Planungsprozesses durch den Einsatz von Software für die Produktionssteuerung vereinfacht und organisiert werden. Leistungsfähige MRP-Systeme enthalten beispielsweise detaillierte Tools für die Produktionssteuerung wie interaktive Gantt-Diagramme, spontane Umplanungen per Drag-and-Drop, automatische Tools für die Auftragsverwaltung, individuelle Zeitpläne für jeden einzelnen Mitarbeiter usw.

4. Produktion und Qualitätskontrolle

Diese nächste Phase beinhaltet eine Reihe von kontinuierlichen Kontrollschritten, die in den Produktionsmanagementprozess integriert werden, um sicherzustellen, dass die vorangegangenen Bemühungen um Prognosen, Terminierung und Planung nicht umsonst waren und dass die Produktion wie geplant verläuft. Produktionskontrollsysteme verfolgen die Leistung der Arbeitsprozesse und vergleichen sie mit den Zielkapazitäten. Bei der Qualitätskontrolle hingegen handelt es sich um strategisch platzierte Schritte, die sicherstellen sollen, dass die Produktion mit den Zielvorgaben übereinstimmt.

Diese Nachverfolgungssysteme sollten nahezu in Echtzeit Rückmeldung über das Produktionssystem geben, denn es ist entscheidend, eine minimale Reaktionszeit zu gewährleisten, falls etwas Unerwartetes eintritt oder Nachjustierungen vorgenommen werden müssen. Zu den Methoden der Produktionskontrolle gehören die kontinuierliche Überwachung und Berichterstattung von Arbeitsabläufen, die Verfolgung verschiedener Produktions-KPIs und Metriken, die Integration von Qualitätskontrollen in den Herstellungsprozess usw.

5. Kontinuierliche Anpassung

Egal wie gut die Produktion geplant und ausgeführt wird, Prognosen und geplante Kapazitäten sind immer nur Näherungswerte. Die tatsächlichen Daten zur Leistung werden immer erst bei der Produktion erhoben. Aus diesem Grund ist ein konkreter Teil der Produktionsplanung die kontinuierliche Anpassung und Verbesserung.

Schließlich gibt es keine wirkliche Garantie dafür, dass der Produktionsplan, der auf Daten aus der Vergangenheit und den besten Bemühungen der Planer beruht, die aktuellen Gegebenheiten optimal widerspiegelt. Produktionspläne und Produktionsmanagementsysteme sollten so flexibel gestaltet sein, dass Änderungen im laufenden Betrieb möglich sind. Schließlich ist das ständige Streben nach mehr Effizienz in allen Aspekten der Produktion – von den Lagerbewegungen bis hin zur Terminplanung – von entscheidender Bedeutung für die Erhaltung eines Wettbewerbsvorteils.

Arten der Produktionsplanung

Da es viele verschiedene Arten von Produktionsabläufen gibt, ist die Planung der Produktion kein einheitlicher, für alle Unternehmen oder Produkte gleich geltender Prozess. Die obigen 5 Schritte lassen sich zwar an viele verschiedene Szenarien anpassen, doch lassen Sie uns einen Blick auf drei verschiedene Produktionsmethoden werfen, die in Fertigungsbetrieben zum Einsatz kommen können, und wie sich dies auf die Planung auswirken kann.

• Auftragsfertigung oder Projektplanung. Bei der auftrags- oder projektbezogenen Methode werden Produkte Stück für Stück hergestellt. Die Mitarbeiter werden in der Regel nicht unterschieden und arbeiten stattdessen alle an demselben Projekt. Diese Methode kommt meist bei Auftragsfertigern (Make-to-Order oder MTO) oder Auftragsmonteuren (Engineer-to-Order oder ETO) zum Einsatz und erfordert eine besondere Planung, da alle Phasen des Produktionsprozesses projektspezifisch sind. Aufgrund des individuellen Charakters der Auftragsfertigung werden die Produktionspläne hier in der Regel pro Auftrag oder Projekt erstellt und befolgt, nicht pro Produktionszeitraum.
• Planung der Chargenproduktion. Die Chargenproduktion ist ein Workflow-Typ, bei dem jeweils eine Charge identischer Waren hergestellt wird. Sie ist im Wesentlichen ein Mittelweg zwischen Auftragsfertigung und Prozessfertigung. Bei der Chargenproduktion wird die Werkstatt so eingerichtet, dass jeweils nur eine Art von Waren verarbeitet wird, anstatt viele verschiedene Artikel nacheinander zu produzieren. Für jedes Produkt gibt es einen eigenen Produktionsplan, nach dem die Werkstatt eingerichtet wird, bevor die Fertigung beginnt. Wenn ein Unternehmen viele verschiedene Produkte im Chargenverfahren herstellt, sollte die Produktionsplanung für die Chargenproduktion auf jeden Fall spezifische zusätzliche Anweisungen enthalten, wie die Layouts optimal umgestellt werden können.
• Fluss-, Prozess- und kontinuierliche Produktionsplanung. Bei der Fließfertigung werden große sequenzielle Fertigungsstraßen eingerichtet, um einen kontinuierlichen Warenfluss zu ermöglichen. Jede Arbeitsstation in der Produktionslinie führt einen einzelnen Prozess durch, bevor die Komponenten in die nächste Phase übergehen. Diese Art der Produktion wird vor allem bei der Lagerfertigung mit hohen Produktionsmengen eingesetzt. Hier ist es entscheidend, dass die Reihenfolge und die Bewegung der Waren wie ein Uhrwerk abläuft. Fließende Produktionspläne müssen extrem detailliert sein, wenn es darum geht, wie die Produktion abgebildet und die Materialverfügbarkeit erreicht wird. Die Steigerung der Effizienz und die Minimierung von Verschwendung sind bei diesen groß angelegten Produktionsvorgängen von größter Bedeutung, da schon ein Bruchteil eines Prozentsatzes an verschwendetem Rohmaterial oder ein paar Sekunden längerer Prozessschritt am Ende eines Arbeitstages enorme Unterschiede ausmachen können.

Die Bedeutung der Produktionsplanung

Da die moderne Fertigungsindustrie immer komplexer wird und sich die Lieferketten über den ganzen Globus erstrecken, führt eine bessere Kontrolle über den Produktionsprozess direkt zu mehr Geschäftsmöglichkeiten und Wettbewerbsfähigkeit. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile einer guten Produktionsplanung:

• Gesteigerte Effizienz: Durch die Optimierung der Nutzung von Ressourcen wie Maschinen, Arbeitskräften und Rohstoffen verbessert eine gute Produktionsplanung die betriebliche Effizienz erheblich. Dies führt zu weniger Abfall, strafferen Produktionsabläufen und Kosteneinsparungen.
• Verbesserte Kundenzufriedenheit: Ein guter Produktionsplan gewährleistet die rechtzeitige Herstellung und Lieferung von Waren, was zu einer höheren Kundenzufriedenheit führt. Eine gründliche Produktionsplanung trägt dazu bei, eine gleichbleibende Produktqualität zu gewährleisten und die Lieferfristen einzuhalten, was wiederum zum Aufbau eines guten Rufs und zur Pflege langfristiger Kundenbeziehungen führt.
• Geringere Produktionszeit: Durch die Rationalisierung des Herstellungsprozesses hilft die Produktionsplanung, Engpässe zu beseitigen, die Werkstatt besser zu organisieren und die Wartezeiten zwischen den einzelnen Produktionsschritten zu verkürzen. Dies führt zu einem kürzeren Produktionszyklus und kürzeren Vorlaufzeiten, was eine schnellere Auslieferung der Produkte ermöglicht.
• Niedrigere Produktionskosten: Durch die Abstimmung von Bedarf und Kapazität, die Maximierung der Ressourcennutzung und die Verringerung von Ausfallzeiten trägt die Produktionsplanung zu einer deutlichen Senkung der Produktionskosten bei. Dies erhöht die Rentabilität und schafft mehr Spielraum für Investitionen in anderen Unternehmensbereichen.
• Bestandsmanagement: Natürlich hilft eine effektive Produktionsplanung auch bei der Verwaltung der Lagerbestände, um sicherzustellen, dass genügend Rohstoffe vorrätig sind, um die Produktionsnachfrage zu decken, und gleichzeitig eine Überbevorratung zu vermeiden. Auf diese Weise werden zusätzliche Kosten durch Überbestände und Fehlmengen vermieden und das Lager bleibt übersichtlich und organisiert.
• Qualitätskontrolle: Die Qualitätskontrolle ist ein integraler Bestandteil der Produktionsplanung. Durch die Festlegung von Standards und Kontrollpunkten im Produktionsprozess können Unternehmen eventuelle Fehler frühzeitig erkennen und korrigieren. So wird sichergestellt, dass das Endprodukt die Erwartungen der Kunden erfüllt oder übertrifft, was für den Erhalt des Markenrufs und der Marktposition entscheidend ist.
• Risikomanagement: Zur Produktionsplanung gehört es, potenzielle Störungen in der Lieferkette oder im Produktionsprozess zu antizipieren und Notfallpläne zur Bewältigung dieser Risiken zu erstellen. Proaktives Handeln minimiert Ausfallzeiten und gewährleistet den Fortlauf des Betriebs auch in unerwarteten Situationen. Somit trägt die Produktionsplanung zur allgemeinen Widerstandsfähigkeit und Stabilität des Unternehmens bei.

Die Wahl des richtigen Produktionsplanungstools

In der modernen Fertigungslandschaft reichen traditionelle Produktionsplanungsmethoden wie Tabellenkalkulationen oder manuelle Nachverfolgung zunehmend weniger aus. Die Komplexität und Dynamik der modernen Fertigung erfordert einfach einen flexibleren, präziseren und effizienteren Ansatz für das Produktionsmanagement. Manuelle Methoden sind nicht nur nicht in der Lage, große Datenmengen oder die Rückverfolgbarkeit zu verwalten, sondern auch komplexe Produktionsmethoden wie mehrstufige Stücklisten, integrierte Beschaffungen, dynamische Planung, parallele Ausführung usw. zu bewältigen – alles entscheidende Aspekte der modernen Produktionsplanung.

Die beste Lösung für Unternehmen, die die Komplexität des Fertigungsmarktes effektiv bewältigen wollen, ist eine spezielle Fertigungssoftware. Diese Arten von ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning) für die Fertigung bieten eine robuste Lösung für die Verwaltung aller Aspekte der Produktion, von Stücklisten, Arbeitsplänen und Beständen bis hin zu Beschaffung, Personalwesen, Finanzen und Kundenbeziehungen.

ERP- oder MRP-Systeme automatisieren viele der zuvor manuell ausgeführten Aufgaben in der Produktionsplanung, helfen menschliche Fehler zu vermeiden und liefern genauere Daten für die Entscheidungsfindung in Echtzeit. Es ist daher keine Überraschung, dass eine gut implementierte Produktionsplanungssoftware die Produktionszeiten erheblich verkürzen, die Ressourcenoptimierung verbessern und die Rentabilität und Wettbewerbsfähigkeit mit einer hohen Investitionsrendite steigern kann.

Wenn es um kleine und mittelständische Hersteller geht, die eine erschwingliche und dennoch leistungsstarke Produktionssoftware suchen, sticht MRPeasy als exzellente Wahl hervor. Diese Alles-in-Einem-Fertigungssoftware wurde speziell für die besonderen Anforderungen kleinerer Hersteller entwickelt, ohne die Komplexität und den Preis, der oft mit traditionellen ERP-Systemen verbunden ist. Dank der benutzerfreundlichen und zu 100 % Cloud-basierten Oberfläche und der umfassenden Suite von Tools eignet sich MRPeasy perfekt für die Verwaltung aller Aspekte der Produktionsplanung an einem einzigen Ort.