¿Qué es el Vendor Managed Inventory (VMI) y cómo utilizarlo?

El vendor managed inventory (VMI) es un método práctico de gestión de la cadena de suministro que puede mejorar la optimización del inventario, reducir los costos y reforzar las relaciones entre empresas. Pero sólo si se hace bien.

¿Qué es el Vendor Managed Inventory (VMI)?

El vendor managed inventory (VMI) es un método de gestión de la cadena de suministro en el que un proveedor acepta mantener optimizado el inventario del comprador en su nombre. El comprador –normalmente un distribuidor o minorista– comparte sus datos de inventario con el proveedor –normalmente un fabricante–, que decide el tamaño del pedido, el periodo de reposición, etc.

En otras palabras, al proveedor se le asigna la responsabilidad adicional de garantizar la disponibilidad constante de cantidades suficientes de existencias en las instalaciones del comprador. El VMI también se conoce como reaprovisionamiento continuo o inventario gestionado por el proveedor.

En el vendor managed inventory (VMI), la propiedad de las existencias suele transferirse en cuanto se entregan y pagan las mercancías. Los costos de mantenimiento o los gastos generales siguen siendo responsabilidad del comprador. Esto contrasta con los acuerdos de consignación, en los que el proveedor sigue siendo el propietario de las existencias hasta que se venden al cliente final.

En la gestión de inventarios, cada empresa necesita mantener optimizadas sus propias existencias y compras. Dependiendo del mercado, el sector o las particularidades de la cadena de suministro, esto suele requerir mucha planificación y esfuerzo. El Vendor managed inventory (VMI) puede ser una alternativa atractiva, siempre que se disponga de proveedores dispuestos a ello.

Existe un gran “pero”. El VMI exige un alto grado de colaboración entre el comprador y el proveedor. Por tanto, hay que establecer un buen nivel de confianza antes de decidirse a operar de esta manera.

Más información sobre inventario en consignación.

Ventajas del Vendor Managed Inventory (VMI)

El VMI aporta numerosas ventajas potenciales tanto para la empresa compradora como para los proveedores. Veamos las principales.

Ventajas para el comprador

1. Gestión más sencilla de las compras y el inventario

Firmar un acuerdo de VMI con un proveedor significa que el comprador necesita dedicar menos tiempo a la previsión de la demanda, las compras y la optimización del inventario. Gran parte de estas tareas (aunque no todas) se dejan ahora en manos del proveedor, lo que incluye evitar el exceso de existencias y el desabastecimiento.

2. Reducción de los niveles de existencias y los gastos generales

Dado que los niveles de existencias son supervisados por el proveedor, los niveles de stock de seguridad pueden reducirse o eliminarse por completo. Cuando se alcanza un punto de pedido, el proveedor repone automáticamente las existencias. Esto significa también menos existencias permanentes y sus correspondientes gastos generales, y menos contracciones de inventario por mercancías dañadas o caducadas.

3. Reducción de costos

Aunque encargar a un proveedor la gestión de parte de su inventario no es gratis, la tarifa adicional compensa de forma decisiva el tiempo y los fondos combinados que, de otro modo, tendría que dedicar a analizar los datos de ventas y las previsiones, la optimización y la gestión de los pedidos de compra. Esta puede ser una gran vía para desviar recursos hacia otras áreas de la empresa.

4. Mejor comunicación con el proveedor

Dado que los datos de inventario se comparten en tiempo real, el proveedor será informado al instante en caso de un repentino aumento de la demanda. Por el contrario, cuando se produce una interrupción por parte del proveedor y éste no es temporalmente capaz de reponer el inventario del cliente, puede notificarlo a éste mucho antes.

Ventajas para el proveedor

1. Relaciones más sólidas con los clientes

Una asociación VMI representa un servicio a la medida además de los bienes suministrados. Genera confianza en su clientela y contribuye a aumentar la reputación del vendedor como proveedor de confianza. Esto da a los vendedores de VMI una ventaja competitiva sobre los proveedores habituales y se traduce en ventas más confiables y seguras durante periodos más largos.

2. Previsiones más sencillas

Tener una visión global de las necesidades de existencias del comprador permite crear previsiones muy precisas y desarrollar un proceso de entrega sin problemas. Esto no solo acorta los tiempos de entrega, sino que una mejor comunicación también significa que el proveedor está al día de los cambios del mercado, lo que ayuda a mantener la flexibilidad en caso de fluctuaciones repentinas de la demanda.

3. Inventario optimizado

En el VMI no sólo se optimiza el inventario del comprador. Conocer los pormenores de las necesidades de existencias del comprador facilita también la planificación del inventario del proveedor. La plena visibilidad de las necesidades del cliente y de las previsiones de la demanda ayuda, naturalmente, a garantizar que el inventario y los programas de producción del proveedor se mantengan al día.

4. Ventas más confiables, menos costos de mantenimiento

Todo lo anterior significa que los vendedores pueden producir o adquirir la cantidad que necesiten y cuando la necesiten para sus clientes. Los costos de transporte se reducen porque prácticamente no hay necesidad de existencias permanentes, salvo una pequeña cantidad de stock de seguridad. Esto también aumenta el rendimiento financiero del vendedor, ya que la rotación de inventarios puede mejorar considerablemente.

Inconvenientes del Vendor Managed Inventory (VMI)

Antes de concluir que pasar la responsabilidad de la optimización del inventario a un proveedor dispuesto a ello puede parecer una buena idea en general, hay algunas advertencias que deben tenerse en cuenta por ambas partes. Veamos las posibles desventajas del VMI.

Inconvenientes para el comprador

1. Depender de otra empresa

Optar por un vendor managed inventory (VMI) o inventario gestionado por el proveedor significa ceder gran parte del control a otra empresa. Esto puede implicar la revisión de los protocolos de seguridad y otros ajustes en el funcionamiento de la empresa. No estar seguro de las capacidades del proveedor y tener dudas sobre la seguridad nunca es una buena base para una cooperación fructífera. La información sensible para la empresa que se entrega a un proveedor puede ser difícil de mitigar, en caso de que surjan problemas en el acuerdo. Por todo ello, la confianza es clave para el éxito de un acuerdo de VMI.

2. Dificultad de reabastecimiento

Pueden producirse interrupciones incluso con los mejores proveedores. Puede tener sentido mantener una lista de proveedores de reserva al menos para los productos más críticos. Además, la demanda de mercancías puede cambiar drásticamente en muchas industrias, y el mercado puede requerir un replanteamiento completo de la oferta de productos. En este caso, es crucial que los acuerdos de VMI existentes sean lo suficientemente flexibles como para permitir la exclusión voluntaria del suministro de existencias que ya no son necesarias. Los compradores también corren el riesgo de quedarse atados a un proveedor y tener que renunciar a posibles asociaciones más lucrativas.

Inconvenientes para el proveedor

1. Más responsabilidad

Además de limitarse a suministrar mercancías a tiempo, un socio de VMI asume la responsabilidad de los éxitos y fracasos de sus clientes. Ser el proveedor en un acuerdo de VMI aumenta naturalmente la carga de trabajo de la empresa, ya que la gestión de inventarios es uno de los aspectos más intrincados de un negocio. Gestionar dos o más inventarios distintos en paralelo implica la necesidad de invertir en conocimientos técnicos adicionales, sistemas de intercambio electrónico de datos o EDI y la contratación de gestores adicionales.

2. Inviable o poco rentable con pedidos pequeños

Todo el esfuerzo adicional antes mencionado que conlleva la comprobación, el análisis y la optimización del inventario del comprador también implica costos de mano de obra adicionales. Fundamentalmente, la gestión del inventario de una empresa cliente sólo merece la pena si el negocio que obtienen de ella es lo suficientemente grande como para obtener beneficios. Muchos proveedores de VMI establecerán límites de precios que deben acordarse de antemano. Un programa de VMI con empresas muy pequeñas o con una demanda muy volátil puede ser arriesgado para los proveedores.

¿Cómo implementar el Vendor Managed Inventory (VMI)?

Si ha sopesado las ventajas y desventajas del vendor managed inventory (VMI) y ha decidido que es una buena opción para su empresa, estos son los pasos básicos para iniciar una asociación.

Utilice un sistema de gestión de inventarios en línea

El vendor managed inventory (VMI) no puede gestionarse eficazmente sin un software en línea. Tanto si se trata de una hoja de cálculo compartida entre las partes a través de un almacenamiento en la nube como de un software de gestión de proveedores dedicado, debe estar en línea para que el proveedor pueda acceder en tiempo real a los datos de inventario del comprador.

Este proceso resulta más sencillo mientras más funcionalidades incorpore la solución VMI seleccionada. El moderno software de gestión de inventarios (IMS) basado en la nube va más allá del simple intercambio de datos y puede simplificar también la previsión de la demanda y la gestión de pedidos. Muchos proveedores también incluyen integraciones con plataformas de cumplimiento de terceros y aplicaciones de comercio electrónico como Shopify.

Elabore un acuerdo blindado

En los negocios, la confianza debe estar respaldada por un acuerdo escrito. No basta con utilizar un acuerdo estándar con el proveedor, sino que es necesario redactar un acuerdo específico para el VMI. El acuerdo debe especificar los términos relativos a la ubicación del inventario, la propiedad del inventario, el nivel de acceso a los datos, los desencadenantes de entrega, el tamaño mínimo del pedido y otros aspectos del proceso de reposición del inventario. También debe incluir aspectos prácticos como la información de pago, los KIPs aplicables, etc.

La clave está en acordar un contrato que satisfaga a ambas partes y consolide las expectativas. Encontrará algunos ejemplos aquí.

Facilite el acceso al proveedor

Una vez firmado el acuerdo, el proveedor debe tener acceso a los datos según el nivel de acceso especificado en el contrato. Esto puede incluir áreas de software como inventario, ventas, producción, devoluciones de productos, mercancías en tránsito, pedidos pendientes, etc.

Evalúe el rendimiento

Los indicadores clave de rendimiento (KPI) relacionados con la gestión del rendimiento de los proveedores deben establecerse en el acuerdo de VMI. Durante la asociación, estos parámetros se revisan periódicamente para evaluar el cumplimiento del acuerdo por parte del proveedor. Además de ayudar en la toma de decisiones a la hora de continuar la asociación, comunicar los KPI al proveedor también puede ayudarle a perfeccionar los procesos de reposición.

Principales aspectos a tener en cuenta

• El vendor managed inventory (VMI) es un método de gestión de la cadena de suministro en el que un proveedor tiene acceso a los datos de inventario del comprador y se hace responsable de optimizar y reponer sus existencias.
• Las ventajas del VMI para el comprador incluyen una gestión más eficaz del inventario y las compras, la reducción de los niveles de existencias y los costos, y una mejor comunicación con los proveedores.
• Las ventajas del VMI para el proveedor incluyen relaciones más sólidas con los clientes, previsiones más sencillas, una optimización bidireccional del inventario más eficaz y ventas más fiables.
• Las desventajas del VMI para el comprador incluyen la dificultad de ceder el control sobre sus existencias y la posible complejidad de cambiar de proveedor.
• Los inconvenientes para los proveedores incluyen una mayor responsabilidad, complejidades y costos añadidos al proceso de gestión de inventarios, y posibles dificultades con empresas que requieren pedidos más pequeños o tienen una demanda muy volátil.
• Un sistema adecuado de vendor managed inventory (VMI) casi siempre implica utilizar un software de gestión de inventario o un sistema ERP/MRP en nombre del comprador para que el proveedor tenga acceso suficiente a los datos de inventario.
• Otros pasos básicos para implementar el VMI son la negociación de un contrato blindado, la evaluación del rendimiento del proveedor y, sobre todo, el fomento de la confianza entre las empresas.

Preguntas frecuentes

Más información sobre: Vendor Management – Una guía esencial para las PYMEs