Puntualidad en las entregas (OTIF) – Una guía completa

La puntualidad en las entregas (OTIF por sus siglas en inglés) es un KPI de gestión de la cadena de suministro que mide la precisión con la que se cumplen los pedidos. A continuación se explica su importancia, cómo calcularla y cómo mejorar la puntuación de OTIF.

¿Qué es la OTIF?

La puntualidad en las entregas (OTIF – On-Time, In-Full) es un indicador clave de rendimiento que mide la eficacia y precisión de las operaciones de la cadena de suministro. Evalúa la frecuencia con la que una empresa entrega las cantidades de pedido correctas en la fecha de entrega acordada, satisfaciendo así la demanda de los clientes.

La OTIF consta de dos componentes:

1. Entregas a tiempo. Se refiere a los pedidos entregados al cliente a la hora prevista o antes.
2. Entregas completas. Evalúa si se ha entregado el pedido completo sin que falte ningún artículo, según los requisitos del cliente.

OTIF es una de las métricas más importantes de la cadena de suministro que puede utilizarse para evaluar tanto su propia precisión de entrega como la de los proveedores.

Principales ventajas de la OTIF

El KPI OTIF es una medida exhaustiva que afecta a casi todas las facetas de la gestión de la cadena de suministro. A continuación le contamos cómo puede ayudar a su empresa:

• Mejora el rendimiento de los proveedores. La OTIF es una medida eficaz para evaluar el cumplimiento de los tiempos de entrega y la precisión de los pedidos por parte de los proveedores. Las puntuaciones altas en OTIF indican que los proveedores son fiables, mientras que las puntuaciones bajas pueden dar lugar a una revisión de los contratos de los proveedores y de su rendimiento.
• Mejora la gestión del inventario. La correcta implementación de la OTIF ayuda a garantizar la optimización de los niveles de inventario. Al recibir las mercancías a tiempo y en las cantidades correctas, las empresas pueden evitar exceso de existencias o  desabastecimientos, lo que permite una rotación de inventarios más eficiente y una reducción de los costos de mantenimiento.
• Reduce las interrupciones en la cadena de suministro. La OTIF aborda directamente las posibles interrupciones de la cadena de suministro poniendo en evidencia los problemas de puntualidad y cumplimiento de las entregas. Identificar estos problemas a tiempo permite a las empresas aplicar medidas correctivas sin retrasos significativos, manteniendo así el buen funcionamiento de la cadena de suministro.
• Aumenta la satisfacción del cliente. Para fabricantes, distribuidores, minoristas y empresas de comercio electrónico, la capacidad de entregar los pedidos con precisión y a tiempo es crucial. Un alto rendimiento de OTIF a menudo se correlaciona con una mayor satisfacción del cliente, ya que es más probable que los clientes estén contentos cuando reciben lo que pidieron dentro del plazo prometido.
• Apoya el cumplimiento eficaz de los pedidos. La OTIF ayuda a mejorar la precisión y la puntualidad en el cumplimiento de los pedidos. Esto no solo ayuda a reducir los retrasos en las entregas, sino que también garantiza que los clientes reciban los pedidos completos, lo que es vital para mantener la confianza y la fidelidad.
• Facilita una mejor gestión de la cadena de suministro. Mediante el seguimiento de la OTIF, las empresas pueden identificar y abordar los cuellos de botella de la cadena de suministro con mayor eficacia. Este proceso de mejora continua es esencial para seguir siendo competitivas en el mercado y satisfacer eficazmente las demandas de los consumidores.
• Evaluación comparativa y mejora continua. La OTIF sirve de referencia para medir el éxito de las iniciativas de la cadena de suministro. Las empresas pueden establecer objetivos específicos de OTIF y medir su progreso a lo largo del tiempo, lo que permite la mejora continua de la cadena de suministro.

Por tanto, las empresas que dan prioridad a un alto rendimiento de OTIF están mejor equipadas para satisfacer las demandas del mercado y mantener una ventaja competitiva.

¿Cómo calcular la tasa OTIF?

El cálculo de la tasa OTIF consiste en evaluar la proporción de entregas puntuales y completas. A continuación presentamos un desglose detallado de cómo calcular la tasa OTIF.

1. Defina el tiempo de entrega. El tiempo de entrega es el tiempo acordado entre el proveedor y el cliente para la entrega de la mercancía. Este tiempo es crucial para determinar si una entrega se considera “a tiempo”.
2. Identifique las entregas pertinentes. Recopile datos sobre todas las entregas realizadas en un periodo determinado. Este conjunto de datos debe incluir la fecha de entrega, la cantidad de artículos pedidos y la cantidad realmente entregada.
3. Evalúe las entregas a tiempo. Cuente el número de entregas que llegaron dentro del tiempo de entrega especificado. Esto constituye el numerador del componente “a tiempo” del cálculo de la OTIF.
4. Evalúe las entregas completas. Determine cuántas entregas contienen la cantidad completa de artículos solicitados sin que falten. Cada pedido debe coincidir exactamente con el pedido del cliente en cuanto a SKU y cantidades.
5. Calcule individualmente las entregas a tiempo y completas. La tasa de entregas a tiempo es el número de entregas a tiempo dividido por el número total de entregas. Del mismo modo, la tasa de entregas completas es el número de entregas completas dividido por el número total de entregas.
6. Combine las métricas. Multiplique la tasa de entregas a tiempo por la tasa de entregas completas para obtener la tasa OTIF.

La fórmula de la OTIF es, por tanto:

OTIF = (Entregas a tiempo / Entregas totales) × (Entregas completas / Entregas totales)

Ejemplo

Supongamos que dispone de los siguientes datos de entrega correspondientes a un mes:

Total de entregas: 100

Entregas a tiempo: 90

Entregas completas: 85

OTIF = (90 / 100) × (85 / 100) = 0,9 × 0,85 = 0,765 = 76,5%.

¿Cuál es una buena puntuación OTIF?

Las buenas puntuaciones de OTIF son las que cumplen o superan los puntos de referencia del sector y los objetivos específicos de la empresa. Aunque una puntuación OTIF perfecta es del 100%, lo que significa que todos los pedidos se entregan a tiempo y en su totalidad, este nivel de rendimiento es difícil de alcanzar de forma constante debido a diversas incertidumbres en la dinámica de la cadena de suministro. Sin embargo, una puntuación de OTIF de entre el 95% y el 99% suele considerarse excelente en muchos sectores. Puntuaciones tan altas indican una cadena de suministro muy eficiente con estrategias de optimización eficaces, lo que se traduce en una elevada satisfacción del cliente y excelencia operativa.

En cambio, una mala puntuación de OTIF suele ser inferior al 85%. Estas puntuaciones pueden indicar problemas importantes dentro de la cadena de suministro, como una escasa fiabilidad del proveedor, problemas de gestión del almacén o estrategias ineficaces de la cadena de suministro. Unas puntuaciones de OTIF bajas pueden provocar la insatisfacción de los clientes, un aumento de los costos operativos y una posible pérdida de negocio y rentabilidad, ya que los clientes buscan proveedores más fiables.

Posibles causas de los bajos resultados de la OTIF

Una puntuación baja de puntualidad en el cumplimiento (OTIF) puede afectar significativamente a la capacidad de una empresa para satisfacer las expectativas de los clientes y mantener la eficacia de sus operaciones. Identificar las causas de un bajo OTIF es crucial para aplicar medidas correctivas eficaces. A continuación se analizan los posibles factores que contribuyen a un bajo rendimiento en las métricas de OTIF.

Cuestiones relacionadas con los proveedores

Mal rendimiento de los proveedores

Si los proveedores incumplen sistemáticamente los tiempos de entrega o envían cantidades o artículos incorrectos, ello repercutirá directamente en la puntuación OTIF.

Comunicación ineficaz

La falta de comunicación clara y oportuna entre los proveedores y la empresa de compras puede dar lugar a malentendidos sobre las especificaciones de los pedidos o a cambios en los requisitos de los mismos.

Problemas de logística y transporte

Enrutamiento ineficaz

Las rutas de transporte o estrategias logísticas inadecuadas pueden provocar retrasos en los tiempos de entrega.

Problemas del transportista

Los problemas con los proveedores de transporte, como limitaciones de capacidad, retrasos operativos o errores, pueden impedir la entrega a tiempo.

Retrasos aduaneros y de importación

En el caso de los envíos internacionales, los retrasos en las aduanas pueden dificultar la llegada puntual de las mercancías, sobre todo si la documentación está incompleta o es incorrecta.

Ineficacia de los procesos internos

Deficiencias en la gestión de inventarios

Unos registros de inventario inexactos o unas prácticas de almacenamiento deficientes pueden dar lugar a que no se puedan satisfacer totalmente los pedidos con las existencias disponibles.

Retrasos en la producción

En el contexto de la fabricación, los retrasos en la producción debidos a averías de los equipos, problemas de mano de obra o cuellos de botella en la cadena de suministro pueden impedir que los pedidos se completen a tiempo.

Errores en el procesamiento de los pedidos

Los errores en la gestión de pedidos, desde la introducción incorrecta de datos hasta los retrasos en el procesamiento de los pedidos de los clientes, pueden dar lugar a envíos erróneos o retrasados.

Previsión y planificación de la demanda

Previsión imprecisa de la demanda

Una mala previsión de la demanda de los clientes puede dar lugar a un exceso o desabastecimiento de existencias, lo que afecta a la capacidad de satisfacer los pedidos de forma rápida y completa.

Falta de flexibilidad en la cadena de suministro

La incapacidad para adaptarse a cambios repentinos en la demanda del mercado o a interrupciones en la cadena de suministro puede afectar gravemente a los resultados de la OTIF.

Factores externos

Volatilidad del mercado

Las fluctuaciones del mercado pueden afectar a la oferta y la demanda de forma impredecible, repercutiendo en la disponibilidad de materiales y productos finales.

Cambios normativos

Las nuevas normativas o los cambios en las leyes vigentes pueden alterar las rutas de transporte, las condiciones de importación y exportación o las especificaciones de los productos, provocando retrasos o fallos en las entregas.

Catástrofes naturales y pandemias

Acontecimientos como huracanes, terremotos o crisis sanitarias pueden interrumpir las operaciones normales a lo largo de toda la cadena de suministro, desde la producción hasta la entrega.

¿Cómo optimizar su puntuación OTIF?

La optimización del rendimiento de la puntualidad implica la mejora de varias facetas de la cadena de suministro y de los procesos logísticos. Alcanzar una alta puntuación en OTIF no sólo requiere visibilidad en tiempo real de las operaciones de la cadena de suministro, sino también esfuerzos coordinados entre todas las partes interesadas, incluidos proveedores, transportistas y centros de distribución. A continuación se explica cómo las empresas pueden agilizar estos procesos y mejorar su puntuación OTIF:

• Refuerce la colaboración con los proveedores. Desarrolle relaciones sólidas con los proveedores para asegurarse de que comprenden y se alinean con sus objetivos de OTIF. Las revisiones periódicas y la retroalimentación pueden ayudar a mantener un alto nivel de rendimiento. Utilice las mejores prácticas de gestión de proveedores, como los cuadros de mando de proveedores.
• Mejore la previsión y la gestión del inventario. Utilice los datos históricos para predecir la demanda con mayor precisión y gestionar los niveles de inventario para evitar exceso de existencias o desabastecimientos.
• Optimice las operaciones logísticas. Optimice las rutas y la programación para mejorar la eficacia de las operaciones de transporte. Esto implica colaborar estrechamente con transportistas y proveedores logísticos para minimizar los retrasos y maximizar la eficiencia de la carga.
• Implemente el seguimiento en tiempo real. Implemente sistemas que ofrezcan un seguimiento en tiempo real de los envíos, como el software MRP. Esto permite una gestión proactiva de cualquier posible retraso o problema en la cadena de suministro.
• Enfóquese en la mejora continua. Analice periódicamente los datos de rendimiento de la OTIF para identificar tendencias y áreas de mejora. Implemente medidas correctivas basadas en estos conocimientos para mejorar continuamente los procesos de la cadena de suministro.

Como ya se ha indicado, la puntuación de la OTIF puede mejorar considerablemente si se adopta un software que integre las ventas, las compras, el inventario, la producción y los envíos.

El papel del software MRP en la optimización de la OTIF

Los sistemas modernos de planificación de recursos de fabricación (MRP) son herramientas cruciales para mejorar el rendimiento de la OTIF. Estos sistemas ofrecen varias funcionalidades que pueden beneficiar significativamente a la cadena de suministro:

• Visibilidad en tiempo real. Los sistemas MRP/ERP ofrecen visibilidad en tiempo real de todos los aspectos críticos de la cadena de suministro, desde la planificación de la producción y los niveles de inventario hasta el estado de las entregas. Esta visibilidad es esencial para tomar decisiones informadas con rapidez.
• Sistemas de información integrados. Al integrar diversas funciones como la gestión de inventarios, el procesamiento de pedidos y las compras, los sistemas MRP/ERP garantizan que todas las partes interesadas tengan acceso a la misma información, lo que facilita una mejor coordinación y tiempos de respuesta más rápidos.
• Flujos de trabajo automatizados. La automatización de tareas rutinarias ayuda a reducir el riesgo de errores y acelera los procesos en toda la cadena de suministro, incluidas las compras, la fabricación y la distribución.
• Mejor planificación de la demanda. El software MRP/ERP refuerza las capacidades de planificación de la demanda mediante el análisis de los datos históricos, ayudándole a prever la demanda futura con mayor precisión. Esto conduce a una mejor alineación de los programas de producción con las necesidades del cliente.

Como resultado de la implementación del sistema, los clientes de MRPeasy consiguen un incremento promedio del 39% en las entregas a tiempo.

Principales aspectos a tener en cuenta

• La puntualidad en las entregas (OTIF) es un indicador clave de rendimiento (KPI) crucial para la gestión de la cadena de suministro que mide la precisión y la eficiencia en el cumplimiento de los pedidos mediante la evaluación tanto de las entregas puntuales como de las entregas completas.
• La tasa OTIF se calcula multiplicando la proporción de entregas a tiempo por la proporción de entregas completas.
• Una buena puntuación OTIF suele oscilar entre el 95% y el 99%, lo que refleja una alta eficiencia de la cadena de suministro y la satisfacción del cliente. Por el contrario, una puntuación inferior al 85% se considera mala, lo que indica problemas importantes en la cadena de suministro, como falta de fiabilidad de los proveedores o ineficiencias logísticas.
• Las bajas puntuaciones en OTIF pueden deberse a diversos problemas, como un mal rendimiento de los proveedores, errores logísticos, una gestión ineficaz del inventario y una previsión inadecuada de la demanda. Factores externos como la volatilidad del mercado y los cambios normativos también pueden afectar negativamente al rendimiento de la OTIF.
• Mejorar la OTIF implica reforzar la colaboración con los proveedores, mejorar la previsión de la demanda y la gestión de inventarios, racionalizar las operaciones logísticas y utilizar sistemas de seguimiento en tiempo real. Las prácticas de mejora continua son cruciales para mantener un buen rendimiento de la OTIF a lo largo del tiempo.

Preguntas frecuentes

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