Los 4 tipos de inventario y consejos para gestionarlos

El inventario es cualquier activo finito que una empresa utiliza para producir y vender sus mercancías. En este artículo nos centraremos en los cuatro tipos básicos de inventario y en cómo gestionarlos.

¿Qué es el inventario?

El inventario es cualquier activo finito que una empresa utiliza para producir o vender sus mercancías. En la mayoría de los casos, el inventario consiste en artículos físicos como materias primas, componentes, subconjuntos, productos terminados, así como materiales de envasado y equipos de mantenimiento.

En el caso de las empresas digitales, el inventario también puede incluir activos no físicos, como licencias de productos, suscripciones, etc., o cualquier otra cosa, siempre que tenga cantidades finitas. En este artículo, nos centraremos en los inventarios físicos.

Para controlar los niveles de existencias y los movimientos, es necesario gestionar el inventario. Esto implica numerosas actividades, como la realización de inventarios, la optimización de almacenes y existencias, el reaprovisionamiento, el seguimiento de inventarios y la gestión de la cadena de suministro. Hay distintas formas de gestionar el inventario, desde soluciones de papel y bolígrafo y hojas de cálculo hasta software de gestión de inventarios específicos.

Los 4 tipos de inventario

Los tipos de inventario más comunes que utilizan los fabricantes y distribuidores son las materias primas, el trabajo en proceso, los productos terminados y el inventario MRO, o suministros de mantenimiento, reparación y operación. Revisemos cada uno de ellos con más detalle y veamos algunos ejemplos.

Inventario de materias primas

Las materias primas son elementos que se convierten en productos o subconjuntos en un proceso de fabricación. Todas las empresas de fabricación añaden algún tipo de valor a los artículos adquiridos. Puede tratarse de cualquier tipo de procesamiento o de algo tan sencillo como el reenvasado de las mercancías. En cualquier caso, antes de aplicar el valor, los artículos constituyen el inventario de materias primas.

Las materias primas también se denominan a veces materiales directos, aunque estos términos tienen connotaciones algo diferentes. Los materiales directos son un término contable que hace referencia a los artículos utilizados directamente en la producción de mercancías. El término se utiliza en la contabilidad de costos para calcular el costo total de fabricación de los productos. Los materiales directos contrastan con los materiales indirectos, en su mayoría artículos no inventariables que se utilizan indirectamente en la fabricación. Cosas como clavos, pegamento o cualquier otra cosa que no se cuenta ni se incluye en la lista de materiales de un producto.

No todas las materias primas son productos básicos como la madera o el acero. Si una empresa es subcontratista o modifica otros productos, sus materias primas suelen denominarse componentes o conjuntos. Por ejemplo, para un fabricante de mesas, la madera, el barniz y la pintura son materias primas. Para un fabricante de teléfonos, las baterías, los circuitos de alimentación y las pantallas son materias primas. En cualquier caso, el producto terminado de un proveedor es la materia prima del siguiente nodo de una cadena de suministro antes de llegar al consumidor final.

Inventario de trabajo en proceso (WIP

El inventario de trabajo en proceso o WIP constituye todos los materiales en los que se ha empezado a trabajar pero que aún no están terminados. Técnicamente, las materias primas se convierten en WIP en cuanto un trabajador de almacén las saca del almacén para procesarlas en una estación de trabajo. Sólo dejan de ser existencias WIP una vez completadas como productos terminados.

Dado que el WIP es distinto de las materias primas o de los productos terminados, la gestión de este inventario tiene algunas consideraciones especiales, tanto desde el punto de vista contable como de su almacenamiento y seguimiento. La mayoría de los productos tienen muchas etapas en su ruta antes de convertirse en productos terminados. Los artículos WIP cambian de forma e incurren en costos añadidos en cada paso de sus rutas en tiempo real. Además, la mayoría de los fabricantes rara vez terminan todo el trabajo empezado de una sola vez. Los artículos WIP pueden almacenarse temporalmente en puntos de desacoplamiento y formar un inventario de desacoplamiento.

Es necesario realizar un seguimiento meticuloso de los artículos WIP y asociarlos a costos precisos en su recorrido por los procesos de fabricación. Esto hace que la contabilidad del inventario WIP sea un asunto complejo que se gestiona mejor con un sistema MRP eficaz y buenas prácticas de trazabilidad.

Inventario de productos terminados

El inventario de productos terminados se compone de todas las mercancías que han terminado de fabricarse y están listas para la venta. Se trata de artículos en los que todos los procesos de fabricación han finalizado y están listos para su envío.

Nota sobre el envasado: Dependiendo del flujo de trabajo, el envasado puede o no formar parte de la última etapa de la ruta de producción de un producto y, por tanto, ser incluido en su lista de materiales. En otras palabras, dependiendo del flujo de trabajo, el envasado es la última etapa del proceso de fabricación de un producto o una acción independiente que se lleva a cabo posteriormente.

Frecuentemente se incluye en una lista de materiales si es necesario envasar el producto para protegerlo de posibles daños, si el envase es una parte importante de la marca del producto final o si existen requisitos normativos para el envasado, como suele ocurrir en las industrias médica y alimentaria. De lo contrario, el envasado de las mercancías antes de su envío puede ser una acción separada que se termina justo antes de que las mercancías se envíen. Esto, sin embargo, puede complicar la contabilidad de costos, ya que el trabajo y los materiales no se incluirán en el costo del producto terminado.

Inventario MRO

El inventario de mantenimiento, reparación y operaciones (o inventario MRO por sus siglas en inglés), consiste en artículos que las empresas utilizan para mantener su negocio y fabricar mercancías pero que no forman parte de las listas de materiales de los productos. Esto puede incluir una gran variedad de artículos, por ejemplo, piezas de repuesto o lubricantes para el mantenimiento de los equipos, equipamiento para los trabajadores, como guantes o ropa, equipos de seguridad como máscaras o gafas, artículos de instalación como bombillas, o consumibles y artículos de apoyo necesarios para el ensamblaje de productos como clavos o pegamento.

Muchas mercancías de MRO pueden ser materiales indirectos. Se trata de otro término contable que designa los artículos utilizados en la fabricación que no forman parte de las listas de materiales y que se contabilizan como gastos generales de fabricación.

En caso de que los materiales de envasado no formen parte de la lista de materiales de un producto, también suelen clasificarse como inventario MRO. Si se implementa un sistema de devoluciones, las mercancías devueltas también pueden registrarse a menudo como inventario MRO, especialmente si están dañadas o requieren reparaciones.

Otros tipos de inventario

Además de los principales tipos de inventario mencionados, que están presentes en prácticamente cualquier empresa de fabricación, muchos otros términos se refieren a modelos de inventario, tipos de gestión o peculiaridades de la cadena de suministro. Veamos algunos de ellos para mayor claridad.

Inventario en consignación

El inventario en consignación es un modelo de gestión de la cadena de suministro en el que las mercancías se ponen en posesión de un minorista o un tercero, pero la propiedad sigue siendo del proveedor hasta que se venden los artículos. El minorista no paga por el inventario por adelantado, sino que el pago se hace al proveedor sólo cuando las mercancías se venden al cliente final.

Como tal, el inventario en consignación casi siempre consiste en productos terminados, piezas o todo lo que simplemente ha cambiado de manos sin haber sido vendido todavía. El proveedor sólo cobra cuando se han vendido sus unidades.

Inventario gestionado por el proveedor

El inventario gestionado por el proveedor (VMI por sus siglas en inglés) es similar a la consignación en el sentido de que un tercero gestiona las mercancías de una empresa. Sin embargo, en el VMI, un proveedor –normalmente un fabricante o distribuidor– está autorizado a gestionar partes del inventario de un comprador, normalmente un fabricante, en su nombre.

Al igual que la consignación, el VMI también es un método de gestión de la cadena de suministro que no define el tipo de mercancía que se gestiona. En la mayoría de los casos, el VMI consiste en materias primas o subconjuntos. El VMI se gestiona casi exclusivamente mediante complejos programas informáticos de inventario que permiten el seguimiento y la gestión de los movimientos de existencias en paralelo por parte de distintas empresas.

Inventario en tránsito

El inventario en tránsito, se refiere a los artículos que se han pedido y que están siendo transportados en ese momento o que sólo han sido fabricados por el proveedor pero que aún no han llegado. Este tipo de gestión de inventario es esencial para conocer la cantidad total de inventario de que dispondrá una empresa una vez que se hayan completado las entregas.

El inventario en tránsito desempeña un papel fundamental en la gestión de la cadena de suministro, ya que proporciona información sobre el flujo de mercancías y permite una mejor planificación y previsión de la producción. La gestión del inventario en tránsito requiere un sistema MRP capaz de registrar los artículos en las órdenes de fabricación antes de que lleguen a las existencias.

Stock muerto

El stock muerto abarca los artículos del inventario de una empresa que no se han vendido y que es improbable que se vendan en el futuro. Aunque técnicamente ya no sean productos terminados o materias primas, siguen formando parte del inventario general. El stock muerto puede incluir existencias obsoletas, es decir, productos que ya no se demandan debido a cambios en las preferencias del mercado o a avances tecnológicos. Puede consistir en mercancías dañadas o caducadas o defectuosas que no pueden utilizarse como se pretendía originalmente.

Artículos devueltos

El inventario de devoluciones está formado por artículos que se han vendido y enviado a los clientes, pero que se devuelven a la empresa. Esto puede deberse a varias razones, como defectos del producto, insatisfacción o entrega de un producto equivocado. La clasificación de los artículos devueltos puede ser complicada y depende de varios factores, como el estado de los artículos, las políticas de la empresa o el motivo de la devolución. Por lo general, los artículos devueltos se reclasifican como existencias de productos terminados sólo si pueden venderse como nuevos.

Los artículos devueltos también pueden clasificarse en otras categorías, como inventario renovado o reacondicionado. Estos artículos pueden venderse posteriormente con descuento o en una categoría aparte. Si están dañados y no se pueden reparar o no es rentable reacondicionarlos, pueden pasar a la categoría de chatarra o stock muerto.

Por último, las mercancías devueltas también pueden considerarse inventario de logística inversa, una clasificación específica para los artículos devueltos sometidos a procesos de inspección, reparación o reposición. Sea cual sea el caso, la mejor forma de gestionar las devoluciones es mediante un sistema adecuado de autorización de devolución de mercancías (RMA).

Gestión de diferentes tipos de inventario

Cada categoría de inventario, desde materias primas y trabajo en proceso hasta productos terminados y suministros MRO, presenta su propio conjunto de retos de gestión. Sin embargo, existen similitudes subyacentes para las cuatro. Es necesario garantizar la precisión, eficiencia y rentabilidad del seguimiento. Por ejemplo, las materias primas requieren una previsión precisa de la demanda a la hora de planificar el tamaño de los pedidos, y las capacidades de los productos terminados necesitan una coordinación cuidadosa para alinear la producción con la demanda de los clientes. Aunque a menudo se pasa por alto, el mantenimiento del inventario MRO también es vital para una producción ininterrumpida.

Un principio fundamental de la gestión eficaz del inventario es el control de existencias, es decir, garantizar la disponibilidad de la cantidad adecuada de existencias en el momento oportuno. Esto es crucial en todos los tipos de inventario para minimizar los costos de inventario, evitar desabastecimientos y garantizar la producción y la entrega a tiempo.

Para alcanzar estos objetivos pueden emplearse diversos métodos de control de existencias. Por un lado, el análisis ABC prioriza los artículos en función de su importancia y valor de consumo, lo que ayuda a las empresas a concentrar sus recursos donde más importan. La cantidad económica de pedido (EOQ) por su parte, optimiza el tamaño de los pedidos para equilibrar los costos de pedido y mantenimiento. El sistema de inventario Justo a Tiempo (JIT), por su parte, tiene por objeto ajustar las entregas de material a la programación de la producción para reducir la necesidad de inventarios extensivos.

Retos de la gestión de inventarios

La gestión de un único tipo de inventario puede ser desalentadora en sí misma. Hay que tener en cuenta las compras, la demanda, la capacidad de producción, los requisitos normativos, la dinámica de la cadena de suministro y otros factores para garantizar unas existencias equilibradas. Estos son algunos de los mayores retos relacionados con el inventario a los que se enfrentan a diario los fabricantes.

• Evitar desabastecimientos y exceso de inventario. Lograr el equilibrio perfecto entre el exceso y la escasez de existencias es crucial independientemente del tipo de inventario. El exceso de existencias inmoviliza capital y aumenta los costos de mantenimiento, mientras que el desabastecimiento puede hacer perder oportunidades de venta y dañar las relaciones con los clientes.
• Trazabilidad y normativa. El cumplimiento de las normas y reglamentos del sector exige una trazabilidad rigurosa del inventario, especialmente en el caso de las materias primas y los productos terminados. A esto hay que añadir la necesidad de documentación y seguimiento detallados, que es particularmente exigente para las empresas que trabajan con productos perecederos o mercancías que requieren estrictas medidas de control de calidad.
• Relaciones con los proveedores y coherencia en las entregas. Mantener sólidas relaciones con los proveedores es esencial para garantizar la entrega puntual de inventarios de alta calidad. Esto es fundamental tanto para las materias primas como para los suministros MRO, ya que los retrasos o una calidad inferior pueden interrumpir todo el proceso de producción. Las estrategias eficaces de gestión de proveedores pueden mitigar los riesgos asociados a las incoherencias en las entregas y los problemas de calidad.
• Fluctuaciones de la demanda. Adaptarse a los rápidos cambios de la demanda del mercado es un reto constante, sobre todo para los fabricantes que utilizan la táctica de producción para almacenamiento. La flexibilidad y la capacidad de ajustar rápidamente los planes de producción y los niveles de inventario son esenciales para sortear con éxito las fluctuaciones repentinas.
• Optimización de los niveles de inventario en múltiples ubicaciones. Para las empresas que operan en varios centros o ubicaciones geográficas, la optimización de los niveles de inventario resulta aún más compleja. Garantizar que la cantidad correcta de cada tipo de inventario está disponible en el lugar adecuado requiere sofisticados sistemas de previsión y gestión de inventarios. Esto incluye las materias primas que se necesitan rápidamente en la planta de producción, artículos en proceso de fabricación (WIP) que dependen de la ubicación, productos terminados que se distribuyen a varios mercados y suministros MRO fundamentales para las tareas de mantenimiento en todos los centros.

¿Qué tipo de solución de gestión de inventario elegir?

Elegir el sistema adecuado para la gestión de inventarios es una decisión importante. Puede ser el factor decisivo entre mantener un funcionamiento eficaz y rentable o enfrentarse a costos crecientes e ineficacia. Una solución avanzada de gestión de inventarios agiliza los procesos, permite un control de existencias blindado, mejora la visibilidad en toda la cadena de suministro y se adapta a los distintos requisitos de los diferentes tipos de inventario.

Por ejemplo, un sistema digital de gestión de inventarios o un ERP de fabricación ayudan a mantener equilibrados los niveles de existencias integrando los requerimientos de materiales y la planificación de la capacidad en el proceso de gestión de existencias. Los proveedores y las compras también están integrados, lo que simplifica la gestión de las relaciones con los proveedores y el seguimiento de sus tiempos de entrega. El componente de planificación de recursos de fabricación de estos sistemas garantiza además que la demanda se planifique a mediano y largo plazo, minimizando el riesgo de desabastecimiento y cuellos de botella en la producción, por ejemplo, utilizando el Programa Maestro de Producción (MPS). Por último, muchas soluciones de software eficaces incluyen complejas herramientas de trazabilidad para el seguimiento de los movimientos de existencias a lo largo de la cadena de suministro.

En la fabricación moderna, el software de inventario basado en la nube es una opción viable para empresas de fabricación o distribución de cualquier tamaño. MRPeasy es un sistema ERP de fabricación potente pero asequible, diseñado específicamente para pequeños fabricantes, que combina funciones de gestión de inventario avanzadas pero fáciles de usar con un sistema MRP de última generación, una plataforma CRM, recursos humanos, control de taller y mucho más.

MRPeasy unifica, automatiza y mejora el control de existencias, las compras, las inspecciones de calidad, el seguimiento de números de serie y lotes de existencias, la gestión de pedidos y muchas otras funciones de gestión de inventarios y almacenes. Esto impulsa a las empresas a lograr una mayor eficiencia operativa, reducir los desechos y aprovechar las oportunidades de crecimiento.

Principales aspectos a tener en cuenta

• Las 4 categorías principales de inventario físico son las materias primas, el trabajo en proceso (WIP), los productos terminados y el inventario de mantenimiento, reparación y operaciones (MRO).
• Una gestión del inventario eficaz requiere estrategias específicas para hacer frente a los retos propios de cada tipo de inventario, utilizando métodos como el análisis ABC, la cantidad mínima de pedido (EOQ) o el justo a tiempo (JIT) para mantener niveles óptimos de existencias.
• Entre los principales retos de la gestión de inventarios figuran lograr un control eficaz de las existencias, garantizar la trazabilidad y el cumplimiento de las normas, gestionar eficazmente las relaciones con los proveedores y adaptarse a las fluctuaciones de la demanda.
• La implementación de un sistema de gestión de inventario versátil permite a las empresas agilizar las operaciones, aumentar la visibilidad y mejorar la toma de decisiones en todos los tipos de inventario, impulsando la rentabilidad y la eficiencia operativa.

Preguntas frecuentes

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