Órdenes de compra: ¿Cómo lograr entregas consistentes?

Para cualquier empresa de fabricación que dependa de los componentes y las materias primas de los proveedores, la gestión de las órdenes de compra constituye un importante conjunto de prácticas que pueden simplificar considerablemente el proceso de adquisición. En este artículo, analizamos cómo lograr un éxito constante con sus adquisiciones.

¿Que es la gestión de órdenes de compra?

La gestión de los órdenes de compra es el proceso de establecer y respetar las normas internas y los procedimientos operativos para la gestión de los pedidos de compra de una empresa. El objetivo de la gestión de órdenes de compra es asegurarse de que las órdenes de compra (PO) se emitan, rastreen, gestionen y procesen de forma óptima y coherente.

Para maximizar la eficiencia de los flujos del proceso de fabricación, los componentes y las piezas deben llegar a tiempo y en las cantidades adecuadas. Para garantizar esto, las adquisiciones de una empresa – qué comprar, cuándo, a quién, a qué coste, etc., deben planificarse con antelación de forma diligente. Este proceso estratégico se denomina planificación de compras y es la principal tarea del departamento de compras. La gestión de los órdenes de compra es un subconjunto del proceso más amplio de planificación de las adquisiciones que se ocupa de la emisión y la gestión de los pedidos de compra.

Dado que todas las adquisiciones directas -cualquier elemento externo en el que se basa una empresa para crear bienes- constituyen un inventario, tanto la planificación de las adquisiciones como los aspectos prácticos de la gestión de las órdenes de compra entran en el ámbito de la gestión de inventarios. Aunque teóricamente es posible manejarlo con un bolígrafo y un papel, la mayoría de las empresas manufactureras modernas emplean un software específico de gestión de inventarios y adquisiciones para garantizar la coherencia y evitar errores.

Los fundamentos de la gestión de órdenes de compra

Las órdenes de compra son documentos internos que se emiten para confirmar la intención de comprar bienes específicos a proveedores externos (vendedores). Los pedidos siempre incluyen información sobre el tipo, la cantidad y el precio de los bienes que se van a comprar. Dependiendo del nivel de sofisticación de la solución de compras, también pueden incluir datos sobre la hora de llegada prevista, el estado del pago y de la entrega, las tasas e impuestos adicionales, la frecuencia de repetición, etc. En la mayoría de los casos, el responsable de compras enviará primero una solicitud de oferta (RFQ) a uno o varios proveedores y, a continuación, emitirá un pedido tras recibir una oferta adecuada.

Para garantizar que los pedidos se ajusten al plan de compras de la empresa, al presupuesto, a los programas de producción, etc., las empresas emplean procedimientos de gestión de pedidos. Los flujos del proceso de gestión de pedidos pueden ser muy diferentes de una empresa a otra. Sin embargo, hay algunos pasos comunes en torno a los cuales suele girar el proceso. Entre ellos se encuentran:

1. Emisión, aprobación y envío de la Orden de Compra. Cuando se necesitan artículos para la producción, una etapa de solicitud de compra interna suele determinar la emisión de un pedido. Tras la solicitud, es posible que el pedido tenga que pasar una fase de aprobación o revisión en la que se envía a los departamentos pertinentes y se ajusta a la política de la empresa. Una vez completados estos procedimientos internos de calificación, el pedido se envía a un proveedor predeterminado, a menudo seleccionado de una lista de proveedores cualificados.
2. Negociación y aceptación. Al recibir el pedido, los proveedores comprobarán si pueden cumplir la cantidad de artículos, el precio, el plazo de entrega y otros requisitos establecidos en el pedido, o si es necesario negociar las condiciones con el comprador. Cuando ambas partes aceptan los requisitos o los cambios, el proveedor acepta el pedido y se convierte en un documento legalmente vinculante.
3. Entrega y seguimiento. A continuación, se fabrican las mercancías requeridas o se designan para su entrega. Según los acuerdos y la cadena de suministro, el comprador suele tener acceso constante a la información relativa al estado y la ubicación del envío, es decir, al seguimiento del pedido.
4. Facturación. A medida que los bienes se producen o se preparan para su entrega, el proveedor emite una factura al comprador por los bienes o servicios adquiridos. Mientras que los bienes técnicamente cambian de propiedad sólo al ser pagados, a menudo pueden ser contabilizados en las próximas órdenes de trabajo del comprador mientras todavía están en posesión del proveedor o en tránsito. El software de gestión de la cadena de producción y suministro puede contribuir en gran medida a agilizar los flujos del proceso de fabricación y a utilizar el inventario en curso de esta manera.
5. Cotejo y pago. Por razones de garantía de calidad y, a menudo, como parte de la política de la empresa, se comprueba finalmente la conformidad de las mercancías entregadas y se emite una nota de recepción de mercancías, antes de enviar la factura al departamento de cuentas por pagar del comprador. Una vez completado el pago, el pedido se archiva.

Mejores prácticas de la gestión de órdenes de compra

Como ya se ha dicho, el proceso de gestión de pedidos puede variar significativamente entre empresas, dependiendo de la estructura de la empresa, el tamaño, el número de empleados o las instalaciones de fabricación, etc. Por ejemplo, la fase de solicitud o aprobación puede tener un alcance limitado para las empresas más pequeñas. Los pedidos también pueden ser recurrentes, dependiendo del tipo de productos fabricados o de las condiciones de la cadena de suministro. La responsabilidad de la gestión de las órdenes de compra puede estar dividida entre los gestores de proyectos y los trabajadores de la planta, o ser responsabilidad del responsable o del departamento de compras.

A continuación, vamos a echar un vistazo a las tres mejores prácticas de gestión de órdenes de compra que creemos que resultarán más útiles para establecer un proceso óptimo de gestión de pedidos.

Automatización

El paso más gratificante para aumentar la eficiencia del proceso de gestión de pedidos de una empresa es, con mucho, aumentar la proporción de pasos automatizados. En la mayoría de los casos, la forma de lograrlo es implementando una solución de software de compras. Esto puede constituir un software de aprovisionamiento independiente o una integración adicional con su sistema MRP/ERP existente.

La automatización puede simplificar y agilizar muchos aspectos clave del proceso de compra. Una solución de compras bien implementada puede eliminar esencialmente los gastos no autorizados. Esto se debe a que cada acción se registra, aumentando la transparencia en toda la organización. Con una mayor visibilidad de los datos de aprovisionamiento, junto con herramientas de análisis integradas, la planificación financiera está mucho mejor informada. El software también ayuda a reducir los errores derivados de la introducción manual de datos, consolida el rastro de papel y, quizás lo más importante, ahorra tiempo.

Directrices claras

La gestión y emisión de órdenes de compra puede ser responsabilidad de diferentes personas dentro de una empresa, dependiendo de su tamaño y estructura. Establecer unas directrices claras para los pedidos puede ayudar a garantizar que quien tenga asignada la responsabilidad de gestionarlos siga sistemáticamente los mismos procedimientos. Esto es especialmente útil en los casos en los que hay más de una persona autorizada a emitir pedidos.

Deben establecerse instrucciones claras sobre quién puede emitir pedidos y cuándo, cómo es el flujo de trabajo de aprobación, quién es responsable del proceso de revisión, etc. Para las empresas con líneas de productos diversificadas que requieren componentes en cantidades y precios muy diferentes, también es una buena idea establecer distinciones por precio. Por ejemplo, un pedido con un precio total inferior a un determinado umbral podría tener unos requisitos de aprobación muy limitados, mientras que los componentes de mayor precio requieren la intervención de un ejecutivo de nivel C.

Proceso de revisión agilizado

Los errores pueden producirse en ambos lados y en cualquier paso del proceso de pedido, independientemente de las directrices de compra bien aplicadas o de las soluciones de software aparentemente a prueba de balas. Los descuidos en los plazos de entrega, las cantidades de productos, los precios, etc., pueden acarrear ramificaciones tanto financieras como legales, por no hablar de los golpes a la reputación de la empresa. Por lo tanto, debe existir un proceso de revisión coherente y exhaustivo para cualquier procedimiento relacionado con los pedidos.

La revisión debe incluir una lista clara de prioridades a comprobar. Por ejemplo, asegurarse de que los datos de contacto del proveedor están actualizados, de que las fechas de entrega y los métodos de envío están confirmados, de que los precios o los gastos adicionales se han comprobado y se ajustan a los requisitos presupuestarios, etc., antes de comprometerse.

Elegir el software de gestión de órdenes de compra adecuado

Muchas empresas que empiezan tienen capacidades de producción y líneas de productos limitadas. Por ello, el aprovisionamiento puede ser relativamente fácil de gestionar con hojas de cálculo o un enfoque basado en el correo electrónico. A medida que la operación de fabricación se amplía y la cadena de suministro crece en complejidad, las listas de materiales y sus correspondientes requisitos de componentes a menudo se vuelven mucho más complejos. Esto puede complicar mucho la gestión del aprovisionamiento sin una solución de software adecuada.

El software de aprovisionamiento puede venir como una solución independiente o ofrecerse como un módulo en sistemas ERP/MRP más completos. En cualquier caso, las herramientas de gestión de órdenes de compra son un elemento básico del software de aprovisionamiento y, en la mayoría de los casos, no es necesario adquirirlas por separado. Para garantizar un flujo de datos fluido y eliminar los esfuerzos de duplicación de datos, es importante que la solución elegida se integre bien con el resto del ecosistema de gestión empresarial. Al fin y al cabo, el aprovisionamiento afecta a muchos aspectos de la empresa, como la gestión de inventarios, la planificación y programación de la producción, la contabilidad, etc.

Un software de compras independiente puede ser suficiente en muchos casos, pero rara vez puede ofrecer un nivel de integración empresarial comparable al de los ERP de fabricación completos. Aunque éstos pueden ser mucho más caros, en los últimos años han surgido multitud de proveedores de software orientados a las PYME que ofrecen soluciones asequibles a empresas de cualquier tamaño. Por ejemplo, la sección de software de aprovisionamiento de MRPeasy incluye una gran cantidad de funciones para gestionar fácilmente todos los aspectos de las compras de una empresa, incluyendo potentes herramientas integradas de gestión de pedidos.

MRPeasy permite gestionar los artículos adquiridos, las condiciones de compra, los proveedores y el estado de los pedidos, todo ello en un solo lugar y totalmente integrado con la fabricación. Los pedidos pueden crearse en un abrir y cerrar de ojos o compilarse automáticamente. Las piezas y los materiales pueden reservarse automáticamente en las próximas órdenes de trabajo cuando se confirman los pedidos. El informe de existencias críticas destaca automáticamente todos los artículos por debajo de los valores mínimos de stock. MRPeasy también incluye estimaciones automáticas para el cálculo del coste de los productos y del plazo de entrega, previsiones de aprovisionamiento compuestas automáticamente en función de los datos de ventas, conversión automática de peticiones de oferta a pedidos y otras muchas funciones.

MRPeasy es disponible también en español.

Principales aspectos a tener en cuenta

• La gestión de las órdenes de compra es el proceso de establecer y respetar las normas internas y los procedimientos operativos para la gestión de las órdenes de compra de una empresa.
• La mayoría de las empresas manufactureras modernas emplean un software de gestión de inventarios y adquisiciones específico para gestionar las órdenes de compra.
• Los procesos esenciales de gestión de pedidos incluyen la emisión, la aprobación, la negociación, el envío, la entrega, la facturación y la conciliación.
• Las 3 mejores prácticas de gestión de órdenes de compra son el aumento de la automatización, el establecimiento de directrices claras y el desarrollo de un proceso de revisión a prueba de balas.
• Hay una gran cantidad de soluciones de gestión de compras, tanto independientes como integradas, entre las que elegir.
• Los ERP de fabricación con herramientas de aprovisionamiento incorporadas suelen estar mejor integrados con la gestión de la producción y el ecosistema empresarial más amplio.

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