¿Qué son las Unidades de Mantenimiento de Stock (SKU) y cómo gestionarlas?

Una unidad de mantenimiento de stock (SKU) es un tipo específico de producto en el inventario de una empresa que está marcado con un código SKU único. El uso de códigos SKU para el seguimiento del inventario le permite evitar el desabastecimiento y el exceso de existencias, garantizar la eficacia de la preparación y despacho, y realizar un seguimiento de los KPI relacionados con el rendimiento del inventario.

¿Qué es una Stock Keeping Unit (SKU)?

Una unidad de mantenimiento de stock o SKU (Stock Keeping Unit) es un artículo distinto en el inventario de una empresa que se marca con un código SKU único utilizado para realizar un seguimiento de los niveles de existencias y los movimientos del artículo. Una SKU puede ser un artículo físico, un servicio o una mezcla de ambos. Sin embargo, cada SKU debe ser única, lo que significa que dos Stock Keeping Units diferentes siempre se distinguen entre sí por algún atributo, como el color, el tamaño, el peso, el material, etc.

Por ejemplo, si una empresa de fabricación de muebles fabrica y vende la misma mesa básica en tres acabados diferentes, cada una de esas tres variantes debe tener un código SKU distinto dentro del sistema de gestión de inventarios de la empresa. O si un fabricante de camisetas vende una camiseta en varias tallas y colores, lo ideal sería que todas estas combinaciones tuvieran sus propios códigos SKU.

Mientras que los distribuidores y minoristas sólo se ocupan de los productos terminados, los fabricantes también tienen que asignar códigos SKU a los materiales y componentes utilizados en la producción.

En la fabricación de productos electrónicos, el término “número de modelo” suele utilizarse indistintamente con el código SKU.

Los códigos de las SKU suelen consistir en un código alfanumérico formado por letras, números y símbolos que representan diversos atributos del producto, como el color, el tamaño, el estilo, etc. Por ejemplo, los códigos SKU de una mesa de madera fabricada en dos acabados, 1) aceite de linaza y 2) barniz, podrían ser:

1. MM-AL
2. MM-BAR

Dado que los códigos SKU son en su mayoría de uso interno, no existen normas universales, lo que significa que las empresas tienen libertad para desarrollar sus propios sistemas de códigos.

Desarrollar un sistema de SKU, sin embargo, es el primer paso para una gestión eficaz de inventarios, tanto si usted es un fabricante, un distribuidor, una tienda minorista física o si tiene una tienda online en Amazon, Shopify o cualquier otra plataforma de comercio electrónico.

¿Por qué son importantes las SKU?

Un sistema de Stock Keeping Unit es la base para una correcta gestión de inventarios, tanto en las grandes empresas como en los pequeños negocios. Dependiendo de si fabrica sus propios productos o vende bienes producidos por otra empresa, las SKU pueden ser cruciales para los siguientes aspectos de su operación:

1. Gestión de inventarios. Los códigos SKU ayudan a las empresas a saber exactamente qué cantidad de un producto específico o de su variante tienen en existencias, cuándo necesitan reponer existencias y si hay mermas que requieran su atención. Los fabricantes también utilizan los códigos SKU para hacer un seguimiento de los movimientos y niveles de inventario de los componentes y materiales utilizados en el proceso de fabricación, lo que les permite prever con precisión la demanda de material y calcular las necesidades de material.
2. Identificación de artículos. Los códigos SKU son esenciales para identificar los productos en toda la cadena de suministro, desde la preparación de pedidos hasta el sistema de punto de venta (POS), y garantizar que los clientes reciban los artículos correctos. Los códigos SKU también permiten a los fabricantes asegurarse de que se utilizan los componentes correctos en la producción, especialmente en situaciones en las que algunos componentes parecen indistinguibles entre sí.
3. Seguimiento de KPI. El uso de números SKU para el seguimiento del inventario le permite también realizar un seguimiento de diversas métricas relativas al rendimiento de sus artículos. Esto incluye los niveles de inventario, los índices de rotación, el rendimiento de las ventas, los índices de defectos, los tiempos de ejecución de la producción, etc. Todos estos datos le permiten tomar decisiones empresariales bien fundadas, por ejemplo, a la hora de fijar los precios de sus productos o de racionalizar las SKU.
4. Planificación de la producción. Mediante el seguimiento de los datos de inventario y producción a través de los códigos SKU, los fabricantes pueden crear planes de producción precisos para responder a la demanda prevista y ajustar los planes existentes cuando la demanda real difiere de las previsiones.

Como podemos ver, un sistema de SKU constituye la base para realizar muchas funciones vitales en todas las empresas que tratan con bienes físicos, desde fabricantes y centros de cumplimiento de productos hasta empresas de comercio electrónico y minoristas con compras en tienda.

Códigos SKU vs. Códigos UPC

Un UPC o código universal de producto (Universal Product Code) es un identificador único estándar utilizado en todo el mundo para identificar y rastrear productos, principalmente en su punto de venta, como la caja de una tienda minorista. Un UPC consiste en una serie de barras verticales y espacios de anchura variable que representan un código numérico único de 12 dígitos. El UPC es uno de los códigos de barras más utilizados en el mundo.

Los seis primeros dígitos del código sirven para identificar al fabricante del producto, mientras que los cinco siguientes representan el producto en sí. El último dígito actúa como clave de verificación que se utiliza para determinar la exactitud del código.

Aunque las empresas utilizan tanto las SKU como los UPC para identificar y hacer un seguimiento del inventario, difieren en varios aspectos esenciales:

1. Estandarización. UPC es un estándar universal, SKU no lo es.
2. Punto de utilización. Las SKU son de uso interno en la empresa que asigna los códigos. Los códigos UPC los asigna el fabricante y se utilizan en toda la cadena de suministro del producto.
3. Contenidos. Los códigos SKU suelen combinar letras, números y símbolos (generalmente sólo se utilizan guiones) que proporcionan información sobre el producto. Los códigos UPC sólo constan de números y no pueden descifrarse sin un sistema de código de barras.

Similar al UPC es el EAN (European Article Number o Número de Artículo Europeo), otro sistema universal de códigos de barras. El EAN, sin embargo, consta de 13 dígitos, de los cuales los tres primeros designan el país donde se registró el producto, mientras que los ocho números siguientes representan al fabricante y al propio producto. El último número del EAN se utiliza también para verificar el código.

Mientras que los códigos UPC se utilizan principalmente en Norteamérica, los EAN se emplean en Europa y otras regiones del mundo. En la actualidad, muchos fabricantes utilizan ambos sistemas de códigos de barras para garantizar el seguimiento de sus productos en todos los mercados.

Códigos SKU vs. Números de serie

Otro concepto similar a los códigos de las Stock keeping unit son los números de serie. Los números de serie son códigos exclusivos que el fabricante asigna a cada unidad. Al igual que los códigos SKU y UPC, los números de serie se utilizan para identificar y seguir el inventario a lo largo de la cadena de suministro.

Algunas de las principales diferencias entre los códigos SKU y los números de serie son:

• Se asignan los mismos códigos SKU y UPC idénticos a cada unidad de un producto específico, mientras que se asigna un número de serie único a cada unidad por separado.
• Los códigos SKU se utilizan para el seguimiento interno dentro de la empresa que gestiona el inventario. Los números de serie se utilizan para hacer un seguimiento de las mercancías a lo largo de la cadena de suministro.
• Los números de serie se utilizan, además de la gestión de inventarios, para la gestión de devoluciones y el control de calidad.

Por ejemplo, un fabricante de computadores puede construir miles de portátiles idénticos con las mismas especificaciones y asignar números de serie únicos a cada uno de ellos. Los portátiles llegan a través de la cadena de suministro a un minorista y luego al cliente. Si el cliente experimenta un problema con el portátil, el número de serie se utiliza para determinar si esta unidad específica puede ser devuelta o reparada. Si el fabricante sabe que varias unidades de un determinado rango de números de serie tienen los mismos problemas, puede determinar la raíz del problema y evitar que vuelva a ocurrir en el futuro.

Creación de un sistema de SKU

El principio básico de un sistema eficaz de Stock Keeping Unit es que cada código SKU debe ser único y específico. Evite utilizar símbolos raros, acentos o caracteres especiales utilizables en un solo idioma. Recuerde que el sistema de códigos debe comunicar claramente los atributos del artículo. Esto significa que deben describir la SKU y no decir nada sobre la ubicación, el turno de producción o cualquier otra variable externa. Si gestiona diferentes centros de distribución o almacenes, asegúrese de que sus códigos SKU son los mismos en todas las instalaciones. Puede que un día traslade sus existencias o cierre un centro, pero los artículos mantendrán los mismos atributos.

Recuerde que un sistema de códigos SKU debe seguir siempre los atributos más importantes. Reduzca al máximo el número de dígitos y mantenga la misma cantidad de dígitos para todas las SKU si es posible. Utilice un sistema piramidal mediante dígitos alfanuméricos que vayan de lo general a lo detallado. También ayuda a los usuarios a reconocer inmediatamente las SKU. Por ejemplo, un centro de distribución deportiva puede utilizar el código ZCA-40US para definir:

Z: Zapatillas

C: Zapatillas de correr

A: Color azul

40US: talla 40 US

Si es distribuidor o minorista, utilice la marca o el sector en el sistema de códigos sólo cuando sea necesario, ya que no son exclusivos y un día pueden ser sustituidos por otros.

Prevea el crecimiento futuro y la expansión del sistema de códigos dejando letras y números para el futuro. Además, forme a su personal en el uso del sistema. En poco tiempo, los usuarios se familiarizarán con el sistema y conocerán de memoria muchos códigos SKU.

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Uso de software de inventario para la gestión de SKU

Aunque Excel y otras soluciones de hoja de cálculo se utilizan mucho para gestionar inventarios, en algún momento se convierten en un impedimento para el seguimiento eficaz de sus mercancías. Si se encuentra con alguno de los siguientes problemas, ha llegado el momento de implementar un software específico de gestión de inventario:

1. Recuentos de inventario inexactos. Cuando se realizan inventarios físicos, las cifras son distintas de las que figuran en las hojas de cálculo.
2. Desabastecimiento y exceso de existencias frecuentes. Cuando se queda inesperadamente sin sus productos clave o cuando almacena muchas veces más productos de los que realmente necesita.
3. Procesos manuales que consumen mucho tiempo. Cuando se dedica demasiado tiempo a la introducción de datos, la elaboración de informes y los cálculos de inventario.
4. Falta de visibilidad y trazabilidad. No sabe qué y cuánto tiene en existencias, cuánto ha vendido, de dónde procede un producto concreto o qué lotes de material se utilizaron para fabricarlo.
5. Negocio en crecimiento. Si prevé aumentar su volumen de negocio en el futuro, la implementación de un software de gestión de inventario podría ayudarle a escalar de forma más eficiente.

Un software dedicado a la gestión de inventario puede ayudarle fácilmente a evitar estos problemas y asegurarse de que su empresa sea escalable cuando espere crecer. Estas son algunas de las principales formas en que puede ayudar a su empresa a gestionar las Stock Keeping Unit:

1. Automatizado el seguimiento de inventarios. El software de gestión de inventario actualiza automáticamente los niveles de su inventario cada vez que se realiza una venta o se registran materiales o productos. También le muestra dónde se encuentran sus artículos y crea un rastro de datos que le permite ver de qué lote de existencias proceden los artículos, qué empleados los han manipulado y qué clientes los han recibido.
2. Seguimiento automatizado de KPI. El software de inventarios es capaz de recopilar y procesar enormes cantidades de datos, proporcionándole métricas de rendimiento fácilmente comprensibles relacionadas con sus SKU.
3. Mecanismos de control de inventarios. Estos sistemas digitales también permiten establecer puntos de pedido y stocks de seguridad para sus SKU, le proporcionan los datos necesarios para crear previsiones precisas de la demanda y le envían notificaciones cada vez que los niveles de existencias alcanzan un nivel crítico.
4. Integración de códigos de barras. Muchas soluciones de gestión de inventarios también tienen capacidad de código de barras integrada en el software, lo que le permite generar automáticamente códigos de barras para sus SKU y escanear artículos sin esfuerzo para introducir datos en su sistema de inventario. Esto le permite reducir considerablemente el tiempo dedicado a la introducción manual de datos.
5. Integraciones con terceros. Muchas soluciones modernas de gestión de inventarios ofrecen integraciones con diversas aplicaciones útiles de terceros que le permiten sincronizar datos entre las soluciones. De este modo, puede hacer uso de potentes soluciones de CRM, plataformas de comercio electrónico, aplicaciones de cumplimiento y herramientas de contabilidad, y sincronizarlas con su software central de gestión de inventario.

Si es usted fabricante, debería optar por el software MRP, ya que estos sistemas le ofrecen funciones específicas para sus necesidades, como la planificación y programación de la producción, la gestión de materiales y WIP, y el seguimiento de los KPI de fabricación, además de la gestión de inventarios.

Principales aspectos a tener en cuenta

• Una unidad de mantenimiento de stock o SKU (Stock Keeping Unit) es un artículo distinto en el inventario de una empresa que está marcado con un código SKU único.
• Las SKU se utilizan como base para la gestión de inventarios, para realizar un seguimiento de los niveles de existencias y los movimientos de los artículos del inventario.
• El uso de SKU ayuda a las empresas a evitar los desabastecimientos y el exceso de existencias, a identificar los productos con mayor facilidad, a garantizar una planificación eficaz de la producción y a realizar un seguimiento de las métricas de rendimiento relacionadas con el inventario.
• Los códigos SKU no deben confundirse con los códigos de barras UPC/EAN ni con los números de serie.
• El sistema de códigos SKU tiene que comunicar claramente los atributos del artículo, por ejemplo, un par de zapatillas azules de la talla 40 para correr podría tener el código ZCA-40US.
• Es muy recomendable utilizar un software específico de gestión de inventario para gestionar sus SKU en lugar de un sistema basado en hojas de cálculo.

Frequently asked questions

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