Planificación de la producción con Excel – oportunidades y limitaciones

Excel y otras aplicaciones de hojas de cálculo se utilizan desde hace décadas para planificar la producción. Aunque son una solución viable de primer paso para microempresas, un negocio en crecimiento debería buscar ya algo más escalable.

Planificación de la producción con excel – Antes y ahora

Excel y otras aplicaciones de hojas de cálculo han sido la herramienta de gestión empresarial a la que han recurrido las pequeñas y medianas empresas desde la popularización de la tecnología informática. Gracias a su capacidad para automatizar los cálculos y crear representaciones visuales de los datos, estas soluciones de software supusieron un paso innovador con respecto a los métodos de planificación de la producción y contabilidad basados en papel y lápiz.

A partir de 1979, cuando se lanzó la primera aplicación de hojas de cálculo, éstas se convirtieron rápidamente en un elemento básico de la gestión empresarial gracias, en gran medida, a que eran mucho más asequibles que los sistemas MRP de la época, cuyo precio era desorbitado. Año tras año, las hojas de cálculo se hicieron más complejas y detalladas y parecía que eran una opción totalmente viable para gestionar una pequeña empresa.

Y lo eran.

Hoy, sin embargo, existe un “pero”.

A medida que los sistemas MRP se han ido convirtiendo en sistemas basados en la nube, más fáciles de usar y más asequibles, cada vez son más las pequeñas empresas que abandonan las hojas de cálculo en favor de este tipo de software. Alcanzar el nivel de integración y eficiencia que podemos ver en los sistemas ERP/MRP es prácticamente imposible con hojas de cálculo. Y mantener esta cantidad ingente de información en Excel hace que estos datos sean muy susceptibles a errores humanos que pueden acumularse con el tiempo y provocar un serio quebradero de cabeza.

Además, a medida que las empresas más pequeñas empiezan a utilizar sistemas ERP, sus competidores a menudo tienen que hacer lo mismo para llegar al mismo nivel.

No es que Excel sea inadecuado para gestionar una empresa. Una empresa que acaba de empezar puede funcionar perfectamente con hojas de cálculo. Pero cuanto más grande se hace la empresa, más evidente resulta que las cosas podrían hacerse de forma mucho más eficiente y cómoda.

Planificación de la producción con excel – Ventajas e inconvenientes

Excel y otros programas de hojas de cálculo se han utilizado para la planificación de la producción durante más de 40 años, lo que significa que es totalmente posible gestionar los recursos de su empresa con ellos. Sin embargo, las pocas ventajas que ofrecen las hojas de cálculo deben sopesarse frente a los inconvenientes que conlleva el uso de una solución simplista para la gestión empresarial.

Ventajas

1. Asequibilidad

La principal razón por la que las empresas de hoy en día utilizan aplicaciones de hojas de cálculo es su asequibilidad. Microsoft Excel suele venir gratis con la compra de un ordenador y Google Sheets está disponible sin coste alguno. También hay aplicaciones freeware como OpenOffice y LibreOffice que ofrecen una aplicación de hoja de cálculo gratuita.

2. Se necesita poca formación

Hoy en día, la mayoría de la gente ya tiene algún tipo de experiencia en el uso de Excel u otras hojas de cálculo digitales. Esto significa ahorrar tiempo y dinero en la formación propia y de los empleados para conseguir un dominio básico del sistema. Por supuesto, para convertirse en un usuario experto, es necesario estudiar el sistema a fondo.

3. Materiales de apoyo ampliamente disponibles

Dado que las hojas de cálculo son uno de los programas informáticos más utilizados en el mundo, existe una gran cantidad de material de apoyo disponible en Internet. Desde los manuales de usuario proporcionados por Microsoft hasta foros enteros dedicados a Excel, la resolución de problemas es bastante fácil cuando se utilizan hojas de cálculo.

4. Plantillas gratuitas

Junto con una plétora de materiales de apoyo ampliamente disponibles, los usuarios de hojas de cálculo pueden encontrar muchas plantillas diferentes en línea. Algunas de las más complejas cuestan algo de dinero, pero sin duda puedes encontrar muchas útiles de forma gratuita.

5. Funciona con otros sistemas

Los datos de Excel y Google Sheets se integran bien con otros sistemas, como programas de contabilidad o plataformas de comercio electrónico, lo que facilita enormemente la importación de datos de un sistema a otro. De este modo, los usuarios pueden migrar información de la hoja de cálculo (normalmente creando un archivo CSV y cargándolo en otro software) o extraer información del software de terceros y cargarla en la hoja de cálculo para crear informes o gráficos personalizados que no están disponibles en el otro software.

6. Opciones disponibles basadas en la nube

Aunque en el pasado, uno de los puntos débiles de las hojas de cálculo era que impedían la colaboración porque los cambios realizados en las tablas no se compartían automáticamente entre todos los usuarios. Cuando se realizaba un cambio, había que enviar la hoja de cálculo por correo electrónico al siguiente usuario para que viera los cambios realizados y añadiera los suyos propios. Hoy en día, soluciones como Google Sheets y Microsoft 365 ofrecen acceso en la nube a las hojas de cálculo, lo que permite que estén disponibles simultáneamente para muchos usuarios a la vez.

7. Funciona bien para una microempresa

Aunque las hojas de cálculo ya no son la opción más vibrante para gestionar una empresa, siguen funcionando bien en entornos de microempresas en los que las empresas tienen entre 1 y 10 empleados y los flujos de trabajo son menos intensos y poco complicados.

Desventajas

1. Error humano

La introducción manual de datos, frecuente cuando se utilizan hojas de cálculo, es propensa al error humano. Un informe de la Universidad de Hawai muestra que el 88% de las hojas de cálculo contienen errores, y otro de Coopers and Lybrand descubrió que el 90% de todas las hojas de trabajo con 150 filas o más contenían errores. Con una gran cantidad de datos introducidos en el sistema, como es el caso de la planificación de la producción, errores que pueden parecer minúsculos pueden agravarse y convertirse en una pesadilla de datos.

2. La introducción de datos lleva tiempo

Cuando hay que introducir sistemáticamente una gran cantidad de datos en el sistema, se pierde mucho tiempo y energía en ello, a menos que lo haga otra persona, en cuyo caso sólo se pierde dinero. Eso, sin embargo, anularía una de las razones más importantes para elegir planificar la producción con Excel en lugar de un sistema MRP: el bajo precio.

3. Intuitivo e inconveniente

Las hojas de cálculo son muy complicadas. Y cuanto más complejas se vuelven, más engorrosas resultan. Además, en Excel hay muy poco margen para la planificación dinámica de la producción y la automatización de procesos, lo que convierte los planes de producción en monolitos estáticos que deben actualizarse manualmente cuando cambian la capacidad de producción, la disponibilidad de recursos o las prioridades de los pedidos.

4. El uso experto requiere mucha formación

Los conceptos básicos de Excel pueden aprenderse en un par de días. Sin embargo, para convertirse en un usuario experto de Excel, Microsoft calcula que habría que estudiar y practicar con el sistema durante unas 150 horas.

5. Las versiones offline dificultan la colaboración

Si se siguen utilizando hojas de cálculo de la forma tradicional, es decir, guardando los archivos en el ordenador y compartiéndolos por correo electrónico, es difícil crear un flujo de trabajo colaborativo en el que la información se comparta instantáneamente con todos los participantes. Dado que la planificación de la producción es un proceso colaborativo, esto podría convertirse en una limitación importante.

6. Inflexibilidad

Si una empresa utiliza Excel, suele haber una persona encargada de crear y mantener la hoja de cálculo. En la mayoría de los casos, esa persona tiene su propia manera de hacer las cosas y eso puede crear problemas cuando esa persona deja la empresa. Esta “forma especial de hacer las cosas” a veces podría entrar en conflicto con lo que los materiales de apoyo en la web consideran las mejores prácticas y, por lo tanto, podría ser insostenible a largo plazo.

7. No se adapta bien

Las hojas de cálculo no se adaptan bien. Cuanto mayor es la empresa, más incómodos y engorrosos resultan los documentos. La introducción de datos acaba convirtiéndose en un trabajo a tiempo completo y el riesgo de errores aumenta progresivamente. Por otro lado, el uso de un sistema MRP aplana la curva de complejidad y hace que la ampliación del sistema sea una tarea sin esfuerzo.

Sistema MRP: una alternativa mejor

Aunque las hojas de cálculo son una solución sencilla y asequible para que las microempresas inicien su andadura en la planificación de la producción y la gestión empresarial, sus contras acaban pesando más que los pros.

Esto es especialmente cierto hoy en día, ya que el mercado está saturado de diferentes sistemas MRP y ERP que ofrecen software asequible basado en la nube y adaptado a las pequeñas y medianas empresas. Estos modernos sistemas proporcionan a las pymes información en tiempo real y accesible al instante sobre sus programas de producción, capacidad disponible, niveles de inventario, ventas, compras, finanzas, etc.

A diferencia de las hojas de cálculo, los sistemas MRP bien construidos también son dinámicos, intuitivos y fáciles de navegar. Automatizan una gran parte de las tareas de introducción de datos que le llevarían mucho tiempo si siguiera utilizando Excel. Con el alto grado de automatización, el error humano también se reduce al mínimo, lo que hace que sus datos sean más precisos y fiables.

A medida que los sistemas ERP/MRP empujan a las empresas a estandarizar sus procesos, pueden convertir el negocio en una máquina bien engrasada capaz de escalar mucho más rápido de lo que es posible cuando se utilizan hojas de cálculo. Sin embargo, es importante tener en cuenta que elegir un software de planificación de la producción es una tarea que no debe tomarse a la ligera. Mientras que la elección de la opción adecuada para su empresa puede encaminarla hacia el éxito, la elección equivocada puede acabar haciéndole perder mucho tiempo y dinero.

Principales aspectos a tener en cuenta

• Excel y otras aplicaciones de hojas de cálculo han sido la herramienta de gestión empresarial a la que han recurrido las pequeñas y medianas empresas desde la popularización de la informática.
• Sin embargo, con sistemas ERP/MRP cada vez más asequibles y fáciles de usar, las hojas de cálculo están perdiendo terreno rápidamente.
• Aunque Excel y otras hojas de cálculo son asequibles, accesibles, con una cantidad ingente de material de apoyo y muchas integraciones, también son propensas a errores, consumen mucho tiempo, son incómodas, inflexibles y notoriamente difíciles de ampliar.
• Aunque Excel puede seguir utilizándose eficazmente para la planificación de la producción en microempresas de hasta 10 empleados, las empresas más grandes ya están adoptando soluciones informáticas especializadas que ofrecen mayor eficacia y precisión.
• Los sistemas ERP/MRP empujan a las empresas a estandarizar sus procesos, convirtiendo el negocio en una máquina bien engrasada capaz de escalar mucho más rápido de lo que es posible cuando se utilizan hojas de cálculo.

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