Organización de almacén: Cómo organizar un almacén sin problemas

Una buena organización de almacén es fundamental para que los procesos de inventario funcionen sin problemas. A continuación se explica cómo aplicar las mejores prácticas de organización de almacén.

¿Por qué es importante la organización de almacén?

Para las nuevas pequeñas empresas de fabricación y los artesanos que producen artículos a medida en volúmenes reducidos, la organización de almacén casi nunca es una gran preocupación. Este tipo de empresas rara vez tienen en existencias más materiales de los necesarios para satisfacer sus pedidos actuales. Por no hablar de los inventarios de productos en trabajo en curso y terminados, que siempre se mantienen al mínimo.

Sin embargo, a medida que una empresa crece, también lo hace su inventario. Y aunque un almacén pequeño y desorganizado en la parte trasera del taller puede ser suficiente cuando los volúmenes de producción son bajos, puede ser una buena idea ampliar el espacio de inventario antes de necesitarlo realmente. Lo que debe hacer en cualquier caso, sin embargo, es mantener ordenados los espacios de su almacén.

Las buenas prácticas de organización de almacén no sólo consisten en saber dónde se encuentra cada una de sus SKU. También son un requisito previo para la seguridad, la rapidez, la rentabilidad y, en última instancia, la satisfacción del cliente.

Lamentablemente, la organización de almacén no es algo que sólo deban aprender las empresas principiantes. Hay muchos fabricantes y distribuidores que pierden dinero y ponen en riesgo la salud y la seguridad de sus empleados por seguir utilizando malas prácticas de organización de almacén.

Aspectos básicos de la organización de almacén

Crear un almacén no es precisamente una tarea fácil. Requiere mucho trabajo y reflexión lógica. La cuestión principal es cómo garantizar un buen flujo de materiales a través de las áreas clave del almacén.

Las áreas clave son:

1. Muelle de carga

El muelle de carga es la entrada y la salida de los artículos de existencias. Si es posible, conviene separar el muelle en dos: una zona para cargar los envíos salientes y otra para descargar los entrantes. De este modo, la entrada de mercancías nunca se convertirá en un obstáculo para el envío de la mercancía a sus clientes.

2. Recepción

Justo en el muelle de descarga debe estar la zona de recepción, donde se contabilizan las mercancías, se desembalan, se etiquetan y se preparan para su almacenamiento.

3. Almacenamiento

El almacenamiento es la zona principal de un almacén donde se guardan las mercancías. En el caso de los fabricantes, hay zonas de almacenamiento separadas para tres tipos de inventarios diferentes: inventario de materias primas, Trabajo en curso e inventario de productos terminados.

4. Picking (preparación)

La zona de preparación es una especie de intermediario entre el almacenamiento y el embalaje o la producción. Los artículos necesarios se recogen de la zona de almacenamiento y se llevan a la zona de preparación para un traslado más rápido. Si se dedica a la fabricación, asegúrese de mantener zonas separadas para la preparación de pedidos para el envío y la preparación de pedidos para la producción.

5. Embalaje y Expedición

En esta zona se prepara la mercancía para su envío, es decir, se embalan y etiquetan correctamente los productos antes de enviarlos al cliente. Asegúrese de dejar espacio suficiente para estas actividades.

(6.) Áreas de servicio

Se trata de zonas que no están directamente relacionadas con la manipulación de mercancías pero que, sin embargo, son esenciales para el desarrollo de la actividad empresarial. Por ejemplo, oficinas, zonas de descanso, cuartos de aseo, cocinas, etc.

Consejos para la distribución del almacén

Algunas de las reglas de oro para diseñar la distribución de un almacén son:

• Cree un plano detallado para dibujar la distribución. Inclúyalo todo, desde estantes y estanterías hasta puertas, ventanas y columnas de soporte.
• Mantenga separadas las zonas de entrada y salida de mercancías.
• Aproveche al máximo el espacio horizontal y vertical.
• Deje espacio suficiente para la recepción de mercancías a fin de garantizar una clasificación e inspección eficaces.
• Mantenga las materias primas y los inventarios WIP más cerca de la planta de producción.
• Mantenga la zona de inventario de productos terminados más cerca del embalaje y la expedición.
• Almacene cerca unos de otros los artículos que suelen utilizarse juntos.
• Mantenga las mercancías que se mueven más rápido más cerca y más abajo, y las que se mueven más lento, más lejos y más arriba.
• Asegúrese de que haya espacio suficiente para que las personas, los carros, las carretillas elevadoras y los montacargas puedan moverse libremente.
• Asegúrese de que haya suficiente iluminación en todos los lugares.

Mejores prácticas de organización de almacén

Cuando haya diseñado la distribución perfecta para su almacén, tendrá que empezar a organizar el inventario. Estas son las mejores prácticas de organización de almacén que debe seguir si quiere garantizar flujos de trabajo fluidos, la máxima eficiencia y una trazabilidad completa de los productos.

1. Marque las zonas

Lo primero que hay que hacer es utilizar señales, pintura y cinta adhesiva para crear indicadores visuales en el almacén. Estas marcas crean vías para el tráfico, dividen espacios, delimitan los puestos de trabajo y las ubicaciones de almacenamiento, y transmiten información de seguridad.

Por ejemplo, puede utilizar cinta adhesiva de distintos colores para asignar espacios a distintos tipos de mercancías, indicar zonas peligrosas o la ubicación de equipos de seguridad, o dividir pasillos para montacargas y peatones. Utilizando estas sencillas señales visuales puede mejorar drásticamente la eficiencia y la seguridad en el lugar de trabajo.

2. Cree un sistema de códigos para sus SKU

Las SKU o código de referencia (Stock Keeping Units) son códigos que representan artículos de inventario distintos y permiten el seguimiento del inventario. Dos SKU diferentes siempre representan productos distintos, incluso con pequeñas variaciones que simbolizan atributos como el color, el tamaño, el peso, el material, etc. Por ejemplo, si vende tres mesas de tamaños diferentes fabricadas con tres tipos distintos de madera, cada combinación de las características debe tener su propia SKU. Del mismo modo, los distintos tipos de materias primas (por ejemplo, tablas de arce, roble y nogal) deberían tener su propio código SKU cada una.

Las SKU son un requisito previo para un seguimiento eficaz del inventario. Si bien los mismos tipos de materiales procedentes de distintos proveedores o los mismos artículos vendidos en distintos canales pueden tener distintos títulos de producto o descripciones, estos artículos idénticos deben seguir compartiendo el mismo código SKU. Esto le permite contabilizar las mercancías en toda la empresa sin tener que juntar números en distintas áreas.

Más información sobre las mejores prácticas para los código de referencia o SKU.

3. Etiquete todo

Después de crear un sistema SKU, utilice los códigos para crear etiquetas para sus artículos de inventario. Asegúrese de fijar las etiquetas de forma que, cuando los artículos se coloquen en las estanterías, la etiqueta quede bien visible. De este modo, se asegurará de que todo está donde debe estar. E incluso si varios artículos de su inventario tienen un aspecto similar, hay pocas posibilidades de confundirlos cuando se han aplicado prácticas de etiquetado adecuadas.

Además de los productos de su inventario, puede etiquetar todo lo demás: pasillos, estanterías, estantes, contenedores, puestos de trabajo y equipos. Esto mejoraría aún más la organización en el almacén, indicando que cada cosa tiene su lugar adecuado y minimizando, en consecuencia, el tiempo de búsqueda.

4. Documente cada movimiento

Cada movimiento de inventario debe documentarse a efectos contables y para consolidar la trazabilidad en la empresa. ¿Recibe un envío de su proveedor? Documéntelo. ¿Transfiere materias primas a la producción? Documéntelo. ¿Transfiere trabajo en curso al inventario WIP? Documéntelo. ¿Envío de productos terminados al cliente? Definitivamente, documéntalo.

Documentar todo lo que ocurre con su inventario le permitirá:

• llevar registros financieros meticulosos
• saber dónde están y han estado todas y cada una de las piezas de su inventario
• localizar y eliminar la no conformidad de los productos relacionada con el inventario (por ejemplo, debido a un lote de materias primas de baja calidad)
• evitar que los productos caduquen o se queden obsoletos
• evitar robos

Tradicionalmente, la contabilidad y la documentación de cada movimiento de inventario en papel o en hojas de cálculo ha sido una tarea titánica. En la actualidad, muchos proveedores de software ofrecen sistemas de inventario permanente que mantienen registros digitales en tiempo real con la ayuda de otras soluciones modernas de seguimiento.

Más información sobre Sistema de inventario periódico vs. perpetuo.

5. Utilice códigos de barras

Los códigos de barras y los escáneres de códigos de barras son herramientas magníficas para llevar un control rápido y sencillo de las existencias. Cada vez que llega un nuevo lote o se retiran artículos del inventario, se escanean los códigos de barras y los movimientos se registran en el sistema de inventario permanente. No es necesario anotar nada manualmente –todo se mantiene actualizado al instante en el sistema.

En toda su simplicidad, el código de barras puede reducir drásticamente el tiempo dedicado a tareas administrativas como la introducción de datos, ofrecer más transparencia en los movimientos de inventario y minimizar los errores humanos en el control de inventario.

Más información sobre la implementación de un Sistema de inventario por código de barras.

6. Haga seguimiento de las fechas de caducidad

Si trabaja con productos perecederos, como alimentos, es imprescindible que conozca las fechas de caducidad de sus lotes. Si no lo hace, es muy probable que pronto descubra que una parte de su inventario es inutilizable y, por tanto, ha supuesto una pérdida total de tiempo, espacio de almacenamiento y dinero. Por eso debe marcar siempre las fechas de caducidad de sus lotes de productos perecederos y utilizar el método de control de inventario FEFO.

FEFO (First Expired First Out) o Primero en caducar Primero en salir, significa utilizar los lotes de existencias del mismo producto en el orden de su fecha de caducidad. Por ejemplo, si tiene dos lotes de harina, debe utilizar primero el que caduque antes. Y para crear un sistema que funcione, debe marcar y controlar siempre las fechas de caducidad de sus lotes de existencias.

Más información sobre métodos de valuación de existencias.

7. Utilice el análisis ABC para acelerar la preparación de pedidos

Aunque puede utilizar el análisis ABC para clasificar su inventario por valor, también puede utilizarlo para organizarlas físicamente. En lugar de clasificarlas por valor de consumo, divida sus SKU en clases A, B y C por su frecuencia de movimiento.

• Los artículos que suponen el 80% de los movimientos totales durante un periodo son de clase A.
• Los artículos que suponen el 15% del total de movimientos durante un periodo son de clase B.
• Los artículos que suponen el 5% de los movimientos totales durante un periodo son de clase C.

A continuación, organice su inventario de modo que los artículos de clase A se almacenen lo más cerca posible de la expedición, los de clase B sean los siguientes y los de clase C los últimos. De este modo, los artículos que más se manipulan requieren menos tiempo de preparación de pedidos.

Más información sobre Análisis ABC en la Gestión de Inventarios.

8. Realice inspecciones de calidad al recibir productos o mercancías

Tener en existencias productos o materiales que no se ajustan a las normas de calidad de su empresa podría convertirse en un obstáculo en sus flujos de trabajo y relaciones con los clientes. Para asegurarse de que los productos de calidad insuficiente no lleguen a su inventario, tiene que realizar periódicamente inspecciones de calidad en recepción.

Puede utilizar el análisis ABC para determinar qué SKU merecen más tiempo de inspección, pero también puede tener en cuenta su relación con el proveedor, su sistema de gestión de la calidad o la ausencia del mismo, el cosot de los materiales u otros aspectos que considere importantes. Asegúrese de mantener un equilibrio saludable entre el costo de calidad y otros gastos de operación.

Más información sobre Costo de calidad y cómo calcularlo.

9. Realice un mantenimiento regular

Cuidar de sus espacios de inventario no consiste sólo en cumplir la normativa. Lo más importante es realizar un mantenimiento periódico del espacio y los equipos de su almacén para prevenir accidentes y averías, y evitar tiempos de inactividad innecesarios.

El mantenimiento de almacenes incluye inspecciones rutinarias, limpieza periódica, revisión de la maquinaria, gestión de la iluminación, revisiones estructurales, eliminación de stock muerto, etc. Si quiere que su almacén funcione como un reloj, debería plantearse implantar un plan de mantenimiento proactivo. Esto significa que los problemas se abordan antes de que se conviertan en impedimentos en los procesos, en lugar de reaccionar ante ellos cuando ya se han convertido en problemas que no se pueden ignorar.

Más información sobre Gestión del mantenimiento .

10. Revise y mejore

Cuando haya organizado ordenadamente su almacén siguiendo los pasos anteriores, tiene dos opciones:

1. Permanezca tranquilo y espere a que surjan nuevos problemas.
2. Implemente una política de mejora continua que mejore aún más la organización de su almacén.

Si elige la segunda opción, bien por usted. Las grandes empresas se gestionan adoptando un enfoque proactivo. Para mejorar aún más cualquier área de su empresa, incluida la organización de su almacén, puede utilizar la Teoría de las Restricciones para identificar y mejorar los eslabones más débiles de su empresa.

La idea básica de la Teoría de las Restricciones consiste en que todo sistema o proceso tiene una restricción que puede considerarse el factor limitador más importante del sistema. La propia Teoría de las Restricciones es un método para identificar dicha restricción y mejorarla hasta que deje de ser el mayor obstáculo del proceso.

La metodología puede aplicarse tanto a toda la empresa, lo que significa que se ocupará del eslabón más débil de toda la empresa, como a un departamento específico, centrándose en una determinada área de su empresa (por ejemplo, el almacén).

Más información sobre Cómo utilizar la Teoría de las Restricciones.

11. Utilizar software ERP

Es imposible gestionar todos estos datos e información con métodos de papel y lápiz u hojas de cálculo. Las referencias, los códigos de barras, el etiquetado, los movimientos de inventario, los lotes de existencias, el mantenimiento, las inspecciones y la mayoría de las demás áreas de organización y gestión de almacenes pueden gestionarse eficazmente con un software ERP.

Además de ayudarle a controlar la organización de almacén, el software ERP vincula su empresa integrando las ventas, el inventario, la producción, las compras y la contabilidad en un todo sinérgico. Esto significa que cada movimiento se registra en un sistema de inventario permanente, y la información se difunde a las partes necesarias de toda la organización.

Por ejemplo, si introduce una orden de fabricación, pero las existencias de un material necesario son bajas, el sistema podría notificárselo y crear automáticamente un pedido de reposición. A continuación, el sistema podría programar la producción para el momento en que se espera que lleguen los materiales y facilitarle un plazo de entrega exacto al cliente.

Vea esta lista de los 6 mejores sistemas ERP de fabricación para pequeños fabricantes y distribuidores.

Principales aspectos a tener en cuenta

• La organización de almacén es esencial para dirigir una empresa eficaz.
• Las empresas deben empezar a organizar su inventario lo antes posible, no cuando surjan los problemas.
• Una buena organización del inventario puede ayudar a minimizar los costes de mantenimiento, evitar accidentes laborales, agilizar el proceso de cumplimiento y recopilar y procesar datos precisos.
• La organización del inventario comienza con la creación de una distribución óptima del almacén en la que el flujo de materiales a través de las áreas clave sea ininterrumpido.
• Una vez asignados los espacios, hay que señalizarlos con pintura para suelos, cinta adhesiva, señales y etiquetas. Asegúrate de destacar las zonas peligrosas y los equipos de seguridad.
• Los artículos de inventario también deben estar debidamente etiquetados, al igual que las estanterías, los contenedores, los estantes, la maquinaria y otros equipos.
• Documente cada movimiento de inventario para garantizar la trazabilidad y evitar robos. Utiliza un sistema de inventario permanente, como el software ERP, para recopilar y analizar los datos de forma eficiente.
• Utilice el análisis ABC para clasificar su inventario tanto por su valor como por su frecuencia de preparación.
• Realice inspecciones de calidad periódicas y cree un programa de mantenimiento preventivo para asegurarse de que tanto los productos en stock como sus equipos están en buen estado.
• Revise a menudo la organización de su inventario y sus flujos de trabajo aplicando la Teoría de las Restricciones.

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