¿Qué es la trazabilidad y cómo conseguirla?

La trazabilidad significa esencialmente tener una visión de la cadena de acontecimientos que es su empresa. Pero, ¿cómo conseguirla y cuáles son los mecanismos que la sustentan?

¿Qué es la trazabilidad?

La trazabilidad es la capacidad de seguir y localizar eficazmente los artículos en los procesos de fabricación y distribución desde el momento en que entran en la cadena de suministro hasta que salen como productos terminados. Significa que cada artículo y cada acción relacionada con él deja un rastro, imprescindible para garantizar el cumplimiento y detectar posibles problemas.

La trazabilidad permite determinar el momento exacto en el que algo ha salido mal y organizar devoluciones de productos cada vez que se detecta un fallo generalizado en un lote. Contar con políticas relacionadas con la trazabilidad también puede dar a las empresas la capacidad de evitar problemas de no conformidad de los productos.

En los actuales mercados altamente regulados, la trazabilidad es un aspecto importante de la actividad empresarial, especialmente en sectores como la alimentación, la sanidad, la industria automovilística, etc., en los que un error puede tener un impacto en cascada. Sin embargo, la trazabilidad debería ser una prioridad para todos los fabricantes modernos, independientemente de su sector y de sus normativas específicas.

Además de servir para hacer frente a los problemas de no conformidad, la trazabilidad ayuda a mejorar el funcionamiento y la eficacia de los procesos de trabajo al generar constantemente datos sobre su rendimiento, costos, plazos de entrega, etc. En la gestión de inventarios, la trazabilidad permite estar informado en tiempo real de la ubicación, cantidad, fechas de caducidad, etc., de materiales y mercancías.

¿Cómo lograr la trazabilidad?

En la fabricación, para lograr la trazabilidad es necesario realizar un seguimiento de todas las materias primas, el inventario WIP, los productos terminados, las estaciones de trabajo, los trabajadores de la fábrica y de los almacenes, y cualquier otra parte que manipule directamente los productos en algún momento. Esto significa marcar el inventario y documentar el proceso real de producción y manipulación del inventario.

Existen dos tipos de seguimiento de inventario: el seguimiento de lotes de existencias y el seguimiento de números de serie. El seguimiento de lotes suele utilizarse para productos en grandes cantidades (es decir, productos manufacturados como alimentos, productos farmacéuticos, tejidos, etc.), mientras que el seguimiento de series se utiliza cuando se trata de artículos individuales (es decir, productos manufacturados discretos como productos electrónicos, muebles, etc., así como piezas y componentes).

Sea cual sea el caso, para que el sistema de seguimiento funcione correctamente, todas las SKUs deben asignarse a zonas específicas del almacén o depósito, cada artículo debe etiquetarse correctamente y debe registrarse cada movimiento de existencias.

Seguimiento del número de lote

En el caso del seguimiento de lotes, se asignan números de lote a cada lote producido o adquirido que permitirían rastrear su origen, cantidad, valor, fechas de caducidad, certificados de conformidad y demás información que se considere necesaria. Cuando se detecta que una parte del lote es defectuosa (por ejemplo, un cliente dice que el pan que compró en el supermercado estaba mohoso), sería fácil saber de qué lote procede y dónde se encuentran otras partes del mismo lote.

Por ejemplo, se adquiere un lote de materias primas y se le asigna un número único L-001, y las mercancías se etiquetan en consecuencia.

Estas materias primas se utilizan en dos series de producción. A los productos de una serie se les asigna el número de lote L-002, y la segunda recibe el número L-003.

Estos productos pueden salir a cientos de clientes, y usted anota exactamente de qué lote salieron los productos, del lote L-002 o L-003.

En caso de que tenga conocimiento de que se ha producido un problema con estas materias primas, dispondrá de los medios para identificar en qué series de producción se utilizaron específicamente estas materias primas. Y si es necesario, puede identificar qué clientes recibieron esos productos para una posible devolución. Esto se llama trazabilidad hacia delante.

Por otra parte, en caso de que un cliente le notifique un problema con un producto, podrá rastrearlo paso a paso e identificar dónde se produjo el error, ya sea durante el envío, en la producción o en relación con las materias primas. Así podrá tomar las medidas oportunas. Esto se llama trazabilidad hacia atrás.

Seguimiento del número de serie

En el caso del seguimiento del número de serie, sin embargo, los números de serie se asignan a artículos individuales y no a grupos de artículos. Esto permitiría hacer un seguimiento de los artículos por separado, para gestionar con mayor eficacia las consultas sobre garantías o seguros, las devoluciones y las reparaciones.

Hay varios niveles de cómo implementar el seguimiento del número de serie.

• Es posible que sólo los productos terminados tengan números de serie y que las materias primas sólo se controlen por lote. Usted registra todo lo que ocurre con el artículo individual numerado en serie.
• Es posible que los componentes tengan números de serie, y además se puede rastrear qué componentes individuales se utilizaron en productos específicos.

Esta información proporcionará una visión clara del estado, la ubicación y el historial de cada artículo. Cuando se trate de grandes cantidades de productos con números de serie, también sería factible utilizar códigos de barras y lectores de códigos de barras.

Inspecciones de calidad

Las inspecciones de calidad pueden realizarse para comprobar la conformidad con las normas de sus materias primas, inventario WIP y productos terminados. Esto implica que se han establecido especificaciones definidas para cada SKU inspeccionada con el fin de que el artículo tangible se compare con el ideal.

Tanto si realiza el seguimiento de los artículos por lote como por número de serie, los resultados de la inspección de calidad se almacenan con la información del lote y/o del número de serie.

Los controles de calidad realizados a la recepción de materias primas de sus proveedores pueden revelar errores por parte de éstos, mientras que los puntos de control de calidad tras determinados procesos internos o al final de la cadena de producción pueden señalar problemas en sus propias instalaciones.

Sin embargo, pocas empresas pueden permitirse inspeccionar todos los artículos que reciben y producen. Por ello, es necesario tener en cuenta el costo de la calidad y determinar qué artículos son tan valiosos que merecen controles de calidad periódicos.

Control de taller e informes de ejecución

Los informes de los trabajadores y de los puestos de trabajo pueden ofrecer información valiosísima sobre sus procesos y proporcionarle el rastro documental necesario que le permitiría rastrear errores e incoherencias hasta eventos, personas o partes de la producción concretos. Con las políticas de elaboración de informes adecuadas, puede recibir información precisa sobre los materiales consumidos, los empleados encargados de las distintas actividades, el uso de los equipos, cualquier contratiempo en el proceso, etc.

Cuando identifique a un determinado empleado como el culpable de las incoherencias recurrentes, es posible que desee proporcionarle formación adicional o asignar a un trabajador de mayor antigüedad para que lo supervise y le dé instrucciones.

Trazabilidad externa

Más allá de sus procesos internos, como la producción y el inventario, la trazabilidad también puede lograrse externamente hasta cierto punto. Además de propagar las políticas de trazabilidad entre sus proveedores y distribuidores, también puede realizar inspecciones de calidad directamente después de recibir los materiales y directamente antes de enviar sus productos acabados. Esto le permite minimizar la posibilidad de errores por su parte y utilizar datos concretos para comunicar a sus socios las incoherencias que se les pueden atribuir.

Uso de programas informáticos de trazabilidad

Los requisitos previos mencionados para lograr la trazabilidad pueden parecer mucho trabajo, porque lo son. Organizarlo todo en papel o en hojas de cálculo lleva muchísimo tiempo, y por eso la mayoría de las pequeñas empresas optan por hacer sólo lo mínimo para no sobrecargarse con tareas administrativas. También por eso las PYME fabricantes suelen decir que no disponen de los recursos necesarios para lograr una trazabilidad completa.

La implantación de un software de trazabilidad permite a los pequeños fabricantes dar un gran salto hacia una mayor transparencia. Los sistemas ERP modernos son sistemas de inventario permanente que rastrean y actualizan el inventario y los datos financieros con cada movimiento. Permiten el seguimiento de lotes de existencias o números de serie, el seguimiento de la fecha de caducidad o de consumo preferente, el código de barras, la gestión de inspecciones de calidad y otros métodos de control de inventario, al tiempo que le proporcionan la capacidad de planificar y programar la producción de la forma más eficiente posible.

Las mejores soluciones también ofrecen a los trabajadores la posibilidad de informar sobre sus actividades, lo que le da a usted la oportunidad de hacer un seguimiento de su tiempo de trabajo y sus acciones. Un sistema ERP utiliza toda la información proporcionada por los distintos departamentos de su empresa para crear estadísticas significativas sobre la eficiencia de su producción, la eficacia de los equipos, el rendimiento de los proveedores, los movimientos de inventario, etc., que puede utilizar para rastrear incoherencias y mejorar sus procesos.

Principales aspectos a tener en cuenta

• Trazabilidad significa dejar un rastro con cada acción directamente relacionada con la manipulación del producto.
• Permite a las empresas rastrear las inconsistencias hasta hechos concretos, empleados o partes del proceso de producción, organizar retiros y devoluciones y mejorar continuamente sus procesos, minimizando por completo la no conformidad de los productos.
• Aunque la trazabilidad es especialmente importante en industrias muy reguladas, sus beneficios se extienden a todos los fabricantes, independientemente de su nicho específico.
• Para lograr la trazabilidad, las empresas necesitan hacer un seguimiento adecuado de sus existencias y de todas las acciones que se realizan con ellas.
• Aunque es una tarea monumental llevarla a cabo utilizando soluciones basadas en papel u hojas de cálculo, las soluciones modernas de trazabilidad como el software ERP permiten lograr la trazabilidad con mucho menos esfuerzo incluso en los entornos más exigentes.

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