Los seis mejores sistemas ERP de fabricación para pequeños fabricantes

Al elegir una nueva plataforma ERP, las empresas están haciendo una inversión en un producto con un largo ciclo de vida. Por ello, el proceso de selección debe consistir en muchas comparaciones y análisis. Aquí están los mejores sistemas ERP de fabricación disponibles para los pequeños fabricantes.

Introducción

Elegir un nuevo software puede ser difícil para cualquier empresa. Además del coste, los fundadores y los responsables de la toma de decisiones deben investigar la reputación del software, evaluar sus capacidades en una amplia gama de funciones deseadas y elegir un software que satisfaga las necesidades de la empresa sin tener una enorme curva de aprendizaje.

También deben elegir entre las opciones basadas en la nube y las alojadas, y asegurarse de que adquieren un equilibrio de puestos con licencia para la combinación adecuada de usuarios.

En el caso de las grandes empresas, gran parte del trabajo de base puede ser realizado por el personal informático interno, mientras que el coste se reparte entre una gran base de productos para minimizar el impacto en la empresa. Pero para las pequeñas empresas de fabricación con 10-200 empleados, estos retos se magnifican.

Las empresas más pequeñas suelen estar en desventaja y es posible que no cuenten con profesionales de TI en plantilla. Además, los grandes desembolsos de capital para los nuevos sistemas pueden ser inviables para los pequeños fabricantes. En consecuencia, el propietario de la empresa o el responsable de la toma de decisiones se arriesga a elegir un sistema demasiado débil o demasiado fuerte, o uno que tiene una curva de aprendizaje tan profunda para el personal ya sobrecargado que nunca se puede obtener la funcionalidad completa.

Si estos desafíos son reales para la selección de cualquier software crítico, es especialmente cierto cuando una empresa alcanza la escala y la complejidad y se encuentra en la necesidad de un sistema ERP robusto y de tamaño adecuado. Y si los desafíos existen para la selección de software crítico para un área funcional singular, entonces esos desafíos se multiplican para una decisión importante que involucra un sistema de software que impulsará la mayoría, y en algunos casos todas, las funciones de negocio principales de una empresa durante muchos años.

Sistemas MRP y sistemas ERP

Para hacer la mejor elección entre las plataformas existentes, lo mejor es entender primero la diferencia entre un MRP y un ERP. Un MRP, o sistema de planificación de recursos de fabricación, es un sistema de control centrado en la producción que abarca la planificación de la producción, la programación y el inventario de componentes, materias primas y otras piezas o conjuntos necesarios para producir productos acabados. En concreto, un sistema MRP garantiza que el material y el equipo estén disponibles para la producción y permite planificar cualquier compra asociada.

Un ERP, o Sistema de Planificación de Recursos Empresariales, tiene todos los elementos de un MRP para la producción, el control de la planta de producción y las compras; pero también proporciona una gestión sistematizada y un análisis de datos para las funciones financieras y de ventas, todo ello optimizado para un entorno de fabricación. Un sistema ERP incluirá la integración financiera de funciones como las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar, la gestión de las relaciones con los clientes (CRM), el control de los activos fijos y otras funciones administrativas y financieras clave. Esto permite la integración y gestión de todas las funciones de la empresa y aprovecha la automatización y el análisis de datos en tiempo real para mejorar el rendimiento de la empresa.

Ventajas de los sistemas ERP para las pequeñas empresas

La implantación de un sistema ERP en una pequeña empresa tiene muchas ventajas. Por un lado, la empresa puede necesitar reemplazar un sistema antiguo o uno gestionado manualmente desde sus inicios. Muchas pequeñas empresas suelen utilizar sistemas improvisados o aplicaciones heredadas traídas por el personal de trabajos anteriores. Un sistema ERP puede sustituir a un sistema antiguo con mayor funcionalidad y análisis para permitir una gestión de materiales precisa y con las mejores prácticas en toda la empresa.

En segundo lugar, un sistema ERP puede eliminar la “fragmentación”. La fragmentación se produce cuando una empresa utiliza numerosos sistemas de software de un departamento a otro para lograr el crecimiento inicial experimentado por la empresa. El problema surge cuando la empresa escala y la oferta de productos y el volumen de fabricación empiezan a superar la combinación de las capacidades de los diferentes sistemas para proporcionar la organización y el control de los procesos de producción, así como las funciones de back-office.

En muchos casos, los sistemas de software fragmentados pueden no “hablar” entre sí, y los informes entre los sistemas pueden tener que ser reconciliados manualmente. A medida que aumenta el volumen de fabricación, un sistema ERP puede eliminar la fragmentación, integrando el material y los controles empresariales en una única plataforma con datos y análisis en tiempo real.

Por último, una empresa puede haber diversificado su línea de productos con iteraciones nuevas y más complejas que hacen explotar la lista de materiales asociada necesaria para producir. Esto atasca la planificación y las compras necesarias para alimentar la lista de materiales e introduce una ineficiencia en la operación que se extiende a todo el proceso de fabricación. Un sistema ERP puede procesar los datos y proporcionar una funcionalidad clara, organizada y automatizada para gestionar las funciones principales de la empresa y operar la fabricación de forma eficiente y con el nivel adecuado de disponibilidad de materiales.

Los seis principales sistemas ERP de fabricación

Independientemente de la razón que tenga una empresa para buscar un sistema ERP, hoy en día hay una gran variedad de opciones disponibles para casi cualquier sector y para empresas de distinto tamaño y complejidad. Los proveedores de ERP de nivel I, como SAP y Oracle, han prestado tradicionalmente sus servicios a empresas con ingresos superiores a 200 millones de dólares, aunque SAP tiene ahora también una versión para pequeñas y medianas empresas. Los sistemas ERP de nivel II suelen dar servicio a empresas con ventas de entre 20 y 200 millones de dólares y menos de 200 usuarios. Y los sistemas ERP de nivel III suelen centrarse en empresas con menos de 40 millones de dólares y con entre 5 y 30 usuarios. Para ayudar a elegir el sistema ERP adecuado para un pequeño fabricante en crecimiento, he aquí un vistazo a los 6 principales proveedores de ERP de nivel II y nivel III disponibles hoy en día para los pequeños fabricantes.

Epicor

Este proveedor de nivel II ofrece una plataforma para cualquier fabricante con más de un millón de dólares en ventas. También es flexible en el sentido de que la funcionalidad principal del ERP básico puede aumentarse mediante la compra de módulos adicionales a la carta. Esto proporciona a las empresas la opción de comprar sólo lo que necesitan con la flexibilidad de añadir módulos adicionales más tarde. Epicor ofrece gestión de la producción, gestión de la cadena de suministro y programación, así como gestión financiera. La plataforma ofrece a los fabricantes la capacidad de utilizar el control del taller de fabricación a pedido, de configuración a pedido y de fabricación a stock, y gestionarlo todo dentro de la funcionalidad del software listo para usar. El sistema es fácil de personalizar y es escalable. También es compatible con todos los dispositivos móviles.

Epicor también ofrece un módulo de Gestión del Desempeño de la Calidad (QPM) que no se encuentra a menudo en otros sistemas ERP. Este tipo de módulo a menudo sólo se puede obtener a través de ISVs (Independent Software Vendors) en plataformas de proveedores de la competencia.

Algunas desventajas incluyen una queja común sobre la lentitud del soporte al cliente. También tiene una flexibilidad limitada en cuanto a la facturación y las modificaciones de los pedidos y no ofrece ninguna integración estándar, pero sí tiene una API abierta bajo demanda. También tiene una funcionalidad de importación y exportación muy limitada, una rareza dado que la capacidad de importación/exportación de Microsoft está disponible en la mayoría de sus productos comunes. En el caso de Epicor, la importación/exportación sólo puede realizarse mediante la compra de un complemento ISV.

El sistema puede ser entregado en las instalaciones, alojado o como una aplicación SaaS basada en la nube. Aunque Epicor no revela los precios, se estima que son alrededor de 175 $ por usuario al mes después de los costes de implementación.

Microsoft Dynamics 365 Business Central

Este proveedor de nivel II se incluye a menudo en el nivel I, ya que muchas empresas lo están considerando para su uso en empresas más grandes. Microsoft Dynamics 365 Business Central ofrece el reconocimiento del nombre de Microsoft junto con una sólida plataforma ERP que incluye operaciones, contabilidad financiera, gestión de proyectos, CRM y compras. También ofrece una opción de servicio de campo para las empresas que tienen amplias operaciones de técnicos de campo y desean integrar esas acciones en la plataforma de ERP gestionada.

Aunque Business Central cuenta con una considerable funcionalidad básica lista para usar, puede requerir la utilización de ISV para necesidades específicas de programación de flujos de trabajo. Y para las empresas con procesos complejos, estos complementos ISV pueden añadir un coste considerable a la implementación. Sin embargo, es un producto sólido y tiene la capacidad de personalizarse para cada cliente.

Los aspectos negativos son las limitaciones de edición entre varios módulos y la integración irregular con algunas aplicaciones externas de proveedores de terceros. Además, aunque se puede personalizar para muchos sectores, puede llevar mucho tiempo acostumbrarse a él. La implementación del ERP Business Central también requiere que las empresas que lo adopten se asocien con una empresa asociada certificada para la programación y el despliegue. Esto añade costes y sitúa a la empresa adoptante a un paso del proveedor real.

Microsoft Dynamics 365 Business Central puede desplegarse tanto en las instalaciones como en la nube y puede alojarse en la propia plataforma en la nube de Microsoft. Business Central puede adquirirse como pago único o como suscripción. El coste por usuario después de los costes de infraestructura e implementación es de 70 dólares por usuario al mes para el plan Essentials y de 100 dólares para el plan Premium. Es importante tener en cuenta que los costes de implementación de Business Central pueden ascender a decenas de miles de dólares.

Rootstock

Otro proveedor de ERP de nivel II, Rootstock, ofrece un sistema de ERP creado para la fabricación. Está construido sobre la plataforma Salesforce, lo que le permite aprovechar las potentes opciones de la nube y la integración superior entre aplicaciones, un problema que a menudo afecta a otros sistemas.

Rootstock ofrece programación de la producción y de la capacidad, control del taller, inventario, compras y finanzas, como la mayoría de los sistemas ERP. Pero Rootstock también ofrece gestión de cambios de ingeniería, gestión de pedidos de venta, servicios y devoluciones y reparaciones. Esta selección más amplia de opciones puede utilizarse para añadir aplicaciones y soluciones del ecosistema de Salesforce para personalizar y enfocar las necesidades de sectores específicos.

Rootstock dispone de módulos adicionales para CAD e ingeniería que permiten manejar diseños para funciones electrónicas, eléctricas y mecánicas. Las hojas de ruta de las órdenes de trabajo pueden modificarse sin alterar las hojas de ruta estándar, lo que ofrece a la dirección del taller la posibilidad de personalizar las órdenes de producción sin los dolores de cabeza que suelen acarrear las peticiones especiales y la producción personalizada. El sistema también cuenta con sólidas capacidades de cálculo de costes desde el nivel micro hasta el macro. En toda su madurez, los clientes informan de su gran facilidad de uso.

Algunos aspectos negativos de la plataforma han sido la lentitud del servicio de atención al cliente y la escasa documentación de los productos. Sin embargo, Rootstock ha dado grandes pasos para mejorar su servicio de atención al cliente y sus más recientes comentarios en línea son un reflejo de ello. Sin embargo, las aplicaciones móviles que son comunes con muchos competidores que ofrecen plataformas similares sólo pueden obtenerse a través de un costoso complemento. Además, faltan algunas funciones comunes dentro del módulo de finanzas, lo que pone en duda su fortaleza como ERP completo. Sí se integra con aplicaciones de contabilidad de terceros, como Quickbooks.

El sistema se suministra como SaaS en la plataforma Salesforce Cloud. Los precios comienzan en 200 $, más los costes de implementación.

Syspro

El software de fabricación Syspro ofrece una funcionalidad ERP que puede adaptarse a la escala de la empresa. Este proveedor de nivel III también ofrece un sistema modular y se pueden añadir módulos adicionales a medida que la empresa crece. Syspro cuenta con los elementos básicos comunes a los sistemas ERP pequeños, como el control de la planta de producción, el control de inventario y las funciones financieras. Syspro también cuenta con una sólida funcionalidad de programación que le permite utilizar la programación con una sola restricción y con múltiples restricciones. Esto permite al sistema realizar un seguimiento de la mano de obra real frente a la estimada y gestionar los materiales y los desechos del trabajo en curso. Se trata de una herramienta muy valiosa para los pequeños fabricantes, en los que los costes de material pueden tener un gran impacto en los beneficios. El sistema también cuenta con un control de cambios de ingeniería (ECC) para que los usuarios puedan seguir y gestionar los cambios de las versiones en producción.

La plataforma ha mejorado su interfaz de usuario y cuenta con múltiples herramientas visuales para conectar los datos maestros en toda la empresa. También cuenta con un sistema unificado para la fabricación en modo mixto, otra consideración importante para los pequeños fabricantes que buscan optimizar y seguir sus procesos de producción.

A pesar de toda la sofisticación de sus funciones básicas de fabricación, hay algunos aspectos negativos relacionados con la elaboración de informes y la gestión de datos. Los informes preconfigurados no son útiles y deben rehacerse para adaptarlos a cada empresa, y existen limitaciones en cuanto a la personalización que se puede realizar. Los datos entre las áreas clave, como el inventario y las cuentas por cobrar, deben estar en el mismo periodo de costes para garantizar la precisión. Esto limita algunos análisis de datos y obliga a los usuarios a estar atentos, mientras que otros proveedores manejan la cuestión sin problemas. Los usuarios también se han quejado de la complicada interfaz y de los tiempos de respuesta del equipo de soporte, que llegan a ser de semanas.

Syspro está disponible a través de la nube como SaaS o en las instalaciones. Se vende principalmente a través de revendedores y el precio ronda los 199 $ por usuario y mes después de los costes de instalación. La instalación básica en las instalaciones comienza en 12.000 $.

DelmiaWORKS (IQMS)

Otro proveedor de nivel III, DELMIAworks (antes conocido como IQMS), es un proveedor modular que ofrece a las empresas manufactureras la opción de añadir capacidades con modelos adicionales a medida que escalan. La funcionalidad principal incluye la planificación de la producción y los recursos, la programación, la cadena de suministro, el CRM, las compras y la contabilidad.

Dos potentes características del sistema ERP DELMIAworks que no se ofrecen habitualmente entre los competidores proporcionan ventajas clave a los pequeños fabricantes. Estas dos funciones son el inventario gestionado por el proveedor (VMI) y el intercambio electrónico de datos integrado. El VMI permite al fabricante gestionar el inventario en el extremo del cliente, lo que abre a la empresa a acuerdos de consignación y garantiza la capacidad justo a tiempo, ya que permite una mayor visibilidad en el almacén del proveedor. La función EDI integrada permite el desarrollo de una automatización perfecta de las compras desde el punto de pedido hasta la entrega de las materias primas y los componentes clave. Estas características hacen que DELMIAworks sea una buena opción para las empresas que intentan incorporar las mejores prácticas en su proceso de compras.

Entre los aspectos negativos se encuentran los limitados desgloses para el análisis del inventario, una deficiencia que parece compensar algunas de las ventajas del VMI. Las capacidades de información de DELMIAworks son muy limitadas en todo el sistema. También ha habido problemas con errores de software y funcionalidad limitada en módulos como el de Tiempo y Asistencia. Por último, el sistema no conecta las órdenes de trabajo con los pedidos de venta, lo que significa que la cadena de extremo a extremo no es perfecta. Los clientes han dicho que si la funcionalidad básica de la cadena de suministro es un requisito, DELMIAworks no es la mejor opción.

El sistema está disponible a través de la nube o como SaaS on-premise. El precio de DELMIAworks ERP es muy difícil de determinar. Sin embargo, los rangos de precios en línea han alcanzado hasta estimaciones de 45.000 $ de coste anual y 3.000 $ por usuario al mes.

MRPeasy

Este proveedor de nivel II y III de la lista es también el que tiene el coste más bajo. La plataforma ERP de MRPeasy se construyó originalmente como un sistema MRP. Su funcionalidad principal incluía la fabricación, el control del taller, la planificación de materiales, el inventario, la gestión de pedidos de venta, la gestión de almacenes y la gestión de órdenes de trabajo. Pero a medida que la fuerza de su producto principal se hizo evidente, MRPeasy ha pasado a convertirse en un sistema ERP completo con el coste más bajo dentro del espacio de nivel II y nivel III.

MRPeasy logra su transición a producto ERP completo de una manera muy inteligente: aprovechando al máximo las integraciones con software de terceros. Por ejemplo, MRPeasy ha diseñado su nueva plataforma ERP para que se integre con Xero y QuickBooks, con plataformas de comercio electrónico como Shopify, WooCommerce y BigCommerce, con Pipedrive CRM, con plataformas de cumplimiento como Ware2Go y ShipStation, y con el centro de integración Zapier.

Vea una lista de todas las integraciones de MRPeasy.

Todas estas aplicaciones son utilizadas ampliamente por las pequeñas y medianas empresas de todo el mundo como su software de elección. Al integrar su funcionalidad principal de MRP con plataformas de contabilidad, CRM y de cumplimiento de primer nivel, MRPeasy puede ofrecer una solución de ERP totalmente funcional para pequeñas y medianas empresas con 10-200 empleados.

MRPeasy parece especialmente bueno si se compara su amplia funcionalidad con su precio. En lo que respecta a la fabricación, el software es alabado por la trazabilidad que ofrece a industrias muy reguladas, como la alimentaria y la farmacéutica.

La interfaz es muy limpia y moderna, sin ningún tipo de desorden. La capacidad de programación de la producción, ya de por sí excelente, se ha perfeccionado con los diagramas de Gantt y la función de arrastrar y soltar la reprogramación. Todos los módulos están perfectamente conectados, de modo que una entrega tardía de un proveedor se refleja inmediatamente en el programa de producción y en el CRM. El sistema también cuenta con una funcionalidad de configurador de productos (Matrix BOM) que es ideal para las empresas que producen variantes del mismo producto.

El sistema no requiere instalación, ya que se basa exclusivamente en la nube pública. Además, ofrece información y materiales de apoyo de muy alto nivel en su página web en forma de vídeos instructivos, manuales de usuario, preguntas frecuentes y otras herramientas diseñadas para agilizar la curva de aprendizaje necesaria para la implementación. Gracias a esta información fácilmente comprensible, la mayoría de los usuarios del software son capaces de implementarlo sin la ayuda de consultores externos.

La integración con Xero, QuickBooks, Pipedrive y Zapier también otorga credibilidad inmediata a las funciones integradas debido al reconocimiento del nombre y la reputación del socio. También significa que MRPeasy podría saltar sobre el tipo de errores y fallos de desarrollo de software que otros proveedores encuentran al hacer la transición a una iteración de mayor funcionamiento. El sistema también funciona en dispositivos móviles, incluidos Android e iOS. Al estar basado en un navegador, los usuarios no tienen que realizar nunca el mantenimiento del sistema ni actualizar el software.

Aunque hay paquetes Starter y Professional disponibles a 49 y 69 $ por usuario al mes para los diez primeros usuarios respectivamente, la más popular es la versión Enterprise a 99 $ por usuario al mes. Existe un nivel adicional Unlimited por 149 $ por usuario al mes que tiene las mismas características que Enterprise pero sin límites incorporados y con una capacidad añadida de API.

Los precios del software más allá de los diez primeros usuarios son muy reducidos (sólo 79 $ por grupo de 10 usuarios), lo que significa que los usuarios adicionales a medida que una empresa escala hacen que el coste medio por usuario se reduzca aún más.

Elegir el software adecuado

La implantación de un ERP es tediosa, larga y costosa. Al elegir una nueva plataforma ERP, una empresa de fabricación está invirtiendo en un producto con un largo ciclo de vida, posiblemente más largo que cualquier equipo de fabricación.

Si las opciones son equilibradas, la empresa puede cosechar los beneficios de una mayor eficiencia y un mejor servicio al cliente. Si se elige el sistema equivocado, la empresa puede incurrir en costes.

Para las pequeñas y medianas empresas, los gastos de capital pueden ser especialmente críticos, ya que los costes de los usuarios son sólo una parte de la ecuación. A lo largo de la vida útil del ERP, también habrá costes adicionales en forma de entrada de datos, formación, actualizaciones de software, mantenimiento, soporte y otros posibles campos de minas de costes.

Es imperativo que los propietarios y los responsables de la toma de decisiones encargados de adquirir un nuevo ERP lo hagan teniendo en cuenta el coste, la facilidad de uso, los cambios en el ciclo de vida y, sobre todo, las necesidades únicas de su empresa dentro de su sector.

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