¿Cómo utilizar Xero en la fabricación y la gestión de inventarios?

Xero es uno de los sistemas de contabilidad más utilizados entre las pequeñas empresas. Aunque el software también cuenta con algunas funciones de gestión de inventarios, los fabricantes y distribuidores profesionales necesitan encontrar otra forma de hacerlo funcionar para sus empresas.

Software de contabilidad en la fabricación y gestión de inventarios

El software de contabilidad desempeña un papel crucial en la fabricación y gestión de inventarios ya que facilita la gestión de las transacciones financieras, el mantenimiento de registros financieros, el seguimiento de pedidos y costos y, en cierta medida, el seguimiento de los niveles de inventario.

El uso de software de contabilidad permite a las empresas alcanzar un alto grado de automatización en muchos procesos, mejorar la precisión de los datos y cumplir la normativa del sector. Además, tener una visión clara en tiempo real de las finanzas de la empresa permite a los directivos tomar decisiones empresariales mejor informadas y hacer frente rápidamente a las cuentas por pagar, los problemas de tesorería, etc.

Debido a la necesidad de cumplir la normativa financiera y fiscal y de garantizar una contabilidad eficiente, el software de contabilidad es uno de los primeros tipos de software que se implementa en las empresas de fabricación y distribución. Para las pequeñas empresas, dos actores globales que ofrecen software de contabilidad son: QuickBooks Online y Xero. En este artículo analizaremos este último.

Lea también el uso de QuickBooks en la fabricación.

Uso de Xero en la fabricación y la gestión de inventarios

En primer lugar, Xero es perfecto para gestionar la parte contable de cualquier pequeña empresa. Pero aunque muchos fabricantes y distribuidores utilizan Xero para gestionar también otras partes de su negocio, no es ni mucho menos suficiente para dar cabida a todas las necesidades de una empresa en crecimiento. Normalmente complementado con una serie de hojas de cálculo diferentes, este tipo de sistema de gestión pronto pasa de ser un alivio a convertirse en un verdadero dolor de cabeza.

Mientras que los pequeños comerciantes y las empresas de comercio electrónico sencillas pueden conformarse con lo que ofrece Xero en el departamento de gestión de inventarios, los fabricantes y distribuidores necesitan funciones avanzadas de inventario y fabricación.

Vamos a desglosar las funciones generales que necesitan este tipo de empresas:

Ventas y cotizaciones

Los distribuidores y fabricantes necesitan una funcionalidad CRM eficaz para agilizar su proceso de ventas. Esto incluye cosas sencillas como la gestión de datos de clientes, la creación de cotizaciones, pedidos de venta y facturas, la comprobación de los niveles de existencias antes de realizar una venta, etc., que pueden realizarse fácilmente en Xero. Por otro lado, lo que Xero no ofrece son aspectos esenciales de las ventas de fabricación, como estimaciones de costos de producción y tiempos de entrega, configuración de productos, seguimiento del estado de los pedidos, generación de estadísticas de ventas, etc.

Compras

Al igual que ocurre con la funcionalidad de ventas, Xero ofrece funciones muy básicas de compras, como la creación de órdenes de compra y la gestión sencilla de pedidos. Sin embargo, los distribuidores y fabricantes también necesitan herramientas de gestión de proveedores que les permitan tener en cuenta los tiempos de entrega y los precios escalonados, evaluar el rendimiento de los proveedores, analizar los precios de los proveedores y realizar un seguimiento del estado de los pedidos de compra.

Planificación y programación de la producción

El software de planificación y programación de la producción, núcleo de la gestión de las operaciones de fabricación, es esencial para garantizar unos flujos de trabajo de fabricación bien organizados y eficaces. También es algo de lo que Xero carece por completo. La planificación de la producción parte de la definición de las listas de materiales de sus productos, que luego se vinculan a sus módulos de inventario, compras y RRHH, lo que permite al sistema determinar las franjas horarias óptimas para programar las actividades de producción en función de la disponibilidad de recursos y los tiempos de entrega de los proveedores. Sin embargo, esta funcionalidad y muchas más pueden obtenerse integrando Xero con un software MRP o ERP de fabricación.

Gestión de inventarios

La gestión precisa y eficaz del inventario es vital en cualquier empresa que fabrique y/o venda productos físicos. Aunque Xero dispone de algunas funciones útiles para la gestión de inventarios, como el seguimiento del nivel de existencias, los códigos de barras, la valoración de inventarios y la ayuda para el recuento de inventarios, carece de herramientas para un control adecuado de las materias primas y el inventario WIP, las existencias previstas y contabilizadas, la trazabilidad, y análisis de inventario que necesitan los fabricantes y distribuidores serios. Una vez más, la integración de un MRP o de un software de gestión de inventarios cubriría las carencias.

Informes y análisis

La recopilación y el análisis de datos son fundamentales para las empresas en crecimiento, ya que proporcionan a los directivos información sobre el rendimiento de las distintas partes de la empresa y sobre cómo mejorar. Aunque Xero dispone de suficientes informes financieros, realmente no puede hacer mucho más. Un sistema ERP de fabricación sin embargo, puede procesar sus entradas para proporcionarle datos y estadísticas relacionados con todo, desde la precisión de la programación de la producción y el rendimiento de SKUs específicas hasta los cambios en los costos unitarios y la eficiencia de producción de ciertos trabajadores o piezas de equipo.

Contabilidad

Aunque Xero tiene casi todo lo que los pequeños fabricantes necesitan en el departamento de contabilidad, todavía hay algunas cosas que se le escapan. Estas partes de la contabilidad de fabricación, como el cálculo del costo de los productos fabricados (y, por lo tanto, el costo de los bienes vendidos), la contabilización de los bienes pedidos que aún no han llegado o los bienes vendidos que aún no se han entregado, y la asignación de los gastos generales de fabricación y los costos de mano de obra directa a los productos terminados sólo se puede hacer mediante la integración de Xero con un sistema ERP de fabricación.

MRPeasy: el complemento de Xero perfecto para pequeños fabricantes y distribuidores

No deje que la falta de funcionalidad le impida utilizar Xero. Porque Xero no está hecho para esto. Por el contrario, Xero hace impecablemente aquello para lo que fue creado –la contabilidad. Y siendo muy conscientes de que no pueden satisfacer todas las necesidades de sus clientes, Xero ha creado un excelente ecosistema de integraciones con decenas de sistemas de gestión de inventario de terceros, soluciones CRM y sistemas ERP de fabricación.

Entre ellas, una de las soluciones de gestión de fabricación e inventarios más completas, fáciles de usar y asequibles para las pequeñas empresas es MRPeasy. A continuación le explicamos por qué debería probarlo:

Satisface todas las necesidades de fabricación y distribución a pequeña escala

¿Recuerda las funciones que los fabricantes y distribuidores necesitan y que Xero no puede proporcionar? MRPeasy lo cubre todo. Cotizaciones rápidas, compras eficaces, programas de producción precisos, trazabilidad y visibilidad completas de la cadena de suministro y el inventario, listas de materiales, puntos de pedido y notificaciones de existencias bajas, informes y estadísticas útiles de todos los departamentos y contabilidad específica de fabricación –todo esto y mucho más está disponible en el software. El sistema es universal, lo que significa que no está vinculado a una industria de fabricación en concreto. Su objetivo es dar a todos los pequeños fabricantes y distribuidores las herramientas que necesitan para tener éxito.

Automatiza cientos de horas de tareas al mes

MRPeasy está hecho para eliminar las continuas tareas administrativas y de introducción de datos. Algunos ejemplos son:

• Cálculo de las necesidades de material, los costos de producción y los tiempos de entrega. Configure sus listas de materiales, rutas de producción, tiempos de ciclo de producción y precios y tiempos de entrega de los proveedores, y el sistema podrá determinar fácilmente cuánto costaría un pedido de un cliente y cuándo podría entregarse. Los usuarios de MRPeasy informan de un incremento promedio del 42% en las entregas a tiempo.
• Creación de cotizaciones, pedidos de clientes, órdenes de fabricación, órdenes de compra y facturas de ventas por separado. MRPeasy permite convertir una cotización en un pedido confirmado de un cliente, generar automáticamente MO y PO para los productos y materiales que falten y crear una factura profesional.
• Seguimiento del inventario. La funcionalidad de códigos de barras de MRPeasy le permite generar etiquetas de códigos de barras para sus artículos de inventario y escanearlas mediante un smartphone, una tableta o un lector de códigos de barras específico. Solo tiene que escanear un código de barras y elegir una acción en la aplicación para registrarlo y actualizar automáticamente sus niveles de inventario. Cada movimiento de inventario queda registrado y se consigue una trazabilidad completa con el mínimo esfuerzo.
• Configuración de productos complejos. La funcionalidad de lista de materiales matriz y multinivel de MRPeasy puede reducir significativamente las horas dedicadas a la configuración de productos complejos durante el proceso de venta y a la programación de la producción de dichos productos. El configurador de productos permite elegir los parámetros predefinidos necesarios en un menú desplegable y programar al instante las actividades de fabricación, incluida la producción de subconjuntos.

Y esto es sólo una pequeña parte del nivel de automatización que MRPeasy puede proporcionar. Un reciente estudio de caso de MRPeasy realizado con el fabricante estadounidense de productos químicos industriales Bernard Labs reveló cómo, tras implementar el software, la empresa no vio la necesidad de sustituir a dos empleados administrativos tras su jubilación. Con una plantilla de 22 empleados, esto supuso un importante ahorro que el pequeño fabricante pudo desviar hacia el crecimiento de la empresa.

Garantiza una comunicación eficaz

MRPeasy está basado en la nube, lo que significa que se puede acceder al software desde cualquier lugar con un dispositivo con conexión a Internet, como un computador, una tableta o un smartphone, y una conexión a Internet. Esto garantiza una colaboración eficaz en toda la empresa, incluso en casos de trabajo a distancia, establece una única fuente de verdad y elimina eficazmente la necesidad de documentos en papel, así como de corroborar diferentes documentos para llegar al fondo de las cosas. Con MRPeasy, cada empleado obtiene acceso instantáneo a la información relativa a su trabajo, mientras que cada módulo y función del software se comunica entre sí para compartir y actualizar la información en toda la operación. Por ejemplo, cuando un pedido de material se marca como retrasado, se refleja instantáneamente en el programa de producción, proporcionándole una nueva fecha de entrega que podría comunicar rápidamente al cliente.

Se integra con varias plataformas de comercio electrónico, CRM y cumplimiento de pedidos.

Al igual que Xero, MRPeasy se centra en sus puntos fuertes: la fabricación y la gestión de inventarios. Para crear una solución empresarial más completa, el software cuenta con integraciones nativas con plataformas de comercio electrónico como Shopify, WooCommerce, BigCommerce y Amazon; sistemas de CRM como Pipedrive y Salesforce; aplicaciones de cumplimiento Ware2Go y ShipStation y, por supuesto, sistemas de contabilidad QuickBooks y Xero. Otras integraciones y personalizaciones son posibles a través de Zapier o la API abierta accesible en el paquete Ilimitado (Unlimited).

Asequible para empresas de cualquier tamaño

Los paquetes de MRPeasy van desde USD $49 hasta $149 al mes por usuario, lo que lo convierte en el mejor en cuanto a equilibrio entre funcionalidad y asequibilidad. Además, cuando se superan los 10 usuarios, los siguientes sólo cuestan $79 por un paquete de 10 usuarios. Esto permite a las empresas desplegar el software para incluir a los trabajadores de línea sin que cueste un ojo de la cara. MRPeasy también ofrece una prueba gratuita de 15+15 días sin necesidad de introducir los datos de la tarjeta de crédito.

Principales aspectos a tener en cuenta

• Aunque un sistema de contabilidad como Xero o QuickBooks suele ser el primer software dedicado que se adopta en una empresa, los fabricantes y distribuidores descubren rápidamente que necesitan funcionalidades de gestión empresarial más avanzadas.
• Esta funcionalidad incluye ventas y cotizaciones, compras, planificación y programación de la producción, gestión de inventarios, informes y análisis, e incluso contabilidad específica de fabricación.
• Estas herramientas vitales están presentes en los modernos sistemas ERP de fabricación basados en la nube, como MRPeasy.

Preguntas frecuentes

Más información sobre la integración de MRPeasy y Xero.