Planificación de compras – Una guía sencilla

Un proceso de compras minuciosamente planificado ayuda a garantizar que las compras de una empresa lleguen a tiempo y en las cantidades adecuadas, de los mejores proveedores y con buenos precios. Un plan de compras bien pensado ayuda a las empresas a mantener el control del ciclo de fabricación del producto y evitar sorpresas de última hora.

¿Qué es la planificación de las compras?

La planificación de las compras es el proceso de determinar las necesidades de material para producir productos durante un periodo de tiempo determinado, así como los medios para su abastecimiento. Se trata de un proceso empresarial estratégico destinado a recopilar y consolidar información crítica para la empresa sobre todas las compras necesarias a proveedores externos, incluida la aplicabilidad del proveedor, el costo y la calidad de los materiales, la programación de suministro y pago, el cumplimiento, la contratación, etc. La planificación de las compras garantiza que las compras se lleven a cabo de forma oportuna y organizada.

Las compras pueden ser más o menos sofisticadas en función de la escala y la complejidad de la cadena de suministro y del proceso de fabricación del producto. En proyectos pequeños o sencillos, puede no requerir mucha planificación previa y asignarse al gestor del proyecto. Para operaciones de producción más sofisticadas –en las que los productos se fabrican a partir de una amplia gama de materiales subcontratados y tienen rutas complejas– suele ser un asunto de varios departamentos que implica una planificación detallada y la toma de decisiones a nivel ejecutivo, encabezadas por el director de compras.

El responsable de compras se encarga de coordinar el proceso de compras de un proyecto o de toda la operación de fabricación. Las responsabilidades de compras pueden dividirse entre departamentos o constituir un departamento independiente de una empresa. En cualquier caso, dado que depende del presupuesto de fabricación de una empresa y es responsable de todos los materiales subcontratados, la planificación de las compras implica una estrecha coordinación entre ventas, fabricación, contabilidad y dirección. Aunque técnicamente es posible gestionar la mayoría de los procesos relacionados con la compra con lápiz y papel, las operaciones de fabricación modernas se basan en sistemas ERP con un software de compras que simplifica, racionaliza y automatiza gran parte del proceso de compras.

¿Qué es un Plan de Gestión de Compras?

Un plan de gestión de compras es el documento central en el que se detalla toda la información relacionada con las compras para un proyecto, producto, línea de productos o periodo de fabricación. El plan identifica los requisitos necesarios para llevar a cabo un proyecto o periodo de fabricación, junto con información estratégica sobre la mejor manera de adquirirlos. Incluye análisis de procesos de compra anteriores y previsiones de demanda, así como una lista de posibles proveedores y su rendimiento esperado, consideraciones sobre contratación y aprobación, obligaciones legales, declaraciones de trabajo (o SOW), solicitudes de propuestas (o RFP), cumplimientos, programaciones de compra, tiempos de suministro previstos, condiciones de licitación, etc.

Si se aplica correctamente, un plan de gestión de compras ayuda a reducir los costos generales de compras, garantizar la alta calidad de los materiales subcontratados y mantener la fluidez de las operaciones de fabricación. Dado que el proceso de compras depende en gran medida de las necesidades específicas, el mercado, el tamaño y la actividad de cada empresa, los flujos del proceso pueden variar mucho de una empresa a otra y no existe una única forma correcta de hacerlo. No obstante, hay una serie de aspectos básicos fundamentales que deben incluirse en la creación del plan. A continuación, echemos un vistazo a los componentes básicos de un plan de gestión de compras.

Creación de un plan de gestión de compras

1. Explicar el proceso. Esta sección preliminar del documento debe definir claramente los pasos necesarios para adquirir productos o servicios de los proveedores, junto con notas sobre cómo gestionar el proceso.
2. Definir las funciones. A continuación, deben enumerarse los miembros del equipo de compras responsables de gestionar y ejecutar el plan de gestión de compras, junto con sus funciones específicas. Puede tratarse de directores de proyecto que gestionan la ejecución puntual del plan, ejecutivos que proporcionan asesoramiento contractual, abogados que facilitan información jurídica, partes interesadas que participan en el proyecto, etc.
3. Especificar las necesidades de artículos. El plan debe incluir todos los artículos de compra necesarios para el proyecto, junto con las razones para recurrir a proveedores externos. Esto incluye tanto materias primas y componentes como herramientas, equipos, licencias de software, etc. Es importante incluir toda la información específica del proyecto sobre cada artículo, así como sus descripciones detalladas, como especificaciones técnicas, números de pieza, cantidades, fechas de caducidad, etc. En esta fase hay que consultar a las partes interesadas y a los ejecutivos, y coordinarse con los responsables de producción. También hay que tener en cuenta la información sobre los costos estimados y la conformidad con las normas de la organización.
4. Definir la programación de compras. Para garantizar la ejecución puntual del proyecto, evitar interrupciones y acortar los plazos de entrega, la programación de compras debe ajustarse a la programación general del proyecto. En la programación de compras deben figurar las fechas clave de los procesos críticos del proyecto, las fechas de caducidad de todos los artículos de compra y sus tiempos de entrega previstos, etc. Una programación de compras bien pensada puede ayudar a ahorrar mucho tiempo y dinero al planificar entregas justo a tiempo y utilizar mejor la cadena de suministro.
5. Seleccionar a los proveedores y definir los criterios de decisión. En el plan de compras deben figurar todos los proveedores aplicables, junto con los análisis de sus resultados. Los proveedores precalificados pueden identificarse basándose en el historial de compras y los nuevos pueden determinarse mediante estudios de mercado y coordinación con los representantes de los proveedores. Los precios por proveedor, la disponibilidad de los productos, los tiempos de entrega previstos, etc., deben determinarse para facilitar la selección de proveedores. También deben determinarse los procesos de toma de decisiones sobre cómo diferenciar y elegir a los proveedores. A continuación se lleva a cabo la selección de proveedores. En el caso de un proceso de licitación, se redactan acuerdos para determinar las condiciones de la licitación y se publican solicitudes de propuestas detallando las necesidades del proyecto a las que pueden responder los proveedores.
6. Gestión y responsabilidad de los proveedores. Se establecen estrategias y procesos para gestionar el rendimiento de los proveedores elegidos. Los contratos se redactan, aprueban y firman. También se determinan las obligaciones contractuales y los detalles para garantizar que los proveedores cumplan su parte del trato. Esto puede incluir detalles sobre la tramitación de facturas, informes de estatus, etc.
7. Identificación y gestión de riesgos. Toda externalización introduce nuevos riesgos en las operaciones de producción de una empresa. Pueden ir desde retrasos en los envíos y discrepancias en la calidad de los artículos entregados, hasta problemas de financiación por fluctuaciones repentinas del mercado, etc. El plan de gestión de compras debe detallar los tipos de riesgos implicados junto con evaluaciones sobre su probabilidad y gravedad. También deben determinarse las prácticas de gestión de riesgos. Éstas pueden incluir la creación de declaraciones de trabajo más detalladas para que los proveedores las aprueben previamente, la búsqueda de subcontratistas alternativos en caso de que un proveedor ganador tenga problemas, etc.
8. Restricciones del proyecto y limitaciones legales. Las restricciones y limitaciones del proyecto deben estar claramente definidas y detalladas en el plan de gestión de compras. Conviene tenerlas presentes a lo largo de todo el proceso de planificación de compras y sus distintas fases. Por ejemplo, los límites presupuestarios, las obligaciones legales, las normas, las buenas prácticas de fabricación, etc.
9. Revisión y aprobación. El plan de gestión de compras debe incluir información sobre los parámetros utilizados para revisar y aprobar los documentos de compras, así como los métodos y justificaciones para realizar cambios una vez iniciada la fase de compras.

La importancia de planificar las compras

Una planificación eficaz de las compras puede aumentar enormemente la eficiencia de toda la operación de fabricación. Dado que es responsable de la entrada constante de todas las materias primas, equipos y otros requisitos del proyecto subcontratados, puede marcar la diferencia entre las interrupciones constantes y una operación de fabricación fluida y racionalizada. La planificación de las compras no sólo es importante para satisfacer las necesidades del proyecto, sino también para mejorar los procesos de trabajo internos.

Un proceso de compras bien planificado puede aportar varias mejoras, entre ellas:

• Reducción de costos. Un proceso de compras bien planificado permite conocer a fondo la cadena de suministro. Esto permite tener una mejor visión de los proveedores disponibles, así como de las diferencias en los precios de las materias primas, las opciones de entrega, etc. Además, se pueden reunir requisitos similares en un solo contrato y gestionar pedidos en grandes cantidades para varios proyectos, lo que maximiza el ahorro de costos.
• Mejora de los procesos de producción. Con compras estratégicamente planificadas, los artículos necesarios llegan a tiempo y en las cantidades adecuadas. Esto ayuda a mantener el flujo del proceso de fabricación, acorta los tiempos de entrega y evita cuellos de botella. También reduce las existencias permanentes y los gastos de almacenamiento.
• Gestión de riesgos. Las técnicas de gestión de riesgos de compras, como los acuerdos con proveedores alternativos o el establecimiento de opciones de entrega de reserva, reducen las posibilidades de retrasos en las entregas, la calidad de los materiales y otros problemas de la cadena de suministro. Un conocimiento más profundo de la conformidad y las normas del sector también reduce la posibilidad de problemas legales.
• Aumento de la transparencia y la previsibilidad. La planificación de las compras permite tener una mejor visión general del rendimiento del proyecto comparando las actividades y plazos del mundo real con los previstos. Esto permite tomar mejores decisiones y controlar mejor el proyecto.

Planificación de compras con software ERP/MRP

Al igual que la mayoría de las demás áreas de la empresa, la planificación de las compras puede resultar mucho más sencilla con la ayuda de un software específico. Aunque las hojas de cálculo pueden ser de gran ayuda en las fases iniciales de la actividad empresarial, las empresas que desean crecer deberían considerar la implementación de un software ERP/MRP que actúe como plataforma central para gestionar todos los aspectos del negocio. La flexibilidad de los modernos sistemas basados en la nube garantiza que el software siga siendo asequible incluso para las empresas más pequeñas, pero que pueda ampliarse a medida que la empresa crece en capacidad y complejidad.

En términos de funcionalidad de planificación de compras, un sistema ERP/MRP adecuado debería soportar lo siguiente:

• Gestión de proveedores, incluido el seguimiento de los indicadores clave de rendimiento relacionados con los proveedores.
• Creación de pedidos y seguimiento de los mismos.
• Planificación de las necesidades de material y previsión de las compras para determinar qué se necesita y cuándo.
• Gestión de inventarios, incluido el seguimiento de los materiales, componentes, WIP y productos terminados.
• Estadísticas relacionadas con los materiales y componentes comprados, para una mejor toma de decisiones.
• Listas de existencias críticas y notificaciones para cuando los niveles de inventario sean bajos.

Además, un sistema ERP/MRP debe cubrir las funciones de ventas, planificación y programación de la producción y contabilidad. Las integraciones con aplicaciones de terceros deben ofrecer funciones avanzadas de comercio electrónico, contabilidad, envíos y logística, etc.

Principales aspectos a tener en cuenta

• La planificación de las compras es el proceso de determinar las necesidades de material para producir productos durante un periodo de tiempo determinado, así como los medios para su abastecimiento.
• Al ser responsable de todos los materiales subcontratados, la planificación de las compras implica una estrecha coordinación entre ventas, fabricación, contabilidad y dirección.
• Los planes de gestión de compras son los documentos centrales que detallan toda la información relacionada con las compras para un proyecto, producto, línea de productos o periodo de fabricación concretos.
• El plan de gestión de compras identifica los requisitos necesarios para llevar a cabo un proyecto o periodo, junto con información estratégica sobre la mejor manera de adquirirlos.
• Las operaciones de fabricación modernas se basan en sistemas ERP y software de compras específico que simplifica, agiliza y automatiza gran parte del proceso de compras.

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