Planificación de inventarios – una guía rápida

El inventario representa la base de cualquier operación de fabricación o distribución. Mantener los inventarios de materias primas, WIP y productos terminados en niveles óptimos es crucial para el éxito empresarial a corto y largo plazo.

¿Qué es la planificación de inventarios?

La planificación de inventarios es un conjunto de prácticas diseñadas para ayudar a las empresas a mantener niveles óptimos de existencias en cualquier momento. La planificación de inventarios, que es un subconjunto de la gestión de inventarios, está interrelacionada con la planificación de la capacidad y el aprovisionamiento, y gira principalmente en torno a la alineación de los aprovisionamientos y los movimientos de la cadena de suministro con la demanda de materiales, a fin de garantizar que el inventario esté siempre en niveles saludables. Esto se consigue mediante el uso de diversas herramientas y procesos, como la previsión de la demanda, metodologías de reposición como EOQ, la automatización de los puntos de reorden o la adopción de métodos de gestión de inventarios como Just-In-Time.

En la fabricación, la planificación de inventarios se ocupa principalmente de la planificación anticipada y la reposición oportuna del inventario de materias primas. Esto garantiza, a su vez, que el inventario de trabajo en curso (o WIP) -componentes que se están procesando pero que aún no están terminados- se mantenga en niveles óptimos y los flujos de trabajo de fabricación puedan progresar sin problemas. Los productos que se incorporan al inventario de productos acabados también deben mantenerse en los niveles adecuados, ya que tener demasiado poco (falta de existencias) o demasiado (exceso de existencias) en el almacén puede generar pérdidas de oportunidad y costes acumulados.

Dado que el inventario está directamente asociado a los ingresos, la planificación del inventario también afecta al flujo de caja de una empresa y, por tanto, a las consideraciones presupuestarias. La mayoría de las soluciones modernas de software de producción y gestión de inventarios tienen una amplia gama de herramientas de planificación de inventarios incorporadas.

¿Por qué es importante la planificación del inventario?

La planificación sistemática de stocks es importante por una serie de razones, entre las que destacan la optimización de los niveles de inventario y la mejora del flujo de caja.

Optimización de los niveles de inventario

Una empresa de fabricación o distribución necesita tener un flujo constante de componentes y mercancías para garantizar un funcionamiento estable. El mantenimiento de niveles óptimos de inventario ayuda a mantener controlados los costes de almacenamiento y otros gastos generales y a que el taller funcione a una capacidad cercana a la ideal. También es importante para una planificación y unas previsiones de producción más precisas. Así, la planificación del inventario trata de evitar que se produzcan dos extremos: la falta de existencias y el exceso de ellas.

Las roturas de stock son situaciones en las que la empresa se queda sin materias primas o productos acabados, normalmente de forma repentina. Suelen producirse por interrupciones en la cadena de suministro, fluctuaciones repentinas del mercado o simplemente por errores humanos. Esto último es especialmente frecuente en las empresas más pequeñas, en las que pequeños errores de planificación, como un albarán de envío mal colocado o una declaración de plazos de entrega apresurada, pueden convertirse rápidamente en un déficit de material y en pedidos pendientes. La falta de existencias puede ser peligrosa, especialmente para las PYMES, porque la producción puede paralizarse, paralizando el principal medio de aumentar la liquidez. Planificar con antelación y tomar las medidas adecuadas, como asignar una cantidad considerable de stocks de seguridad, por ejemplo, ayuda a evitarlas.

Mejora de la tesorería

Por el contrario, el exceso de stock también puede ser perjudicial para una operación de fabricación, especialmente para el flujo de caja. El exceso de existencias se produce cuando hay un exceso de un tipo de inventario y suele estar causado por una mala gestión de las existencias o por irregularidades en la cadena de suministro. También en este caso, el error humano o la mala planificación suelen ser los culpables. Por ejemplo, en un intento de prever los déficits de material derivados de la falta de coherencia de los proveedores o de la planificación, se pide un 10% de existencias adicionales de materias primas “por si acaso”.

El exceso de stock aumenta los gastos generales del inventario permanente, congestiona el espacio del almacén e introduce preocupaciones sobre la caducidad o la seguridad. Y lo que es aún peor, el exceso de existencias inmoviliza un valioso capital que podría utilizarse para reinvertir en la empresa o realizar compras estratégicas.

Al mantener el flujo del stock, una buena planificación del mismo garantiza que el efectivo también siga fluyendo. Esto es, de nuevo, especialmente importante para las PYMES que suelen depender de una rápida rotación y cuyos inventarios inmovilizan regularmente más del 80% de sus finanzas. Además, dado que los gastos generales se mantienen bajo control gracias a la optimización de los niveles de inventario, una buena planificación del inventario suele traducirse en una mejora de los resultados.

Métodos de planificación de inventarios

En términos generales, la gestión de inventarios se ocupa de todos los aspectos del stock en su recorrido por la cadena de suministro de la empresa. Esto incluye la adquisición, el almacenamiento, la utilización y el seguimiento de las materias primas y los componentes, así como la reordenación del stock y la previsión de las necesidades. En la planificación del inventario, hay que tener en cuenta todos estos pasos para deliberar sobre los niveles óptimos de existencias.

Por ejemplo, si un puesto de trabajo tiene una producción de material que supera temporalmente el espacio disponible en el almacén, los niveles óptimos de existencias deben basarse en el almacenamiento disponible y no en la capacidad de fabricación para evitar cuellos de botella. La trazabilidad y la gestión del almacén también son cruciales para la planificación del inventario, ya que sólo es posible planificar con antelación si se tiene una buena visión de lo que hay en el almacén y dónde está almacenado. Un sistema de código de barras bien implantado puede contribuir en gran medida a garantizar que el stock y sus movimientos estén siempre contabilizados, por ejemplo.

A continuación, veamos algunos métodos y procesos que pueden resultar más beneficiosos para garantizar una correcta planificación del inventario.

Previsión de la demanda

La previsión es un proceso interdepartamental orientado a realizar predicciones informadas sobre la próxima demanda de materiales basándose en las tendencias del mercado, los datos históricos de ventas, la información de los proveedores y otros parámetros. Aplicado al inventario, a veces se utiliza indistintamente con los términos estimación de inventario o control de inventario. La previsión de la demanda es uno de los principales procesos analíticos que informa sobre las capacidades de producción, las compras y las necesidades de inventario. Por lo tanto, actúa como una línea de base crucial para proyectar los niveles de inventario.

La mayor parte de las previsiones suelen realizarse antes del inicio de un periodo de fabricación, con continuos ajustes a lo largo del año. Al final del periodo, los resultados se coordinan con los accionistas y se consolidan los datos de rendimiento. Hay una serie de KPI que ayudan a cuantificar las previsiones y a mejorar la precisión, como el índice de rotación de existencias, las señales de seguimiento, el índice de llenado, etc.

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Cantidad de pedido económica y puntos de pedido

La cantidad económica de pedido (o EOQ) es una metodología de gestión de inventarios que se utiliza para calcular la cantidad óptima de existencias que hay que pedir. La EOQ tiene como objetivo lograr un equilibrio entre la satisfacción de la demanda y la minimización del exceso de inventario y sus costes de mantenimiento y almacenamiento, lo que la convierte en una herramienta ideal de planificación de inventarios. El EOQ es ideal para optimizar el flujo de caja y mantener el tamaño de los lotes de materias primas y, de hecho, del inventario WIP en un nivel óptimo. Su única limitación es que sólo funciona bien si la demanda y los costes de mantenimiento y almacenamiento son relativamente constantes, como suele ocurrir con los fabricantes que fabrican contra stock.

El EOQ también constituye un medio para determinar el punto de reorden de una empresa. Un punto de reorden es un umbral de inventario mínimo preestablecido que desencadena la reposición de existencias. Los puntos de pedido son funciones cruciales de la gestión de inventarios que garantizan la reposición de las existencias antes de que la producción se quede sin materias primas. Los puntos de reorden pueden calcularse utilizando el EOQ o en función del plazo de entrega, la demanda y el stock de seguridad. La mayoría de los sistemas de gestión de inventarios utilizan la función automatizada de puntos de pedido junto con el seguimiento del stock.

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Justo a tiempo

El sistema Justo a Tiempo (o Just-In-Time – JIT) es más una metodología de fabricación que un mecanismo de control de inventarios. En el JIT, toda la operación de fabricación se organiza de manera que se satisfaga la demanda y las compras se mantengan alineadas con los programas de producción con la mayor precisión posible. Esto ayuda a aumentar la eficiencia de la fabricación y a minimizar los diferentes tipos de residuos, incluidos los derivados del exceso de inventario.

Tomando mucho de la fabricación esbelta, el sistema JIT es el más adecuado para las empresas que utilizan un flujo de trabajo de fabricación por encargo o de montaje por encargo y que tienen su fabricación configurada en un sistema pull. El JIT puede ser difícil de establecer, ya que requiere un control riguroso de la cadena de suministro y relaciones estables con los proveedores. Sin embargo, una vez implantado correctamente, el sistema JIT puede dar sus frutos rápidamente, ya que ofrece una eficiencia de fabricación excepcional.

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4 Mejores prácticas de planificación de inventarios

No existe un único conjunto de reglas que pueda garantizar siempre las prácticas correctas de gestión de inventarios. Un método de planificación de inventarios que funciona para un caso de uso no está en absoluto garantizado que funcione universalmente. Cada proceso de gestión de inventarios es diferente y depende del tipo de operación de fabricación que una empresa haya establecido, así como de la cultura de la empresa, las consideraciones del mercado y muchas otras variables.

No obstante, existen buenas prácticas que cualquiera que desee perfeccionar su proceso de planificación de inventarios debería tener en cuenta. A continuación se presentan 4 recomendaciones de gestión de inventarios a tener en cuenta que pueden ser útiles para establecer un buen proceso de planificación de inventarios.

• Asigne funciones y forme a los empleados. Incluso la solución de gestión de inventarios más compleja es incapaz de mantener el inventario organizado si está mal implementada o si los empleados no están debidamente formados para utilizarla. Asegúrese de que, sean cuales sean los sistemas que se pongan en marcha, los empleados estén al tanto de cómo manejarlos. También deben establecerse directrices claras para determinar las funciones y responsabilidades de los distintos aspectos de la gestión del inventario, como la adquisición, la gestión del almacén, las relaciones con los proveedores, etc.
• Mejore los esfuerzos de seguimiento del inventario. Una solución de trazabilidad adecuada ayuda a garantizar que toda la información relevante sobre los movimientos de stock se registre y esté siempre disponible para su análisis. Los sistemas de seguimiento del inventario proporcionan información detallada sobre todos los artículos del inventario, incluidas las fechas de adquisición y de caducidad, los historiales de rutas, los detalles del proveedor, el valor, etc. Además, un buen conjunto de herramientas de trazabilidad debe incluir códigos de barras, seguimiento de lotes, control de calidad e incluso funcionalidades de RMA. En esencia, la trazabilidad es un requisito previo absoluto para mejorar el control del inventario y debería estar en la lista de sistemas a implementar para garantizar una buena planificación del inventario.
• Implantar un sistema de inventario continuo. Los sistemas de inventario periódicos que se basan en la realización de recuentos físicos de inventario antes y después de un ejercicio económico pueden seguir siendo un medio relevante de hacer inventario para algunos casos de uso y pueden resultar una solución rentable para las pequeñas empresas, especialmente si no utilizan un gran inventario WIP. Sin embargo, los sistemas modernos de inventario continuo (o perpetuo) tienen muchas ventajas fundamentales. Un sistema de inventario continuo contabiliza automáticamente todas las adquisiciones, acciones de taller y cualquier otro movimiento de existencias. Al asegurarse de que los niveles de inventario están siempre controlados y de que los libros se actualizan en tiempo real, muchos aspectos de la planificación del inventario resultan más fáciles y transparentes.
• Automatizar la gestión del inventario con un sistema IMS/MRP dedicado. Por último, pero no por ello menos importante, la implementación de una solución de gestión de inventarios dedicada o un ERP de fabricación representa, con mucho, el mayor impulso a los esfuerzos de planificación de inventarios de una empresa, así como a la productividad general. Mientras que la planificación de inventarios basada en hojas de cálculo puede ser rentable para operaciones pequeñas y sencillas, no se puede exagerar el nivel de automatización y la funcionalidad añadida que ofrece el software moderno de gestión de la producción. Una nueva generación de sistemas orientados a las PYMES constituye un software de producción totalmente integrado que a menudo iguala a los grandes ERP en términos de funcionalidad a una fracción del coste. Este tipo de software simplifica considerablemente el proceso de planificación de inventarios y reduce los errores humanos.

MRPeasy es un sistema ERP de fabricación “todo en uno” diseñado especialmente para pequeños y medianos distribuidores y fabricantes. Este software como servicio (o SaaS), 100% basado en la nube, incorpora una potente solución de gestión de inventario y planificación de la producción que unifica todos los procesos empresariales e incluso las aplicaciones financieras, de comercio electrónico o de cumplimiento de terceros en un único ecosistema digital. MRPeasy incluye una gran cantidad de herramientas que hacen que la planificación de inventarios sea fácil e intuitiva, incluyendo herramientas completas de planificación y programación de la producción, gestión de compras, seguimiento avanzado de inventarios, informes automáticos, gestión de proveedores y de la cadena de suministro, informes de taller en tiempo real, gestión de ventas y mucho más.

Principales aspectos a tener en cuenta

• La planificación de inventarios es un conjunto de prácticas de gestión de inventarios diseñadas para ayudar a las empresas a mantener niveles óptimos de stock en cualquier momento.
• En la fabricación, la planificación del inventario gira principalmente en torno a la planificación anticipada y la reposición oportuna del inventario de materias primas para mantener el equilibrio del inventario WIP.
• El inventario de productos terminados también debe mantenerse en niveles óptimos para evitar la pérdida de oportunidades y el aumento de los gastos generales.
• Existen muchos métodos diferentes para llevar a cabo la planificación de inventarios; los ejemplos más conocidos son la previsión de la demanda, la cantidad económica de pedido (EOQ), la automatización de los puntos de reorden o el principio de fabricación justo a tiempo.
• Las mejores prácticas de planificación de inventarios incluyen la asignación de funciones y responsabilidades a los empleados, la garantía de una trazabilidad suficiente del inventario, la adopción de un sistema de inventario continuo (perpetuo) y la implantación de un sistema de gestión de inventarios o ERP de fabricación.

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