Tiempo de entrega – definiciones, consejos y herramientas para fabricantes

¿Qué es el tiempo de entrega o plazo de entrega y cómo medirlo? ¿Cómo reducir sus plazos de entrega y ser más confiable? Aquí hay una guía completa sobre un tema que afecta directamente a la satisfacción de sus clientes.

¿Qué es el tiempo de entrega?

El tiempo de entrega es el tiempo que se tarda en satisfacer un pedido desde el momento en que se confirma hasta que se entrega en su totalidad. En la industria de fabricación, las empresas se enfrentan sobre todo a tres tipos de plazos de entrega:

• El tiempo de entrega del material es el tiempo que tardan los proveedores en entregar al fabricante los productos solicitados.
• El tiempo de producción es el tiempo que transcurre desde que se envía una orden de fabricación hasta que se recibe el producto terminado en existencias.
• El tiempo de entrega al cliente es el tiempo que tarda la empresa en producir las mercancías y/o entregarlos a sus clientes, es decir, desde el pedido hasta su cumplimiento.

El plazo de entrega al cliente se aborda de forma diferente en Producción para almacenamiento (MTS) y Fabricación bajo pedido (MTO). En el modo MTO, el plazo de producción se refiere al tiempo previsto desde el pedido del cliente hasta la entrega, pasando por la producción. En MTS, sin embargo, los pedidos de los clientes se realizan a partir de las existencias, que luego se reponen con otra orden de fabricación. Los plazos de producción para almacenamiento son, por tanto, mucho más cortos que los de las empresas de fabricación bajo pedido.

Otro término es el de tiempo de entrega acumulado, que es una combinación del tiempo de entrega del material, el tiempo de entrega de la producción y el tiempo de entrega del cliente. Supone que no hay materiales disponibles en existencias, es decir, que todo hay que pedirlo a los proveedores. Por tanto, mide el tiempo que transcurre desde que se confirma el pedido de un cliente, se hace el pedido y se reciben los materiales necesarios, se fabrica el producto y se entrega al cliente.

Otras métricas de fabricación basadas en el tiempo

Aparte de los plazos de entrega, hay muchas otras métricas relacionadas con el tiempo cuyo seguimiento puede resultar útil para los fabricantes. Entre ellos están el tiempo de producción, el tiempo de ciclo y el takt time – y aunque a menudo se confunden con el plazo de entrega y entre sí, se trata de indicadores diferentes que describen procesos distintos.

El tiempo de producción (tiempo de procesamiento) es el tiempo que se tarda en fabricar un producto de principio a fin. Este KPI sólo mide el tiempo que un producto pasa en el proceso de producción, incluido el tiempo dedicado a su procesamiento, inspección, traslado y espera. El tiempo de producción es similar al plazo de producción, pero no tiene en cuenta el tiempo que transcurre entre el envío de una orden de fabricación y el inicio de la producción, por ejemplo, el proceso de traslado de materiales del inventario a la planta.

El tiempo de ciclo es el tiempo que se tarda en completar una parte específica del proceso de producción, por ejemplo, la pintura de una mesa.

El tiempo takt es el tiempo que deben durar los procesos de producción al ritmo actual de la demanda para garantizar que los productos se terminan a tiempo y que los tiempos muertos se mantienen al mínimo.

Más información sobre Tiempo de ciclo y Tiempo Takt.

¿Cómo reducir sus plazos de entrega?

A todo fabricante le interesa reducir sus plazos de entrega. Un servicio rápido y unas entregas puntuales crean clientes satisfechos – tan fácil como eso. Y al reducir cualquiera de los plazos de entrega mencionados anteriormente y otras métricas basadas en el tiempo, los plazos de entrega al cliente se acortan. Esto se debe a que los plazos de entrega a los clientes se ven directamente afectados por todos los demás.

Reducción de los plazos de entrega del material

Los plazos de entrega de los materiales pueden reducirse calificando adecuadamente a sus proveedores en función de sus necesidades y evaluando sistemáticamente su rendimiento. Si la velocidad de entrega es importante para usted, aquí tiene algunos consejos:

• Prefiera los proveedores locales a los extranjeros. Esto es obvio. Además de una mayor proximidad y una entrega más rápida, con un proveedor local se habla literalmente el mismo idioma, lo que ayuda a evitar errores de comunicación.
• Pida cantidades más pequeñas con mayor frecuencia. En lugar de hacer grandes pedidos al por mayor, distribuya las necesidades a lo largo de un periodo. Aunque esto suponga unos gastos de transporte más elevados, la mejora del flujo de caja que conlleva la posibilidad de satisfacer los pedidos con mayor rapidez puede compensarlo.
• Comuníquese con sus proveedores. Comparta con ellos sus previsiones de ventas para que puedan anticiparse mejor a los pedidos. Incentive las entregas anticipadas. Comparta los resultados de sus evaluaciones de rendimiento para ayudarles a mejorar su servicio.
• Utilice software de contratación. El uso de un programa informático específico para gestionar las compras permite evitar la falta de existencias y reducir al mínimo los contratiempos en la cadena de suministro. Los mejores sistemas combinan la planificación de las necesidades de material y la comunicación con los proveedores.

Mejorar los procesos internos

Mejorar los procesos internos y la comunicación de su empresa aumentará la productividad y, muy probablemente, reducirá en gran medida sus plazos de entrega habituales. Los procesos internos que afectan a los plazos de entrega son:

• Tramitación de pedidos. La cantidad de tiempo que su empresa dedica a procesar los pedidos de los clientes, las órdenes de fabricación y los pedidos de compra tiene un impacto directo en sus plazos de entrega. Especialmente en el caso de los pedidos en papel con varios mecanismos de control, el procesamiento de pedidos podría alargar los plazos de entrega sustancialmente más de lo necesario.
• Planificación y programación de la producción. Una planificación y un calendario adecuados lo son todo. No saber si los materiales o los trabajadores están disponibles es una forma segura de provocar superposiciones, cuellos de botella y, en última instancia, alargar plazos y tiempos de entrega. Por el contrario, tener un control estricto de lo que hay que hacer y cuándo hay que hacerlo le permitirá prometer plazos de entrega más cortos a los clientes y cumplir sus promesas. Más información sobre Planificación de la producción y Programación de la producción.
• Gestión de inventarios. La confusión en el almacén puede ser nefasta para una empresa, ya que genera existencias muertas, caducadas y obsoletas, aumenta los costes de mantenimiento y mano de obra, e incrementa el tiempo de búsqueda. Sin embargo, unas herramientas y técnicas de gestión de inventario adecuadas le permitirán optimizar los procesos de su almacén. Mantener el inventario ordenado y lógicamente organizado mejorará el tiempo de preparación de pedidos y conseguirá que los materiales necesarios lleguen más rápidamente a la planta de producción y los productos acabados se puedan expedir con mayor rapidez. Más información sobre Gestión de inventario

Implemente un sistema ERP de fabricación para automatizar muchos procesos relacionados con los pedidos, planificar y programar la producción con precisión y tener una mejor visión general de los pedidos de sus clientes, sus necesidades de material, proveedores y niveles de inventario.

¿Cómo proporcionar a los clientes plazos de entrega precisos?

Notificar a un cliente el retraso de una entrega es siempre una tarea terrible. Sin embargo, cuando los retrasos en las entregas se convierten en la norma, usted tiene un problema entre manos. Es muy fácil caer en la comodidad de decir que llegar tarde un par de días no es gran cosa. Pero cuando le da la vuelta a la situación y piensa en los inconvenientes que experimenta cuando sus proveedores se retrasan, lo más seguro es que piense de otra manera.

Las fechas de entrega están ahí por una razón. En el negocio de la fabricación y la distribución, todo gira en torno a los materiales y los productos – y cuando éstos no están donde deben estar cuando deben, el negocio se viene abajo. Por eso es absolutamente esencial ofrecer plazos de entrega precisos a sus clientes. Si sus clientes saben que pueden contar con entregas exactas cuando planifican su negocio, lo más probable es que se queden con usted y le recomienden también a otros.

La mejor manera de ofrecer plazos de entrega precisos es utilizar un sistema ERP que disponga de módulos integrados para la gestión de las relaciones con los clientes, la planificación de la producción, las compras y la gestión de inventarios. Todos los datos relativos a estos departamentos están centralizados en un sistema ERP. Gracias a la información relativa a los niveles de inventario, las necesidades de material, los programas de producción y los plazos de entrega de los proveedores, el software puede estimar con precisión las fechas de entrega de los pedidos de los clientes.

Principales aspectos a tener en cuenta

• El plazo de entrega es el tiempo que se tarda en satisfacer un pedido desde su confirmación hasta su entrega.
• Las empresas de facturación suelen medir los plazos de entrega de materiales, los plazos de producción y los plazos de entrega al cliente, a veces también los plazos de entrega acumulados.
• El plazo de entrega de material es el tiempo estimado que tardan los proveedores de una empresa en cumplir los pedidos de compra.
• El plazo de producción es el tiempo estimado que se tarda en finalizar una orden de fabricación.
• El plazo de entrega al cliente es el tiempo estimado que se tarda en tramitar un pedido de un cliente.
• El plazo de entrega acumulado es el tiempo estimado que se tarda en confirmar una OC, cursar un pedido de materiales y esperar a que lleguen, producir la mercancía y entregarla al cliente.
• Los fabricantes también realizan un seguimiento de otros parámetros basados en el tiempo, como el tiempo de producción, el tiempo de ciclo y la cadencia.
• Los plazos de entrega a los clientes pueden reducirse tanto mejorando las prácticas de aprovisionamiento y el rendimiento de los proveedores como racionalizando procesos internos como la tramitación de pedidos, la planificación y programación de la producción y la gestión de inventarios.
• Un sistema ERP es esencial para garantizar una mejor comunicación interna y externa: entre departamentos, con proveedores y con sus clientes.

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