Explicación de los métodos de cálculo de costos – Cómo determinar el mejor enfoque para su empresa

El cálculo de costos es el proceso de calcular cuánto cuesta producir un producto o servicio mediante el seguimiento de todos los gastos implicados, como materiales, mano de obra y gastos generales. En este artículo hablaremos de la importancia de calcular los costos con precisión, analizaremos los distintos métodos de cálculo de costos y veremos cómo los sistemas MRP pueden ayudar a aumentar la eficiencia del cálculo de costos.

¿Qué es el cálculo de costos?

Un método de cálculo de costos es un sistema para determinar el costo de producción de mercancías o servicios mediante el seguimiento de todos los gastos implicados, como materiales, mano de obra y gastos generales. Si utiliza este sistema, podrá conocer mejor los gastos de su empresa y su salud financiera. El método de cálculo de costos adecuado para su empresa le permite fijar precios con eficacia y gestionar presupuestos con facilidad. Elegir el método de cálculo de costos adecuado para su empresa puede resolver el problema de “gestión de inventarios” al que se enfrentan muchos fabricantes.

No se trata sólo de mantener la contabilidad en orden. De hecho, el cálculo de costos no es sólo una cuestión de números —se trata de tomar decisiones inteligentes que hagan avanzar a su empresa. Cuando conoce el costo real de sus productos, puede navegar por el mercado con mayor eficacia, responder a los retos y mantener su negocio en el camino al éxito.

¿Cuáles son las ventajas de un cálculo de costos preciso?

Con un cálculo de costos preciso, puede mantener la rentabilidad de su empresa. ¿Cómo puede lograrlo?

Fije precios justos. Un cálculo de costos preciso le muestra exactamente lo que cuesta fabricar cada producto para que pueda fijar precios que cubran sus gastos. De este modo, evitará fijar precios excesivos, lo que puede ahuyentar a los clientes, y precios demasiado bajos, lo que puede mermar sus ganancias.

Gestione su presupuesto. Un cálculo preciso de los costos le ofrece una visión clara del destino de su dinero. Le ayuda a gestionar su presupuesto con más eficacia, a detectar áreas en las que puede estar gastando demasiado y a hacer ajustes antes de que los pequeños problemas se conviertan en grandes dolores de cabeza.

Gestione su presupuesto. Un cálculo preciso de los costos le ofrece una visión clara del destino de su dinero. Le ayuda a gestionar su presupuesto con más eficacia, a detectar áreas en las que puede estar gastando demasiado y a hacer ajustes antes de que los pequeños problemas se conviertan en grandes dolores de cabeza.

Tome decisiones más inteligentes. Si está pensando en expandirse, entrar en un nuevo mercado o cambiar su proceso de producción, un cálculo de costos preciso le proporciona los datos que necesita para tomar decisiones con conocimiento de causa. Le ayuda a ver claramente los posibles riesgos y beneficios.

Cumpla la normativa. Muchos sectores tienen normas estrictas para la presentación de informes financieros. Un cálculo preciso de los costos le ayuda a cumplir la normativa al reflejar fielmente sus gastos, lo que le permite cumplir las normas y evitar multas o problemas legales.

Mantenga la competitividad. En el mercado actual, las empresas que comprenden y gestionan bien sus costos tienen ventaja. Un cálculo de costos preciso le ayuda a ofrecer mejores precios, mejorar la eficiencia y responder rápidamente a los cambios, manteniéndole por delante de la competencia.

En resumen, un cálculo de costos preciso es una herramienta estratégica que mejora todos los aspectos de su empresa. Si realiza un seguimiento y un análisis preciso de sus costos, preparará su empresa para el éxito a largo plazo.

Familiarícese con los términos de cálculo de costos

Si quiere que su empresa sea rentable y competitiva, debe familiarizarse con los métodos de contabilidad de costos. A continuación, desglosamos los términos esenciales del cálculo de costos para que pueda familiarizarse con los conceptos básicos.

• Costos directos. Son los gastos que pueden atribuirse directamente a la producción de mercancías específicas. Los costos directos se componen de materiales directos (las materias primas necesarias para fabricar los artículos) y mano de obra directa. Supongamos que fabrica sillas de madera. El costo de la madera y los salarios pagados a los trabajadores que ensamblan esas sillas son sus costos directos.
• Costos indirectos. A diferencia de los costos directos, los costos indirectos no pueden vincularse a un producto concreto. Incluyen los gastos generales de fabricación, los gastos administrativos y los gastos de funcionamiento. La factura de electricidad de la fábrica que alimenta las máquinas de fabricación de sillas es un ejemplo de costo indirecto. Mantiene las luces encendidas, pero no está vinculada a ninguna silla en concreto.
• Costos fijos. Estos costos son los mismos independientemente del número de unidades que produzcas. Tomemos como ejemplo el alquiler. No importa si produce una silla o 1.000, su alquiler no cambiará. Los costos fijos son los que hay que pagar cada mes, independientemente de la producción.
• Costos variables. Estos costos fluctúan en función del volumen de producción. Si produce más sillas, necesitará más madera, lo que aumentará sus costos variables. Los costos variables son flexibles, pero pueden aumentar rápidamente si aumenta la producción.
• Costos de producción. Son los gastos totales de fabricación de un producto. Incluye tanto los costos directos como los indirectos. En nuestro ejemplo de las sillas de madera, los costos de producción cubren la madera (directos), los salarios (directos) y la electricidad de la fábrica (indirectos). El costo de producción es la imagen global de lo que cuesta crear un producto.
• Costo unitario. Es el costo de producir una unidad adicional de un producto. Es una mezcla de costos variables y fijos. Si producir 100 sillas cuesta $10.000, el costo unitario es de $100 por silla. Utilice el costo unitario para fijar el precio de sus productos de forma estratégica, de modo que siempre obtenga beneficios.
• Valuación del inventario. Es el método que se utiliza para asignar costos al inventario, lo que repercute en el balance y los estados financieros. Por ejemplo, utilizando FIFO (primero en entrar, primero en salir o First-In, First-Out), el costo de la primera madera comprada se asigna al costo de las primeras sillas vendidas. También puede utilizar el método LIFO (último en entrar, primero en salir o Last-In, First-Out). Este método asigna el costo de la madera comprada más recientemente a las sillas vendidas. El método que elija tendrá un impacto en cómo se vea su inventario sobre el papel.
• COGS (Costo de los bienes vendidos). Son los costos directamente relacionados con la producción de los bienes que vende su empresa, incluidos los costos directos y una parte de los costos indirectos. Por ejemplo, si vende 50 sillas y el costo total de producción —incluidos los materiales, la mano de obra y una parte de los gastos generales— es de $5.000, entonces su COGS es de $5.000. Calcular los costos de producción es importante para comprender sus márgenes de beneficio y cuánto está ganando realmente.
• Gastos generales de fabricación. Son todos los costos indirectos asociados a la fabricación. Piense en ellos como los gastos internos, como el mantenimiento de la fábrica, la depreciación del equipo y los salarios de los supervisores. No están directamente relacionados con un solo producto, pero son cruciales para que sus operaciones funcionen sin problemas.

Tipos de métodos de cálculo de costos: conceptos básicos

A continuación, vamos a hablar de los diferentes métodos que puede elegir y qué tipos de empresas se adaptarían mejor a cada uno de ellos.

El cálculo de costos reales es un método en el que el costo que se asigna a un producto se basa en los gastos reales en los que incurrió la empresa durante su producción. Esto incluye materiales, mano de obra y gastos generales de fabricación. Un fabricante de muebles probablemente utilizaría los costos reales de la madera, la mano de obra y los servicios de la fábrica para calcular el costo de cada mueble. El cálculo de costos reales es una buena opción para las empresas con procesos de producción y costos estables. El inconveniente de este método es que puede tardar mucho tiempo tener en cuenta cada gasto a la hora de decidir el costo final de un producto.

El cálculo de costos estándar es un método en el que las empresas fijan los costos previstos de materiales, mano de obra y gastos generales antes de iniciar la producción. A continuación, estos costos se utilizan como referencia para compararlos con los costos reales durante y después de la producción. Este método permite detectar cualquier diferencia y realizar los ajustes necesarios. Si los costos reales son superiores a los previstos, puede significar que algo no está funcionando con eficiencia. Si son inferiores, podría significar que la empresa es más eficiente de lo previsto. Este método es más beneficioso para los grandes fabricantes que producen los mismos artículos repetidamente. Sin embargo, el cálculo de costos estándar tiene un inconveniente: no siempre refleja con exactitud los costos reales. Esto puede dar lugar a discrepancias.

El cálculo de costos por actividad (ABC) fija los gastos generales en función de las actividades concretas que los originan. No tiene en cuenta cuánto se produce. Es bueno para los fabricantes que producen una amplia gama de productos y también tienen procesos complejos. Este método le ayuda a identificar las causas de los costos, pero, irónicamente, su implementación puede resultar costosa.

El cálculo de costos por trabajo realiza un seguimiento de los costos de cada trabajo. Esta opción es ideal para empresas que realizan trabajos a medida o personalizados. Por ejemplo, un fabricante de bicicletas personalizadas podría utilizar el cálculo de costos por trabajo para calcular los materiales y la mano de obra necesarios para construir cada bicicleta. El inconveniente de este método es que puede requerir mucha mano de obra, ya que exige un mantenimiento exhaustivo de los registros.

El cálculo de costos por proceso asigna un costo a todo el proceso y, a continuación, reparte ese costo uniformemente entre todas las unidades producidas. Este método facilita y agiliza el cálculo de los costos. Funciona bien en sectores en los que los productos son similares, como la producción de alimentos. Sin embargo, el cálculo de costos por proceso es menos preciso cuando se crean artículos a medida.

El cálculo de costos marginales se centra únicamente en los costos variables. Analiza el impacto de los cambios en su producción habitual. Por ejemplo, un fabricante de juguetes puede utilizar el cálculo de costos marginales para decidir si acepta o no un pedido especial a un precio inferior. Sin embargo, el cálculo de costos marginales es mejor para la toma de decisiones a corto plazo, no como método principal de cálculo de costos.

El cálculo de costos por absorción incluye todos los costos, tanto directos como indirectos, en el costo de un producto. Es bueno para el análisis a largo plazo, pero puede dificultar la separación de costos fijos y variables. Un fabricante de electrodomésticos puede utilizar el cálculo de costos por absorción para determinar el costo de cada electrodoméstico producido. Este método es un enfoque estándar para la información financiera porque se ajusta a los principios de contabilidad generalmente aceptados (PCGA). Sin embargo, como todos los costos se absorben en el producto, puede resultar difícil determinar qué gastos son fijos y cuáles variables.

El cálculo de costos objetivo parte de un costo objetivo basado en los precios de mercado y, a continuación, busca la forma de alcanzarlo. Es ideal si se opera en un mercado competitivo en el que el precio manda, pero no es el método más sencillo de esta lista. El cálculo de costos objetivo requiere la colaboración interfuncional de distintos departamentos para llegar a un costo que satisfaga tanto las expectativas del cliente como los objetivos de rentabilidad.

Cada uno de estos métodos de cálculo de costos tiene sus ventajas y sus desventajas. El método adecuado para su empresa depende de lo que venda y de cómo lo produzca.

Cómo elegir el método de cálculo de costos adecuado para su empresa

Comprender los métodos de cálculo de costos es sólo el principio. El verdadero reto llega cuando tiene que averiguar qué método de cálculo de costos es el más adecuado para su empresa. A continuación, abordamos una serie de preguntas que le ayudarán a determinar el método de cálculo de costos ideal para su empresa de fabricación.

Identifique las necesidades de su empresa

¿Cuál es su prioridad número uno ahora mismo como empresa?

Aunque todas las empresas quieren obtener ganancias, no todas tienen las mismas prioridades. Puede que usted esté centrado en reducir costos o mejorar las estrategias de fijación de precios, o incluso en racionalizar sus procesos de producción.

No se salte este paso. ¿Por qué? Comprender las prioridades de su empresa le orientará hacia el método de cálculo de costos adecuado. Por ejemplo, si desea minimizar los costos, puede beneficiarse del método de cálculo de costos estándar, ya que hace hincapié en el control de costos. Pero si su objetivo es mejorar la fijación de precios, puede ser mejor elegir el cálculo de costos por objetivo, ya que ajusta los costos a los precios del mercado.

Tenga en cuenta el tamaño de su negocio

¿Cuál es el tamaño de su empresa de fabricación?

A la hora de elegir el mejor método de cálculo de costos, tenga en cuenta el tamaño de su empresa. Si tiene una empresa más pequeña con recursos limitados y un proceso de producción sencillo, puede beneficiarse de métodos de cálculo de costos más simples, como el cálculo de costos por trabajo o el cálculo de costos estándar. Sin embargo, si dirige una gran empresa con múltiples líneas de productos, puede que necesite implementar un método más detallado como el cálculo de costos por actividad (ABC). Sea realista con la capacidad de su equipo de contabilidad y asegúrese de encontrar un software que les apoye.

Conozca los requerimientos de su sector

¿Cuáles son las prácticas habituales de cálculo de costos en su sector? ¿Cómo gestionan sus costos sus competidores?

Investigue el sector para conocer las prácticas y normas habituales. Fíjese en cómo gestionan sus costos empresas similares de su sector.

Alineación con su proceso de producción

¿Su empresa produce de forma continua o por lotes? ¿Son todos sus productos iguales o son creaciones a medida?

Si utiliza producción continua y sus productos son uniformes, un método como el cálculo de costos por proceso, que promedia los costos de todas las unidades, puede ser el más adecuado. Sin embargo, si crea productos personalizados, opte por un método como el cálculo de costos por trabajo, ya que realiza un seguimiento de los costos de los pedidos individuales.

Considere la gestión de su inventario

¿Qué método utiliza actualmente para gestionar su inventario?

La forma en que gestiona su inventario puede influir significativamente en el método de cálculo de costos que debe elegir. Por ejemplo, si tiene productos perecederos, podría utilizar el método de valuación de inventario conocido como FIFO (primero en entrar, primero en salir), que puede ayudarle a reducir el riesgo de deterioro. El FIFO se ajusta de forma natural a un método de cálculo de costos que realiza un seguimiento exhaustivo de los costos en tiempo real.

Realice un análisis costo-beneficio

¿Cuáles son los costos y beneficios del método elegido?

Tómese su tiempo para sopesar las ventajas y las desventajas de cada método de cálculo de costos. Fíjese tanto en los costos obvios, como el software y la capacitación del personal, como en los beneficios menos obvios, como un mejor control de los costos y una toma de decisiones más inteligente. Anote dónde puede ahorrar dinero o ganar eficacia en comparación con lo que le costará aplicar el método. Así podrá tomar una decisión que tenga sentido para sus objetivos financieros.

Elegir el método de cálculo de costos adecuado no consiste sólo en escoger lo que se vea bien sobre el papel. Se trata de considerar detenidamente lo que se ajusta a las necesidades, el tamaño, el sector y los objetivos de su empresa. Si sigue esta guía, estará en mejores condiciones para tomar una decisión que aumente su eficiencia financiera y respalde su estrategia global.

Cálculo de costos con el software MRP

La mejor forma de simplificar el proceso de cálculo de costos de fabricación es mediante software. Una solución ideal para ello es el software MRP (planificación de recursos de fabricación). El software MRP es una herramienta de gestión de la producción que admite varios métodos de cálculo de costos, como el cálculo de costos por trabajo, el cálculo de costos por producto, la estimación de costos y el cálculo de costos reales. El cálculo de costos reales, en particular, es una característica importante que debe tenerse en cuenta en el software MRP, ya que permite realizar un seguimiento preciso de los costos de los ingredientes y la mano de obra casi en tiempo real. También le ayuda a tomar decisiones informadas cuando se trata de ajustar sus precios de venta, cambiar de proveedores y ajustar sus listas de materiales o recetas.

A continuación explicamos cómo ayuda el software MRP:

1. Seguimiento racionalizado de los costos

Utilice el software MRP para realizar un seguimiento automático de todos los costos de producción. La automatización es clave porque reduce la posibilidad de errores, por lo que nada se escapa. Puede ver exactamente a dónde va su dinero.

2. Mejor gestión de inventarios

Los sistemas MRP ayudan a evitar los horrores equivalentes al exceso de existencias o a quedarse sin materiales. ¿Cómo? Alineando sus niveles de inventario con la demanda mediante una mayor precisión de las previsiones y una planificación exacta. De este modo, su software MRP le ayuda a identificar y reducir costos innecesarios.

3. Decisiones de precios más inteligentes

El software MRP le ofrece información a demanda sobre los distintos costos de producción con sólo pulsar un botón. También puede utilizarlo para fijar precios en tiempo real que reflejen sus gastos actuales. Manténgase competitivo a la vez que se asegura de que su estrategia de precios respalda su rentabilidad.

El uso del software MRP para el cálculo de costos le ayudará a tomar decisiones más inteligentes para su empresa de fabricación. Obtenga más información sobre la planificación de requerimientos de materiales aquí.

Principales aspectos a tener en cuenta

• Un cálculo de costos preciso es esencial para fijar precios justos, gestionar presupuestos, mejorar la gestión de inventarios, ayudar en la toma de decisiones y cumplir la normativa del sector. En última instancia, el cálculo de costos ayuda a garantizar que las empresas sigan siendo competitivas y rentables.
• Familiarizarse con términos esenciales del cálculo de costos como costos directos, costos indirectos, costos fijos, costos variables, costos de producción y valuación de inventarios es crucial para una gestión eficaz de los costos y la toma de decisiones financieras.
• Los distintos métodos de cálculo de costos, como el cálculo de costos reales, el cálculo de costos estándar, el cálculo de costos por actividad y el cálculo de costos por trabajo, tienen ventajas y desventajas. El método adecuado para una empresa depende de factores como su tamaño, sus procesos de producción, los requisitos del sector y sus objetivos financieros.
• El software MRP (planificación de recursos de fabricación) agiliza el proceso de cálculo de costos automatizando el seguimiento de costos, mejorando la gestión de inventarios y proporcionando información en tiempo real para tomar decisiones de precios más inteligentes. Es compatible con varios métodos de cálculo de costos, lo que lo convierte en una valiosa herramienta para los fabricantes.
• La elección de un método de cálculo de costos debe ajustarse a las prioridades de la empresa, los procesos de producción y las normas del sector. Un cuidadoso análisis costo-beneficio puede ayudar a las empresas a seleccionar el método que mejore la eficiencia financiera y respalde los objetivos estratégicos generales.

Preguntas frecuentes

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