¿Qué es el stock de seguridad y cómo calcularlo?

El stock de seguridad es el inventario de reserva que ayuda a las empresas a seguir sirviendo a sus clientes cuando se producen interrupciones. Sin embargo, para encontrar el equilibrio entre el desabastecimiento y el exceso de existencias es necesario basarse en datos fiables y ecuaciones matemáticas.

¿Qué es el stock de seguridad?

El stock de seguridad son las existencias adicionales que se mantienen para reducir el riesgo de desabastecimiento causado por incoherencias entre la oferta y la demanda.

Factores como la variabilidad de los tiempos de entrega, las fluctuaciones de la demanda de los clientes y las interrupciones de la cadena de suministro son razones habituales por las que las empresas mantienen un stock de seguridad. Al tener un stock de seguridad, una empresa garantiza una producción continua y un alto nivel de servicio al cliente, evitando posibles pérdidas.

Tener un stock de seguridad es un acto de equilibrio. Un exceso de stock de reserva puede provocar un aumento de los costos de mantenimiento y una posible obsolescencia, mientras que un déficit incrementa el riesgo de desabastecimiento. Una gestión de inventarios eficaz y la previsión son fundamentales para determinar los niveles óptimos de stock de seguridad.

¿Por qué son importantes los stock de seguridad?

Los stock de seguridad desempeñan un papel importante en la gestión eficaz del inventario, tanto cuando se trata de materias primas como de productos terminados. A continuación explicamos cómo ayuda mantener un colchón de reserva:

• Prevención de la escasez. La función principal del stock de seguridad es actuar como colchón de reserva frente a aumentos inesperados de la demanda o retrasos en el suministro. Esto ayuda a prevenir desabastecimientos, garantizando que siempre se dispone de existencias suficientes para entregar a los clientes.
• Mayor satisfacción del cliente. Al evitar la escasez, el stock de seguridad contribuye a la fiabilidad en el cumplimiento de los pedidos. Esta fiabilidad mejora la satisfacción y la confianza de los clientes, lo que es vital para que repitan la compra y desarrollar una buena reputación.
• Proceso de producción ininterrumpido. Para los fabricantes, un stock adicional de materias primas garantiza que la producción pueda continuar sin interrupciones por problemas en la cadena de suministro. Esta coherencia es clave para cumplir los objetivos y tiempos de producción.
• Mitigación de la variabilidad de la cadena de suministro. Un colchón de reserva actúa como protección frente a incertidumbres en la cadena de suministro, como retrasos de los proveedores, problemas de transporte o de calidad. Da tiempo a las empresas para responder y gestionar estos problemas sin afectar a sus operaciones.
• Apoya los esfuerzos de ventas y marketing. Disponer de un stock de seguridad permite a las empresas organizar con confianza campañas de ventas, sabiendo que pueden satisfacer el aumento de la demanda generado por estas actividades.

En resumen, el stock de seguridad es un componente vital de la gestión de inventarios que ayuda a las empresas a mantener la continuidad operativa, satisfacer la demanda, mejorar la satisfacción del cliente y aumentar la resiliencia general frente a las incertidumbres de la cadena de suministro.

Consejos de uso del stock de seguridad

En los negocios, nada debe hacerse a la ligera. Esto incluye la utilización de stock de seguridad, ya que un enfoque incorrecto podría hacer más mal que bien. He aquí algunos consejos esenciales para una implementación exitosa.

Que se puede hacer:

• Utilizar el stock de seguridad para mitigar los riesgos derivados de las incertidumbres sobre la demanda y los tiempos de entrega.
• Utilícelo como parte de su estrategia más amplia de gestión de inventarios. Utilice el stock de seguridad al mismo tiempo que las previsiones de demanda, los puntos de pedido y la cantidad económica de pedido (EOQ). Unas previsiones exactas garantizan que no tenga que recurrir a su stock de seguridad debido a aumentos previsibles de la demanda, los puntos de pedido permiten reponer el inventario a tiempo y la EOQ garantiza que sus pedidos de compra logren un equilibrio entre los costos de pedido, los costos de transporte y la disponibilidad del producto.
• Encuentre un equilibrio entre los niveles de servicio, la tasa de disponibilidad de los clientes y los costos de mantenimiento. Si bien mantener un gran colchón de reserva garantiza que los niveles de servicio y las tasas de disponibilidad sean del 100%, esto aumentaría sustancialmente los costos de transporte.
• Utilice fórmulas matemáticas para definir el stock de seguridad óptimo para sus materiales. Hay muchas fórmulas diferentes de stock de seguridad para muchas situaciones y circunstancias diferentes.
• Revise periódicamente sus niveles de su colchón de reserva. A medida que cambian las condiciones del mercado y las necesidades de la empresa, es necesario reevaluar y ajustar periódicamente los colchones de reserva.

Qué NO se puede hacer:

• Utilizar el stock de seguridad para enmascarar problemas en la gestión de inventarios, las previsiones, la producción, la logística o el rendimiento de los proveedores. Esto provocará problemas mucho mayores que un simple exceso de existencias.
• Mantener un stock de seguridad insuficiente. Correrá el riesgo de no poder atender los pedidos, lo que podría provocar pérdidas de ventas y rotación de clientes.
• Mantener un exceso de colchón de reserva. Lo más probable es que mantenga contentos a los clientes, pero un mayor nivel de stock de seguridad significa inmediatamente mayores costos de inventario, dinero extra inmovilizado en inventario y mercancías estropeadas, caducadas o dañadas al cabo del tiempo. No deje que su colchón de reserva se convierta en exceso de inventario.
• Confiar en el stock de reserva para la demanda estacional. El stock de seguridad sólo debe utilizarse para hacer frente a lo imprevisible.

Cuando añada stock de seguridad a su estrategia de gestión de inventarios, siga estos principios básicos para garantizar una aplicación eficaz.

¿Cómo calcular el stock de seguridad?

Hay muchas formas distintas de calcular la cantidad perfecta de stock que conviene mantener como colchón de reserva. El método elegido depende totalmente de sus necesidades y circunstancias específicas. A continuación algunas fórmulas de stock de seguridad, empezando por las más sencillas.

Dos fórmulas sencillas de stock de seguridad

Para ambas fórmulas sencillas, necesitará conocer:

• Tiempo promedio de entrega en días (LTavg) El tiempo promedio de entrega de su proveedor es el tiempo promedio que transcurre desde que se realiza un pedido hasta que llega la mercancía. Para obtener estos datos deberá ir a su sistema MRP, al menú Compras -> Proveedores -> Informes de un proveedor -> Informe de condiciones de compra o analizando sus pedidos de compra anteriores en Compras -> pedidos de compra.

• Demanda promedio por día (Davg)

Para obtener su demanda promedio simplemente extraiga las estadísticas del menú Compra -> Estadísticas en su sistema MRP.

En este ejemplo, hemos utilizado 100 piezas de tableros en un trimestre, es decir, un promedio de 66 días laborables. Así que dividiremos el número de piezas consumidas por el número de días para obtener el uso promedio diario.

100 / 66 = 1.5

La demanda promedio de tableros es de 1,5 por día laborable.

La fórmula básica

Este es el método más fácil e inexacto (aparte de improvisar) para determinar el stock de seguridad.

Stock de seguridad = Demanda promedio x Días de seguridad

Para utilizarlo, tendrá que predeterminar el número de días de seguridad que va a necesitar para poder responder a un pico de demanda o a incoherencias en el suministro.

Supongamos que utiliza 1,5 unidades de tableros al día y que el tiempo promedio de entrega de su proveedor es de 5 días laborables.

Basándose en la experiencia previa, usted fija la red de seguridad en 10 días.

Esto significa que el colchón de reserva del tablero debe ser:

Stock de seguridad = 1,5 x 10 = 15 unidades

ADVERTENCIA: Este método no es el más preciso debido a que los días de seguridad necesarios se derivan de la experiencia y no de un análisis rígido de datos.

La fórmula Promedio – Máximo

Para calcular el stock de seguridad mediante la fórmula Promedio – Máximo, debe conocer los tiempos de entrega máximos de sus unidades de mantenimiento de existencias (SKU), así como su demanda máxima.

Stock de seguridad = (LTmax x Dmax) – (LTavg x Davg)

Puede determinar su tiempo de entrega máximo consultando la sección Compras -> Pedidos en su sistema MRP.

Marque la casilla “Retraso” en el menú desplegable “Elegir columnas”.

A continuación, sume el tiempo promedio de entrega al mayor retraso de la SKU para la que intenta calcular el stock de seguridad.

Ahora tiene el tiempo de entrega máximo de la SKU.

Puede encontrar la demanda máxima de forma similar. Sólo tiene que tomar los datos mes a mes de su sección Compras -> Estadísticas.

Supongamos que utiliza un promedio de 100 unidades al mes, pero que su consumo máximo mensual este año ha sido de 130.

Y su tiempo promedio de entrega es de 5 días, pero el máximo ha sido de 6.

Convierta la demanda mensual en demanda por día laborable.

Cada mes hay un promedio de 22 días laborables, por lo que la demanda promedio es de 100/22 = 4,55 unidades/día, y el uso máximo diario es de 130/22=5,91 unidades/día.

Eso significa que su stock de seguridad debe ser:

(6 x 5,91) – (5 x 4,55) = 35,46-22,75 = 12,71

Redondeemos y eso hace que su stock de seguridad óptimo sea de 13 unidades.

Fórmulas para variables específicas

Aquí es donde empezaremos a aplicar algunas matemáticas adecuadas.

Además del tiempo promedio de entrega y la demanda promedio de la SKU, para las siguientes fórmulas, tendrá que conocer:

• Factor de nivel de servicio (Z). El nivel de servicio muestra el porcentaje de casos en los que puede continuar con su actividad normal a pesar de cualquier interrupción, es decir, no se queda sin existencias. Por ejemplo, un nivel de servicio del 95% significa que, en el 5% de los casos, sus materiales llegarán tan tarde que se habrá agotado el stock de seguridad y, por tanto, se habrá parado la producción (y/o las ventas). En función del nivel de servicio deseado, elija el factor Z de la siguiente tabla.

• Variación estándar del tiempo de entrega (σLT). Puede encontrar la variación estándar en los tiempos de entrega observando su tiempo de entrega promedio y sus tiempos de entrega reales. Obtenga sus tiempos de entrega reales comparando las fechas previstas con las fechas de llegada y sumando la diferencia al tiempo de entrega promedio del proveedor.

He aquí un ejemplo:

Comprobamos que la variación típica del tiempo de entrega es de 2 días (la función DEVEST puede utilizarse en Excel y Google Sheets para calcularla a partir de una muestra).

• Variación estándar de la demanda (σD). La variación estándar de la demanda puede calcularse utilizando el ejemplo de la variación estándar del tiempo de entrega: basta con sustituir el tiempo de entrega real por la demanda real por día, y el tiempo de entrega promedio por la demanda promedio por día. Consulte las estadísticas diarias de “Materiales utilizados en los productos enviados” para encontrar la Demanda real.

Recuerde siempre utilizar las mismas unidades de medida de tiempo en todas sus ecuaciones, por ejemplo, sólo días o sólo meses, de lo contrario sus resultados serán inutilizables.

Utilizando los ejemplos anteriores, digamos que los datos que utilizamos para ejemplificar las fórmulas siguientes son:

• Demanda promedio por día (Davg): 1,5 unidades
• Tiempo promedio de entrega en días (LTavg): 5 días
• Factor de servicio (Z): Suponiendo un nivel de servicio del 95% (puntuación Z aproximada de 1,65)
• Variación típica del tiempo de entrega (σLT): 2 días
• Variación típica de la demanda (σD): Supongamos 0,5 unidades

Fórmula para la variabilidad del tiempo de entrega

En caso de que tenga una demanda constante pero tiempos de entrega incoherentes, puede calcular el colchón de reserva necesario con esta ecuación.

Stock de seguridad = Z x σLT x Davg

Utilizando los datos especificados anteriormente, llegamos a un stock de reserva de:

Stock de seguridad = 1,65 x 2 x 1,5 = 4,95 unidades

Redondeemos el resultado a 5 unidades de stock de reserva.

Fórmula de la variabilidad de la demanda

Si sus tiempos de entrega son como un reloj pero la demanda fluctúa, utilice esta fórmula para calcular su inventario de reserva.

Stock de seguridad = Z x √LTavg x σD

Utilizando los datos especificados anteriormente, llegamos a un stock de reserva de:

Stock de seguridad = 1,65 x √5 x 0,5 = 1,65 x 2,24 x 0,5 = 1,85

Redondeemos el resultado a 2 unidades de stock de reserva.

Fórmula para una demanda y tiempos de entrega independientemente variables

Si tanto sus ventas como sus tiempos de entrega varían independientemente el uno del otro, puede utilizar esta fórmula para sus cálculos.

Stock de seguridad = Z x √[(LTavg x σD^2) + (σLT x Davg)^2]

Por tanto, en condiciones de demanda y tiempos de entrega independientemente variables, la empresa debe mantener esta cantidad de stock de seguridad:

Stock de seguridad = 1,65 x √[(5 x 0,5^2) + (2 x 1,5)^2] = 1,65 x √[(5 x 0,25) + 3^2] =

= 1,65 x √(1,25 + 9) = 1,65 x √10,25 = 1,65 x 3,2 = 5,28

Redondeemos el resultado a 6 unidades para mantener los niveles óptimos de servicio.

Fórmula para una demanda y tiempos de entrega variables

En caso de que su demanda y sus tiempos de entrega fluctúen y dependan el uno del otro, utilice esta fórmula.

Stock de seguridad = (Z x √LTavg x σD) + (Z x σLT x Davg)

En condiciones en las que la demanda y los tiempos de entrega varían en función unos de otros, la empresa debe mantener esta cantidad como colchón de reserva:

Stock de seguridad = (1,65 x √5 x 0,5) + (1,65 x 2 x 1,5) = (1,65 x 2,24 x 0,5) + (1,65 x 2 x 1,5) =

= 1.85 + 4.95 = 6.8

Redondeemos los resultados a un stock de reserva de 7 unidades.

Conclusión

El cálculo del stock de seguridad es un aspecto esencial de la gestión eficaz del inventario, adaptado a las necesidades específicas de una empresa y a las condiciones del mercado.

Los métodos van desde fórmulas básicas, como multiplicar la demanda promedio por los días de seguridad, hasta enfoques más sofisticados que tienen en cuenta la demanda máxima y los tiempos de entrega, así como la demanda y los tiempos de entrega variables. Cada método tiene su lugar, y la elección depende de la situación específica de la empresa.

Es fundamental revisar y adaptar periódicamente estos cálculos a la evolución de la dinámica del mercado y los procesos internos. En última instancia, el cálculo correcto del stock de reserva se ajusta a los objetivos de eficiencia operativa y satisfacción del cliente de la empresa, estableciendo un equilibrio entre el exceso de existencias y el riesgo de desabastecimiento.

Fuente de las fórmulas: Crack the Code, P. King, APICS Magazine (2011)

Principales aspectos a tener en cuenta

• El stock de seguridad es el inventario adicional que se mantiene para mitigar los riesgos de desabastecimiento debido a interrupciones del suministro o picos de demanda.
• El stock de seguridad, un componente clave en la gestión de inventarios tanto de materias primas como de productos terminados, desempeña un papel vital a la hora de evitar desabastecimientos, garantizar la satisfacción del cliente, suavizar el proceso de producción y mitigar la variabilidad de la cadena de suministro.
• El análisis periódico de los datos y las prácticas de gestión de inventarios son cruciales para mantener unos niveles óptimos de stock de seguridad, evitando así tanto los desabastecimientos como el exceso de existencias.
• Las empresas deben evitar utilizar el stock de seguridad para enmascarar malas prácticas de gestión de inventarios, problemas de previsión e incoherencias de los proveedores.
• Los datos clave necesarios para calcular la cantidad óptima de stock de seguridad incluyen el tiempo promedio de entrega, la demanda promedio, el factor de nivel de servicio y las variaciones estándar del tiempo de entrega y la demanda.

Preguntas frecuentes

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