¿Cómo reducir los tiempos de entrega en su cadena de suministro?

Reducir los tiempos de entrega es crucial para los fabricantes, sobre todo ante las crecientes expectativas de los clientes y la dura competencia. Este artículo explica cómo reducir los tiempos de entrega mediante una mejor planificación de la cadena de suministro, una producción más ágil y una mejor gestión de los proveedores.

¿Qué es el tiempo de entrega?

El tiempo de entrega es una métrica que mide el tiempo total que se tarda en completar un proceso. Un ejemplo clásico es el tiempo de entrega al cliente, que mide el tiempo que transcurre desde que un cliente hace un pedido hasta que se entrega o finaliza.

Gestionar bien los tiempos de entrega es clave para el cumplimiento de los plazos acordados, el seguimiento de la eficiencia de la producción y la satisfacción de los clientes. Unos tiempos de entrega más cortos pueden dar a una empresa una ventaja competitiva al entregar los pedidos más rápido y evitar que se agoten las existencias.

Los distintos tipos de tiempos de entrega

Veamos los tres tipos básicos de tiempos de entrega y cómo afectan a la cadena de suministro.

El tiempo de entrega del material (también conocido como tiempo de entrega del pedido o tiempo de entrega del proveedor) es el tiempo que tardan sus proveedores en entregarle las materias primas que necesita para iniciar la producción. Si el tiempo que transcurre entre la realización de los pedidos y la recepción de las materias primas es más largo, todo el proceso de producción se retrasará. Esto, por supuesto, alargará a su vez el tiempo de entrega al cliente.

El tiempo de producción se refiere al tiempo de ciclo que se tarda en fabricar el producto una vez que se dispone de los materiales. El tiempo empieza a contar cuando se recibe la orden de fabricación y se detiene cuando el producto terminado está listo para la entrega.

El tiempo de entrega al cliente, como se ha dicho, es el tiempo total que transcurre desde que un cliente hace un pedido hasta que recibe el producto terminado. Incluye los tiempos de material y producción y el tiempo adicional necesario para la entrega del producto. La satisfacción del cliente puede estar directamente relacionada con su tiempo de entrega, ya que recibir un artículo a tiempo (o incluso antes de lo previsto) afecta positivamente a su reputación. Es más probable que los clientes satisfechos dejen un comentario positivo y sigan haciendo negocios con usted en el futuro.

¿Por qué son importantes los tiempos de entrega?

Los tiempos de entrega largos pueden causar muchos problemas. Pueden interrumpir su cadena de suministro y convertir a clientes satisfechos en descontentos. Veamos por qué son importantes los tiempos de entrega.

Clientes frustrados

Cuando un cliente hace un pedido, espera recibir lo que ha pedido en el tiempo prometido. A medida que pasan los días, su entusiasmo puede convertirse en frustración. Si se sobrepasa la fecha de entrega prometida, es posible que empiecen a buscar otras empresas que puedan entregar más rápido. Los retrasos también afectan negativamente a la confianza del cliente y perjudican su fidelidad.

Disminución de la eficacia de la producción

Unos tiempos de entrega más largos también pueden perturbar las operaciones internas y afectar a la eficacia de la producción. Cuando los materiales o las piezas tardan demasiado en llegar, el proceso de producción puede ralentizarse o incluso detenerse. Esto puede dar lugar a tiempos muertos para los trabajadores y el equipo, lo que no sólo desperdicia recursos, sino que también aumenta los costos generales de producción.

Inventarios inflados

Por si los clientes frustrados no fueran suficiente motivo de preocupación, hablemos del inventario extra que puede tener a mano debido a los largos tiempos de entrega. A veces, los largos tiempos de entrega no son culpa suya. Puede que sus proveedores sean lentos o que las previsiones de demanda sean impredecibles. A muchas empresas les resulta más fácil y seguro mantener un stock de seguridad como reserva. Pero esto tiene varias desventajas:

• Está inmovilizando su dinero. Un inventario extra significa que ha inmovilizado una parte importante de su capital en productos que no se han vendido. Esto reduce su flujo de caja.

• Necesita más espacio de almacenamiento. Cuanto más inventario tenga, más espacio de almacenamiento necesitará. Esto puede aumentar los gastos generales de fabricación como el alquiler, los servicios y el seguro.

• Corre el riesgo de obsolescencia. Cuanto más tiempo permanezca inactivo un producto, más riesgo corre de quedarse obsoleto. Esto hace que el producto sea invendible. Puede que acabe haciendo un descuento en el producto o dándolo completamente por perdido.

Mantener un exceso de existencias es una solución a corto plazo que puede acarrear problemas a largo plazo. En lugar de confiar en el exceso de inventario, aplique una de las siguientes estrategias para mejorar la gestión de su cadena de suministro.

5 pasos para reducir sus tiempos de entrega

Como ya se ha mencionado, los tiempos de entrega largos pueden provocar el descontento de los clientes e inventarios inmanejables. La buena noticia es que se pueden tomar medidas para reducir los tiempos de espera. A continuación explicamos cuáles:

1. Aplicar la estrategia Justo a tiempo (Just-in-Time)

Gestionar el inventario con eficacia significa tener las existencias justas para satisfacer los pedidos de los clientes. Esto se hace sin inmovilizar demasiado dinero ni aumentar los costos de almacenamiento. Es lo que se conoce como gestión de inventarios Justo a tiempo (JIT).

Para que el sistema JIT (Just-in-Time) funcione, debe establecer relaciones con proveedores fiables y, preferiblemente, locales. Sus proveedores deben ser capaces de entregarle las materias primas a tiempo. El sistema JIT también funciona mejor si se han tomado medidas para implementar el sistema de gestión de almacenes adecuado. Su sistema debe controlar los niveles de existencias en tiempo real e incluir puntos de pedido automáticos cuando sea necesario.

El JIT no elimina todo el stock de seguridad. Es una buena práctica mantener una pequeña cantidad de stock de seguridad para los artículos esenciales, por si se produce un retraso inesperado o un aumento de la demanda. Pero al implementar el sistema JIT, reducirá el exceso de existencias y liberará capital que podrá utilizar en otras áreas de su empresa.

2. Establecer relaciones más sólidas con sus proveedores

Si quiere reducir los tiempos de entrega, empiece por su proceso de compras y sus proveedores. Es esencial establecer relaciones sólidas con los proveedores. Esto es en lo que hay que centrarse:

• Fiabilidad. Elija proveedores que entreguen a tiempo, siempre. La fiabilidad es más importante que conseguir el precio más bajo.
• Buena comunicación. Busque proveedores que sean buenos comunicadores. Si su proveedor no responde a las llamadas o los correos electrónicos en un tiempo razonable, puede sufrir retrasos que interrumpan todo el proceso de producción. Sus proveedores deben mantenerle informado del estado de sus pedidos y de posibles retrasos.
• Diversificación. Aunque debe tratar de establecer relaciones sólidas con proveedores clave, no confíe en un solo proveedor. Lo mejor es contar con varios proveedores por si algo sale mal.

3. Optimizar la programación de la producción

El siguiente paso es establecer correctamente la programación de la producción. Veamos un breve resumen:

• Priorice los pedidos. Céntrese primero en las tareas más críticas. Priorice los pedidos en función de la importancia para el cliente, las fechas límite y/o la disponibilidad de recursos.
• Utilice herramientas de programación inteligentes. Invierta en un software de programación que le ayude a crear programaciones detalladas y a gestionarlas con eficacia. Estas herramientas pueden gestionar factores como la disponibilidad de las máquinas, la capacidad de la mano de obra, el suministro de materiales, etc.
• Minimice los tiempos de inactividad. Identifique y solucione los cuellos de botella de su proceso de producción. Para ello puede ser necesario reorganizar el flujo de trabajo, equilibrar las cargas de trabajo o actualizar los equipos para que todo vaya más rápido.
• Sea flexible. Los equipos pueden averiarse, la escasez de material puede provocar retrasos inesperados, etc. Por eso siempre debe incorporar cierta flexibilidad a sus operaciones. Evite encerrarse en una programación rígida que no pueda adaptarse a los cambios.
• Identifique los cuellos de botella. Si existen cuellos de botella en su proceso de producción averigüe cuáles son y soluciónelos. Una solución puede consistir en reorganizar el flujo de trabajo o actualizar los equipos. Haga lo necesario para optimizar su proceso.
• Control y ajuste. Vigile de cerca su programación de la producción. Utilice datos en tiempo real para detectar y solucionar posibles problemas antes de que escalen. Además, comprométase a revisar y perfeccionar periódicamente sus prácticas de programación. Pida opiniones a su equipo y haga ajustes para mejorar la eficacia operativa.

4. Identificar y eliminar los residuos

La reducción de los residuos en su proceso de producción puede desempeñar un papel clave en la reducción del tiempo de entrega. Analicemos cómo identificar y eliminar los residuos puede acelerar su proceso de producción y entrega.

• Realice una auditoría de residuos. Empiece por examinar cada paso de su proceso de producción para encontrar ineficiencias. Busque formas habituales de generación de residuos, como tiempos de espera innecesarios, movimiento excesivo de materiales o exceso de existencias. Eliminar estas ineficiencias ayudará a reducir los retrasos.
• Utilice herramientas de fabricación ajustada “lean”. Las herramientas de fabricación ajustada, como el Mapeo del Flujo de Valor (VSM), pueden ayudarle a trazar visualmente el proceso de producción y a detectar las áreas en las que los residuos provocan retrasos. Al identificar cuellos de botella o pasos innecesarios, puede reducir el tiempo que se tarda en pasar de una fase a la siguiente.
• Establezca objetivos. Una vez identificadas las áreas de generación de residuos, establezca objetivos SMART (específicos, medibles, realizables, realistas y basados en el tiempo) para reducirlas. Por ejemplo, si el exceso de inventario está ralentizando sus operaciones, intente reducir los niveles de existencias en un periodo determinado. Al fijar objetivos específicos y medibles, puede abordar directamente los residuos que contribuyen a alargar los tiempos de entrega.
• Estandarización de los procesos. Los procedimientos estandarizados de trabajo (SOP por sus siglas en inglés) pueden eliminar la variabilidad que a menudo conduce a los residuos. Cuando las tareas están estandarizadas y son repetibles, la producción es más fluida en las tareas repetitivas.

5. Utilizar el software adecuado

Esta afirmación puede sonar fuerte, pero es la verdad: si confía en las hojas de cálculo para gestionar su cadena de suministro, está perdiendo el tiempo y frenando su negocio. Hoy en día, la inteligencia artificial está transformando las industrias, por lo que utilizar Excel para operaciones complejas es como intentar navegar con un mapa de papel cuando se dispone de GPS.

En lugar de confiar en métodos anticuados y en la introducción manual de datos, utilice un software capaz de automatizar tareas, proporcionar datos en tiempo real y ofrecerle una visión general de sus operaciones a simple vista. Por ejemplo, MRPeasy está diseñado para aumentar su eficacia y simplificar sus operaciones. Puede reducir drásticamente los tiempos de entrega al:

• Aumentar la trazabilidad de las existencias. MRPeasy proporciona un seguimiento del inventario en tiempo real, lo que le permite ver la ubicación exacta y el estado de los materiales y productos en cualquier momento. Esta mayor visibilidad evita que las existencias se extravíen o se pasen por alto.
• Estimar los tiempos de entrega de los proveedores a partir de datos reales. Realice un seguimiento del rendimiento de los proveedores utilizando datos históricos que le ayuden a estimar con precisión los tiempos de entrega de los materiales entrantes. En lugar de basarse en estimaciones aproximadas o conjeturas, MRPeasy le permite ver los patrones de entrega anteriores y predecir el rendimiento futuro. Esto significa menos sorpresas y programas de producción más fiables.
• Programar la producción con antelación. MRPeasy le permite programar y planificar la producción basándose en el inventario en tránsito. Puede programar la producción incluso antes de que los materiales estén en camino basándose en los tiempos de entrega previstos. Este enfoque proactivo ayuda a reducir los tiempos muertos en la producción, incluso cuando se trata de pedidos grandes.
• Cotizar tiempos de entrega precisos a los clientes. MRPeasy utiliza datos en tiempo real para ayudarle a proporcionar cotizaciones precisas de tiempos de entrega a sus clientes. Al tener en cuenta factores como los niveles actuales de existencias, los tiempos de entrega de los proveedores, la capacidad de producción, etc., MRPeasy permite ofrecer fechas de entrega más fiables desde el principio.

Principales aspectos a tener en cuenta

• El tiempo de entrega mide el tiempo total que se tarda en completar un proceso, desde la realización del pedido hasta la entrega. Se trata de una métrica fundamental para hacer un seguimiento de la eficiencia y la satisfacción del cliente.
• Hay muchos tipos diferentes de tiempos de entrega en la fabricación, como el tiempo de entrega del material, el tiempo de entrega de la producción y el tiempo de entrega al cliente, cada uno de los cuales afecta a diferentes etapas de la cadena de suministro.
• Reducir el tiempo de entrega es crucial para mejorar la satisfacción del cliente, aumentar la eficiencia de la producción y reducir la necesidad de exceso de inventario. Unos tiempos de entrega más cortos suponen una ventaja competitiva.
• El software de fabricación puede automatizar los procesos, realizar un seguimiento de los datos en tiempo real y optimizar los programas de producción, ayudando a las empresas a reducir los tiempos de entrega y mejorar la eficacia operativa general.

Preguntas frecuentes

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