Ventajas y desventajas de utilizar un sistema MRP

Aunque los sistemas MRP se están convirtiendo rápidamente en la norma, incluso entre las PYME, los fabricantes deben conocer sus ventajas e inconvenientes antes de decidirse a implantar un nuevo software. Aparte de las ventajas y desventajas generales que pueden aplicarse a la mayoría de los sistemas MRP, también hay aspectos que pueden variar drásticamente de un proveedor a otro.

¿Qué es un sistema MRP?

La planificación de las necesidades de material (MRP) o la planificación de los recursos de fabricación (MRP II) es una metodología de planificación de inventarios y producción asistida por software que existe desde hace casi 30 años.

Un sistema MRP está diseñado esencialmente para estandarizar y automatizar tareas administrativas como la introducción de datos y la comunicación interdepartamental. Recoge los datos de toda la empresa y los relaciona entre sí para que cada parte de la compañía tenga información actualizada relacionada con su trabajo, proporcionando la llamada fuente única de verdad. Los gestores de inventario conocerían sus niveles y necesidades de existencias, los planificadores de producción sabrían cuánto fabricar y cuándo estarían disponibles los recursos, la contabilidad podría vigilar el flujo de caja y los costes, etc.

Todo esto suena muy bien, pero si está pensando en implantar un software MRP en su empresa, necesita tener claras todas las ventajas y desventajas de este tipo de sistemas. Aunque la premisa básica de cada solución puede ser similar, los pros y los contras de los distintos sistemas pueden variar. En este artículo, intentaremos echar un vistazo general a las ventajas e inconvenientes de los sistemas MRP.

Ventajas de los sistemas MRP

1. La aplicación adecuada conduce a resultados

Al igual que con cualquier enfoque metodológico de la gestión, la principal ventaja del MRP es que, aplicando una disciplina coherente, se pueden obtener los beneficios que se pretenden. Y el sistema MRP ofrece, sin duda, resultados mucho mejores que actuar al azar o intentar inventar la rueda uno mismo, como hacen muchos. Sin embargo, se necesita tiempo y paciencia antes de que los resultados comiencen a presentarse.

2. Mejora de la comunicación interna

Un sistema MRP/ERP actúa como una infraestructura de comunicación empresarial, poniendo a todos los departamentos en el mismo campo de información. Por ejemplo, cuando se realiza una venta, el sistema utiliza los datos disponibles para estimar con precisión el plazo de entrega y el coste del pedido. A continuación, el pedido del cliente puede convertirse instantáneamente en una orden de fabricación, al tiempo que se actualiza el programa de producción, encontrando el momento óptimo para que la producción comience de forma que la OC se complete a tiempo. Los empleados de inventario sabrían cuándo y dónde se necesitan los materiales, y cuando los artículos se consumen en la producción, esto se refleja instantáneamente en los niveles de inventario dentro del software. Con las entradas de datos adecuadas, algunos sistemas (sistemas de inventario permanente) también pueden actualizar continuamente los balances de la empresa, facilitando también la vida de los contables. Todos los datos recogidos (y convertidos en estadísticas útiles) pueden ser de gran ayuda a la hora de tomar diversas decisiones empresariales.

3. Mejor planificación del material

El registro de todos los movimientos de inventario y la vinculación de las órdenes de compra, los pedidos y las órdenes de servicio con los datos de inventario permiten al software estimar con precisión las necesidades de material. Además, con la ayuda de las funciones de stock de seguridad y punto de pedido, puede minimizar las roturas de stock y evitar el exceso de stock. Si se observan los datos históricos del sistema, también se pueden identificar tendencias y crear previsiones de demanda mucho mejores.

4. Trazabilidad en la cadena de suministro

El seguimiento del inventario y la producción con ayuda del software también mejora drásticamente la trazabilidad. Cuando cada evento de la cadena de suministro deja un rastro, se pueden rastrear las incoherencias hasta su causa raíz, organizar fácilmente las devoluciones de productos y eliminar las razones de la no conformidad de los productos. Esto es especialmente importante en sectores con normativas estrictas, como el alimentario, el farmacéutico, el de la automoción, etc., pero resultaría muy útil independientemente de lo que se produzca.

5. Optimización de los recursos

Disponer de datos actualizados siempre que los necesite le ofrece la posibilidad de optimizar los costes, los niveles de inventario, la dotación de personal, etc., haciendo que su empresa sea más flexible y eficiente. Muchos métodos de control de inventario se complementan perfectamente con los sistemas MRP: la cantidad de datos disponibles garantiza cálculos más precisos para las MOQ, EOQ, stock de seguridad, análisis ABC, etc. La eficiente programación de la producción que ofrece un sistema MRP le permite conocer las necesidades de material y de personal, y le permite saber si utiliza muy poco de su capacidad de producción o si la excede. El módulo de contabilidad integrado que ofrecen algunas soluciones también le permite vigilar la salud financiera de la empresa e identificar las fugas de efectivo.

6. Eliminación de tareas administrativas

Un sistema MRP automatiza muchas tareas administrativas relacionadas con la entrada de datos y la comunicación. Por ejemplo, herramientas como los escáneres de códigos de barras pueden utilizarse junto con el software MRP para eliminar los métodos de gestión de inventarios con papel y lápiz. La planificación de la capacidad y la programación de la producción se realizan automáticamente dentro del sistema, lo que libera un valioso tiempo de los responsables de producción para mejorar la eficiencia. La entrada de datos y los cálculos automatizados también evitan los errores humanos, mientras que el intercambio de información automatizado ayuda a evitar la falta de comunicación entre departamentos, con los proveedores o con los clientes.

7. Mejores relaciones con los clientes

La principal preocupación de los clientes es que reciban su pedido tal y como se les prometió: en el plazo, la cantidad y con el precio previamente acordado. Esta es una tarea compleja cuando se depende de muchas fuentes de datos diferentes y de la intuición a la hora de proporcionar a los clientes los plazos de entrega y los costes. Un sistema MRP puede calcular automáticamente estas cifras basándose en sus niveles de inventario actuales, los plazos de entrega de los proveedores y la capacidad de producción disponible, haciendo que las entregas precisas sean la norma y no la excepción. Incluso cuando surgen algunos bloqueos inesperados en su proceso de producción, puede notificar inmediatamente a sus clientes sobre una entrega tardía para que puedan tomar las medidas necesarias en relación con su negocio de manera oportuna.

8. Mejora de la escalabilidad

A diferencia de los métodos de papel y lápiz o de las hojas de cálculo, los sistemas MRP pueden escalar fácilmente con su negocio, proporcionándole la flexibilidad necesaria en el actual entorno empresarial de alto ritmo. Gestionar cientos de listas de materiales (BOM) y miles de unidades de mantenimiento de existencias junto con muchos proveedores, clientes y su propio personal es una tarea gigantesca. Esto es mucho más fácil cuando se utiliza un software de planificación de recursos de fabricación adecuado que le permite escalar su negocio según sea necesario.

Desventajas de los sistemas MRP

Junto con una serie de beneficios que puede proporcionar un sistema MRP, también puede tener sus desventajas. Sin embargo, éstas pueden mitigarse mediante una planificación adecuada del proceso de implantación.

1. La aplicación requiere recursos

Las empresas no sólo deben tener en cuenta el coste de la licencia o de la suscripción al sistema MRP. La implantación de un software empresarial siempre requiere un tiempo que hay que asignar a otras actividades, especialmente cuando se mantiene el proyecto de implantación dentro de la empresa. Antes de la implantación, también se dedica mucho tiempo a evaluar diferentes soluciones. En caso de que se contrate a un consultor de implantación, también habrá que tener en cuenta que su sueldo puede superar a menudo lo que se paga por el propio software.

2. Las necesidades de la empresa tienen que estar claramente definidas

A la hora de elegir un programa informático, primero hay que planificar todas las necesidades de la empresa que se quieren cubrir con el nuevo sistema. De lo contrario, se arriesga a elegir el producto equivocado para su empresa, que podría impedirle cosechar los beneficios esperados o convertirse en un sumidero de dinero debido a la complejidad de su implementación y uso. El sistema MRP elegido debe tener todas las funcionalidades que necesita, a un coste cómodo para la empresa y con un nivel de facilidad de uso que refleje los conocimientos informáticos de su personal.

3. Todo el mundo tiene que estar a bordo

La implantación de un software que afecta a toda la empresa no puede hacerse sin que los jefes de departamento, primero, y los trabajadores, después, apoyen el cambio. Una empresa tiene que cambiar sus procesos en función del software, y no a la inversa, y esto puede crear una buena cantidad de discordia entre los empleados que están establecidos en sus formas y son reacios a “arreglar algo que ya funciona”. Con argumentos razonables y una comunicación eficaz, se puede hacer ver a todos cómo el software puede beneficiar tanto a los trabajadores como a la empresa.

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El riesgo de la exactitud de los datos como desventaja

Es posible que haya oído que uno de los principales riesgos de un sistema MRP es que los datos que hay que introducir en el sistema deben ser coherentes y precisos, ya que, de lo contrario, podrían producir resultados poco satisfactorios o incluso perjudiciales. Sin embargo, esto no es una desventaja que sólo sea específica de los sistemas MRP/ERP. Cuando se gestiona la empresa con un bolígrafo y un papel, se pueden seguir cometiendo errores, e incluso más. En un sistema MRP, en realidad es mucho más fácil rastrear un error de entrada de datos, ya que se facilita la navegación en los datos. La corrección del error también se refleja automáticamente en cualquier otra área que se haya visto afectada por él, lo que hace que las correcciones sean mucho más rápidas y menos dolorosas.

Aspectos importantes que varían de un proveedor a otro

Hay un gran número de proveedores de software para fabricantes, y hoy en día aparecen constantemente otros nuevos. Esta variedad en el mercado puede ser buena si se tienen criterios claramente definidos para el software, pero cuanto más vagos sean los requisitos, más difícil será encontrar la solución perfecta. Estos son los aspectos que una empresa debe tener en cuenta antes de empezar a buscar un sistema MRP:

1. Precio. El precio de un sistema MRP puede oscilar entre los 50 dólares mensuales de un sistema basado en la nube y los cientos de miles de dólares de uno local. Las empresas también deben tener en cuenta los costes de implantación cuando necesiten especialistas que les ayuden en el proceso.
2. Gama de funcionalidades. Muchos sistemas MRP se han desarrollado como una extensión de un software de contabilidad ya establecido, lo que hace que el sistema esté muy centrado en la contabilidad. La funcionalidad relacionada con la fabricación podría quedar muy poco desarrollada en muchas soluciones del mercado. Por ello, los fabricantes deberían optar por una solución desarrollada específicamente para la industria manufacturera.
3. Facilidad de uso. Los sistemas MRP tienen fama de ser toscos y difíciles de navegar, y con los sistemas más antiguos, esta cuestión sigue siendo válida. Para una empresa que no cuenta con personal experto en TI en su nómina, una de las principales preocupaciones debe ser elegir un software que sea fácil de usar para todos, desde la dirección y la contabilidad hasta la planta de producción.

Principales aspectos a tener en cuenta

• Un sistema MRP está diseñado esencialmente para estandarizar y automatizar tareas administrativas como la entrada de datos y la comunicación interdepartamental.
• Aunque los modernos sistemas MRP se han convertido en una necesidad para las empresas de fabricación orientadas al crecimiento, es necesario conocer las ventajas y desventajas generales de este tipo de software, así como los pros y los contras de los distintos proveedores.
• Las ventajas que puede ofrecer un sistema MRP son: mejora de la comunicación interna, mejor planificación de los materiales, trazabilidad en la cadena de suministro, optimización de los recursos, eliminación de tareas administrativas, mejor relación con los clientes y mayor escalabilidad.
• Por lo general, estos beneficios pueden lograrse aplicando una disciplina constante, es decir, implementando adecuadamente el software y revisando los procesos internos de la empresa.
• Las posibles desventajas son: un proceso de implantación que requiere muchos recursos, la necesidad de definir adecuadamente las necesidades de la empresa antes de la implantación y la necesidad de que todo el mundo acompañe la introducción de un nuevo sistema.
• Algunos dirán que un inconveniente común de un sistema MRP es que las entradas de datos deben ser coherentes y precisas para que el sistema dé resultados. Sin embargo, esto puede decirse de cualquier sistema, incluso de uno de papel y lápiz.
• Los aspectos importantes que los fabricantes deben considerar antes de elegir su sistema MRP son también: el precio del software, la gama de funcionalidades que ofrece y su facilidad de uso. Estos factores pueden variar sustancialmente de un proveedor a otro y deben estar en sintonía con las necesidades de la empresa.

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