¿Cómo implementar un sistema de código de barras?

Implementar un sistema de inventario con códigos de barras es una de las mejores formas de aumentar la eficacia de su proceso de gestión de existencias. En este artículo analizamos los sistemas de códigos de barras y cómo implementarlos.

¿Qué es un código de barras?

Un código de barras es una representación sencilla de datos en un formato legible por máquina que consta de patrones visuales y, a veces, también de números. Cuando se escanean los códigos de barras, el código que representan se introduce en un sistema informático que lo asocia a un producto específico. Útiles tanto para los puntos de venta como para las materias primas, el trabajo en curso o los inventarios de productos terminados, los códigos de barras se han convertido en una herramienta esencial en el comercio.

Los códigos de barras fueron creados por Norman Joseph Woodland y Bernard Silver, que obtuvieron la patente del invento en 1952. Inicialmente basaron su idea en el código Morse, ampliándolo a una representación visual de barras más finas y más gruesas. El invento tardó casi 20 años en ganar popularidad. Sin embargo, hoy en día es cada vez más raro encontrar un producto que no lo tenga.

Hay muchos formatos diferentes de códigos de barras, pero existe una distinción más amplia entre dos tipos:

Los códigos de barras lineales o códigos de barras 1D son la variante tradicional. Consisten en líneas paralelas en blanco y negro y se utilizan para transmitir una pequeña cantidad de información que se utiliza para la gestión de inventarios, envíos, seguimientos y pagos. Los códigos de barras lineales suelen incluir también números o letras.

Los códigos de barras 2D son la variante más moderna. Suelen ser cuadrados o rectángulos con dibujos en blanco y negro, pero también pueden ser de color. Probablemente, el código de barras 2D más conocido sea el código QR. Los códigos de barras 2D pueden almacenar grandes cantidades de información ocupando menos espacio. También son menos susceptibles de resultar ilegibles debido a daños. Otra mejora clave con respecto a sus predecesores lineales es que los códigos de barras 2D no requieren una base de datos. En su lugar, proporcionan información instantánea sobre el artículo gracias a su mayor capacidad de almacenamiento de datos.

¿Qué es un sistema de inventario por código de barras?

Un sistema de inventario de código de barras es un software dedicado o integrado que asigna códigos de barras a algunas o todas las partes del inventario de una empresa y las sincroniza automáticamente con un gestión de inventario más amplio o MRP. Veamos algunas de las principales razones para implementar un sistema de código de barras en inventarios grandes y pequeños.

Agilizar los procesos de inventario

Introducir datos manualmente puede llevar una eternidad. Con un escaneado rápido del código de barras sólo se tarda un segundo. Eso significa que la recepción, la preparación de pedidos y la distribución llevarán mucho menos tiempo. Los códigos de barras también facilitan el seguimiento de su inventario, así como de sus equipos, reduciendo en consecuencia el tiempo de búsqueda.

Eliminar los errores humanos

La introducción manual de datos conlleva un mayor riesgo de cometer errores. El uso de un escáner de códigos de barras es muy fácil de dominar y elimina en gran medida el riesgo de errores en la introducción de datos. No hay forma de que un escáner de códigos de barras lea erróneamente los datos proporcionados en la etiqueta.

Analizar datos al instante

La información introducida en su sistema de gestión de datos le permite analizar los datos en cuestión de segundos, proporcionándole una visión general coherente de los movimientos y estadísticas de su inventario, así como previsiones de ventas precisas. Esto garantiza que siempre dispondrá de información actualizada cuando llegue el momento de tomar decisiones importantes.

Garantizar la exactitud de la contabilidad

Llevar un registro meticuloso de sus movimientos de inventario, tanto de entrada como de salida, es una gran ayuda para su contabilidad. El código de barras y el escaneado de cada artículo cuando llega al inventario y cuando se consume o despacha le permiten tener una visión general en tiempo real de su flujo de caja y de la salud financiera de su empresa.

¿Cómo implementar un sistema de inventario por código de barras?

Utilizar un sistema de inventario por código de barras parece una forma infalible para mejorar la organización de su almacén. Pero ponerlo en práctica requiere de esfuerzo concentrado. He aquí los pasos básicos para hacerlo:

Defina sus SKUs

Una de las primeras cosas que debe hacer cuando empiece a ocuparse del inventario es crear códigos distintos para cada uno de sus artículos. Se denominan códigos SKU (Stock Keeping Unit) y le permiten organizar, seguir y analizar mejor sus existencias. Por ejemplo, si tiene materiales idénticos procedentes de distintos proveedores, un sistema de SKU garantiza que todos los materiales se contabilicen como uno solo.

Lo ideal es que un código SKU no sea una cadena aleatoria de letras y números, sino que transmita información sobre los artículos, es decir, color, tamaño, peso, material, etc.

Más información sobre Unidad de Mantenimiento de Existencias (SKU) – Mejores prácticas  para la clasificación de inventarios.

Elija un software

A la hora de elegir un software de sistema de inventario con código de barras, es recomendable implementar uno que tenga ventajas adicionales al código de barras. Hay muchas soluciones diferentes que le ayudan a crear códigos de barras y etiquetas, y a leerlos, pero tarde o temprano va a necesitar un software de gestión de inventarios o software de fabricación de recursos de planificación. En estos sistemas de inventario perpetuo, el código de barras es sólo una pequeña parte de sus funcionalidades generales, que se extienden a la planificación de la producción, la gestión de inventarios, las adquisiciones, etc.

Sin embargo, lo mejor sería utilizar un sistema ERP que vincule los datos de toda la empresa, para garantizar que la información necesaria llegue a las partes necesarias lo antes posible. Esto permitiría, por ejemplo, que el departamento de compras se entere de cuándo hay que reponer un artículo en existencias, o que la planta de producción pueda saber si un proveedor se retrasa con un envío.

Más información sobre Sistema de inventario periódico vs. Perpetuo en la fabricación moderna.

Etiquételo todo

A continuación, puede utilizar el sistema SKU y el software de código de barras para crear códigos de barras para sus artículos de inventario. Configure las SKU en el software y luego debería poder generar automáticamente códigos de barras y etiquetas para sus artículos de inventario, lotes de existencias, piezas de equipos y lugares de almacenamiento. Imprímalos y etiquete todo para facilitar el escaneado, reducir el tiempo de búsqueda y mejorar el seguimiento.

Entrene a sus empleados

Ahora es el momento de instruir a sus empleados sobre el nuevo sistema de inventario por código de barras. Por suerte, los sistemas de códigos de barras son muy fáciles de entender. Escanear un código de barras suele desencadenar una acción específica dependiendo del tipo de código de barras y de la página en la que se encuentre el software del escáner en ese momento. Asegúrese de comprender a fondo el material de apoyo del sistema usted mismo antes de instruir a sus empleados. Lo principal que debe inculcar a su equipo es el uso constante del sistema, para registrar cada movimiento de inventario. Sin entradas continuas, el sistema es inútil.

Utilizar un escáner de códigos de barras es muy fácil. Algunas soluciones (MRPeasy, por ejemplo) también permiten escanear códigos de barras con un smartphone. Esto significa que, en realidad, no hay necesidad de escáneres de códigos de barras específicos – todo puede hacerse a través de dispositivos móviles.

Actualice el sistema con cada nuevo elemento

Ahora, cuando el sistema esté en funcionamiento, deberá crear un nuevo código de barras para cada nuevo material, producto, lote de existencias, pieza de equipo, etc. que entre en su inventario. Es necesario actualizar el sistema para que produzca información de calidad sobre sus niveles de existencias y su empresa en general.

Principales aspectos a tener en cuenta

• Implementar un sistema de inventario con código de barras es una de las formas más sencillas de garantizar una mejor trazabilidad y eficacia.
• Existen dos grandes grupos de códigos de barras: los códigos de barras lineales o 1D y los códigos de barras 2D. Los códigos de barras 1D son más conocidos y se utilizan ampliamente desde hace 50 años. Sin embargo, los códigos de barras 2D están ganando popularidad gracias a su mayor capacidad de almacenamiento de datos y su uso más infalible. Los códigos QR son un ejemplo de códigos de barras 2D.
• Implementar un sistema de inventario por código de barras nunca es una mala idea. Es especialmente inteligente hacerlo lo antes posible para garantizar una transición fluida al sistema.
• Los códigos de barras ayudan a eliminar gran parte de la introducción manual de datos, los errores humanos y el tiempo de búsqueda. Las entradas coherentes y de alta calidad que proporciona el sistema de códigos de barras le permiten analizar rápidamente grandes cantidades de datos y tener una visión general en tiempo real de lo que ocurre en su inventario y en su empresa en general.
• Lo más importante a la hora de implementar un sistema de inventario por código de barras es ser coherente. Sin entradas constantes, el sistema es prácticamente inútil. Sin embargo, con entradas continuas, tiene el poder de transformar sus procesos de inventario.

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