Sistema de inventario periódico vs. sistema de inventario perpetuo

Gestionar bien el inventario es esencial para mantener la precisión y la eficacia en sus operaciones. En esta guía, explicaremos los sistemas de inventario periódico y perpetuo y le ayudaremos a decidir qué sistema se adapta mejor a las necesidades de su empresa.

¿Qué es un sistema de inventario periódico?

Un sistema de inventario periódico es una práctica de valuación de inventarios en la que las existencias de una empresa se cuentan físicamente durante un periodo de tiempo determinado. Un sistema de inventario periódico depende de los recuentos manuales para valorar el inventario y saber si los registros de inventario son exactos. Estos recuentos son la única forma de conciliar el inventario con la contabilidad y calcular con precisión parámetros financieros como el costo de los bienes vendidos y el inventario final.

Dado que sólo actualiza los registros al final de cada período contable, un método de inventario periódico es útil para las empresas que no necesitan un control del inventario en tiempo real, pero que necesitan informes financieros precisos. Las pequeñas empresas que utilizan este sistema suelen realizar recuentos semanales para detectar irregularidades o recuentos cíclicos para garantizar los niveles de existencias de artículos importantes.

Los sistemas de inventario periódico siguen siendo muy utilizados hoy en día, normalmente por empresas más pequeñas con inventarios limitados y volúmenes comerciales bajos. A menudo se utilizan mediante hojas de cálculo, software de inventario independiente o sistemas de gestión de inventarios basados en papel.

¿Qué es un sistema de inventario perpetuo?

Un sistema de inventario perpetuo es una práctica de valuación de inventario que registra continuamente todos los cambios en los niveles de inventario, manteniendo los registros de inventario exactos en todo momento. Los sistemas de inventario perpetuo también calculan continuamente la contabilidad del costo de los bienes vendidos, lo que aumenta la precisión de los informes financieros.

Los sistemas de inventario perpetuo se basan en software de gestión de inventarios que registran los cambios en los niveles de inventario a partir de las entradas de los sistemas de punto de venta (también conocidos como TPV – terminal de punto de venta), los sistemas de códigos de barras utilizados en el almacén y los informes del taller. Cuando una materia prima se consume en una orden de fabricación, por ejemplo, un sistema de inventario perpetuo actualiza automáticamente el nivel de existencias del material, lo que elimina la posibilidad de duplicar la reserva del artículo.

El sistema de inventario perpetuo mantiene continuamente registros de existencias que corresponden a los niveles reales de inventario, por lo que es superior a los sistemas periódicos en términos de control de existencias, precisión contable y seguimiento de la producción.

Inventario periódico vs. inventario perpetuo

La diferencia clave entre los sistemas periódicos y los perpetuos radica en cómo y cuándo actualizan los registros de inventario y calculan métricas financieras como el costo de los bienes vendidos (COGS), el inventario inicial y final, y las compras. Esto afecta significativamente a la exactitud de los estados financieros a lo largo de un periodo contable.

Examinemos las diferencias entre estos sistemas de contabilidad de inventarios en relación con el COGS, las existencias iniciales y finales y las compras.

Contabilidad del costo de los bienes vendidos (COGS)

En un sistema de inventario periódico, el COGS se calcula al final del período contable utilizando estas fórmulas:

Para artículos que se venden:

COGS (artículos vendidos) = Inventario inicial + Compras – Inventario final

Para los artículos que fabrica, las compras se intercambian con el costo de los bienes fabricados:

COGS (artículos fabricados) = Inventario inicial + Costos de producción (COGM) – Inventario final

Dado que para determinar el inventario final es necesario realizar un recuento físico, el COGS sólo se actualiza al final de un período contable. La falta de seguimiento en tiempo real puede dar lugar a discrepancias durante la producción, lo que puede provocar ajustes inesperados cuando se realice el recuento físico.

En un sistema de inventario perpetuo, el COGS se calcula continuamente a medida que se producen las ventas. Cada vez que se vende un artículo del inventario, el sistema actualiza el COGS basándose en el costo del artículo. Esto permite elaborar informes financieros precisos en tiempo real y elimina en gran medida la necesidad de realizar un recuento físico para conciliar el COGS.

Contabilización del inventario inicial y final

Los inventarios iniciales y finales sólo se determinan mediante recuentos físicos en recuentos periódicos, normalmente al principio y al final del período contable. El inventario inicial son las existencias sobrantes del periodo anterior, mientras que el inventario final es lo que queda después de efectuar todas las ventas, fabricaciones y compras del periodo actual.

En cambio, en los sistemas de inventario perpetuo, el valor final del inventario se obtiene automáticamente a medida que se producen las compras, la fabricación y las ventas. El sistema realiza un seguimiento continuo de los datos y movimientos del inventario, y cada transacción —ya sea una venta, fabricación o compra— desencadena anotaciones automáticas, lo que garantiza que los registros de inventario estén siempre actualizados.

Contabilización de las compras

En los sistemas periódicos, las compras de inventario se registran como un artículo separado en los registros contables y se añaden al inventario inicial al final del período. Las compras no afectan directamente al inventario o al COGS durante el periodo. En cambio, sólo se concilian una vez finalizado el período contable.

Los sistemas de inventario perpetuo reflejan las compras continuamente en el libro contable, ajustando automáticamente los niveles de existencias. Este seguimiento en tiempo real elimina la necesidad de esperar hasta el final del periodo para conocer la cantidad exacta de existencias a medida que están disponibles.

Diferencias en la valuación de inventarios

Los métodos de valuación de inventarios como FIFO (primero en entrar, primero en salir), LIFO (último en entrar, primero en salir) y el promedio ponderado también difieren en su aplicación cuando se utilizan en sistemas de inventario periódicos o perpetuos. Estos métodos determinan cómo se asignan los costos de inventario al COGS y al inventario final.

Veamos cada uno de ellos con un poco más de detalle.

FIFO (primero en entrar, primero en salir)

La valuación FIFO supone que los artículos más antiguos del inventario se venden primero. Sin embargo, dado que el inventario sólo se actualiza al final del periodo contable, no se puede saber en tiempo real si se han vendido las existencias más antiguas, lo que significa que el COGS no se controla con precisión hasta el cierre del periodo. El inventario final se basa en las últimas mercancías compradas o producidas después de completar el recuento.

En un sistema perpetuo, el FIFO se aplica de forma continua. El sistema registra cada transacción en tiempo real, garantizando que el inventario más antiguo se venda primero. Esto significa que el COGS se actualiza inmediatamente después de cada venta y que el inventario final siempre refleja las compras más recientes. Este seguimiento coherente proporciona información financiera precisa durante todo el periodo contable.

LIFO (último en entrar, primero en salir)

En el sistema LIFO periódico, el inventario adquirido más recientemente se considera el primero en venderse, pero este supuesto sólo se aplica al final del período contable. Al igual que en el FIFO, no se realizan ajustes durante el propio periodo. El COGS se calcula sobre la base de las compras más recientes en el momento del recuento físico, y el inventario final se compone del inventario más antiguo y menos reciente.

En un sistema perpetuo, el sistema LIFO también se aplica de forma continua, lo que significa que cada vez que se vende inventario, se utilizan las compras más recientes para calcular el COGS. Esto proporciona informes financieros más actualizados y precisos porque el COGS refleja los costos de inventario actuales. El inventario final, por tanto, contiene los artículos más antiguos y de menor costo, y estos valores se ajustan en tiempo real a medida que se producen las transacciones.

Promedio ponderado

En un sistema periódico, el costo promedio ponderado se calcula al final del período contable dividiendo el costo total de los bienes disponibles para la venta entre el número total de unidades disponibles. Este costo promedio se utiliza entonces para calcular el COGS y el inventario final al cierre del periodo. El método del promedio ponderado proporciona un costo homogéneo del inventario, pero sólo aplica el promedio al final del periodo, lo que significa que los datos financieros son menos precisos durante el periodo.

Con el método de inventario perpetuo, el costo promedio ponderado se recalcula después de cada nuevo pedido de compra. Esto garantiza que el COGS y el inventario final reflejen el costo promedio de inventario más actualizado durante todo el periodo contable. Cada vez que se adquiere un nuevo inventario, el sistema actualiza el costo promedio y ajusta los datos financieros en consecuencia. Este método permite una representación más precisa y dinámica de los costos de inventario en tiempo real.

Ventajas de los sistemas de inventario perpetuo

Como hemos visto, los sistemas de inventario perpetuo superan con creces a los periódicos en la mayoría de las facetas de la gestión del inventario. La única ventaja tangible de un sistema de inventario periódico frente a uno perpetuo es la sencillez de la gestión del inventario, ya que no requiere implementar un software de inventario ni hacer un seguimiento digital de cada artículo del inventario.

Sin embargo, la simplicidad conlleva limitaciones en el mantenimiento de registros, la trazabilidad y la accesibilidad. Los sistemas periódicos limitan la disponibilidad de información para la toma de decisiones, conllevan recuentos adicionales que consumen mucho tiempo cada vez que hay que comprobar un nivel de existencias y pueden incurrir en posibles imprecisiones derivadas de errores humanos en el recuento manual. Por lo tanto, los sistemas periódicos son una solución rentable sólo para las pequeñas empresas que no necesitan hacer un seguimiento continuo del inventario.

Por otro lado, éstas son las principales ventajas de los sistemas de inventario perpetuo:

• Trazabilidad de las existencias. Los sistemas de inventario perpetuo permiten a las empresas obtener actualizaciones de datos en tiempo real sobre todos los movimientos de existencias en cada fase del proceso de producción. El seguimiento constante permite mejorar la visibilidad y el control del flujo de mercancías, reduciendo los casos de artículos extraviados o no contabilizados. Al mejorar la trazabilidad, los sistemas perpetuos también simplifican las auditorías reglamentarias y el cumplimiento de las normas del sector.
• Balances de inventario precisos. Los sistemas perpetuos mantienen balances de inventario precisos y siempre actualizados, eliminando las conjeturas que implica la gestión de existencias. Cada compra, venta y movimiento de producción se registra al instante, proporcionando una visión real de la disponibilidad de existencias en cada momento. Esto permite una mejor planificación, evita los desabastecimientos o el exceso de existencias y mejora los informes financieros al alinear los registros con los niveles reales de inventario.
• Gestión integrada de la producción y la cadena de suministro. Al actualizar continuamente los registros de inventario, los sistemas perpetuos permiten una mayor integración entre producción, almacenamiento y gestión de la cadena de suministro. La coordinación en tiempo real mejora los flujos de trabajo y simplifica la planificación de la producción, garantizando que los materiales y productos estén disponibles exactamente cuando se necesitan. El resultado es una reducción de los tiempos de entrega, una mayor capacidad de respuesta a los cambios en la demanda y un aumento general de la eficiencia operativa.
• Ahorro de tiempo. Aunque la mayoría de los fabricantes siguen realizando un recuento completo de las existencias al final de los períodos contables para verificar su exactitud, los sistemas perpetuos ahorran un tiempo considerable al eliminar la necesidad de realizar frecuentes recuentos manuales. El seguimiento automático de los niveles de existencias también reduce los errores de inventario que tanto tiempo consumen y minimiza la introducción manual de datos, lo que ayuda a los equipos a centrarse en tareas de mayor valor.

¿Qué sistema de inventario elegir?

La elección entre un sistema de inventario perpetuo o periódico depende principalmente del tamaño de su empresa, la complejidad de su inventario y sus necesidades de visibilidad de las existencias. Además, si su empresa tiene previsto crecer, tenga en cuenta que los sistemas de inventario periódicos alcanzan rápidamente sus límites cuando el inventario y la complejidad de la cadena de suministro empiezan a crecer.

Incluso si tiene existencias sencillas y es probable que sigan siéndolo, los modernos software de inventario han madurado mucho en los últimos años. Muchos proveedores ofrecen soluciones fáciles de usar y totalmente basadas en la nube que mejoran significativamente la gestión y el seguimiento de su inventario a precios muy asequibles. Implementar un sistema automatizado de gestión de inventarios es mucho más fácil cuando la empresa es aún relativamente pequeña, lo que reduce la necesidad de una compleja gestión de cambios más adelante.

Aunque la configuración inicial y la fase de formación requieren una inversión, el software moderno de inventario y producción proporciona un valor añadido a largo plazo. Por ejemplo, MRPeasy ofrece una plataforma asequible y fácil de usar para simplificar el seguimiento y el control de existencias, mientras que las funciones avanzadas se pueden desbloquear a medida que crece su negocio.

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Principales aspectos a tener en cuenta

• Un sistema de inventario periódico es un método de gestión de inventario en el que las existencias se cuentan físicamente al final de cada período, actualizando los registros de inventario periódicamente en lugar de continuamente.
• Un sistema de inventario perpetuo es un método de gestión de inventarios que utiliza software automatizado para realizar un seguimiento de los cambios en el inventario y actualizar los registros en tiempo real a medida que los artículos se compran, fabrican, venden o utilizan.
• En el inventario periódico, la contabilidad del inventario se lleva a cabo sólo al final de cada período, por lo que es el más adecuado para las empresas más pequeñas con necesidades de inventario sencillas. Los sistemas de inventario perpetuo mantienen la precisión de los registros de inventario en tiempo real, proporcionando actualizaciones continuas de las cuentas de costo de los bienes vendidos y de compras.
• Los sistemas de inventario perpetuo ofrecen muchas ventajas con respecto a los sistemas periódicos, como la mejora de la trazabilidad de las existencias, la precisión de los datos en tiempo real y la racionalización de la producción y la integración de la cadena de suministro.
• La elección entre un sistema perpetuo y uno periódico depende del tamaño de la empresa, la complejidad del inventario y sus ambiciones de crecimiento.

Preguntas frecuentes

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