Trazabilidad en la industria alimentaria – Requisitos básicos y buenas prácticas

Pocos sectores manufactureros dependen tanto de las buenas prácticas de trazabilidad como la industria de la alimentación y las bebidas. En este artículo, analizamos por qué la trazabilidad es tan importante para los fabricantes de alimentos y qué características deben implementarse en primer lugar.

¿Por qué es importante la trazabilidad en las industrias manufactureras?

En la fabricación, la trazabilidad constituye un conjunto de prácticas destinadas a aumentar la visibilidad y el control de todas las etapas del proceso de fabricación. La trazabilidad significa garantizar que cada elemento de la cadena de suministro, junto con cada acción relativa a dicho elemento, deje un rastro verificable. Esto es importante por muchas razones, entre las que destacan el cumplimiento y la responsabilidad, aunque también hay otras razones. Las medidas de trazabilidad bien aplicadas pueden aumentar significativamente la eficacia de las prácticas de gestión del inventario y de la cadena de suministro y de toda la operación de fabricación en general. El aumento de la eficiencia se traduce a su vez en un ahorro de dinero y en oportunidades de negocio.

Cumplimiento normativo

En el caso de la conformidad, la trazabilidad es un requisito previo crucial para operar en determinados mercados altamente regulados en los que es necesario garantizar cuestiones de salud pública, seguridad y otros intereses públicos. La industria agroalimentaria constituye un sector de este tipo, pero hay muchos otros como el farmacéutico, el automovilístico, aerospacial, etc. En todos ellos, los órganos de gobierno nacionales, regionales e internacionales imponen estrictos requisitos que los fabricantes deben cumplir para poder llevar a cabo su actividad. La trazabilidad suele encabezar la lista de estos requisitos legales, ya que es necesaria para que los responsables políticos puedan tener una visión sistemática de la cadena de suministro.

Rendición de cuentas

La otra gran razón es la responsabilidad. En el mercado global moderno, las cadenas de suministro pueden atravesar muchas fronteras y extenderse por todos los continentes. Los productos pueden pasar a menudo por las manos de cientos de intermediarios y proveedores en su viaje desde las materias primas hasta los productos acabados. Con este nivel de complejidad, las cosas pueden salir mal, e inevitablemente lo hacen. Cuando esto ocurre, a todos nos interesa poder señalar dónde está el fallo, quién es el responsable y cómo remediar la situación sin incurrir en daños colaterales en la cadena de suministro y el mercado. La trazabilidad funciona así como una salvaguarda para los fabricantes, los consumidores finales y los responsables políticos.

Lea más: ¿Qué es la trazabilidad y cómo conseguirla?

Requisitos básicos para la industria alimentaria

El cumplimiento de los requisitos de trazabilidad puede ser una empresa legal y logística compleja para los fabricantes, dependiendo de los alimentos que produzcan y de los mercados en los que deseen hacer negocios. Esto se ha agravado especialmente desde la pandemia de COVID-19, ya que los legisladores incorporan nuevas medidas a partir de las lecciones aprendidas. Las sociedades también se enfrentan constantemente a otros retos para la seguridad alimentaria, provocados por el cambio climático, los conflictos políticos, la creciente movilidad de la población mundial, etc. Mantener el cumplimiento mientras los mercados globales adoptan nuevas soluciones e introducen nueva legislación hace que estos sean tiempos difíciles para los fabricantes de alimentos.

Los distintos legisladores han establecido diferentes enfoques sobre cómo debe realizarse el seguimiento y la trazabilidad, qué tipos de artículos y procesos deben ser rastreados y en qué puntos de la cadena de suministro, etc. Los órganos de gobierno imponen, en su mayoría, requisitos de trazabilidad para facilitar y promulgar la retirada de productos defectuosos, proporcionar a los consumidores información sobre el origen y la calidad de los alimentos, y determinar la responsabilidad. Es casi imposible ofrecer una lista exhaustiva de los requisitos de trazabilidad en la industria alimentaria en general, ya que el nivel de complejidad de las cadenas de suministro modernas y el número de partes interesadas pueden ser asombrosos. Por lo tanto, un fabricante siempre debe informarse a fondo de la legislación local y regional antes de entrar en un nuevo mercado.

Dos ejemplos de requisitos de trazabilidad de los legisladores.

• Para los productores que operan en la UE, la Comisión Europea sigue la regla de “un paso adelante – un paso atrás”, entre otras directrices. Este incentivo obliga a los operadores alimentarios a disponer de un sistema que les permita identificar siempre la información clave -recibos de cuando los productos cambian de manos, confirmaciones del origen de las materias primas, etc. – tanto de sus proveedores inmediatos como de sus clientes. Esto simplifica el proceso de seguimiento y permite compartir la responsabilidad para garantizar la integridad de la cadena de suministro.
• En EE.UU., la FDA está estableciendo un nuevo sistema de medidas de trazabilidad basado en dos parámetros: los Eventos Críticos de Seguimiento (CTE), pasos de la cadena de suministro en los que debe realizarse el seguimiento, y los Elementos de Datos Clave (KDE), reglas sobre la información que debe seguirse. Los CTEs incluyen Crecimiento, Recepción, Transformación, Creación y Envío. Sus correspondientes KDEs van desde tener que proporcionar códigos de lote y datos de localización para el origen de los alimentos e ingredientes, hasta requerir la información de contacto del transportista, las credenciales de las instalaciones de almacenamiento y producción, etc.

Funciones esenciales de trazabilidad para los fabricantes de alimentos

A continuación, echemos un rápido vistazo a algunas funciones esenciales de trazabilidad necesarias para los fabricantes de alimentos.

• Seguimiento de números de serie, lotes y partidas. El seguimiento de las materias primas, los componentes y los productos acabados por número de serie, lote o número de partida es la función de trazabilidad más esencial para casi cualquier caso de uso. Suele constituir el núcleo del sistema de trazabilidad y permite otras funciones de gestión de inventario. Mientras que los números de serie se asignan generalmente a un artículo individual, los números de lote se asignan a grupos de artículos similares que se producen o adquieren juntos. En la fabricación de alimentos, estos últimos son más comunes. En cualquier caso, el seguimiento mediante un número de identificación único permite registrar información sobre todos los procesos, movimientos y operaciones que ha superado un artículo o lote.
• Control de la planta de producción y elaboración de informes internos. Mientras que los artículos del inventario pueden ser rastreados mediante identificadores únicos, los procesos de fabricación y los pasos de ruta deben ser registrados para poder ser rastreados. Cada vez que un lote de productos pasa por un paso de ruta, es necesario registrar la información sobre cuándo se realizó la operación, quién fue el empleado responsable, qué estación de trabajo se utilizó, etc. Esto ayuda a asegurar que cualquier problema potencial pueda ser localizado más tarde, en caso de ser necesario. Los sistemas modernos de ejecución de la fabricación incluyen quioscos de Internet e interfaces de planificación de la producción por trabajador para permitir esta función.
• Sistemas de etiquetado y códigos de barras. Aunque la mayoría de las operaciones de fabricación modernas están optando por dejar de utilizar rastros de papel físico en favor de sistemas de gestión de inventario totalmente digitales, los artículos del inventario siguen necesitando identificadores físicos para asociar lo digital con lo tangible. Un sistema de etiquetado unificado o de código de barras es una característica importante que mejora en gran medida la trazabilidad, a la vez que ayuda a organizar el inventario, el almacén y el taller. Al fin y al cabo, un número de serie o un recibo sólo son útiles cuando pueden vincularse claramente a un producto correspondiente.
• Seguimiento de caducidades y FEFO. Es fundamental controlar las fechas de caducidad de las materias primas y los lotes de productos para minimizar los residuos y organizar eficazmente la operación de fabricación. La caducidad de los productos repercute en la cadena de suministro, cuyo seguimiento garantiza el tratamiento puntual de las mercancías y la identificación de los responsables. El método de planificación First-Expired-First-Out (o FEFO), que es más un método de valoración del inventario que una función de seguimiento, puede reforzar en gran medida los esfuerzos de seguimiento de los fabricantes de productos perecederos.
• Inspecciones y control de calidad. Independientemente de la eficacia del sistema de gestión o seguimiento de inventarios adoptado, de los índices de formación de los empleados o del nivel de organización del taller, los errores y los productos defectuosos son una realidad. Por ello, las inspecciones rutinarias y el control de calidad constante son cruciales para cualquier operación de fabricación de alimentos. Las inspecciones pueden implementarse como un paso consistente durante la recepción de las materias primas o el envío de los productos terminados, asignarse de forma aleatoria, o sólo para los productos de mayor valor y sensibles. Las inspecciones de calidad deben registrarse siempre y dejar un rastro digital rastreable. Por lo tanto, los fabricantes de alimentos deben buscar soluciones que incorporen e integren esta funcionalidad con la solución más amplia de gestión de la fabricación.

Hay una serie de herramientas adicionales de gestión de la producción que pueden mejorar la trazabilidad para los fabricantes de alimentos. Algunos ejemplos son el seguimiento de alérgenos, el seguimiento de envíos, el control de recetas y fórmulas, etc. Al iniciar una operación de fabricación de alimentos, bebidas o productos agrícolas, siempre vale la pena identificar de antemano las características de seguimiento de misión crítica y luego implementarlas en consecuencia.

Mejores prácticas de trazabilidad alimentaria

Por último, echemos un vistazo a las 5 mejores prácticas de trazabilidad alimentaria que, si se aplican correctamente, ayudarán a garantizar que su empresa de fabricación de alimentos cumpla con la normativa.

Formación rigurosa de los empleados

El manejo de un puesto de trabajo puede ser una tarea relativamente fácil de aprender. Cualquier empleado relacionado con la fabricación de productos alimentarios debe, además, estar informado y formado sobre las prácticas de garantía de calidad, la seguridad de los productos y las directrices de trazabilidad. Considere la posibilidad de convertir la formación oportuna y adecuada en una parte periódica del flujo de trabajo de los empleados. Estar bien informado sobre los requisitos de trazabilidad garantiza que los procedimientos críticos no se pasen por alto.

Comunicación transparente

Como hemos visto, la trazabilidad puede utilizarse para garantizar la responsabilidad y maximizar la eficacia de la cadena de suministro. Independientemente de los sistemas de rastreo y de las tecnologías utilizadas para cumplir la normativa, la política de la empresa en materia de transparencia y comunicación abierta puede desempeñar un papel importante a la hora de mostrar una imagen de fiabilidad a los proveedores y a los consumidores. Considere la posibilidad de incluir en la política de la empresa una comunicación clara, abierta y transparente con terceros para mejorar su esfuerzo de trazabilidad.

Información legible para el ser humano

El cumplimiento de los requisitos de trazabilidad complica inevitablemente el proceso de fabricación debido a los pasos añadidos en el flujo de trabajo. La identificación y la adopción de medidas adecuadas para los artículos defectuosos deben ser rápidas y precisas. Considere la posibilidad de aumentar la comprensibilidad y la accesibilidad de la información de trazabilidad para ayudar a agilizar los procesos y facilitar la identificación de problemas a sus empleados, proveedores y consumidores finales.

Prepárese para las devoluciones de llamada y los RMA

Cuando se identifica un lote defectuoso que ya ha salido de sus instalaciones o surgen problemas con un producto, es responsabilidad del productor manejar la situación. Ya sea que tenga que organizar una devolución de llamada, tener en cuenta las interrupciones de la cadena de suministro o lidiar con las ramificaciones legales, vale la pena estar preparado y tener soluciones listas de antemano. Piense en el flujo de su proceso de devolución de llamada y RMA. Esto ayuda a garantizar que la interrupción cause un daño mínimo a la reputación de la empresa y a la operación de fabricación.

Utilizar un software de trazabilidad específico

En la mayoría de los casos, los requisitos de trazabilidad en la industria alimentaria moderna son demasiado complicados para ser manejados manualmente con un enfoque de papel y lápiz u hojas de cálculo. La implantación de un software de trazabilidad específico que automatice la elaboración de informes y unifique la recopilación de datos es, con mucho, la forma más productiva de que los productores de alimentos garanticen unos estándares de trazabilidad elevados. El software de trazabilidad no sólo ayuda a cumplir las normas, sino que también puede mejorar en gran medida los esfuerzos de gestión de inventario y producción de una empresa.

Mientras que muchos proveedores de servicios se especializan en ofrecer un software de trazabilidad específico, algunas soluciones de ERP de fabricación tienen funciones de trazabilidad completas integradas en el conjunto de gestión de la producción y el inventario. Esto evita la necesidad de desarrollar la compatibilidad entre sistemas de datos y puede simplificar enormemente la implementación. Aunque los ERP suelen ser más caros que el software de trazabilidad independiente, siguen garantizando un coste total de propiedad mucho menor en comparación con la implantación de dos sistemas distintos y el desarrollo de integraciones a medida para ellos. Por ejemplo, MRPeasy es un sistema ERP de fabricación flexible y asequible que cuenta con una trazabilidad completa de principio a fin que incluye informes automatizados, un sistema de código de barras, control de versiones y de calidad, funcionalidad RMA y funciones completas de seguimiento de números de serie y lotes.

Principales aspectos a tener en cuenta

• La trazabilidad significa garantizar que cada artículo de la cadena de suministro, junto con cada acción relativa a ese artículo, deje un rastro verificable.
• La trazabilidad alimentaria es un requisito previo crucial para operar en los mercados modernos altamente regulados, ya que los legisladores imponen estrictos requisitos de trazabilidad para permitir la entrada.
• Las funciones esenciales de trazabilidad para los productores de alimentos incluyen el seguimiento de lotes y partidas, la elaboración de informes internos, el uso de sistemas de etiquetado y códigos de barras, las inspecciones de calidad, etc.
• Las mejores prácticas para la trazabilidad alimentaria incluyen la formación de los empleados, la habilitación de información legible para el ser humano y la comunicación transparente, la disponibilidad de soluciones para las devoluciones y los RMA, y la implantación de un software de trazabilidad capaz.
• Los ERP de fabricación con funciones de trazabilidad incorporadas suelen garantizar un coste total de propiedad mucho menor que el de tener que implantar e integrar un software de trazabilidad independiente con un sistema de gestión de la producción.

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