¿Qué es la trazabilidad de lotes y cómo utilizarla?
La trazabilidad de lotes es un proceso importante para garantizar la calidad, sobre todo con fines de trazabilidad y retirada de productos. Es una parte crucial de la actividad empresarial en sectores muy regulados, pero tiene sus ventajas independientemente del producto.
¿Qué es la trazabilidad de lotes?
La trazabilidad de lotes es el acto de registrar los movimientos de los lotes de existencias. En la gestión de inventarios, un lote de existencias es un lote de alguna Stock Keeping Unit. Cuando un lote de mercancías llega a unas instalaciones, o cuando se fabrica un lote de productos, se le asigna un número de lote de existencias que se aplica a cada unidad de ese lote concreto. Este código puede utilizarse posteriormente para determinar:
- La cantidad, el valor y la ubicación de las mercancías;
- Qué lote se utilizó en la producción de qué productos;
- De qué proveedores proceden los materiales o mercancías y cuándo;
- Qué clientes han recibido productos relacionados con este lote de existencias.
Este proceso de registro y trazabilidad del movimiento de mercancías y materiales es la esencia de la trazabilidad de lotes. Aunque la trazabilidad de lotes es fundamental para las empresas que deben cumplir normativas estrictas, debería formar parte del conjunto de herramientas de optimización de inventarios y procesos empresariales de cualquier fabricante o distribuidor moderno.
Ventajas de la trazabilidad de lotes
La trazabilidad de lotes es algo que proporciona una serie de beneficios que pueden aplicarse a cualquier empresa independientemente de su sector. Estas incluyen:
- Organización. La trazabilidad de lotes requiere que anote cada movimiento de inventario, de modo que, cuando se aplique de forma sistemática, tendrá una visión en tiempo real de dónde se encuentran sus artículos de inventario, en qué cantidad y cuánto valen. Sabiendo qué materiales o bienes se utilizan más, también podrá optimizar el espacio de su inventario, así como los recursos asignados a las distintas stock-keeping units (SKU).
- Garantizar la calidad. Con unas medidas de trazabilidad adecuadas, una empresa es capaz de identificar problemas y rastrearlos hasta hechos, personas o materiales concretos. Esto permite a las empresas detectar incoherencias por parte de los proveedores, encontrar lagunas de formación en su personal, diagnosticar errores de maquinaria, etc. Por último, les permite corregir los problemas y reducir drásticamente el número de productos defectuosos que acaban en manos de los clientes.
- Trazabilidad de fechas de caducidad. La trazabilidad de lotes permite a las empresas que trabajan con productos perecederos controlar las fechas de caducidad de sus materiales o productos. Utilizar el método FIFO (primero en entrar, primero en salir) o FEFO (primero en caducar, primero en salir) junto con la trazabilidad de lotes garantiza que el desperdicio de inventario se mantenga al mínimo.
- Cumplimiento de la normativa. La trazabilidad de lotes es imprescindible en sectores como la alimentación, la industria farmacéutica, la automoción, la aviación, etc., en los que incluso la más mínima incoherencia puede ser peligrosa para la salud y el bienestar de las personas. Disponer de la documentación relativa al ciclo de vida de sus lotes le permite estar siempre preparado para una inspección.
- Facilitar la retirada de productos. Las retiradas de productos son mucho más eficaces si se sabe exactamente qué clientes recibieron los productos defectuosos. De este modo no tendrá que volver a llamar a cada uno de los productos que vendió en el plazo determinado, lo que podría ser muy negativo para la satisfacción del cliente y para el negocio en general.
Si tiene problemas con alguno de los aspectos mencionados anteriormente, ya tiene una buena razón para implementar un sistema de trazabilidad de lotes.
Software de trazabilidad de lotes
Disponer de un sistema de trazabilidad de lotes es fundamental para las empresas que tienen que seguir normativas estrictas y normas de calidad rigurosas, por lo general en los sectores alimentario, farmacéutico, electrónico, aeronáutico, de defensa, automovilístico y similares. Pero, como se ha visto, todo tipo de empresas pueden beneficiarse de ello.
Puede haber muchas personas distintas implicadas en la manipulación de productos y materiales en las distintas fases del proceso. Normalmente, es necesario registrar los códigos de lote en cada punto de manipulación.
Utilizar papel y bolígrafo u hojas de cálculo para ello puede llevar mucho tiempo y ser una receta segura para el desastre, ya que un pequeño error en la trazabilidad puede convertirse en un problema masivo para toda la empresa.
Un software de gestión de inventarios que une las distintas operaciones en una única plataforma hace que todo el proceso de trazabilidad de lotes esté automatizado en su mayor parte, normalmente gracias a las siguientes capacidades:
- Gestión automatizada de lotes, que es una parte esencial de la gestión de inventarios y almacenes.
- Una única fuente de verdad – la capacidad de trazar los lotes a través de los distintos procesos, desde la recepción de la compra, el uso en la producción, los movimientos en el almacén y las ventas hasta el envío.
- Gestión automática de la utilización de artículos según los principios FIFO o FEFO, lo que ahorra tiempo, evita confusiones y minimiza los errores de introducción de datos.
El ciclo de vida de un lote
Entonces, ¿qué aspecto tiene la trazabilidad de lotes dentro de un sistema ERP/MRP?
- Por ejemplo, al recibir mercancías, un empleado de inventario puede simplemente imprimir una etiqueta única generada automáticamente para pegarla en la caja de los artículos recibidos, que identifica el lote específico.
- A continuación, cuando tiene lugar la siguiente operación de manipulación, por ejemplo, el traslado de artículos a la planta de producción, el siguiente trabajador sólo tiene que mirar el sistema ERP para ver cuál es su tarea, qué materiales debe recoger, de qué lote y ubicación de almacenamiento.
- Una vez finalizada la producción, las nuevas etiquetas exclusivas se pegan en los productos y se guardan en el almacén.
- Una vez que los productos deben recogerse del almacén y enviarse al cliente, el trabajador del almacén puede volver a recoger los productos de las existencias siguiendo las instrucciones del sistema ERP.
- Para realizar una doble comprobación, los trabajadores pueden incluso utilizar escáneres de códigos de barras para asegurarse de que están manipulando los artículos correctos y obtener información instantánea del sistema.
- En caso necesario, siempre es posible intervenir manualmente e indicar al programa qué lotes se han utilizado realmente, si por alguna razón los lotes previstos inicialmente no están disponibles para su uso.
Retirar un producto del mercado
Cuando descubra que ha habido un problema con muchos materiales, puede sacar fácilmente un informe que le diga:
- Qué lotes de productos se fabricaron con estos materiales específicos
- Qué clientes recibieron los productos afectados
O, si más tarde descubre que hubo problemas en el proceso de producción, o ha encontrado que hay un problema con un lote específico de productos, puede sacar otro informe que le diga exactamente qué clientes recibieron esos productos.
Basándose en esos informes, puede retirar únicamente los productos que pertenezcan al lote afectado.
Investigar la causa de un defecto
Cuando un cliente devuelve un producto defectuoso, puede consultar el informe de trazabilidad de lotes para ver exactamente cuándo se realizaron las operaciones de producción, en qué máquinas, quién lo hizo, qué lotes de materiales se utilizaron y toda la demás información pertinente.
Esta información puede dirigirle a la causa raíz y posiblemente incluso identificar otros productos que podrían estar afectados por los mismos problemas.
Además, si al inspeccionar el producto defectuoso encuentra una pieza concreta que ha fallado, es fácil averiguar cuándo y a qué proveedor se compró. Entonces, puede pedir que se la cambien y, al mismo tiempo, ayudar a su proveedor a identificar problemas en sus procesos de producción para que pueda mejorar la calidad y consistencia de sus productos.
Principales aspectos a tener en cuenta
- Por trazabilidad de lotes se entiende el registro y la trazabilidad del movimiento de inventarios mediante el uso de números de lote asignados a diferentes envíos y lotes de productos.
- Esto brinda a las empresas la oportunidad de saber qué materiales se utilizaron en qué productos, de qué proveedores procedían los materiales, qué clientes recibieron los productos, etc.
- Entre otras cosas, la trazabilidad de lotes ayuda a optimizar el negocio, garantizar la calidad, controlar las fechas de caducidad, cumplir la normativa y organizar la retirada de productos.
- Disponer de un sistema de trazabilidad de lotes es fundamental, ante todo, para las empresas que deben cumplir una normativa estricta. No obstante, implementar medidas de trazabilidad es una buena idea independientemente de lo que venda la empresa.
- La trazabilidad manual de los lotes se hace más difícil a medida que la empresa crece, pero un software de gestión de inventarios que vincule las distintas operaciones en una única plataforma hace que todo el proceso de trazabilidad de lotes esté automatizado en su mayor parte.
- Un sistema ERP con una sólida funcionalidad de trazabilidad de lotes también utiliza herramientas como el etiquetado y los escáneres de códigos de barras para facilitar a los empleados la introducción de datos.
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