Seguimiento de lotes – Una guía sencilla

El seguimiento de lotes es una funcionalidad que no debería faltar en ninguna configuración de producción por lotes. En esta guía, examinaremos los fundamentos del seguimiento de lotes y veremos cómo el software MRP puede ayudar a lograr la trazabilidad.

¿Qué es el seguimiento de lotes?

El seguimiento de lotes (en adelantes lotes) es la capacidad de un sistema de producción o de un sistema de gestión de inventarios (SGI) para supervisar y realizar un seguimiento de los lotes de productos a lo largo de su trayecto de fabricación y de la cadena de suministro. Un lote es un grupo de productos o componentes idénticos que se fabrican juntos o que salen juntos de un mismo proceso de fabricación en el caso de los subconjuntos.

Como su nombre indica, el seguimiento de lotes sólo es aplicable a la producción por lotes en los que se fabrican varios artículos idénticos o “lotes” de productos a la vez. La producción por lotes es más común para los fabricantes de procesos, sin embargo, los fabricantes discretos también suelen tener partes de sus flujos de trabajo configuradas en un proceso por lotes.

La trazabilidad de lotes se consigue asignando números de lote a los productos fabricados y utilizando software de trazabilidad o métodos manuales para rastrear los distintos datos que contienen. Por ejemplo, los IMS o los sistemas de gestión de la fabricación con funciones de seguimiento de lotes generan y asignan automáticamente números de lote. A continuación, pueden imprimirse como etiquetas o códigos de barras y pegarse en productos terminados o estanterías, o asignarse a artículos físicos mediante sistemas de visión artificial.

Los números de lote pueden personalizarse para incluir una gran cantidad de información sobre el lote de productos, como su fecha de fabricación, fecha de caducidad, estaciones de trabajo implicadas, información de rutas, fuentes de materias primas, etc. En el panorama de la fabricación moderna, la trazabilidad es sumamente importante para garantizar el cumplimiento de la normativa, gestionar las retiradas de productos y los RMA, simplificar el control de calidad, optimizar los inventarios y aumentar el nivel general de control sobre el sistema de fabricación y la cadena de suministro.

Números de lote (batch) vs. número de lote (lot)

Aunque en español se llamen igual, números de lote, en inglés se diferencian como batch y lot, y suelen utilizarse indistintamente. Los números de lote (batch – en adelante lote/batch) son técnicamente distintos de los números de lote (lot – en adelante lote/lot). Como ya hemos explicado, un lote o batch es un grupo de productos idénticos que se fabrican juntos. Todos los productos de un lote/batch comparten un número de lote/batch. Un lote o lot es un término de inventario que designa una cantidad concreta -, una “sección o lote” de materiales que se almacena o adquiere al mismo tiempo y del mismo proveedor.

Un lote/lot de existencias siempre consta de artículos idénticos con el mismo número de lote/batch. Sin embargo, un gran número de mercancías con el mismo número de lote/batch puede tener números de lote/lot diferentes en el IMS. Por ejemplo, si se venden en cantidades más pequeñas o cuando un proveedor envía múltiples lotes/lot más pequeños de mercancías a lo largo del tiempo a un fabricante que proceden todos de un lote/batch grande.

La principal diferencia entre el seguimiento de lotes (batch y lot) es bastante sencilla. El seguimiento de lotes/lot permite saber a qué lote (lot o batch) se ha enviado o almacenado un lote/batch de mercancías, mientras que el seguimiento de lotes/batch permite rastrear un producto concreto hasta el proceso de fabricación, por ejemplo, la estación de trabajo específica y el pedido de venta del que procede.

Cabe señalar que en el software de inventario, el seguimiento de lotes/batch se realiza principalmente a través del seguimiento de lotes/lot.

Más información sobre el seguimiento de lotes/lot en la fabricación

¿Cuál es la diferencia entre números de lote/batch, códigos SKU y números de serie?

Aclaremos también la diferencia entre los números de lote/bath y otros identificadores comunes de inventario – los códigos SKU y los números de serie.

Un código SKU es un número de identificación único que se asigna a cada componente o producto del mismo tipo en un sistema de inventario. Por ejemplo, si un fabricante de magdalenas produce muchos sabores de magdalenas, cada sabor de magdalena tendrá un código SKU diferente y cada magdalena de ese sabor comparte el mismo código SKU.

Mientras que un mismo lote/batch de productos tiene todos el mismo código SKU y número de lote/batch, el siguiente lote/batch del mismo producto tiene el mismo código SKU pero un nuevo número de lote/batch. Sin embargo, si un determinado lote/batch de productos se almacena en dos ubicaciones diferentes, ambos pueden tener también números de lote/lot diferentes, aunque compartan el mismo número de lote/batch.

Por otra parte, los números de serie difieren de los códigos SKU y de los números de lote/batch en que se asignan a cada producto o componente por separado. El seguimiento de números de serie no suele utilizarse en los flujos de trabajo de producción por lotes, especialmente en la fabricación por procesos. Sin embargo, si se requiere trazabilidad por artículo, es posible realizar un seguimiento conjunto de los números de serie y de lote/batch.

La importancia de la trazabilidad de lotes

Cualquier operación moderna de fabricación o distribución tiene mucho que ganar con la trazabilidad de principio a fin, ya sea a través del seguimiento de lotes/batch, lotes/lot, números de serie o una combinación de estos. Veamos a continuación las principales ventajas que puede aportar la trazabilidad de lotes.

Cumplimiento de la normativa

Muchas industrias y mercados exigen que las empresas mantengan registros de sus procesos de fabricación y distribución. Algunos ejemplos destacados son los sectores farmacéutico, alimentario y de bebidas, automovilístico y electrónico. Disponer de un sólido sistema de seguimiento de lotes simplifica el cumplimiento de estos requisitos, facilita el proceso de auditoría, reduce el riesgo de sanciones por incumplimiento y, sobre todo, ayuda a garantizar que los productos se ajustan a las normas de calidad y seguridad. La trazabilidad de lotes/batch también ayuda a demostrar la transparencia de las operaciones y a generar confianza en los organismos reguladores.

Seguimiento de la fecha de caducidad

Además del cumplimiento de la normativa, una de las principales ventajas de utilizar números de lote/batch es la posibilidad de controlar la fecha de caducidad de los productos perecederos. El seguimiento de la fecha de caducidad evita la venta o el uso accidental de productos caducados y simplifica enormemente la gestión de las rotaciones de productos. Esto es especialmente importante para la seguridad alimentaria y la producción farmacéutica, donde el consumo de productos caducados puede ser perjudicial para la salud. Sin embargo, el seguimiento de la caducidad también puede ser útil desde el punto de vista económico, para evitar las pérdidas asociadas al deterioro o incluso para gestionar promociones programadas.

Secuenciación precisa del inventario

En términos de gestión y secuenciación de inventarios, el seguimiento de lotes ayuda a facilitar los métodos de valoración de inventarios como FIFO (primero en entrar – primero en salir), LIFO (último en entrar – primero en salir) y FEFO (primero en caducar – primero en salir). Estos métodos son cruciales para reducir la obsolescencia y el despilfarro, ya que las existencias pueden clasificarse y secuenciarse por su fecha de producción o caducidad – información fácilmente accesible a través de la información de lote/batch de las existencias. FIFO garantiza que las existencias más antiguas se utilicen o vendan primero, LIFO consigue lo contrario y FEFO da prioridad a la utilización de los artículos más próximos a su fecha de caducidad. Los métodos anteriores también influyen de diferentes maneras en los resultados y los requisitos fiscales de una empresa, lo que proporciona un mayor control sobre sus finanzas.

Control de calidad y Q/A

La trazabilidad de lotes es un pilar fundamental de un control y una garantía de calidad eficaces. Permite a los fabricantes controlar la calidad de sus materias primas y productos a lo largo de todo el proceso de producción. El seguimiento de los lotes permite aislar rápidamente cualquier problema de calidad en un lote/batch concreto, lo que limita el alcance de las inspecciones de calidad y agiliza y rentabiliza la resolución de problemas. Esto simplifica el mantenimiento de altos niveles de calidad del producto y también ayuda a mejorar la reputación de la marca.

Devoluciones de llamadas y RMA más fáciles

En caso de retirada de un producto o RMA (autorización de devolución de mercancías), la trazabilidad de lotes simplifica considerablemente el proceso de retirada. Si surge un problema con un artículo, una empresa puede utilizar el número de lote/batch para investigar el origen del problema y retirar todo el lote/batch del mercado si es necesario. De este modo, un solo caso de devolución o cambio puede ser motivo para designar un lote/batch completo para el control de calidad. Este enfoque específico representa una capa adicional de control y minimiza el impacto financiero y en la reputación de los problemas de calidad. Además, el seguimiento de lotes ayuda al servicio de atención al cliente a prestar un servicio más eficaz al disponer de más información sobre el producto y sobre cómo tomar las medidas adecuadas.

Seguimiento de lotes con software de trazabilidad

Mantener la trazabilidad de lotes manualmente puede ser una tarea desalentadora, especialmente para las empresas con cadenas de distribución complejas y grandes inventarios. El seguimiento manual implica la gestión de extensos registros en hojas de cálculo que, como es sabido, son propensas a errores y descuidos. Los métodos manuales también carecen de la velocidad y el acceso a los datos en tiempo real necesarios para una toma de decisiones eficaz, sobre todo cuando una empresa empieza a crecer en volumen de producción.

En cambio, utilizar un software de gestión de inventarios o un sistema MRP con funciones de seguimiento de lotes incorporadas tiene ventajas significativas y rentables. Este tipo de software automatiza gran parte del proceso de seguimiento. Garantiza una gestión de datos precisa y eficaz, al tiempo que simplifica el cumplimiento de la normativa y el control de calidad. Además, también ofrece visibilidad en tiempo real de los niveles y movimientos de inventario.

Solución de seguimiento de lotes de MRPeasy

La funcionalidad de seguimiento de lotes de MRPeasy es un ejemplo de la eficiencia que puede lograrse con un sistema MRP avanzado. MRPeasy genera automáticamente números de lote/lot únicos para cada material adquirido y para cada ejecución de producción. Durante la planificación de la producción, MRPeasy propone de qué lote/lot deben extraerse los materiales, siguiendo el principio FIFO o FEFO, y ayuda a gestionar las reservas para evitar el exceso de reservas. Los trabajadores reciben instrucciones detalladas sobre los materiales que deben recoger, incluidos los números de lote, las cantidades y las ubicaciones.

Para cada venta, MRPeasy registra los lotes de existencias específicos a partir de los cuales se reservan los productos, lo que permite una trazabilidad de principio a fin. Cualquier producto defectuoso puede rastrearse rápidamente hasta operaciones de producción o compras de material específicas, lo que hace que la resolución de problemas sea eficaz y específica. El sistema también registra el costo real de cada lote, lo que facilita la gestión precisa del inventario y el análisis de costos.

Si se designa un producto para el control de calidad, el lote/lot de existencias correspondiente se pondrá en cuarentena hasta que haya sido inspeccionado. En el caso de los artículos que no superen el control de calidad o que sean devueltos por el cliente, el software permite programar órdenes de servicio o reparación. MRPeasy también incluye funciones adicionales, como el seguimiento de números de serie individuales dentro de lotes de existencias y la posibilidad de adjuntar notas y archivos, como certificados, a lotes de existencias individuales.

En general, la funcionalidad de seguimiento de lotes de MRPeasy ofrece una solución completa para gestionar la trazabilidad de lotes. Elimina muchos de los retos asociados a los métodos manuales y permite a la empresa centrarse más en las operaciones principales y menos en las tareas administrativas.

Principales aspectos a tener en cuenta

• El seguimiento de lotes se refiere a la capacidad de rastrear y supervisar la información relevante sobre las mercancías producidas en lotes a lo largo de la cadena de suministro. El seguimiento de lotes solo es aplicable a los flujos de trabajo de producción por lotes.
• El seguimiento de lotes se consigue asignando a cada lote/batch de productos terminados números de lote/batch únicos. Esto permite la trazabilidad de principio a fin, dejando un rastro de datos de producción y logística sobre proveedores, materiales y puestos de trabajo utilizados, etc., a medida que el producto avanza por la cadena de suministro hasta llegar al cliente final.
• La trazabilidad es sumamente importante para garantizar el cumplimiento de la normativa, gestionar las retiradas y las RMA de artículos defectuosos, simplificar el control de calidad, optimizar los inventarios y aumentar el nivel general de control sobre el sistema de fabricación y la cadena de suministro.
• El seguimiento de lotes es técnicamente posible utilizando métodos manuales. Sin embargo, un software específico de seguimiento de la producción o una función de trazabilidad integrada en un sistema competente de gestión de inventarios ofrecen una solución mucho más rentable, ya que automatizan gran parte del proceso de seguimiento y eliminan los errores humanos asociados a la gestión de grandes conjuntos de datos mediante hojas de cálculo.

Preguntas frecuentes

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