¿Qué son los pedidos pendientes? Significado, causas y consejos

Tanto para los fabricantes como para los distribuidores, los pedidos pendientes constituyen un medio fiable de mantener las ventas incluso después de agotar los productos. En este artículo analizamos el significado y las causas de los pedidos pendientes y sopesamos sus ventajas y sus desventajas.

¿Qué es un pedido pendiente?

Un pedido pendiente o backorder es un estado de inventario para un producto que está temporalmente agotado pero que todavía está disponible para pedidos. Los productos designados como “disponibles en pedido pendiente” constituyen productos que todavía no se han terminado de fabricar o están en camino de los proveedores que, sin embargo, se han puesto a disposición para su compra. El productor se compromete a cumplir el pedido de venta, pero los productos no están listos en el momento de recibir el pedido.

Muchas empresas experimentan momentos en los que la demanda supera a la oferta. Esto puede deberse a una serie de circunstancias que provocan un aumento repentino de la demanda o una disminución temporal de la capacidad de producción. Cuando esto ocurre, en lugar de interrumpir las ventas, las empresas pueden optar por hacer que los productos temporalmente agotados estén disponibles en pedidos pendientes, garantizando así la continuidad de los ingresos.

Pedidos parcialmente disponibles

Los pedidos de venta suelen constar de varios productos diferentes. Algunos de ellos pueden estar disponibles mientras que otros están agotados pero en proceso de reposición. En estos casos, es habitual que las empresas acepten el pedido y envíen de inmediato la parte disponible, mientras que los productos agotados quedan disponibles en pedidos pendientes, que se entregarán una vez finalizada la producción. La clave está en comunicar los plazos de entrega de los productos pendientes. Una parte de un pedido pendiente también puede formar parte del inventario en consignación de un proveedor.

Veamos un ejemplo. Un panadero hace un pedido de 500 kg de harina. Sin embargo, el productor sólo tiene 350 kg en existencias, mientras que el siguiente lote aún está en producción, con un plazo de entrega de 10 días. En lugar de tener que esperar a que termine el siguiente lote, el productor puede hacer que el pedido sea parcialmente entregable, indicando que 350 kg están disponibles inmediatamente y que los 150 kg restantes están disponibles en pedidos pendientes, listos para ser enviados en 10 días. De este modo, el productor puede finalizar la venta mientras el panadero se pone manos a la obra con la masa.

Pedido pendiente vs Pedido anticipado vs Agotado

Los pedidos pendientes no deben confundirse con los pedidos anticipados ni con los artículos agotados. La diferencia entre un pedido pendiente y un pedido anticipado es simplemente que mientras un pedido pendiente es un producto previamente en existencias que se ha agotado temporalmente, un producto disponible en pedido anticipado no tiene ningún estado previo de existencias. En otras palabras, los pedidos anticipados son productos que una empresa tiene previsto empezar a fabricar o suministrar en el futuro, pero para los que ya acepta pedidos hoy.

En el caso del agotamiento de existencias, sin embargo, el suministro de un producto es incierto o una empresa ha dejado de fabricarlo o suministrarlo por completo. O bien el fabricante no tiene claro si el producto volverá a estar disponible en el futuro, o bien el producto ha llegado al final de su ciclo de vida.

La decisión de designar un artículo como agotado o disponible en pedido pendiente dependerá de muchas circunstancias. Por ejemplo, un fabricante debe tener en cuenta lo siguiente: si la demanda del producto es persistente; si la disponibilidad de pedidos pendientes sería rentable; cuánto tiempo está dispuesto a esperar el cliente; cuándo se repondrá el suministro de materias primas; cuántos artículos deben estar disponibles para pedidos pendientes; si la planificación de la producción está configurada para permitir la reserva de pedidos con antelación; si el sistema de gestión de inventarios y el módulo de contabilidad están equipados para gestionar los pedidos pendientes adecuadamente, etc.

Principales causas de los pedidos pendientes

Los pedidos pendientes no son intrínsecamente una mala noticia y pueden ser un medio fiable de mantener las ventas. Todo depende de cómo se gestionen. Veamos tres circunstancias diferentes que pueden hacer necesario el uso de pedidos pendientes.

Demanda inusual

Quizá la principal razón de los pedidos pendientes sea la fluctuación repentina de la demanda. Puede ser el resultado de un acontecimiento estacional, como unas vacaciones, un fenómeno meteorológico inesperado, como una tormenta de nieve inesperadamente larga, o cualquier otra cosa. También puede deberse simplemente al aumento de la popularidad de un producto debido a su tendencia en las redes sociales.

Muchos fabricantes confían en modelos de previsión y planificación de la demanda para grandes clientes, pedidos totales o para líneas de productos específicas. Las variaciones repentinas en los patrones de pedidos pueden desequilibrar la fabricación y hacer que la capacidad de producción prevista no pueda satisfacer la demanda.

Más información sobre Planificación de capacidades.

Existencias de seguridad bajas

Las empresas tienen que gestionar rigurosamente los niveles de inventario para evitar la falta o el exceso de existencias de productos y componentes. Para evitar la falta de existencias y tener en cuenta las irregularidades de la cadena de suministro, muchos fabricantes mantienen un inventario de seguridad de determinados productos. Las existencias de seguridad son un método de gestión de inventarios destinado a mitigar las interrupciones del suministro.

Sin embargo, a pesar de los mejores esfuerzos de planificación, a veces también se calculan mal los niveles de existencias de seguridad o de productos terminados. Sencillamente, no hay forma fiable de prever con antelación todos los picos de demanda.

Más información sobre las Existencias de seguridad.

Problemas de la cadena de suministro

En una economía global en la que las cadenas de suministro se extienden por continentes y a menudo incluyen muchos intermediarios, de vez en cuando habrá interrupciones del suministro. Esto puede deberse a catástrofes naturales, huelgas navieras o portuarias, cumplimiento de la normativa, mala calidad por parte de los proveedores, etc. Sea cual sea el motivo, el resultado es un déficit de existencias y, en la mayoría de los casos, plazos de entrega más largos.

Al adoptar un enfoque multi proveedor, se alivian los riesgos asociados a la dependencia de un único proveedor. En cualquier caso, no hay garantía de que un envío perdido por un proveedor siempre pueda ser cubierto por una segunda fuente.

Más información sobre Gestión de la cadena de suministro.

Ventajas y riesgos de los pedidos pendientes

Como hemos visto, en algunas situaciones, los pedidos pendientes pueden ser una técnica de venta que merezca la pena. A continuación, revisaremos los principales beneficios y riesgos asociados a su uso.

Ventajas de los pedidos pendientes

Una de las ventajas de los pedidos pendientes es que pueden reflejar un aumento saludable de la demanda de un producto. Si se gestionan correctamente, los pedidos pendientes pueden utilizarse para prever una demanda constante y mitigar los riesgos financieros que conlleva el aumento de la capacidad de producción. Esto puede ayudar a las empresas a planificar su crecimiento y obtener información valiosa sobre el mercado.

Otro beneficio clave es que los pedidos pendientes pueden ayudar a las empresas a mantener niveles de inventario más bajos, liberando flujo de caja para operaciones y expansión. Con prácticas Lean Manufacturing, los pedidos pendientes pueden aumentar la rentabilidad al incrementar los ingresos y reducir los gastos generales, la mano de obra y los costos de mantenimiento.

Mantener las ventas aunque se agoten los productos es especialmente beneficioso para los pequeños fabricantes que dependen en gran medida de unos ingresos constantes y no pueden permitirse perder clientes. Es más, un pedido pendiente puede incluso enviar una señal a los consumidores de que un producto está muy solicitado, lo que aumenta su popularidad.

Riesgos de los pedidos pendientes

En cuanto a los riesgos y desventajas, depender excesivamente de los pedidos pendientes puede indicar que una empresa se ha vuelto demasiado austera en un esfuerzo por ahorrar costos, no ha sabido anticiparse a la demanda o puede tener problemas de productividad. Si los plazos de entrega son demasiado largos y los pedidos pendientes se prolongan, los clientes pueden irse a la competencia y los pedidos pueden cancelarse, con lo que las materias primas encargadas para satisfacer la demanda se convierten automáticamente en exceso de existencias a su llegada.

El riesgo de cancelación suele ser mayor cuanto más tiempo tenga que esperar el cliente para recibir el producto. Puede que encuentre una oferta mejor o que sus circunstancias o preferencias cambien mientras espera. Si un cliente acaba cancelando el pedido, casi siempre supone un desperdicio añadido, una oportunidad perdida y un golpe a la reputación de la empresa.

Si el pedido ya estaba pagado, hay que devolver el dinero y reprogramar los planes de producción. Incluso si no lo estaba, los costos operativos adicionales derivados de la atención al cliente están prácticamente garantizados.

Consideraciones contables sobre los pedidos pendientes

En contabilidad, los pedidos pendientes –a veces también denominados cartera de pedidos de una empresa– suelen expresarse como una cifra en dólares que denota el valor de la venta. Sin embargo, hay un impacto en cómo se contabilizan. En concreto, los pedidos pendientes pagados se registran como pasivos en los estados financieros en lugar de como ventas realizadas. Se trata de obligaciones futuras con los clientes. La razón es sencilla: si el cliente cancela, el pedido pendiente puede eliminarse sin afectar a los ingresos por ventas del periodo anterior. De este modo, se evita que un pedido pendiente afecte al resultado final mientras la transacción está en curso.

También hay otras consideraciones contables. Por un lado, los pedidos pendientes pueden afectar al inventario y a otros costos de mantenimiento. Si están relacionados con un componente específico o una materia prima que forma parte de un proceso, las demás piezas que entran en ese conjunto están sujetas a los procedimientos habituales de inventario y valoración. Lo mismo ocurre con los costos de mantenimiento. Aunque el producto aún no se haya registrado como venta finalizada, hay que seguir pagando el alquiler, los servicios y la mano de obra de los artículos pendientes de entrega.

Otros aspectos contables son los gastos de envío inmediato, que deben incluirse en algún momento en los estados financieros. También puede incluir costos tangibles e intangibles, que deben contabilizarse para seguir el progreso de los pedidos pendientes.

Consejos para gestionar los pedidos pendientes

Aunque el uso de pedidos pendientes puede ser beneficioso para una empresa en muchas circunstancias, la clave está en asegurarse de que el sistema de producción está configurado para gestionarlos adecuadamente y de que los clientes estén informados. A continuación se ofrecen seis consejos para gestionar con mayor eficacia los pedidos pendientes:

1. Revise periódicamente la popularidad de los artículos. Cuando un artículo está arrasando en las estanterías, asegúrese de analizar el ciclo de vida del producto. Determine los indicadores clave de su popularidad, como las tendencias del mercado, la estacionalidad y otros factores. Merece la pena tomar decisiones informadas sobre la conveniencia o no de hacer pedidos pendientes de artículos antes de que se agoten.
2. Comuníquese con los clientes. Los clientes están más dispuestos a hacer pedidos pendientes si pueden confiar en que la producción avanza sin problemas y se da prioridad a su pedido. La comunicación es clave para minimizar el riesgo de cancelaciones. Los plazos de entrega precisos y las actualizaciones periódicas de la situación dan a los clientes la seguridad de que se valora su negocio.
3. Redoble la planificación de la producción. Prever la planificación de la producción y las consideraciones de programación para los artículos de venta rápida es crucial para garantizar un suministro equilibrado. Dedique más tiempo a analizar las capacidades de producción y la asignación de recursos para las referencias más populares. Los sistemas MRP avanzados permiten un análisis preciso y exhaustivo de los historiales de producción, las capacidades, los niveles de existencias, etc.
4. Calcule y establezca puntos de reorden. Los productos suelen requerir una compleja mezcla de materias primas y componentes para su fabricación. Los plazos de entrega de los proveedores pueden ser muy diferentes. Calcular y establecer puntos de reorden realistas basados en el historial de consumo reducirá el riesgo de quedarse sin un componente. También en este caso, un software de gestión de inventarios puede cambiar las reglas del juego.
5. Mantenga unos niveles saludables de existencias de seguridad. Como hemos visto, tener suficientes existencias de seguridad es una buena manera de hacer frente a los aumentos de la demanda y puede reducir la necesidad de pedidos pendientes. Sin embargo, las existencias de seguridad deben mantenerse en un nivel equilibrado, ya que un exceso de existencias conlleva gastos generales añadidos e introduce riesgos de despilfarro.
6. Integre los sistemas de producción. Los pequeños y medianos fabricantes suelen utilizar distintos sistemas para diferentes funciones. Esto provoca silos de información y la necesidad de conciliar datos de un departamento a otro, lo que aumenta las posibilidades de error e introduce retrasos. Al integrar los sistemas de producción en una solución unificada, como un software ERP de fabricación, los pedidos pendientes pueden gestionarse mucho mejor.

Si se gestionan adecuadamente, los pedidos pendientes pueden ser un medio eficaz de abordar los problemas potenciales derivados de una demanda incoherente o de unos plazos de entrega fluctuantes. Un sistema de fabricación unificado con funcionalidades avanzadas de análisis, informes y seguimiento de la producción, como MRPeasy, puede contribuir en gran medida a garantizar que los pedidos pendientes acaben beneficiando y no perjudicando a la empresa.

Principales aspectos a tener en cuenta

• Un pedido pendiente es una producción agotada que está en proceso o planificada, pero que no se ha puesto a disposición para pedidos.
• Los pedidos pendientes se diferencian de los agotados en que siguen abiertos a pedidos de venta, mientras que los agotados no lo están.
• Las principales causas de los pedidos pendientes son las fluctuaciones repentinas de la demanda, los problemas en la cadena de suministro y la gestión inadecuada de las existencias de seguridad.
• Si se gestionan correctamente, los pedidos pendientes pueden ayudar a mantener las ventas en medio de problemas de suministro no resueltos, siempre que una atención al cliente suficiente impida las cancelaciones.
• Entre los consejos para gestionar los pedidos pendientes figuran la revisión de los niveles de existencias de seguridad, el establecimiento de puntos de reorden óptimos y la implantación de un sistema unificado de planificación de la producción.

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