Seguimiento de Inventario – Una Guía Esencial para las PYMEs

El seguimiento de inventario significa controlar los movimientos de existencias para aumentar la visibilidad en la cadena de suministro de la empresa. Esta mayor transparencia ayuda a las empresas a mejorar sus prácticas de gestión de pedidos e inventarios en general, garantizar la trazabilidad y asegurarse de que las mercancías llegan a la planta de producción y al cliente en el momento adecuado.

¿Qué es el seguimiento de inventario?

El seguimiento de inventario es el segmento de la gestión de inventarios que supervisa el movimiento físico de los componentes y las materias primas dentro y a lo largo de la operación de producción. Al permitir el seguimiento en tiempo real del movimiento de los artículos del inventario, una empresa puede optimizar los procesos de producción para encontrar los balances de existencias correctos en relación con su posición de pedido. El seguimiento de inventario abarca los procesos de seguimiento tanto de las materias primas como del trabajo en proceso (WIP) y de los productos terminados.

Disponer de las materias primas y los componentes adecuados en existencias en el momento oportuno garantiza que los pedidos se cumplan dentro de los tiempos de entrega presupuestados. Para asegurarse de que esto ocurre, las empresas suelen emplear complejos sistemas de gestión de inventarios para gestionar las existencias desde la compra, la recepción, el uso y la entrega. Estos sistemas de gestión de inventarios pueden formar parte de un sistema independiente o de una plataforma de software MRP que permita la interoperabilidad entre el inventario y la programación de la producción, el control del taller, las finanzas y otros departamentos.

El seguimiento de inventario puede ser manual o automatizado. Las empresas más grandes han utilizado tradicionalmente sistemas automatizados que incluyen escáneres de códigos de barras, análisis, sistemas de relevo automáticos o semi-autónomos vinculados a listas de materiales y ajustados cuando los pedidos se envían al taller, y otros.

Las PYMEs suelen utilizar el seguimiento manual del inventario, que consiste en listas, hojas de cálculo, procedimientos operativos normalizados manuales y trabajo estándar para realizar un seguimiento del flujo de materiales. Sin embargo, con los avances del software de productividad moderno, hay pocas razones para que las PYMEs sigan haciendo un seguimiento manual del inventario. Los sistemas de software avanzados, ágiles y flexibles han “nivelado el campo de juego”, haciendo que el software autónomo automatizado o el seguimiento del inventario como parte de los sistemas MRP orientados a las PYMEs o los ERP de fabricación estén a la par con los utilizados por las grandes empresas.

¿Por qué es importante el seguimiento de inventario?

Las interrupciones significativas de las cadenas de suministro tradicionales causadas por la pandemia de COVID-19 han afectado a las cadenas de suministro y a empresas de todos los tamaños. Otras perturbaciones, como la paralización de transportistas de carga, la piratería internacional, los conflictos políticos y las guerras comerciales, así como las catástrofes naturales, también han afectado gravemente a la circulación mundial de mercancías en los últimos años. Junto con las incertidumbres futuras, este tipo de perturbaciones más o menos constantes pueden hacer especialmente penosa la vida de las pequeñas y medianas empresas (PYME).

El movimiento de existencias siempre ha sido importante para la buena marcha de los negocios, tanto para los fabricantes como para los distribuidores. El inventario afecta a los tiempos de entrega, el flujo de caja, los impuestos y otras áreas funcionales de una empresa. Si una de ellas está desequilibrada, la empresa puede sufrir una pérdida de negocio o quedarse sin capital operativo. Especialmente para las PYMEs, que carecen de capital a gran escala al que recurrir en caso de problemas, un seguimiento inadecuado de las existencias puede tener consecuencias desastrosas.

Tipos de inventario

Existen muchos tipos de inventarios. Pero los tres tipos más comunes utilizados en casi todas las operaciones de fabricación son las materias primas (o componentes), el trabajo en proceso (WIP) y los productos terminados.

1. Materias primas – Todas las empresas utilizan algún tipo de materia prima. Las materias primas son los componentes básicos que se utilizan para transformarlas en productos terminados. Incluyen cosas como harina, fibra, grano, tornillos u otros componentes básicos. También pueden ser componentes como un cableado o un pequeño motor paso a paso utilizado para crear un subconjunto.
2. WIP – El trabajo en proceso consiste en todos los materiales, parcialmente procesados o totalmente procesados, utilizados en la producción de una etapa de producción a otra. También puede englobar subconjuntos parcialmente terminados en distintas fases de montaje.
3. Productos terminados – Los productos terminados representan el producto final que puede utilizarse para satisfacer los pedidos de los clientes como unidad o como recuento.

El software de seguimiento de inventario, los sistemas MRP y los sistemas ERP siempre permiten el seguimiento de estos tres tipos de inventarios. Sin embargo, las versiones más sofisticadas también pueden permitir el seguimiento de los inventarios de mantenimiento, reparación y operaciones (MRO), como tuercas, tornillos, correas, cinta adhesiva, pegamento u otros materiales utilizados para mantener la planta física o ayudar en las funciones de operaciones operativas. Estos también se incluyen en la mayoría de las plataformas MRP/ERP.

Técnicas de control de inventario

La forma en que se realiza el seguimiento de inventario también depende del sistema de gestión de inventarios implementado. Cada técnica tiene sus propios objetivos que se alinean con la industria, el tamaño de la empresa o la estructura del producto terminado. Estas técnicas incluyen:

Cantidad económica de pedido

La cantidad económica de pedido utiliza variables de fórmula para controlar el costo. Este método lo utilizan a menudo las empresas de procesos de producción para almacenamiento (MTS) que pueden comprar materiales al por mayor. Dado que producen en volumen y conocen con precisión las tasas de producción, pueden tener en cuenta la tasa de demanda, el costo de mantenimiento del inventario y otras variables para desencadenar grandes compras al por mayor al mejor precio y reducir el número de veces que es necesario comprar. El volumen se aprovecha para mantener bajos los costos y mejorar el flujo de caja.

Cantidad mínima de pedido

La cantidad mínima de pedido (MOQ) representa el subconjunto más pequeño que un fabricante venderá, como una docena, cien unidades, etc. Dado que los lotes más pequeños son más eficientes en muchos casos, este mínimo permite una fabricación más eficiente. Permitirá pedir y hacer un seguimiento preciso del inventario, ya que el fabricante sabe cuánto se necesita para producir cada MOQ.

Inventario justo a tiempo (Just-in-Time ó JIT)

El inventario justo a tiempo (JIT) se introdujo con la llegada de las metodologías esbeltas dentro de la fabricación y se ha trasladado a otros métodos como Seis Sigma. La compra de existencias está relacionada con la posición de los pedidos en la empresa, y los materiales no se compran hasta que se reciben los pedidos. Esto reduce drásticamente el costo del inventario, los costos de mantenimiento y la manipulación tanto de materias primas y componentes como de WIP.

Inventario ABC

El análisis ABC desglosa los productos terminados en tres categorías clasificadas, siendo los productos A los más rentables, los B los intermedios y los C los de margen pequeño o bajo. El objetivo de la gestión de inventarios en ABC es garantizar que el material esté siempre disponible para la producción de la categoría A. La urgencia de las demás categorías disminuye en consecuencia. Si la interrupción provoca escasez, pueden hacerse concesiones o sacrificios en los niveles inferiores para garantizar los productos terminados más rentables.

La técnica de control de inventario utilizada afectará al tipo de seguimiento de inventario implementado. Cada una de las técnicas anteriores también introduce limitaciones al seguimiento manual del inventario. Por ejemplo, el análisis ABC puede ser muy subjetivo cuando se realiza manualmente, y las fórmulas MOQ y Cantidad Económica de Pedido pueden estar desajustadas o dar lugar a errores. Las PYMEs pueden utilizar software de inventario o MRP asequible para ayudar a gestionar cualquiera de estas técnicas de inventario de forma eficaz y eliminar el sesgo humano y los errores de un sistema manual.

Herramientas de seguimiento de inventario

Una vez establecida la técnica de gestión de inventarios, se suelen utilizar varias herramientas para ayudar a automatizar el proceso. Todas estas herramientas pueden vincularse mediante conectividad directamente al software de inventario o al software MRP para permitir la automatización completa de los procesos de inventario, manteniendo al mismo tiempo la eficacia casi en tiempo real de las órdenes de trabajo, incluido el alivio de la cantidad de inventario con respecto a la lista de materiales (BOM) de una orden emitida. Algunos ejemplos de herramientas de seguimiento son:

Código de barras

Los códigos de barras y los códigos QR son habituales hoy en día, incluso en las materias primas al por mayor. Los escáneres pueden ser manuales (algunos programas permiten incluso escanear con un dispositivo inteligente, como un teléfono o una tableta), montados en máquinas recogedoras o integrados en el armazón de la máquina de producción. Esto significa que, desde la recepción hasta la salida a la planta de producción, pasando por WIP y los productos terminados, es posible realizar un seguimiento parcial o completo de un material a medida que avanza por la producción y aplicar su progreso a la lista de materiales de un sistema MRP.

RFID

La RFID, o identificación por radiofrecuencia, es otra forma de identificación de materiales que puede utilizarse para hacer un seguimiento del inventario a través de la producción. La RFID activa utiliza chips para señalar mediante Wi-Fi o escáneres que la mercancía se encuentra en un lugar concreto. Las RFID pasivas no tienen la capacidad de señalar activamente su progreso, pero pueden ser leídas por escáneres manuales o integrados en los equipos de producción.

Medición integrada

Muchos fabricantes de máquinas OEM incluyen la medición integrada en función del tipo de producto terminado que se produzca. Esto puede vincularse al software de seguimiento de inventario en función de las capacidades de conectividad del equipo en producción. O puede añadirse manualmente, ya que los valores de inventario se agrupan en informes y se añaden manualmente en el puesto del operario o a través de medios administrativos.

Software de seguimiento de inventario

Las PYMEs de hoy en día deben hacer frente a cadenas de suministro frágiles o impredecibles. Al tratarse de empresas más pequeñas, el seguimiento manual del inventario puede provocar errores, sesgos humanos y análisis inadecuados para la toma de decisiones relacionadas con los niveles de existencias. Pero como las plataformas de software de trazabilidad (como MRP y ERP) son ágiles, flexibles e incluso están diseñadas para las PYME, permiten a estas empresas más pequeñas utilizar el mejor software de su clase, comparable en funcionalidad a las plataformas utilizadas por las grandes empresas.

Con las herramientas y técnicas adecuadas, las PYMEs pueden seleccionar un software que les permita hacer un seguimiento preciso del inventario. Y al hacerlo se asegurarán de que el el material que necesitan está siempre en el lugar adecuado en el momento oportuno.

Principales aspectos a tener en cuenta

• El seguimiento de inventario consiste en controlar y registrar todos los movimientos de existencias en la empresa con el objetivo de obtener visibilidad de la cadena de suministro.
• El seguimiento puede hacerse manualmente o con la ayuda de herramientas digitales. Se recomiendan soluciones informáticas como los sistemas ERP/MRP para lograr la máxima eficiencia y minimizar los errores en los datos.
• Las empresas manufactureras suelen hacer un seguimiento de tres tipos de inventario: materias primas (incluidos los componentes), trabajo en proceso y productos terminados. Una categoría adicional es MRO (mantenimiento, reparación y suministros operativos) que incluye suministros auxiliares como lubricantes, adhesivos, pernos, tornillos, etc.
• Los detalles del seguimiento del inventario dependen de los métodos de control de inventario utilizados. Entre ellos se incluyen la cantidad económica de pedido (EOQ), la cantidad mínima de pedido (MOQ), el inventario justo a tiempo y el inventario ABC.
• Las herramientas habituales de seguimiento de inventario que se utilizan junto con el software de gestión de inventarios son los códigos de barras, la identificación por radiofrecuencia (RFID) y la medición integrada.

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