Guía de segmentación de proveedores para la capacidad de adaptación de la cadena de suministro

La gestión eficaz de los proveedores es esencial para una cadena de suministro eficaz y fiable. Pero, ¿cómo saber qué proveedores necesitan más atención? Este artículo explora cómo la segmentación de proveedores ayuda a organizar y priorizar estratégicamente a los proveedores.

¿Qué es la segmentación de proveedores?

La segmentación de proveedores es una técnica de gestión del rendimiento de los proveedores que organiza a los proveedores en niveles en función de su importancia para su empresa. No todos los proveedores son iguales. Algunos suministran piezas esenciales que son difíciles de sustituir, mientras que otros proporcionan artículos que son fáciles de adquirir de diferentes fuentes. Agrupar a los proveedores por factores como la importancia, el riesgo y el costo permite gestionar mejor cada grupo de proveedores y utilizar los recursos donde más se necesitan.

Las categorías de proveedores más habituales son:

• Los proveedores estratégicos o complementarios son proveedores esenciales y difíciles de sustituir de los que depende su empresa. Pueden suministrar subconjuntos o tener una relación de suministro especializada a largo plazo con su empresa. Una colaboración eficaz con ellos repercute directamente en su negocio.
• Los proveedores tácticos son importantes en función de las necesidades actuales o de forma temporal. Por ejemplo, pueden ser fundamentales para un pedido grande o por temporadas, pero no son necesariamente socios estratégicos y pueden sustituirse más adelante.
• Proveedores de apalancamiento. Estos proveedores suministran productos para los que hay mucha oferta en el mercado. Son más fáciles de sustituir, y lo saben, lo que significa que a menudo puedes negociar mejores precios con ellos.
• Proveedores cuello de botella. Estos proveedores suministran artículos especializados que son fundamentales para su funcionamiento pero difíciles de encontrar. Los problemas con ellos podrían causar retrasos en la producción. Esté siempre atento para contar con proveedores de cuello de botella adicionales.
• Proveedores no críticos. Estos proveedores suministran artículos de bajo riesgo que son fáciles de sustituir y no causarán interrupciones importantes.

Los proveedores pueden agruparse por ubicación, sector o sostenibilidad. Por ejemplo, si para usted es importante reducir costos, concéntrese en aprovechar a los proveedores para obtener mejores ofertas. Si la sostenibilidad es un objetivo, puede agrupar a los proveedores respetuosos con el medio ambiente.

¿Por qué es importante la segmentación de proveedores?

La segmentación de proveedores es esencial porque le permite centrarse en la gestión de los proveedores más importantes para su negocio. Al categorizar a los proveedores en función de su importancia para sus operaciones, puede dar prioridad a la creación de relaciones más sólidas con los proveedores y adoptar un enfoque proactivo para gestionar los riesgos de los proveedores.

Para las empresas con procesos de producción complejos o grandes bases de proveedores, la segmentación ayuda a identificar rápidamente qué proveedores son esenciales y cuáles son más fáciles de sustituir. También ayuda al análisis del gasto destacando dónde negociar con proveedores de apalancamiento y asegurar contratos a largo plazo con los estratégicos. Además, una segmentación eficaz de los proveedores ayuda a reducir el riesgo al garantizar que los proveedores críticos reciben la atención necesaria, mientras que los proveedores rutinarios se gestionan de forma eficiente.

Estrategias y técnicas de segmentación de proveedores

A continuación, vamos a analizar métodos sencillos pero probados para implementar un proceso de segmentación de proveedores.

La matriz Kraljic

La matriz Kraljic es una herramienta para organizar a los proveedores en función de la importancia de sus suministros para su empresa. Su nombre se debe a Peter Kraljic, que la creó para ayudar a las empresas a simplificar la gestión de compras basándose en dos factores principales.

• El riesgo de suministro determina el nivel de riesgos asociados a la garantía de estos suministros. Cuanta más incertidumbre haya en el mercado, menos sustituible sea el artículo o más monopolio de mercado tenga un proveedor, mayor será el riesgo de suministro.
• El impacto en la rentabilidad indica la importancia de los artículos para su operación y en qué medida afectan a sus resultados. Se tienen en cuenta aspectos como la calidad de los artículos, el ahorro de costos derivado de las condiciones de compra y el precio de los artículos.

En función de sus proveedores disponibles, la matriz permite dividirlos en cuatro cuadrantes:

1. Proveedores de apalancamiento (bajo riesgo, alto impacto). Se trata de proveedores cuyos productos tienen un gran efecto en su negocio, pero son fáciles de encontrar. Debe negociar mejores condiciones con los proveedores que entren en este cuadrante.

2. Proveedores estratégicos (alto riesgo, alto impacto). Estos proveedores son vitales para su negocio y difíciles de sustituir, por lo que es importante establecer relaciones sólidas y fiables con ellos.

3. Proveedores cuello de botella (alto riesgo, bajo impacto). Estos proveedores suministran artículos únicos que son difíciles de conseguir, pero su impacto en su rentabilidad es menor. Céntrese en minimizar los riesgos con ellos.

4. Proveedores no críticos (bajo riesgo, bajo impacto). Estos proveedores suministran productos de bajo impacto y fáciles de sustituir. No necesitan mucha atención ni recursos.

Si sabe qué proveedores pertenecen a cada cuadrante, podrá tomar mejores decisiones sobre dónde concentrar sus recursos. Puede dar prioridad a la gestión de las relaciones con los proveedores y reducir los riesgos en la gestión de la cadena de suministro.

El enfoque piramidal

El enfoque piramidal es un método para clasificar a los proveedores en función de su importancia estratégica para su empresa. Esta técnica organiza a los proveedores en niveles, cada uno de los cuales representa un nivel de importancia diferente. Los proveedores de la parte superior son los más importantes para sus operaciones, mientras que los de la base son menos importantes y más fáciles de sustituir.

Los niveles de la pirámide son los siguientes:

• Nivel 1: Proveedores estratégicos (cúspide de la pirámide). Son sus proveedores más importantes y a menudo se les considera socios comerciales. Proporcionan componentes de alto valor, únicos o esenciales que son difíciles o imposibles de obtener en otro lugar.
• Nivel 2: Proveedores preferentes (en medio de la pirámide). Estos proveedores son importantes, pero no tan críticos como los del nivel 1. Aportan un valor significativo, pero son más fáciles de sustituir que los proveedores estratégicos.
• Nivel 3: Proveedores aprobados (base de la pirámide). Se trata de proveedores habituales y fiables que suministran artículos rutinarios o de poco valor. Son fácilmente sustituibles y su relación con ellos es principalmente transaccional.

El enfoque piramidal le ayuda a concentrar sus recursos, incluido su tiempo, dinero y atención, en función de la importancia de los proveedores para su actividad. Garantiza que los proveedores críticos reciban la atención y los recursos necesarios para cumplir sus normas de forma sistemática. Al mismo tiempo, ayuda a optimizar las transacciones con los proveedores de bajo impacto para controlar los costos.

Otros métodos de segmentación de proveedores

Además de los métodos Kraljic y Piramidal, existen otras formas de segmentar a los proveedores.

El análisis ABC es un método de gestión de inventarios que también puede aplicarse a las relaciones con los proveedores. Este segmenta los artículos en función de su importancia para su empresa. El análisis ABC sigue el principio de Pareto, también conocido como la regla 80/20. Establece que el 20% de los proveedores suelen generar el 80% del valor. Esto permite agrupar a los proveedores en tres categorías:

• Proveedores A. Proveedores de alto valor que son fundamentales para su negocio y requieren la máxima atención.
• Proveedores B. Proveedores de valor moderado que son importantes pero más fáciles de sustituir.
• Proveedores C. Proveedores de poco valor, fácilmente sustituibles y que requieren una gestión mínima.

Este método le ayuda a concentrar sus recursos en los proveedores de alto impacto, al tiempo que automatiza o simplifica la gestión de los de menor prioridad.

Otra opción es segmentar a los proveedores en función de su ciclo de vida. En este caso, los proveedores se segmentan según la fase de su relación con la empresa.

• Los proveedores de desarrollo trabajan con usted en nuevos productos, suministran subconjuntos y desempeñan papeles clave en sus esfuerzos de fabricación. Requieren una estrecha colaboración.
• Los proveedores principales suministran bienes esenciales. Normalmente se mantienen relaciones estables y a largo plazo con ellos.
• Los proveedores de cola se utilizan para proyectos a corto plazo o específicos y no necesitan tanta atención.

Ventajas de la segmentación de proveedores

La segmentación de proveedores le ayuda a optimizar su cadena de suministro centrándose en los proveedores más importantes. A continuación explicamos cómo puede beneficiarse su empresa:

• Gestión proactiva del riesgo. Si identifica a sus proveedores más importantes, podrá tomar medidas para evitar interrupciones en la cadena de suministro. Saber qué proveedores plantean el mayor riesgo le permite poner en marcha planes de contingencia, como conseguir proveedores de reserva o aumentar el stock de seguridad de materiales esenciales.
• Relaciones más sólidas con los proveedores. La segmentación le ayuda a centrarse en establecer relaciones más sólidas y profundas con los proveedores clave. Cuando sabe qué proveedores son vitales para su negocio, puede invertir más tiempo en colaboración, comunicación y asociaciones estratégicas. Esto fomenta la confianza y, con el tiempo, mejora el servicio, la fiabilidad y la innovación.
• Optimización de costos. Agrupar a los proveedores en función de su importancia y gasto le permite aprovechar su poder de compra con proveedores de alto valor. Puede negociar mejores acuerdos, obtener condiciones favorables y reducir los costos de las compras. Gestionar los proveedores habituales de forma más eficiente mediante procesos optimizados ayuda a ahorrar tiempo y dinero.
• Mejora del rendimiento de los proveedores. Clasificar a los proveedores le permite establecer expectativas claras de rendimiento en función de su papel en la cadena de suministro. Para los proveedores estratégicos, puede centrarse en altos niveles de calidad, entrega e innovación. Para los proveedores rutinarios, puede dar prioridad a la rentabilidad y la fiabilidad. La gestión periódica del rendimiento de los proveedores le garantiza que éstos cumplan sus normas o sean sustituidos por otros que sí las cumplan.

Mejores prácticas para la segmentación de proveedores

La segmentación de proveedores puede ser una herramienta poderosa si se aplica correctamente. Esto es lo que hay que tener en cuenta al segmentar a los proveedores.

• Elija los criterios adecuados. El éxito de la segmentación de proveedores empieza por elegir los factores adecuados para su empresa. Los factores más habituales son el volumen de gasto, los riesgos que conllevan, su importancia y su rendimiento.
• Revise y actualice la segmentación periódicamente. Los proveedores y las condiciones del mercado cambian, por lo que su segmentación también debería hacerlo. Las revisiones periódicas (trimestrales o anuales) mantienen la precisión de la segmentación. Ajústela en función de los resultados, los riesgos y los cambios del negocio.
• Involucre a varios equipos. La segmentación no debe ser tarea exclusiva del departamento de compras. Incluir a otros equipos, como producción, finanzas e I+D, puede dar una imagen más completa del impacto de un proveedor.
• Piense a largo plazo. No piense sólo en las necesidades inmediatas. Piense en cómo podría crecer el papel de un proveedor con su empresa. Un proveedor que hoy no es esencial puede llegar a serlo en el futuro.
• Aproveche el software de compras. El software de compras aborda aspectos clave de la gestión de proveedores, ayudando a mejorar la eficiencia, reducir errores y automatizar grandes partes del proceso de compras.

¿Cuándo se debe optar por la segmentación de proveedores?

Si su base de proveedores es grande o está creciendo, la segmentación le ayuda a gestionar cada relación con los proveedores sin sobrecargar sus recursos. La segmentación le permite dedicar más tiempo y esfuerzo a los proveedores que tienen un mayor impacto en su negocio, al tiempo que agiliza las interacciones con los que son menos críticos. Además, a medida que su empresa crece, también lo hace su lista de proveedores. La segmentación le proporciona la estructura que necesita para gestionar sus proveedores con eficacia.

La segmentación también es útil si su cadena de suministro es compleja. Las industrias con procesos de producción complejos, como la automoción, la electrónica y la farmacéutica, se benefician de la segmentación porque aclara qué proveedores son fundamentales para que las operaciones funcionen sin problemas.

Si la gestión de riesgos es una prioridad, la segmentación de proveedores puede detectar puntos vulnerables en su cadena de suministro, especialmente en sectores de alto riesgo. Al clasificar a los proveedores en función de factores de riesgo —como la facilidad de sustitución, la ubicación y la fiabilidad—, puede adaptar las estrategias para protegerse de las interrupciones.

Principales aspectos a tener en cuenta

• La segmentación de proveedores es una técnica de categorización de proveedores basada en la importancia, el riesgo y el costo para optimizar la asignación de recursos y gestionar eficazmente las relaciones con los proveedores.
• Los tipos de segmentación de proveedores incluyen proveedores estratégicos, tácticos, de apalancamiento, de cuello de botella y no críticos. Cada uno de ellos desempeña diferentes funciones dentro de las operaciones de una empresa.
• Una estrategia clave de segmentación es el uso de la Matriz Kraljic, que evalúa a los proveedores en función del riesgo de suministro y el impacto en la rentabilidad, ayudando a las empresas a identificar dónde centrar los esfuerzos de relación y la gestión de riesgos.
• El enfoque piramidal permite establecer prioridades situando a los proveedores más importantes en la parte superior para reforzar las relaciones, y a los proveedores de menor impacto en la base para agilizar la gestión.
• Las mejores prácticas de segmentación incluyen elegir criterios relevantes, actualizar periódicamente las categorías, integrar equipos multifuncionales, pensar a largo plazo y aprovechar el software de compras para aumentar la eficiencia.

Preguntas frecuentes

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