Preparación de pedidos – Un guía rápida para una mayor eficacia

La preparación de pedidos es un proceso fundamental en la gestión de almacenes, esencial para garantizar el cumplimiento puntual y preciso de los pedidos de los clientes. En este artículo, exploramos varios métodos de preparación manuales y automatizados para mejorar la eficiencia y reducir costos, cada uno adaptado a diferentes tamaños de almacén y necesidades operativas.

¿Qué es la preparación de pedidos?

La preparación de pedidos es un término de gestión de almacenes que hace referencia a la recogida física de mercancías del inventario para satisfacer los pedidos de los clientes. Es una parte importante del proceso de cumplimiento de pedidos que ayuda a ahorrar tiempo y reducir costos cuando se realiza de forma eficiente. La preparación de pedidos suele asignarse a operarios de almacén o, en el caso de grandes operaciones, a preparadores de pedidos especializados.

La preparación de pedidos en almacén es igual de importante para los centros de cumplimiento de comercio electrónico que para los distribuidores locales o los fabricantes independientes. La principal diferencia radica en el volumen de pedidos y el tamaño del inventario o almacén.

Preparación de pedidos vs. manipulación de materiales

La preparación de pedidos no debe confundirse con la manipulación de materiales. La manipulación de materiales es un proceso logístico interno que consiste en transportar materias primas o elementos en proceso, como subconjuntos o componentes semiterminados, hasta el siguiente paso en su ruta de fabricación, como una estación de trabajo.

Aunque la manipulación de materiales también implica que los operarios del taller o del almacén recojan artículos del inventario, no se considera preparación de pedidos. La manipulación de materiales, junto con sus costos asociados, forma parte del proceso de fabricación, mientras que la preparación de pedidos se asocia con el proceso de cumplimiento de pedidos –obtener mercancías de las existencias para prepararlas para su envío. Sin embargo, ambos términos son esenciales en la gestión de inventarios.

La importancia de una preparación de pedidos eficaz

Una preparación de pedidos bien hecha puede tener un efecto considerable en la eficiencia de la ejecución de pedidos. Esto es tan relevante para los fabricantes como para los distribuidores. A continuación se exponen cuatro razones por las que es importante hacer hincapié en aumentar la eficiencia de la preparación de pedidos.

• Reducción de los costos operativos. La preparación de pedidos puede requerir mucha mano de obra y mucho tiempo, especialmente para las operaciones a gran escala. Minimizar la mano de obra, el tiempo y el esfuerzo necesarios para satisfacer los pedidos permite a las empresas mantener bajo control los costos operativos.
• Mejora de la satisfacción del cliente. Una preparación de pedidos más rápida y precisa se traduce en una entrega más rápida y con menos errores. Esta capacidad de respuesta aumenta la satisfacción del cliente, lo que es importante para mantener una ventaja competitiva y fomentar la repetición de la compra.
• Escalabilidad. Un sistema de preparación de pedidos eficiente y bien implementado significa que un almacén está bien equipado para hacer frente a aumentos en las cantidades de pedidos, ya sean repentinos o incrementales. Unas prácticas de preparación de pedidos eficientes permiten gestionar mayores volúmenes de pedidos sin un aumento proporcional de errores o retrasos, algo vital para crecer durante los periodos de máxima demanda o de expansión del negocio.
• Mejora de la gestión de inventarios. Los procesos de preparación de pedidos suelen estar integrados con sistemas de gestión de inventarios eficaces. Esto ayuda a mantener niveles de inventario precisos durante todo el proceso de envío y reduce los errores de inventario.

Métodos manuales de preparación de pedidos

Existen varios métodos de preparación de pedidos de eficacia probada entre los que elegir, en función de la disposición del almacén, la magnitud de la operación, el tipo de productos que comercializa la empresa, etc. Veamos los principales métodos manuales de preparación de pedidos.

Preparación de pedidos individuales

La preparación de pedidos individuales, a veces también denominada preparación discreta, es el método de preparación de pedidos más sencillo. Un preparador se encarga de recoger y recopilar todas las unidades de mantenimiento de stock (SKU) que componen un pedido a la vez, y después repite el proceso para el siguiente pedido.

La preparación de pedidos individuales es aplicable a operaciones a pequeña escala con un número limitado de SKU, pedidos entrantes y, por lo general, un almacén pequeño.

Preparación de pedidos por lotes

Este método de preparación de pedidos, también denominado preparación de pedidos múltiple, hace hincapié en la realización de pedidos similares o idénticos a la vez, y o en la preparación de SKU idénticas para pedidos algo diferentes al mismo tiempo. En cualquier caso, la preparación de pedidos por lotes ayuda a ahorrar tiempo, ya que el preparador tiene que visitar la ubicación de una referencia en el almacén una sola vez para varios pedidos, en lugar de tener que preparar la misma referencia varias veces para cada pedido.

Preparación por grupos

Al igual que la preparación de pedidos por lotes, la preparación de pedidos por grupos consiste en preparar una referencia para varios pedidos a la vez. Sin embargo, las mercancías preparadas se colocan en contenedores que el operario lleva consigo, por ejemplo, en un carro de recolección (picking cart). Los contenedores están separados por pedidos individuales o listas de preparación de pedidos, lo que permite recoger muchos artículos de distintos pedidos en un solo recorrido por el almacén.

La preparación por grupos también puede eliminar la necesidad de clasificar los pedidos en la zona de preparación de pedidos, ya que los preparadores los clasifican sobre la marcha.

Preparación por zonas

En la preparación por zonas, el almacén se divide en zonas y a cada zona se le asignan sus propios preparadores. Si el pedido de un cliente consta de artículos repartidos por muchas zonas, los distintos preparadores sólo recogerán los artículos de sus zonas correspondientes y los llevarán al área de preparación. A continuación, el pedido se clasifica y finaliza. La preparación por zonas es popular entre los grandes almacenes o empresas que suelen recibir pedidos complicados con muchas referencias.

Las zonas pueden crearse basándose en cualquier criterio de clasificación, como la forma del almacén, los tipos de artículos, la antigüedad de los artículos, etc., o mediante metodologías como la regla ABC, que divide las existencias en categorías en función de su popularidad o frecuencia de utilización.

Preparar y pasar (Pick and pass)

Preparar y pasar es esencialmente una combinación de preparación por zonas y preparación por grupos. Como en la preparación por zonas, el almacén se divide en sectores. Y al igual que en la preparación por grupos, los artículos se clasifican en ubicaciones o contenedores mientras se recogen. Una vez que se han recogido todos los artículos de un pedido en una zona, el contenedor se pasa al siguiente preparador de la siguiente zona. De este modo, los pedidos se clasifican mientras se preparan.

Preparación por oleadas (Wave picking)

La preparación de pedidos por oleadas es también un método de preparación de pedidos combinado. Es un cruce entre la preparación por zonas y la preparación por lotes. En la preparación por oleadas, el almacén también se divide en zonas, pero los pedidos se agrupan en función de la hora y la importancia del pedido y se recogen en “olas” para optimizar aún más los movimientos del almacén, evitar congestiones y eliminar el exceso de mano de obra.

Preparación de palés, piezas y cajas

Además de los métodos de preparación mencionados, existen otros términos relacionados con la preparación de pedidos que se utilizan en la gestión de almacenes. La preparación de palés, piezas y cajas no son métodos de preparación propiamente dichos, sino que se refieren simplemente al tipo de artículo que se recoge.

La preparación de palés cobra relevancia cuando un grupo de artículos, como un lote de productos o mercancías agrupadas, se embalan y se colocan en un palé individual en un almacén. Cuando llega un pedido para el paquete, el palé completo de mercancías se traslada al área de envío para su cumplimiento. Los pedidos paletizados suelen ser pesados y requieren un montacargas u otro equipo pesado para moverlos.

Por otro lado, la preparación de piezas se refiere a cualquier tipo de preparación en el que se recoge un artículo cada vez. Cualquiera de los métodos de preparación de pedidos antes mencionados puede emplear la preparación de pedidos por piezas. La preparación de cajas, por su parte, se refiere a la preparación de una caja o cartón lleno de artículos, necesarios para diferentes pedidos o para un único pedido más grande, en lugar de la preparación de un solo artículo cada vez.

Sistemas automatizados de preparación de pedidos

Además de la preparación manual de pedidos, los sistemas automatizados de preparación de pedidos son formas potenciales de aumentar aún más la eficacia de la preparación de pedidos. Pueden emplearse en cualquier tipo de instalación de fabricación o distribución. Sin embargo, como presuponen algún tipo de equipo o instalación especializados, quizá sean más rentables para operaciones de mayor tamaño o con mayores volúmenes de pedidos y mayor complejidad de SKU. Veamos cuatro ejemplos.

Preparación por luces (Pick-to-light)

Como su nombre indica, los sistemas pick-to-light utilizan luces LED instaladas en estanterías y estantes del almacén para proporcionar señales visuales que guíen a los preparadores de pedidos a las ubicaciones de almacenamiento correctas. Este sistema también necesita la integración de un sistema de códigos de barras. Una vez escaneado el código de barras de un pedido saliente, los LED de ubicación correspondientes se iluminan en el almacén.

Este método puede aumentar significativamente la eficacia de la preparación de pedidos y reducir las tasas de error y la carga de trabajo de los preparadores. Es una buena opción para entornos con alta rotación de productos.

Preparación por voz (Voice picking)

Los sistemas de preparación por voz implican el uso de dispositivos portátiles o radios bidireccionales que permiten al preparador comunicarse o recibir instrucciones por voz de un administrador. El operario recibe instrucciones sobre dónde ir y qué recoger a través de los auriculares. Este sistema de manos libres permite a los trabajadores moverse con mayor eficacia, simplificar la preparación de pedidos y mantener la seguridad, ya que pueden tener los ojos y las manos libres para desplazarse por el almacén y manipular las mercancías.

La preparación de pedidos por voz mejora la multitarea y reduce la probabilidad de errores de preparación. Muchos almacenes y fabricantes utilizan la preparación por voz junto con otros métodos.

Cintas transportadoras y sistemas de clasificación

Los sistemas de cintas transportadoras son recorridos automatizados que transportan artículos de un punto a otro del almacén. Cuando se integran con sistemas de clasificación automática, pueden agilizar todo el proceso de preparación de pedidos transportando y clasificando automáticamente los artículos en función del destino, la prioridad del pedido u otros criterios. Estos sistemas son especialmente eficaces en operaciones a gran escala en las que las mercancías deben desplazarse rápidamente o a grandes distancias dentro de un almacén o centro de distribución. Sin embargo, su implementación no suele ser rentable para las empresas más pequeñas.

Preparación asistida por escáner

Los sistemas basados en escáneres utilizan escáneres de códigos de barras o RFID para mejorar la precisión y la eficacia del proceso de preparación. Los operarios utilizan escáneres de mano para escanear los artículos a medida que los recogen, lo que envía datos al sistema de gestión de inventario en tiempo real. Estos datos pueden ayudar a mantener el inventario optimizado, reducir errores y proporcionar información sobre las operaciones del almacén. La preparación de pedidos mediante escáner es versátil y puede integrarse con otras tecnologías, como los sistemas ERP, para obtener una solución de gestión integral.

¿Cómo controlar la eficacia de la preparación de pedidos?

La trazabilidad es tan importante en la gestión de almacenes como en la de producción e inventarios. Sin conocer el rendimiento de un método de preparación de pedidos, no hay forma de medir con precisión la eficiencia de la preparación. A continuación presentamos tres KPI de preparación de pedidos que debería incluir en su panel de control de rendimiento de existencias.

Precisión de la preparación

La precisión de la preparación mide la tasa de error del proceso de preparación antes del envío. Se calcula dividiendo el número de pedidos preparados correctamente por el número total de pedidos preparados. Es fundamental medir la precisión de la preparación de pedidos, ya que los pedidos preparados correctamente repercuten directamente en la satisfacción del cliente.

Precisión de preparación de pedidos = (número de pedidos sin errores / total de pedidos preparados) * 100

Tiempo de preparación de pedidos o unidades por hora (UPH)

Este KPI mide el tiempo promedio que se tarda en completar el proceso de preparación. Para hallarlo, se divide el tiempo total dedicado a la preparación de pedidos por el número total de pedidos que se prepararon durante un periodo de tiempo.

Tiempo de preparación de pedidos = tiempo total dedicado a la preparación de pedidos / número total de pedidos preparados

Otra versión de este KPI es el KPI de unidades preparadas por hora (UPH). Divide el número de unidades preparadas por el tiempo total empleado en prepararlas y obtiene el número promedio de pedidos preparados por hora.

Costo por preparación

Por último, el costo por preparación calcula el costo promedio asociado a la preparación de cada artículo o pedido. Este KPI es útil para comprender el impacto financiero del proceso de preparación e identificar oportunidades de ahorro de costos. El costo por preparación puede calcularse dividiendo el costo total de las operaciones de preparación (mano de obra de los preparadores y costos de los equipos de preparación) por el número total de preparaciones durante un período de tiempo.

Costo por preparación = costo total de las operaciones de preparación / número total de preparaciones

Además de los KPI anteriores, también puede ser conveniente combinar las métricas centradas en la preparación de pedidos con otros KPI de gestión de inventario y cumplimiento, como el tiempo de desplazamiento, el índice de cumplimiento, el índice de rotación, etc. Por ejemplo, el seguimiento del tiempo de preparación de pedidos junto con la métrica del tiempo de procesamiento, que registra el tiempo que se tarda en completar el proceso de procesamiento, proporciona información sobre cuánto tiempo se dedica proporcionalmente a la preparación de pedidos en el proceso de procesamiento.

Mejores prácticas de preparación de pedidos para pequeñas empresas y distribuidores

A continuación presentamos 5 consejos para la preparación de pedidos que le ayudarán a aumentar la eficacia de la preparación e introducir prácticas de gestión de almacenes más ágiles.

1. Implemente un método de preparación de pedidos adecuado. Elegir el método de preparación de pedidos adecuado es crucial en función del tamaño de su empresa, la variedad de referencias y el volumen de pedidos. Para las operaciones más pequeñas, métodos como la preparación de pedidos individuales o la preparación por lotes pueden ser especialmente eficaces. Experimentar con diferentes métodos puede ayudarle a identificar el enfoque más eficaz para sus necesidades específicas, reduciendo potencialmente el tiempo de preparación de pedidos y minimizando los errores.
2. Controle la eficiencia de la preparación de pedidos con indicadores clave de rendimiento – KPI. La supervisión periódica de los indicadores clave de rendimiento, como la precisión de la preparación, los pedidos preparados por hora y el tiempo de ciclo de los pedidos, puede proporcionar información sobre la eficiencia de su proceso de preparación. Utilice estas métricas para identificar tendencias, detectar ineficiencias y tomar decisiones informadas sobre cómo mejorar sus operaciones, garantizando la mejora continua en su proceso de cumplimiento de pedidos.
3. Optimice la distribución del almacén y del área de almacenamiento. Diseñe la distribución de su almacén para minimizar el tiempo de desplazamiento entre los artículos que se recogen con más frecuencia y asegúrese de que los productos más populares sean fácilmente accesibles. Considere la posibilidad de zonificar o añadir rutas estratégicas de preparación de pedidos. Una distribución optimizada no sólo acelera el proceso de preparación, sino que también reduce la fatiga de los trabajadores y mejora la seguridad.
4. Invierta en equipos de almacén. Invierta en equipos de almacén de calidad, como carros de preparación ergonómicos, montacargas, escaleras o estanterías ajustables para mejorar la velocidad y precisión de sus operaciones de almacenamiento y preparación. Considere también tecnologías como escáneres de códigos de barras o impresoras móviles para agilizar aún más los procesos de cumplimiento y manipulación y reducir los errores manuales.
5. Implemente un sistema de gestión de almacenes (WMS por sus siglas en inglés). Un WMS puede mejorar drásticamente la eficiencia en la preparación de pedidos automatizando muchos aspectos de la gestión del almacén, desde el seguimiento del inventario hasta la generación de listas de preparación óptimas. Para las pequeñas empresas, un sistema de gestión de almacenes basado en la nube puede ser una solución rentable, ya que proporciona las ventajas de la automatización sin necesidad de realizar inversiones sustanciales.

MRPeasy ofrece un potente sistema de gestión de almacenes que mejora significativamente la eficiencia del inventario y del almacén. Diseñado específicamente para pequeñas empresas y distribuidores, MRPeasy facilita el seguimiento detallado de todos los movimientos de inventario y ayuda en la organización del almacén. Además, MRPeasy se integra a la perfección con los procesos de venta y fabricación, lo que permite actualizar automáticamente los niveles de inventario y garantizar una gestión eficaz de los materiales en toda la cadena de suministro.

Principales aspectos a tener en cuenta

• La preparación de pedidos es un proceso de gestión de almacenes que consiste en recoger físicamente mercancías del inventario para satisfacer los pedidos de los clientes. La preparación de pedidos es distinta de la manipulación de materiales –un proceso de fabricación en el que las materias primas se transportan a los puestos de trabajo.
• Aumentar la eficacia de la preparación de pedidos es importante para reducir los costos operativos, mejorar la satisfacción del cliente, mejorar la escalabilidad y aumentar la eficacia general de la gestión de inventarios.
• Entre los métodos de preparación de pedidos de eficacia probada se incluyen la preparación de pedidos individuales, la preparación por lotes, la preparación por grupos, la preparación por zonas y la preparación por oleadas. Cada uno de ellos se adapta a diferentes escalas y complejidades operativas.
• Entre las formas de automatizar partes del proceso de preparación de pedidos se incluyen la implementación de sistemas de preparación por voz o preparación por luces, cintas transportadoras, sistemas de preparación asistido por escáner, etc.
• Entre los consejos para aumentar la eficiencia en la preparación de pedidos se incluyen la selección de los métodos de preparación más adecuados, la optimización de la distribución del almacén, la inversión en equipos de almacén adecuados y la implementación de un sistema de gestión de almacenes (WMS) para agilizar las operaciones.

Preguntas frecuentes

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