Los 11 KPIs de gestión de inventarios más importantes en 2023

Cualquier empresa con un inventario físico necesita garantizar unos niveles de existencias y unos movimientos de inventario óptimos. El seguimiento de los KPIs de gestión de inventarios puede ayudar mucho a alcanzar estos objetivos. En este post, analizamos 11 de los KPIs de gestión de inventarios más importantes y damos consejos sobre cómo ponerlos en práctica.

¿Qué son los KPIs de gestión de inventarios?

Los KPIs de gestión de inventarios son indicadores clave de rendimiento específicos del almacenamiento, las cantidades, los costos o los movimientos de las existencias de una empresa. Como todos los KPIs empresariales, funcionan midiendo y comparando diversas métricas empresariales con el fin de realizar un seguimiento del rendimiento y establecer objetivos para diversos procesos empresariales.

Hay una distinción importante entre los KPIs y las métricas. Mientras que todos los KPIs se basan en métricas, no todas las métricas son KPIs. Las métricas son medidas de evaluación de prácticamente cualquier proceso cuantificable. Los KPIs, por otro lado, utilizan métricas para medir el rendimiento de objetivos empresariales específicos que las empresas establecen con el fin de calibrar ciertos aspectos de su funcionamiento. Por ejemplo, el número de veces que se abre una puerta en un plazo de tiempo es una métrica. Si abrir una puerta es un indicador relevante de la participación de los empleados, por ejemplo, su seguimiento podría ser la base de un KPIs.

El seguimiento de los KPIs suele compilarse en cuadros de mando de rendimiento. Estos se actualizan periódicamente o en tiempo real, dependiendo de la implementación, para proporcionar una visión general del rendimiento de la empresa a los responsables de la toma de decisiones y a las partes interesadas. Pueden existir en forma de hoja de cálculo, software específico de gestión del rendimiento o dentro del sistema de gestión de inventarios elegido.

¿Por qué son importantes los KPIs en la gestión de inventarios?

La utilidad del seguimiento de los KPIs específicos del inventario no se limita a los almacenes o las empresas de distribución. La gestión de inventarios es un aspecto sumamente importante del negocio para todos los fabricantes, distribuidores o, de hecho, cualquier empresa con existencias físicas. La precisión del inventario, las compras y la programación de la producción dependen totalmente de la información relevante y actualizada sobre las métricas del inventario.

En primer lugar, el seguimiento de los procesos de gestión de inventarios pertinentes permite establecer objetivos y metas claros que proporcionan una visión más profunda de la salud de la empresa. Los KPIs actúan como puntos de referencia que permiten establecer valores de referencia, comparar el rendimiento a lo largo del tiempo e identificar deficiencias.

Al proporcionar información sobre los niveles óptimos de existencias, la relación tiempo-costo, etc., los KPIs simplifican la optimización del inventario. Esto conduce a una mejor gestión general de las existencias, un mejor control del inventario, menos desechos y una reducción de los gastos generales. Los KPIs que miden el cumplimiento de los pedidos de los clientes también pueden ser un indicador fiable de otros aspectos de la salud de la empresa, como la satisfacción del cliente.

En definitiva, los KPIs de gestión de inventarios proporcionan información útil, rentable y basada en datos que puede ayudar enormemente en los procesos de toma de decisiones. Sirven como mecanismo de retroalimentación que indica si el negocio se está dirigiendo en la dirección correcta. Dado que el inventario está directamente vinculado a la fabricación, las relaciones con los clientes, la cadena de suministro, la contabilidad y otros aspectos de la empresa, los KPIs de gestión de inventarios constituyen una de las métricas empresariales más decisivas.

¿Cómo elegir los KPIs adecuados?

La elección de los KPIs para la gestión de inventarios puede marcar la diferencia entre la redundancia y la eficacia. Hay literalmente docenas de métricas entre las que elegir, así que hay que considerar detenidamente por cuáles decidirse.

El método SMART

Un método de eficacia comprobada para elegir los KPIs es el método SMART. Desarrollado en 1981 por George T. Doran. SMART se utiliza mucho hoy en día de diversas formas en diferentes aplicaciones de gestión empresarial. Según SMART, la relevancia de una métrica puede examinarse analizando si es:

S (Specific) – Suficientemente específico; medir un proceso o aspecto concreto, claramente definido; tener en cuenta los objetivos estratégicos.

M (Measurable) – Medible, que en la gestión de inventarios y almacenes casi siempre significa cuantificable.

A (Achievable) – Alcanzable; realmente alcanzable y coherente con el caso de uso de una empresa. En otras palabras, no se esfuerce por conseguir un tiempo de entrega “instantáneo”.

R (Realistic) – Realista o relevante; tanto en términos de alinearse bien con los objetivos realistas de la organización como de lo que es realmente posible dados los recursos existentes.

T (Time-bound) – Limitada en el tiempo; sigue un calendario preestablecido relacionado con el objetivo de la métrica y tiene una fecha límite.

Consejos para elegir los KPIs adecuados

Además del método SMART, he aquí algunos consejos más que pueden simplificar la elección de los KPIs adecuados para el seguimiento:

• Considere los KPIs específicos del sector. Muchos KPIs pueden ser más relevantes para su sector o tipo de negocio que otros. Por ejemplo, las empresas minoristas pueden centrarse en métricas como el índice de ventas, el porcentaje de rebajas o el margen bruto de rentabilidad de la inversión en inventario (GMROI), mientras que las empresas de fabricación deben dar prioridad a la duración del ciclo de producción, el inventario de trabajo en proceso (WIP) o la utilización de la capacidad.
• Evalúe la disponibilidad y precisión de los datos. Realice el seguimiento de los KPIs únicamente si dispone de datos fiables y precisos. Merece la pena tener en cuenta los sistemas y procesos existentes para recopilar los datos necesarios, ya sea a partir de informes de trabajo en un sistema MRP, sensores en estaciones de trabajo, datos contables, etc. Si no se dispone de ellos fácilmente o su recopilación requiere un esfuerzo considerable, sería aconsejable elegir KPIs alternativos más fáciles de medir.
• Revise y ajuste periódicamente. Revise periódicamente los KPIs elegidos para garantizar su pertinencia y eficacia a largo plazo. A medida que la organización evoluciona, puede ser necesario ajustar los KPIs elegidos para adaptarlos a los cambios de prioridades y objetivos.
• No realice seguimiento de demasiados KPIs. El seguimiento de unos 10 KPIs principales suele considerarse una buena cantidad, aunque puede variar en función del tamaño y la complejidad de la operación. Estos deben incluir todos los KPIs de negocio, de los cuales los KPIs de inventario constituyen un buen número.

Para los directivos que hacen sus deberes y eligen los KPIs adecuados para su caso de uso, la compilación de un simple cuadro de mando o la configuración de métricas trazables en su software de gestión de inventarios (SGI) o software de gestión de almacenes (SGA) preferido probablemente bastarán para proporcionar una visión general adecuada. Sin embargo, para obtener una visión más profunda de los objetivos estratégicos, existen métodos para organizar en sistemas los KPIs de seguimiento. Un ejemplo relevante sería la Jerarquía de métricas de la cadena de suministro de Gartner.

Los 11 principales KPIs de gestión de inventarios

Estos son los 11 KPIs específicos de inventario más importantes que debería considerar incluir en sus cuadros de mando de rendimiento.

Nivel promedio de inventario

Empezando la lista por lo más básico, el KPI promedio de inventario devuelve la cantidad promedio estimada de inventario que tiene a mano en un determinado momento. Es útil sobre todo como referencia para calcular otras métricas, pero también proporciona una representación clara del nivel promedio de inventario a lo largo del ejercicio. En la mayoría de los casos, el objetivo de las empresas es mantener constante el nivel promedio de inventario.

Inventario promedio = (valor de inventario inicial + valor de inventario final) / 2

Tiempo de entrega del pedido, tiempo del ciclo de pedido

Un KPI esencial que constituye otro punto de referencia para medir la eficiencia de sus esfuerzos de gestión de inventarios y de la cadena de suministro es el tiempo de entrega (lead time) de los pedidos, también conocido como tiempo de ciclo de los pedidos. Mide el tiempo total que tardan los productos en llegar a los clientes. Se cuenta desde el momento en que los clientes hacen un pedido hasta el momento en que reciben el producto terminado.

Existen diferentes versiones de esta métrica, como tiempo de producción, material o tiempo de entrega. Se trata de un KPI igual de importante tanto para distribuidores como para fabricantes y, sin duda, debería controlarse de una forma u otra.

El tiempo del ciclo de pedido no debe confundirse con el tiempo del ciclo de fabricación, que es un KPI que mide el tiempo que se tarda en completar un único paso del proceso de fabricación. El tiempo de entrega también tiene muchos otros KPIs relacionados, como la duración del ciclo de ventas, que calcula el tiempo total desde el primer contacto con un cliente hasta que se cierra un trato, o el tiempo de recepción, que mide el rendimiento del proveedor.

Índice de rotación de inventarios

El índice de rotación de inventarios mide la frecuencia con la que vende la totalidad de sus existencias. En otras palabras, devuelve el porcentaje de existencias totales que consiguió vender en un periodo de tiempo determinado. El seguimiento de este KPI proporciona una relación entre las ventas y la cantidad de existencias en el inventario. Es un medio fiable para calibrar si las cifras de ventas y el valor de las existencias son proporcionales. Un mayor índice de rotación de inventarios suele ir acompañado de menores costos de almacenamiento y operación, ya que cuanto menos tiempo permanezcan almacenadas las existencias, menos gastos generales generarán.

El índice de rotación de inventarios se calcula dividiendo el número de unidades vendidas por el inventario promedio, o dividiendo el costo de los bienes vendidos (COGS) por el valor del inventario promedio.

Índice de rotación de inventarios = número de unidades vendidas / inventario promedio

Índice de existencias/ventas, índice de inventarios/ventas

Otra forma sencilla de obtener información sobre el rendimiento de la facturación es el índice de inventarios/ventas, también conocido como índice de existencias/ventas. Compara el valor promedio del inventario en un periodo determinado con las ventas finales del periodo. Es importante mantener el índice existencias/ventas en un nivel equilibrado –un nivel demasiado bajo indica un mayor riesgo de desabastecimiento; un nivel demasiado alto, sin embargo, significa márgenes de beneficio más estrechos debido a los crecientes costos de almacenamiento.

El KPI se calcula dividiendo el valor promedio de inventario de un periodo determinado por el valor neto de las ventas realizadas.

Índice existencias/ventas = saldo promedio de inventarios/valor neto de las ventas realizadas

Días de inventario, inventario disponible

El KPI que sigue de cerca al índice de rotación de inventarios son los días de inventario, también conocidos como días disponibles o semanas disponibles. Mide el tiempo promedio que tardan en venderse las existencias y, por tanto, el tiempo que el efectivo está inmovilizado en existencias. Un valor bajo de días de venta se correlaciona con una rotación más rápida y, entre otras cosas, puede ser un buen indicador del riesgo de desabastecimiento. Este KPI permite determinar los niveles óptimos de existencias y la precisión de las previsiones de la demanda.

Los días disponibles pueden calcularse dividiendo el periodo contable por el índice de rotación de inventarios. Cuanto menor sea el valor, mejor.

Días de inventario = período de tiempo / rotación de inventarios

Costos de mantener el inventario

Este KPI, también conocido como costo de mantenimiento de inventarios o simplemente costo de mantenimiento, representa todos los gastos generales en los que se incurre por mantener existencias en inventario. La métrica devuelve un porcentaje que, naturalmente, usted desea que sea lo más bajo posible, al tiempo que cubre todas las bases. Los costos incluidos en el costo de mantener el inventario son:

• costos de capital – compras directas y sus costos de inversión;
• costos de riesgo de inventario – los costos de las contracciones de inventario y la pérdida de valor de mercado;
• costos del espacio de almacenamiento – alquiler del almacén, hipotecas y servicios públicos;
• costos de servicios – seguros, costos de manipulación, seguridad del almacén, etc.

Costo de mantener el inventario = ((costos de capital de inventario + costos de riesgo de inventario + costos del espacio de almacenamiento de inventario + costos de servicio de inventario) / valor total del inventario) x 100%

No hay que confundir los gastos generales que incluye el KPI de costo de inventario con los gastos generales totales de fabricación. Estos últimos comprenden todos los costos adicionales relacionados con la producción de mercancías.

Tasa de pedidos pendientes

La tasa de pedidos pendientes es un KPI que detalla el porcentaje de pedidos entrantes que no se pudieron cumplir durante un periodo de tiempo determinado. Se calcula simplemente dividiendo el número de pedidos entrantes que no se pudieron completar por el número total de pedidos entrantes. La tasa de pedidos pendientes es una métrica sencilla, cuyos valores elevados apuntan de forma fiable a una gestión de la cadena de suministro o unas prácticas de planificación poco rigurosas. Suele estar en correlación inversa con el KPI de precisión de la previsión de la demanda.

Tasa de pedidos pendientes = total de pedidos pendientes / total de pedidos recibidos

Tasa de venta directa

El KPI de tasa de venta directa devuelve el porcentaje de existencias que ha vendido en relación con el total de existencias disponibles para la venta de un producto determinado. Es una métrica útil para evaluar rápidamente el rendimiento de las ventas de los artículos en existencias y puede utilizarse para ajustar los volúmenes de producción o la reposición en consecuencia. El KPI se calcula dividiendo el número de unidades vendidas de un producto por el número de unidades disponibles para la venta.

Tasa de venta directa = número de unidades vendidas / número de unidades disponibles para la venta

Para los fabricantes que venden inventarios que producen en el mismo período de tiempo, el número de unidades vendidas debe dividirse por la suma del inventario inicial de productos terminados y las mercancías fabricadas dentro del período de tiempo.

Precisión de la previsión de la demanda

La previsión de la demanda es fundamental para garantizar la disponibilidad de existencias y evitar al mismo tiempo el exceso de inventario durante todo el periodo fiscal. Como tal, es especialmente importante para los fabricantes de producción para almacenamiento (MTS) que dependen en gran medida de la previsión de la demanda de los clientes con el fin de establecer sus niveles de existencias y capacidades de producción para los próximos períodos.

Este KPI mide la precisión de la previsión de la demanda para el periodo de tiempo anterior comparando las cifras reales de mercancías vendidas, pedidas y/o producidas con la previsión. Devuelve un porcentaje que indica si la previsión coincide con la demanda real. Cuanto menor sea el porcentaje, más precisa será la previsión. Hay muchas formas de calcular este KPI. Una fórmula sencilla sería

Precisión de la previsión de la demanda = (1 – ((|demanda real – demanda prevista|) / demanda prevista)) x 100%

Rendimiento de Pedido Perfecto (POP), Entregas completas y a tiempo (OTIF)

Un KPI de eficiencia de pedidos, el rendimiento de pedido perfecto (POP), también conocido como índice de pedido perfecto o tasa de pedido perfecto, mide el porcentaje de pedidos que se completaron sin problemas.

El POP se calcula dividiendo el número de pedidos perfectos por el número de pedidos totales. Aquí está con todas las métricas relevantes contabilizadas:

Rendimiento de pedido perfecto = (número de pedidos totales – (número de pedidos no entregados a tiempo + número de pedidos no entregados en su totalidad + número de pedidos entregados con daños o defectos + número de pedidos tramitados incorrectamente)) / número de pedidos totales.

El POP es en gran medida análogo al KPI de OTIF (on-time in full o pedidos completos y a tiempo). Sin embargo, este último solo suele tener en cuenta la cantidad del pedido y la fecha de cumplimiento, mientras que POP también tiene en cuenta daños, defectos y errores de procesamiento.

OTIF = Número de pedidos entregados a tiempo y completos / número de pedidos totales.

Por lo general, la mayoría de los fabricantes intentan mantener un valor POP u OTIF en torno al 90%. Puede calcularse tanto para su propio cumplimiento de pedidos como para sus proveedores, en cuyo caso la métrica se denomina POP u OTIF del proveedor.

Stock muerto, deterioro

Por último, el stock muerto constituye la parte del inventario que, por una razón u otra, resulta imposible vender y hay que dar por perdida. Esto puede deberse a la caducidad de la mercancía en el caso de los productos perecederos (en cuyo caso se denomina deterioro), a las existencias estacionales sobrantes, a los productos que pasan de moda o a los artículos dañados, olvidados u obsoletos por cualquier otro motivo. El KPI de stock muerto se representa en porcentaje:

Stock muerto = (mercancías invendibles / mercancías totales) x 100%

Un alto porcentaje de stock muerto indica la necesidad de renovar sus esfuerzos de optimización de inventario y prácticas de almacenamiento, ya que los artículos obsoletos acumulan costos de almacenamiento y gastos generales y disminuyen la rentabilidad global de una empresa.

Principales aspectos a tener en cuenta

• Los KPIs de gestión de inventarios son indicadores clave de rendimiento específicos del almacenamiento, las cantidades, los costos o los movimientos de las existencias (stock) de una empresa. Como todos los KPIs empresariales, funcionan midiendo y comparando diversas métricas empresariales con el fin de realizar un seguimiento del rendimiento de los procesos relacionados con el inventario.
• El seguimiento de los KPIs de gestión de inventarios permite establecer objetivos y metas claros que proporcionan una visión más profunda de la salud de la empresa. Los KPIs permiten establecer líneas de base, comparar el rendimiento a lo largo del tiempo e identificar deficiencias.
• Los KPIs específicos de cada inventario simplifican la optimización del inventario, lo que se traduce en un mejor valor del inventario, un mayor control del mismo, una reducción de los desechos y una disminución de los gastos generales.
• Existen diferentes formas de elegir los KPIs adecuados para realizar un seguimiento, como el método S.M.A.R.T. Los KPIs deben reflejar siempre los objetivos estratégicos de la empresa y basarse en datos fiables.
• Los KPIs a menudo se compilan en cuadros de mando. Pueden ser en forma de hoja de cálculo, software específico de gestión del rendimiento o dentro del software de gestión de inventarios o almacenes elegido.
• Un buen número de KPIs para hacer un seguimiento en un determinado momento es de unos diez, ya que demasiados pueden congestionar los cuadros de mando de rendimiento de una empresa e introducir una complejidad no deseada.

Preguntas frecuentes

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