Métodos y técnicas de optimización de inventario

La optimización de inventario es el acto de equilibrar los costos de inventario, los niveles de servicio y la complejidad de la gestión de inventarios. Aunque no existe una única solución mágica para mantener las existencias optimizadas, los sistemas ERP/MRP reúnen diferentes métodos y técnicas.

¿Qué es la optimización de inventario?

La optimización de inventario es un término genérico que engloba una serie de métodos que se utilizan para equilibrar los costos de inventario, la complejidad de su gestión y los objetivos relacionados con la disponibilidad de los productos.

Gestionar una gran cantidad de Unidades de Mantenimiento de Stock  y hacer un seguimiento de sus movimientos y rendimiento es una tarea difícil de por sí. Sin embargo, encontrar y mantener los niveles óptimos de inventario puede parecer a menudo como caminar por la cuerda floja sobre un desfiladero. Ahí es donde intervienen en su ayuda ciertas redes de seguridad y herramientas de equilibrio.

Estos métodos van desde el simple mantenimiento de un stock de reserva de sus artículos más importantes hasta sistemas informáticos muy complejos que le ofrecen una visión general en tiempo real del estado y las necesidades de su inventario.

Pero al final, el objetivo de todos esos planteamientos es asegurarse de que:

• No hay desabastecimientos ni exceso de existencias
• Los niveles de servicio garantizan la satisfacción del cliente y plazos de entrega razonables
• No hay exceso de efectivo inmovilizado en inventario
• Los costos de inventario no se comen los beneficios
• No hay acumulación de stock muerto

Eso significa que cuando el inventario está bien optimizado, los costos operativos generales de la empresa se reducen y los niveles de servicio son altos. Por otro lado, un inventario mal gestionado puede dar lugar tanto a bajos niveles de servicio como a muerto stock, lo que significa que pueden perderse clientes y estropearse algunos productos.

Métodos y técnicas de optimización de inventario

Para evitar las pesadillas empresariales mencionadas, las empresas utilizan una combinación de diversos métodos, técnicas y herramientas para optimizar su inventario. Ninguna de ellas es una solución mágica que resuelva instantáneamente sus problemas de gestión de inventarios, pero mediante una aplicación y ejecución disciplinadas, con el tiempo pueden reportar inmensos beneficios.

1. Seguimiento del inventario

El primer punto de orden en la optimización del inventario es el seguimiento del inventario. Sin saber exactamente qué tiene en existencias y cómo se mueven sus artículos, es imposible empezar a optimizarlos. Por eso es necesario asignar a todos los artículos un código de unidad de mantenimiento de stock específico, asignar números de lote a las existencias, asignar números de serie a algunos artículos individuales, etc. Todo esto le ayuda a realizar un seguimiento de su inventario y a tener una visión precisa de lo que ocurre en el almacén.

2. Previsión de la demanda

Si observa los datos históricos, podrá prever aproximadamente qué cantidad de sus productos se venderá en cada periodo en caso de demanda regular. Por tanto, la previsión de la demanda es esencial para optimizar el inventario. Aunque mediante la previsión puede preparar a su empresa para la demanda regular y los cambios estacionales de la demanda –lo que le ayudará a evitar desabastecimientos y el exceso de existencias– las fluctuaciones imprevisibles requieren otro enfoque.

3. Stock de seguridad

El stock de seguridad es una reserva de mercancías que se utiliza para responder a fluctuaciones imprevistas de la demanda o en caso de indisponibilidad del proveedor. También conocido como inventario just-in-case, el stock de seguridad proporciona los medios para continuar la producción y las entregas cuando se producen interrupciones en la cadena de suministro. Por eso, últimamente muchas empresas que antes optaban por el modelo de inventario justo a tiempo (just-in-time) están reconsiderando su política de no mantener existencias adicionales.

4. Punto de pedido

El punto de pedido es un método sencillo pero eficaz para evitar desabastecimientos sin almacenar cantidades excesivas de inventario. Se basa en la premisa de determinar un determinado nivel de inventario que desencadenaría un reaprovisionamiento. Esto significa que cuando el inventario desciende por debajo del punto de pedido es el momento de hacer otro pedido. Por supuesto, los puntos de pedido nunca deben ser arbitrarios, sino que deben determinarse teniendo en cuenta los plazos de entrega, la demanda y las existencias de seguridad disponibles.

5. Kitting

Una herramienta valiosa para optimizar tanto el inventario de materias primas como el de productos es el kitting. En el caso del kitting de materiales, las piezas y materiales necesarios para fabricar un producto se agrupan para minimizar el tiempo de preparación de pedidos. En cambio, el kitting de productos consiste en agrupar varios artículos que suelen comprarse juntos, como instrumentos y equipos musicales, mesas y sillas de comedor o productos higiénicos como champús y geles de ducha. De este modo, las empresas pueden unir los artículos de venta más lenta a los de venta rápida, aumentar su rotación de inventario y evitar la acumulación de stock muerto.

6. Racionalización de SKU

La racionalización de SKU significa básicamente limpiar su catálogo de productos de artículos que no se venden. Muchas empresas añaden continuamente artículos a su gama de productos, inflando su catálogo junto con su inventario. Y en muchos casos, el rendimiento de los productos de una empresa no será estático. Por eso es necesaria la racionalización de las SKU –para eliminar las SKU de bajo rendimiento, reducir los costos de inventario y liberar el efectivo inmovilizado en el inventario.

7. Recuentos de inventario

Hacer inventarios periódicamente es fundamental para mantener su inventario en buen estado. Aunque haya implantado un software de gestión de inventarios, los recuentos de inventario ocasionales ayudan a aumentar la precisión del inventario, identificar las mermas no contabilizadas, detectar y prevenir los robos y eliminar la inexactitud en la contabilidad. Los recuentos de inventario son también la única forma segura de descubrir inventarios olvidados que no han sido objeto de un seguimiento adecuado.

8. Justo a tiempo

Just-in-time, o Justo a Tiempo, es una metodología de fabricación y gestión de inventarios cuyo objetivo es minimizar absolutamente el inventario. Su premisa central es colaborar estrechamente con los proveedores y asegurarse de que los bienes pedidos lleguen justo cuando está previsto que comience la producción o justo cuando los bienes deben enviarse al cliente. Cuando se utiliza el “justo a tiempo”, no es necesario almacenar el inventario en enormes almacenes, la obsolescencia del inventario no es un riesgo y se puede mejorar la eficiencia general al tiempo que se minimizan los costos.

Optimización de inventario con ERP/MRP

Implementar un sistema ERP/MRP para la gestión de inventarios le ofrece la posibilidad de automatizar una gran parte de los procesos relacionados con los métodos de optimización de inventario antes mencionados. Este tipo de software está diseñado para ayudarle a estandarizar sus procesos y ofrecerle una visión precisa de lo que ocurre en su inventario. Le permiten hacer un seguimiento de su inventario y crear previsiones precisas basadas en los datos históricos recopilados por el software, así como evaluar el rendimiento de sus SKU para la racionalización de SKU. Se pueden asignar puntos de pedido y stocks de seguridad a los productos para evitar desabastecimientos y escasez, mientras que el kitting se puede utilizar tanto para las materias primas como para agrupar los productos terminados. En algunos sistemas puede utilizarse el sistema Just-in-time gracias a su funcionalidad de programación regresiva. En definitiva, un sistema ERP/MRP es la mejor opción si lo que busca es reducir la complejidad de la gestión de inventarios y, al mismo tiempo, mejorar drásticamente la eficiencia de sus procesos. Hoy en día, estos tipos de software de optimización de inventario están disponibles para empresas de cualquier tamaño sin grandes costos, por lo que a menudo tiene sentido implementar uno lo antes posible.

Principales aspectos a tener en cuenta

• La optimización de inventario es un término genérico que engloba una serie de métodos que se utilizan para equilibrar los costos de inventario, la complejidad de su gestión y los objetivos relacionados con la disponibilidad de los productos.
• Existen muchos métodos y técnicas diferentes que ayudan a las empresas a optimizar su inventario.
• Los objetivos más importantes de la optimización de inventario son garantizar que no se produzcan desabastecimientos ni excesos de existencias, que los niveles de servicio garanticen la satisfacción del cliente y unos tiempos de entrega razonables, que no haya un exceso de efectivo inmovilizado en el inventario, que los costos de mantenimiento del inventario no se coman los beneficios y que no haya acumulación de stock muerto.
• Las empresas pueden recurrir a técnicas de optimización de inventario como el seguimiento de inventario, la previsión de la demanda, el stock de seguridad, el punto de pedido, el kitting, la racionalización de SKU, el recuento de inventario periódico y el just-in-time.
• Todos estos enfoques aportan ventajas por sí solos, pero puede sacarles el máximo partido utilizándolos conjuntamente dentro de un sistema ERP/MRP.

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