Guía de gestión de las órdenes de compra para empresas en crecimiento

La gestión de las órdenes de compra es una función esencial dentro de cualquier cadena de suministro. Contar con un proceso eficaz de gestión y seguimiento de las órdenes de compra ayuda a mejorar las compras, el inventario y las relaciones con los proveedores, así como a controlar los gastos.

¿Qué es la gestión de las órdenes de compra?

La gestión de las órdenes de compra es una parte clave del proceso de adquisición que garantiza una gestión y un seguimiento eficaces de las compras. Implica la creación y aprobación de solicitudes de compra, la generación de órdenes de compra, la coordinación con los proveedores, el seguimiento de los pedidos y la garantía del pago puntual de los mismos.

¿Por qué es importante la gestión de las órdenes de compra?

Una gestión de órdenes de compra eficaz optimiza el proceso de adquisición, apoya la gestión del inventario y mejora el control del gasto dentro de la cadena de suministro. A continuación le contamos cómo:

1. Visión general de las compras. Un seguimiento adecuado de cada orden de compra le proporciona una visión clara de sus compras y los gastos relacionados. Además, esto le permite evitar errores como las órdenes de compra duplicadas.
2. Mejor control de costos. El seguimiento de sus costos por pedido le permite mantener a raya sus gastos e identificar oportunidades de ahorro.
3. Mejor gestión del inventario y de la cadena de suministro. Una gestión eficaz de las órdenes de compra garantiza la puntualidad de las entregas, evitando así desabastecimientos y exceso de existencias.
4. Mejora de las relaciones con los proveedores. La gestión de las órdenes de compra fomenta una mejor relación con los proveedores mediante una comunicación clara y pagos puntuales.
5. Mejor proceso de aprobación. La gestión de las órdenes de compra establece un flujo de trabajo de aprobación estructurado que garantiza que todas las solicitudes de compra sean revisadas y autorizadas por las partes interesadas adecuadas. Esto reduce el riesgo de gastos no autorizados y acelera la toma de decisiones en el proceso de adquisición.

Por lo tanto, una gestión eficaz de las órdenes de compra agiliza las adquisiciones y aumenta la transparencia mediante un seguimiento preciso y un mejor control de su proceso de compras.

Proceso de gestión de las órdenes de compra

La lentitud de los procesos de compra puede paralizar toda su actividad, ya que los productos pueden agotarse antes de que se repongan. Por eso, un proceso eficaz de gestión de las órdenes de compra es fundamental para el éxito de su empresa. Estos son los pasos básicos de un proceso de gestión de órdenes de compra fluido:

1. Determinar las necesidades y crear una solicitud de compra (PR).

Antes de empezar a hacer pedidos, asegúrese de saber lo que realmente necesita y lo que ya tiene en stock. Compruebe sus registros de inventario (y, si utiliza hojas de cálculo u otros métodos manuales, confíe en que sean exactos), o dé una vuelta por el almacén para comprobar lo que se está agotando. A continuación, cree una solicitud de compra detallando lo que necesita.

2. Creación y emisión de las órdenes de compra (PO)

Tras aprobar la solicitud de compra, copie su contenido en una orden de compra oficial. Si la política de su empresa exige que las órdenes de compra se autoricen antes de enviarlas, envíe las órdenes de compra para su aprobación y, a continuación, envíelo a su proveedor preferido. Incluya detalles como la descripción del artículo, la cantidad, el precio, los tiempos de entrega y las condiciones de pago.

3. Tramitación de las órdenes de compra por parte del proveedor

Una vez que el proveedor ha confirmado que puede satisfacer el pedido y ha acordado los detalles, el proveedor inicia el proceso de ejecución del pedido. Prepara, embala y envía la mercancía según los términos acordados. La comunicación periódica con el proveedor garantiza la puntualidad de la entrega y le ayuda a resolver a tiempo cualquier posible problema.

4. Facturación y pago

Normalmente, el proveedor emite una factura basada en las condiciones de la orden de compra después de que se haya enviado el pedido. A continuación, el comprador debe realizar una triple comprobación, comparando la orden de compra, la factura y la recepción de mercancías para garantizar la exactitud. Cualquier discrepancia debe resolverse antes de procesar el pago. Los pagos puntuales no sólo mantienen sólidas relaciones con los proveedores, sino que también garantizan un suministro continuo.

5. Seguimiento de pedidos

Durante todo el proceso, comuníquese con el proveedor y controle el estado de los envíos y las entregas. Esto ayuda a identificar cualquier retraso o problema y garantiza que las mercancías lleguen según lo esperado. El seguimiento proactivo favorece una mejor gestión del inventario y minimiza las interrupciones en las operaciones.

6. Recepción e inspección de las mercancías

En el momento de la entrega, inspeccione la mercancía para asegurarse de que se ajusta a las especificaciones y cantidades indicadas en la orden de compra. Compruebe si hay daños, artículos incorrectos o cantidades erróneas. Registre la recepción de la mercancía y documente cualquier discrepancia para hacer un seguimiento con el proveedor. Este paso es crucial para mantener unos niveles de inventario precisos y garantizar una acción rápida por parte del proveedor.

Mantenimiento de registros y análisis de resultados

Almacene todos los registros, incluidos la solicitud de compra, las órdenes de compra, los recibos de entrega y las facturas, para futuras auditorías y análisis de la gestión de gastos. Evalúe el rendimiento de los proveedores periódicamente para descubrir oportunidades de ahorro y mejora de la eficiencia de la cadena de suministro.

Buenas prácticas en la gestión de las órdenes de compra

Las mejores prácticas para una gestión de las órdenes de compra eficaz incluyen:

1. Estandarice sus procesos

• Cree plantillas para las solicitudes y órdenes de compra con el fin de garantizar la coherencia.
• Redacte una guía paso a paso que describa cómo se presentan, revisan y aprueban las solicitudes de compra.
• Asigne funciones y responsabilidades claras para cada etapa del proceso de adquisición.

2. Realice un seguimiento del rendimiento de los proveedores

• Programe revisiones periódicas de los proveedores para evaluar el rendimiento, la precisión de las entregas y la calidad de los productos.
• Cree un cuadro de mando de proveedores para calificar y comparar a los proveedores de cara a la futura toma de decisiones.
• Mantenga una comunicación clara y abierta con los proveedores, especialmente en lo que respecta a sus expectativas y su rendimiento. Pero no olvide que los pagos puntuales desempeñan un papel fundamental en las buenas relaciones con los proveedores.

3. Establezca flujos de trabajo de aprobación

• Establezca un proceso de aprobación que minimice las interrupciones en las compras pero garantice que las principales partes interesadas estén de acuerdo.
• Asegúrese de que las compras de alto valor requieren varios niveles de aprobación.
• Revise y optimice los flujos de trabajo de aprobación para minimizar los cuellos de botella.

4. Control de gastos

• Defina límites de gasto y umbrales de aprobación para controlar los costos.
• Revise periódicamente el historial de pedidos para identificar compras innecesarias o duplicadas.
• Realice informes de análisis de gastos para identificar oportunidades de negociación o reducción de costos.

5. Mantenga registros precisos

• Almacene toda la documentación de compra, incluidas las solicitudes, las órdenes de compra, las facturas y los recibos de entrega, en un sistema digital centralizado.
• Asegúrese de que los documentos y datos importantes sean fácilmente accesibles para determinados miembros del equipo.
• Programe auditorías periódicas para garantizar que los registros están actualizados y cumplen los requisitos.

6. Implemente la automatización

• Elija un software de adquisiciones o un sistema ERP que se adapte al tamaño y las necesidades de su empresa.
• Establezca alertas automáticas para cuando los niveles de inventario sean bajos, activando solicitudes de compra automáticas.
• Utilice flujos de trabajo de aprobación digital para reducir los retrasos y eliminar los procesos basados en papel.

7. Realice un seguimiento de las órdenes de compra

• Utilice el software para obtener actualizaciones en tiempo real del estado de las órdenes de compra.
• Cree procedimientos operativos estándar para el seguimiento de las órdenes de compra atrasadas.
• Realice un seguimiento de las entregas parciales y los pedidos pendientes para asegurarse de que no se pierda nada.

8. Revise y optimice

• Realice revisiones periódicas del proceso de las órdenes de compra para identificar ineficiencias.
• Recopile información de los miembros del equipo que participan en las adquisiciones para detectar los cuellos de botella.
• Utilice indicadores clave de rendimiento (KPI) como el tiempo de ciclo de los pedidos, el ahorro de costos y el rendimiento de los proveedores para orientar las mejoras.

Utilización del software ERP para la gestión de pedidos

Un sistema integrado de gestión de las órdenes de compra como un ERP puede mejorar significativamente la eficacia de su gestión de órdenes de compra, reduciendo errores y agilizando varios aspectos de las compras:

1. Estandarización de los procesos de compra. Los sistemas ERP establecen procedimientos de compra uniformes mediante el establecimiento de flujos de trabajo predefinidos para las solicitudes de compra, las aprobaciones y la creación de órdenes de compra. Esto garantiza la coherencia, el cumplimiento de las políticas de la empresa y reduce el riesgo de compras no autorizadas o duplicadas.
2. Automatización de las solicitudes de compra. El software ERP utiliza funciones como el punto de reorden y las listas de inventario crítico disponible para proporcionar al departamento de compras información en tiempo real sobre lo que se necesita.
3. Creación de órdenes de compra pre-elaboradas. Al comprobar la lista de necesidades de compra, los usuarios pueden crear órdenes de compra pre-elaboradas para hacer pedidos de las mercancías necesarias en unos pocos clics.
4. Seguimiento del estado y los costos de los pedidos. Las soluciones ERP ofrecen un seguimiento en tiempo real de las órdenes de compra, lo que permite a los usuarios controlar el estado de las órdenes de compra, los tiempos de entrega y los costos asociados. Esta visibilidad ayuda a identificar los retrasos con antelación, gestionar el seguimiento de los proveedores y optimizar la gestión general del gasto garantizando el cumplimiento de los presupuestos.
5. Seguimiento del rendimiento de los proveedores. Los sistemas ERP le permiten hacer un seguimiento y analizar el rendimiento de los proveedores mediante la supervisión de los tiempos de entrega, la calidad del producto y la precisión del cumplimiento. Estos datos le ayudan a tomar medidas cuando el rendimiento de un proveedor disminuye, ya sea informándole de sus carencias y presionándole para que mejore, o para que cambie de proveedor.
6. Mantener un registro preciso de todo. Un sistema ERP recopila y mantiene órdenes de compra, facturas, recibos de entrega, movimientos de inventario, etc. de forma que cada dato sea fácilmente accesible.

Además, un sistema ERP como MRPeasy integra las compras con el inventario, las ventas, la producción y la contabilidad para garantizar el intercambio de datos en tiempo real entre los distintos departamentos. Estos datos centralizados junto con los procesos de seguimiento automatizados garantizan un funcionamiento sin caos y fácilmente gestionable.

Principales aspectos a tener en cuenta

• Una gestión de las órdenes de compra eficaz agiliza las adquisiciones, mejora el control de las existencias y refuerza las relaciones con los proveedores, garantizando la fluidez de las operaciones y el ahorro de costos.
• Un proceso estructurado de órdenes de compra proporciona una visibilidad total de las compras, evita los pedidos duplicados y mejora el control de costos mediante el seguimiento de los gastos por pedido.
• La creación de flujos de trabajo de aprobación claros y el establecimiento de límites de gasto minimizan las compras no autorizadas y mejoran la velocidad de toma de decisiones.
• Las revisiones periódicas del rendimiento de los proveedores y los pagos puntuales ayudan a mantener asociaciones sólidas y garantizan entregas fiables.
• La automatización de la gestión de las órdenes de compra con el software ERP reduce los errores manuales, acelera el procesamiento de pedidos y proporciona un seguimiento en tiempo real de los pedidos y los costos.
• El mantenimiento de registros precisos y el análisis periódico de los datos de adquisiciones facilitan las auditorías, aumentan la eficacia de la cadena de suministro y descubren oportunidades de ahorro.
• La integración de las compras con los sistemas de inventario, ventas, producción y contabilidad garantiza un flujo de datos fluido y evita costosos desabastecimientos o excesos de existencias.

Preguntas frecuentes

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