Pérdida de inventario – Causas, consecuencias y consejos

La pérdida de inventario es un problema común en la mayoría de las empresas que manejan inventario físico. Las consecuencias de la pérdida de inventario pueden incluir pérdidas financieras, interrupciones operativas y pérdida de competitividad. Pero, ¿cómo se produce y cómo prevenirla?

¿Qué es la pérdida de inventario?

La pérdida de inventario se produce cuando las cantidades reales de su inventario son inferiores a las registradas en sus libros o en su sistema de gestión de inventarios. Suele deberse a una combinación de factores, como errores administrativos, daños, deterioro, robo y fraude de proveedores.

Según un informe de Statista, más del 64% de los comercios minoristas estadounidenses experimentaron una tasa anual de pérdidas superior al 1% del valor total de sus inventarios. Y ningún tipo de empresa que maneje inventario físico es inmune a las pérdidas.

Realizar inventarios y comparar los resultados con sus registros de inventario es el método más confiable para descubrir pérdidas de inventario, ya que proporciona pruebas concretas de las discrepancias.

¿Cómo calcular la pérdida de inventario?

Para calcular el valor de la pérdida de inventario, puede utilizar la siguiente fórmula:

Valor de pérdida = Registro de valor de inventario – Valor de inventario físico

Supongamos que en los registros contables de la empresa figuran $80.000 como valor de inventario. Después de un recuento de inventario, el valor real del inventario físico se calculó en $78.000. Esto significa que el valor de pérdida fue:

$80,000 – $78,000 = $2,000

Por tanto, la empresa perdió inventario por valor de $2.000 durante el periodo.

¿Cómo calcular el índice de pérdida de inventario?

Dado que el valor del inventario puede fluctuar, el valor de las pérdidas no es la métrica más confiable para realizar un seguimiento de las pérdidas a lo largo del tiempo. Para medir continuamente las pérdidas y utilizarlas como KPI del rendimiento de su gestión de inventario, empiece calculando el índice de pérdidas de inventario.

Índice de pérdida de inventario = Valor de pérdida / Registro de valor de inventario x 100

Continuemos con el ejemplo anterior. El valor de inventario registrado era de $80.000 y la pérdida era de $2.000. La tasa de pérdida, por lo tanto, fue:

$2.000 / $80.000 x 100 = 0,025 x 100 = 2,5%.

Esto significa que su porcentaje de pérdida o el valor de inventario perdido por pérdida fue del 2,5%. Pero, ¿cómo es posible?

Causas de la pérdida de inventario

La pérdida de inventario puede deberse a muchos factores que suelen actuar combinados entre sí. Estas son algunas de las causas más comunes de las pérdidas:

• Daños. Los daños en los artículos del inventario pueden producirse durante varias etapas de la cadena de suministro, desde la manipulación en el almacén hasta el transporte. Los daños físicos suelen dar lugar a una reducción de los niveles reales de inventario en comparación con lo registrado en los libros contables.
• Deterioro. Los productos perecederos o con fecha de caducidad pueden sufrir deterioro. Cuando estos artículos se estropean antes de ser vendidos, se produce una pérdida de inventario.
• Errores de producción. Los errores en el proceso de producción pueden provocar el desperdicio de materiales o productos defectuosos que hay que dar por perdidos.
• Robo por parte de los empleados. El robo interno por parte de los empleados contribuye de forma significativa a la pérdida de inventario. Cuando los empleados hurtan artículos del inventario, se produce una pérdida directa. Mientras que las causas anteriores de pérdida pueden denunciarse, dando los artículos por perdidos, el hurto es algo que sólo puede descubrirse mediante auditorías e investigaciones de inventario.
• Hurtos. El hurto por parte de terceros es una causa muy común de pérdida de inventario en los comercios minoristas. Se produce cuando los clientes roban productos de la tienda.
• Fraude de proveedores. El fraude de proveedores se produce cuando éstos manipulan los pedidos o las facturas, suministrando menos artículos de los acordados o cobrando precios más altos. Esto da lugar a una discrepancia entre el inventario real y la cantidad registrada.
• Errores en el recuento del inventario. Los errores en el recuento del inventario durante el recuento físico o el recuento cíclico pueden provocar inexactitudes en los niveles de inventario registrados. Estos errores humanos pueden deberse a errores de recuento, omisiones o doble recuento de artículos.
• Errores administrativos. Los errores administrativos en la contabilidad del inventario, como los errores de introducción de datos, pueden crear discrepancias entre el inventario real y las cantidades registradas. A menudo se trata de errores humanos involuntarios, pero pueden tener graves consecuencias.

Cada una de estas causas de pérdida de inventario representa una fuente potencial de pérdidas para una empresa. Pero, ¿es la pérdida monetaria su única consecuencia?

Consecuencias de la pérdida de inventario

La pérdida de inventario puede acarrear una serie de consecuencias. He aquí algunas de las más graves:

• Pérdidas económicas. Una de las consecuencias más inmediatas y directas de las pérdidas de inventario es la pérdida financiera. Reduce el valor de los activos de una empresa y repercute directamente en su cuenta de resultados, ya que el costo del inventario perdido se resta de los ingresos sin que se obtenga el correspondiente beneficio de las ventas.
• Desabastecimiento. Las pérdidas pueden dar lugar a desabastecimientos inesperados, que hacen que se queden sin productos que vender o sin materiales que utilizar en la fabricación.
• Exceso de existencias. Para compensar las pérdidas, algunas empresas pueden tener un exceso de inventario como colchón, inmovilizando un capital que podría emplearse en otra cosa.
• Interrupciones operativas. Los frecuentes desabastecimientos y situaciones de exceso de inventario interrumpen las operaciones normales, lo que provoca ineficiencias y mayores costos en la gestión de la cadena de suministro, paradas de producción por escasez de material y la imposibilidad de cumplir los pedidos a tiempo.
• Daño a la reputación. Las constantes entregas tardías o incompletas pueden provocar la insatisfacción del cliente y la pérdida de negocio.
• Aumento de los costos. Mantener un exceso de inventario como protección contra los desabastecimientos debido a la pérdida de inventario aumenta los costos de mantenimiento, mientras que gestionar y analizar las pérdidas de inventario suele requerir horas de trabajo adicionales.
• Pérdida de competitividad. Una empresa que lucha constantemente contra las pérdidas puede perder su ventaja competitiva en precios, disponibilidad y servicio al cliente frente a competidores más eficientes.

Como vemos, la pérdida de inventario es un problema grave que hay que resolver. Veamos qué se puede hacer para evitarla.

Consejos para minimizar la pérdida de inventario

Realizar auditorías periódicas del inventario

Las auditorías periódicas de inventario implican el recuento físico y la comprobación de la cantidad real de inventario disponible con respecto a lo que consta en sus registros. Estas auditorías ayudan a identificar rápidamente las discrepancias y los problemas de pérdidas, lo que le permite tomar medidas correctivas. Establecer un calendario para estas auditorías, por ejemplo mensual o trimestral, garantiza que se mantenga al tanto de la precisión del inventario.

Además, el uso de métodos de recuento cíclico, en los que se cuenta continuamente una parte del inventario a lo largo del tiempo, puede proporcionar una visión más en tiempo real de los niveles de inventario y reducir la necesidad de auditorías anuales masivas. Si audita periódicamente su inventario, podrá descubrir problemas en una fase temprana, abordar las causas de fondo y evitar que las pérdidas se agraven.

Formar a los empleados

La formación debe abarcar diversos aspectos, como la correcta manipulación del inventario para evitar daños, la comprensión de los procesos de producción para evitar la sobreproducción o los errores, la introducción precisa de datos para mantener los registros de inventario y el cumplimiento de los principios de “primero en caducar, primero en salir” (FEFO) para los productos perecederos. Un personal bien formado puede reducir drásticamente los errores humanos que contribuyen a la pérdida de inventario.

Los programas de formación deben ser continuos, con actualizaciones periódicas, y también deben incluir la sensibilización en materia de seguridad para evitar robos internos. Implicar a los empleados en la importancia de la precisión del inventario y hacerles conscientes de cómo sus acciones repercuten en el balance final pueden ser factores motivadores para minimizar las pérdidas.

Aplicar medidas de seguridad

Implementar medidas de seguridad es vital para prevenir tanto los robos internos como los externos. Los robos internos, como los cometidos por los empleados, pueden disuadirse con sistemas de seguridad como cámaras de vigilancia y medidas de control de acceso. No sólo actúan como elementos disuasorios, sino que también aportan pruebas en caso de actividades sospechosas.

En el caso del comercio electrónico y los terminales puntos de venta (TPV), los procesos seguros de procesamiento de pagos y verificación de pedidos también contribuyen a evitar la pérdida de inventario.

Los hurtos externos, como los hurtos en tiendas, pueden reducirse con personal vigilante, una distribución adecuada de la tienda y personal de seguridad. Es esencial revisar y actualizar periódicamente los sistemas de seguridad para adelantarse a las posibles amenazas y mantener un entorno seguro para el inventario.

Realizar auditorías de proveedores

Las auditorías periódicas de proveedores son cruciales para combatir el fraude de proveedores. Estas auditorías consisten en verificar que los productos recibidos coinciden con la orden de compra, tanto en cantidad como en calidad. También garantizan el cumplimiento de los precios y condiciones acordados. Mantener relaciones sólidas con los proveedores y una comunicación transparente puede ayudar a reducir el riesgo de fraude.

Además, la implementación de cuadros de mando de proveedores y KPI puede ayudarle a evaluar el rendimiento de los proveedores con regularidad. Si un proveedor incumple sistemáticamente las expectativas, puede ser el momento de reevaluar la relación y explorar fuentes alternativas para proteger su inventario de las pérdidas relacionadas con el proveedor.

Utilizar procedimientos de inventario adecuados

Los procedimientos de inventario deben incluir directrices para la realización de recuentos físicos, procesos de conciliación para abordar cualquier discrepancia descubierta durante el recuento y medidas para gestionar los artículos de inventario dañados o estropeados. El doble control de los recuentos y el uso de sistemas de escaneado de códigos de barras pueden mejorar aún más la precisión y reducir los errores humanos.

El establecimiento de protocolos claros para informar y abordar las discrepancias entre los recuentos físicos y los niveles de inventario registrados garantiza que los problemas se investiguen y resuelvan con prontitud. El desarrollo de procedimientos operativos estándar también desempeña un papel crucial en la formación de nuevos empleados y en el mantenimiento de un enfoque coherente de la gestión de inventarios en toda la organización.

Implementar software de gestión de inventarios

El software de gestión de inventarios ofrece un seguimiento en tiempo real de los niveles de inventario, automatiza las tareas de control de inventario y proporciona información sobre la rotación de inventario. Agiliza todo el proceso de gestión de inventarios, desde la creación de pedidos de compra y la recepción de mercancías hasta el seguimiento de los movimientos de inventario y las ventas.

Las funciones de escaneado de códigos de barras hacen que la introducción de datos sea más eficiente y precisa, reduciendo el riesgo de errores que contribuyen a las pérdidas. El software de gestión de inventarios también ofrece informes y análisis detallados que ayudan a identificar tendencias y anomalías que pueden indicar posibles problemas de pérdidas, lo que permite tomar medidas proactivas.

En general, la implementación de este tipo de software aumenta la eficacia, la precisión y la visibilidad en la gestión del inventario, contribuyendo a los esfuerzos de prevención y minimización de las pérdidas.

¿Cómo informar de la pérdida de inventario en los estados financieros?

La pérdida de inventario se registra en los estados financieros como un gasto, normalmente en la categoría de Costo de los Bienes Vendidos (COGS) o como un elemento independiente, dependiendo del método contable utilizado. A continuación se explica cómo se registran las pérdidas en los estados financieros:

1. Como componente del COGS. Según el principio de contabilidad de ejercicio, cuando se producen pérdidas, éstas se reconocen como una reducción del valor del inventario. Esta reducción se trata como un gasto y se incluye en la sección COGS del estado de ingresos. Incide directamente en el cálculo del beneficio bruto.
2. Elemento independiente en los gastos. En algunos casos, las empresas pueden optar por declarar la pérdida de inventario como un elemento independiente en su estado de ingresos, dentro de los gastos de operación. Este enfoque proporciona un desglose más claro de los gastos y facilita el seguimiento y el análisis de las pérdidas a lo largo del tiempo. El estado de ingresos puede incluir un elemento como “Gastos por pérdida de inventario” o “Pérdida de inventario”.
3. Tratamiento contable específico. La pérdida puede registrarse utilizando tratamientos contables específicos en función de las circunstancias y las normas contables seguidas por la empresa. Por ejemplo, si la pérdida se debe a un acontecimiento repentino e inesperado, puede tratarse de forma diferente a las pérdidas rutinarias. Las empresas deben atenerse a los principios contables generalmente aceptados (PCGA) o a otras normas contables pertinentes de su región a la hora de registrar la pérdida de inventario.

Es importante tener en cuenta que el método utilizado para registrar la pérdida de inventario en los estados financieros puede variar según las empresas y los sectores. El método elegido debe ajustarse a las normas contables y reflejar con exactitud el impacto de las pérdidas en los resultados financieros de la empresa. Además, mantener registros y documentación precisos de los incidentes de pérdida es esencial para la transparencia y el cumplimiento de la normativa contable.

Principales aspectos a tener en cuenta

• La pérdida de inventario se produce cuando las cantidades reales de su inventario son inferiores a las registradas en sus libros o en su sistema de gestión de inventario.
• La pérdida de inventario puede deberse a diversos factores, como daños, deterioro, errores de producción, robos por parte de los empleados, hurtos, fraudes de proveedores, errores de recuento de inventario y errores administrativos.
• Las pérdidas de inventario pueden acarrear varias consecuencias importantes, como pérdidas financieras, desabastecimientos, exceso de existencias, interrupciones operativas, daños a la reputación, aumento de costos y pérdida de competitividad.
• La pérdida de inventario puede evitarse o reducirse al mínimo realizando auditorías de inventario periódicas, formando a los empleados, aplicando medidas de seguridad, realizando auditorías de proveedores, utilizando procedimientos de inventario adecuados e implementando programas informáticos de gestión de inventarios.

Preguntas frecuentes

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