Por qué es bueno tener un portal de clientes B2B en su sistema ERP

El comercio electrónico es la nueva normalidad no sólo para los consumidores finales, sino también para las empresas de fabricación y distribución. Los portales de clientes son una tendencia creciente, que gana popularidad en un gran número de industrias y mercados, especialmente entre las empresas B2B.

¿Qué es un portal de clientes B2B?

Un portal de clientes B2B (business-to-business) es una interfaz en línea que permite a una empresa agilizar las comunicaciones con sus clientes. Es un entorno de autoservicio que facilita las ventas y permite a los clientes hacer un seguimiento de sus pedidos y acceder a otras funciones de gestión de cuentas. Aunque los portales de clientes están pensados sobre todo para facilitar las interacciones comerciales entre empresas B2B, también pueden ser útiles como interfaces directas al consumidor (D2C) o de empresa a consumidor (B2C).

Los portales de clientes suelen ser complementos de un sistema CRM (Customer Relationship Management). O pueden integrarse en la solución ERP más amplia de una empresa. En este último caso, también pueden denominarse portales de clientes ERP. Se integran directamente con el software de inventario o software de fabricación del vendedor, lo que permite que los pedidos y las facturas se transfieran automáticamente. Esto reduce la carga administrativa y automatiza gran parte de la gestión de pedidos.

Los portales de clientes son herramientas potentes para muchos casos de uso. Simplifican tanto las ventas como las compras para fabricantes y distribuidores. El cliente tiene acceso permanente a sus datos de cuenta y de pedidos, mientras que el vendedor puede gestionar mejor los datos del cliente, agilizar las ventas y simplificar la gestión de cuentas.

Portales de clientes vs. tiendas web

Aunque a veces los términos se utilizan indistintamente, los portales de clientes B2B se diferencian de las tiendas web principalmente por el alcance de su funcionalidad. Las tiendas web son interfaces en línea diseñadas principalmente para permitir a los clientes consultar catálogos de productos y procesar transacciones de venta. Los portales de clientes, en cambio, amplían estas funciones al permitir a los clientes acceder a una gama más amplia de herramientas de gestión de cuentas.

Los portales de clientes permiten a éstos gestionar los datos de su cuenta, consultar el historial de pedidos, acceder a las facturas, ver y hacer un seguimiento de las entregas, etc. También permiten una experiencia de usuario más personalizada que las simples tiendas web, ya que el vendedor puede proporcionar más fácilmente a sus clientes catálogos y listas de precios específicos para cada cliente.

Características principales de un portal de clientes B2B

Gestión de pedidos y desglose de costos

Un portal de clientes B2B simplifica la gestión de pedidos y ventas para ambas partes. Los clientes pueden hacer pedidos y volver a pedir mercancías cuando les convenga, ver desgloses detallados de los costos y seguir el estado de sus pedidos en tiempo real. Los vendedores se benefician de un procesamiento automatizado de los pedidos que reduce la carga administrativa y mejora la eficacia operativa.

Esta transparencia ayuda a planificar y presupuestar, ya que los clientes pueden ver los costos desglosados y los descuentos aplicados, mientras que los vendedores se benefician de una mayor automatización y eficiencia en el procesamiento de pedidos y la gestión de inventarios.

Catálogos de productos y precios personalizados

Otra funcionalidad central de los portales de clientes B2B es la capacidad de diferenciar los catálogos de productos por clientes individuales. El vendedor puede seleccionar y mostrar información de productos y listas de precios personalizadas por cliente o segmento de clientes, lo que simplifica la gestión de cuentas de clientes.

Dado que se pueden ofrecer directamente precios o descuentos personalizados en función del historial de compras, el volumen o las condiciones contractuales del cliente, los portales de clientes pueden simplificar en gran medida el proceso de venta. Este enfoque personalizado ayuda a cultivar las relaciones con los clientes.

Envíos, facturas y seguimiento del estado de los pedidos

Los portales de clientes también mejoran la trazabilidad al permitir el seguimiento del estado de los pedidos y los envíos. De este modo, los clientes disponen de información actualizada sobre las fechas estimadas de entrega y el estado de los envíos.

La facturación integrada permite a los clientes ver, descargar y enviar facturas directamente para su pago a través del portal. Estas funciones mejoran aún más la experiencia del cliente, ofreciéndole comodidad y transparencia durante todo el proceso de compra.

Autogestión de cuentas

Los portales de clientes permiten a los clientes tener un control limitado de sus cuentas con un vendedor. Por ejemplo, pueden actualizar la información de su empresa, gestionar sus direcciones de envío y facturación, revisar facturas, hacer un seguimiento de las entregas o establecer preferencias de comunicaciones y notificaciones.

Esta autonomía mejora la experiencia del cliente al ofrecer flexibilidad y comodidad, pero también reduce la carga de trabajo de los recursos de atención al cliente y asistencia del vendedor.

Ventajas de los portales de clientes B2B integrados

Como ya se ha señalado, los portales de clientes B2B presentan numerosas ventajas tanto para el vendedor como para el comprador, especialmente si están conectados directamente con la solución general de gestión de inventarios y gestión de la producción del vendedor.

Veámoslo más de cerca:

• Mejora de la experiencia del cliente. Los portales ofrecen una interfaz personalizada y fácil de usar que permite a los compradores B2B gestionar sus cuentas, realizar un seguimiento de los pedidos y acceder a la información con facilidad, para que la experiencia del cliente sea más satisfactoria y eficaz.
• Ventas más eficientes. Al automatizar el proceso de ventas y ofrecer a los clientes opciones de autoservicio y precios personalizados, las empresas pueden cerrar acuerdos más rápidamente y generar más ventas, mientras que los representantes de ventas pueden centrarse en una relación más eficiente con el cliente.
• Estrategias de venta avanzadas. Un enfoque personalizado de las ventas simplifica la utilización de tácticas de venta avanzadas, como la venta cruzada o la venta ascendente. Sugerir productos adicionales relevantes o alternativas de mayor valor durante el proceso de pedido puede impulsar las ventas y mejorar la experiencia del cliente ofreciéndole recomendaciones personalizadas. Esto convierte a los portales de clientes en una herramienta estratégica para profundizar en las relaciones con los clientes y aumentar los ingresos.
• Análisis de datos e informes automatizados. Los portales integrados facilitan la recopilación y el análisis de datos de clientes y pedidos. Este flujo automático de datos hacia el software central de fabricación permite a las empresas analizar mejor el comportamiento de los clientes, los patrones de los pedidos y sus preferencias.
• Gestión de pedidos más sencilla. Los portales de clientes B2B integrados agilizan el procesamiento de pedidos, reduciendo la introducción manual y los errores para los vendedores, al tiempo que ofrecen a los compradores una plataforma para realizar, gestionar y repetir fácilmente sus pedidos de venta. Esto mejora la previsión del inventario y la eficacia operativa, al tiempo que mejora la experiencia de compra de los compradores.
• Siempre disponibles. Los portales proporcionan acceso ininterrumpido al estado de los pedidos y otra información, lo que permite a los compradores realizar pedidos, comprobar el estado y gestionar sus facturas en cualquier momento, mejorando la comodidad y la satisfacción.
• Mejor retención de clientes. Al ofrecer una experiencia en línea ágil, accesible y personalizada, las empresas pueden mejorar la fidelidad y retención de clientes. Es más probable que los clientes vuelvan a una plataforma que satisface eficazmente sus necesidades y les proporciona autonomía.
• Seguridad de los datos. Los portales de clientes integrados suelen formar parte del software ERP de fabricación central, por lo que se benefician de estrictas medidas de seguridad de los datos. Las transacciones encriptadas y el almacenamiento de datos ofrecen una alternativa más segura a las comunicaciones por correo electrónico, protegiendo la información sensible de accesos no autorizados.
• Reducción de los costos de atención al cliente y aumento de la fidelidad de los clientes. Los portales de autoservicio reducen la necesidad de intervención directa del servicio de atención al cliente. Esta autonomía reduce los costos operativos al tiempo que mejora la satisfacción del cliente, lo que, a su vez, fomenta su fidelidad.
• Tiempos más cortos entre la cotización y el pedido. La naturaleza ágil de los portales permite a los clientes recibir cotizaciones, hacer pedidos y repetir el proceso cómodamente, lo que reduce el tiempo entre la cotización y el pedido. La posibilidad de seguir el estado de los pedidos aumenta aún más la eficacia y la satisfacción del cliente.

Funcionalidad del portal de clientes B2B de MRPeasy

MRPeasy incluye una completa interfaz B2B disponible a partir del nivel Professional del software. Esta potente función ofrece a los clientes B2B de MRPeasy acceso a un portal de clientes eficaz con funciones esenciales para completar las ventas y simplificar la gestión de pedidos.

El portal de clientes B2B funciona como una interfaz ampliada de la tienda web, concediendo acceso limitado a sus clientes. Elija qué clientes reciben acceso y cancele el acceso sin esfuerzo en cualquier momento.

Una vez autorizados, los clientes pueden realizar fácilmente pedidos de clientes (CO) y volver a pedir mercancías dentro del portal para los productos designados. También pueden hacer un seguimiento del estado de los pedidos, elegir direcciones de envío de entre las que tengan asignadas y gestionar sus facturas.

Para los clientes de MRPeasy, el portal de clientes permite:

• Invitar fácilmente a sus clientes al portal.
• Ofrecer precios personalizados o con descuento y catálogos personalizados para los clientes que desee.
• Gestionar sin esfuerzo los pedidos de los clientes realizados en el portal a través de MRPeasy.
• Proporcionar automáticamente a los clientes información detallada y siempre actualizada sobre el estado de los pedidos, las fechas previstas de entrega, los envíos y los números de seguimiento.

Para sus clientes, el portal de clientes permite:

• Navegar por un catálogo de productos designado a través de una lista de precios personalizada o predeterminada en la página Catálogo.
• Crear, gestionar y enviar pedidos de clientes (CO) de forma independiente a través de la página Carrito.
• Supervisar todos los pedidos, los números de CO, el estado de los pedidos, los números de seguimiento y las fechas previstas de entrega en la página Mis pedidos.
• Ver y exportar facturas vinculadas a pedidos de clientes en la página Mis facturas.
• Gestionar y editar las direcciones de envío u organizar la recogida del pedido con el proveedor.

El portal de clientes puede activarse en Configuración -> Funciones Professional -> Portal de clientes B2B. Visite nuestra base de conocimientos para obtener una descripción completa de la funcionalidad del portal de clientes de MRPeasy.

Principales aspectos a tener en cuenta

• Un portal de clientes B2B (business-to-business) es una plataforma en línea que agiliza la comunicación y las transacciones entre empresas, ofreciendo funciones de autoservicio para la gestión de pedidos y cuentas. Se integra con el sistema CRM o ERP de una empresa, mejorando la eficiencia y la precisión de los datos.
• Los portales de clientes se distinguen de las simples interfaces de tiendas web por ofrecer una gama más amplia de funcionalidades e interacciones con los clientes, más allá de la simple facilitación de las ventas. Esto incluye catálogos personalizados, opciones de precios personalizados y seguimiento de pedidos.
• Las funciones esenciales del portal del cliente incluyen herramientas de gestión de cuentas de autoservicio, gestión de pedidos y desglose de costos, catálogos de productos y precios personalizados, y seguimiento de envíos y facturas. Todo ello mejora el proceso de compra y la experiencia del cliente.
• Las ventajas de los portales de clientes para los vendedores son muchas: procesos de venta más eficientes, análisis de datos e informes mejorados y mayor retención de clientes gracias a experiencias personalizadas. También reducen significativamente la carga de trabajo manual al automatizar las ventas y el procesamiento de pedidos.
• Las ventajas de los portales de clientes para los compradores incluyen el acceso ininterrumpido a la información de sus cuentas y pedidos, experiencias de compra personalizadas y la comodidad de gestionar los pedidos y hacer un seguimiento de los envíos en línea. Este nivel de accesibilidad, trazabilidad y personalización conduce a un proceso de compra más satisfactorio.
• MRPeasy incluye un portal de clientes B2B diseñado para agilizar las ventas y simplificar la gestión de pedidos para las empresas. Esta función facilita a los clientes la realización y gestión de pedidos y se integra a la perfección con las funcionalidades ERP más amplias de MRPeasy, mejorando la eficiencia operativa general.

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