¿Qué es el inventario obsoleto y cómo evitarlo?

Junto a los niveles inadecuados de existencias, la pérdida de valor del inventario es una de las principales preocupaciones de fabricantes y distribuidores. Un software de gestión de inventarios eficaz es la mejor herramienta de una empresa para aumentar el control de las existencias y evitar así ambos problemas. En este artículo, analizaremos el inventario obsoleto: qué es, cómo prevenirlo y qué hacer cuando se produce.

¿Qué es el inventario obsoleto?

El inventario obsoleto es cualquier inventario que una empresa ya no puede vender o utilizar debido a la falta de demanda. Esto ocurre sobre todo cuando las mercancías llegan al final de su ciclo de vida o en casos de interrupciones repentinas de las ventas o errores en la previsión de la demanda. La obsolescencia también puede ser el resultado de una mala gestión del inventario, como cuando los artículos del inventario se olvidan, se dañan o caducan antes de ser vendidos o utilizados. En estos últimos casos, los artículos obsoletos suelen denominarse stock muerto.

Todos los tipos de inventarios pueden quedar obsoletos, no sólo los productos terminados. Para los fabricantes, el inventario obsoleto también puede incluir materias primas y componentes o incluso el inventario de trabajo en proceso (WIP), porque cuando la demanda se agota, los artículos necesarios para el esfuerzo de producción se vuelven obsoletos.

El inventario obsoleto a veces también se denomina exceso de existencias o inventario de baja rotación. Sin embargo, estos términos son ligeramente diferentes. El inventario de baja rotación o exceso de inventario se refiere a artículos cuya demanda ha disminuido y que, por tanto, corren el riesgo de quedarse obsoletos con el tiempo, sobre todo porque tienen un exceso de existencias debido, por ejemplo, a una mala previsión de la demanda.

Contabilidad de inventario obsoleto

Si no se gestionan adecuadamente, el inventario obsoleto puede plantear graves problemas a la salud financiera de una empresa. Los inventarios que no pueden venderse ni utilizarse inmovilizan capital y pueden afectar negativamente a parámetros financieros clave, como el índice de rotación de inventarios.

No llevar una contabilidad precisa de los inventarios obsoletos puede dar lugar a una sobrevaloración de las ganancias y los activos en los estados financieros. Tanto los principios de contabilidad generalmente aceptados (PCGA) como las normas internacionales de información financiera (NIIF) obligan a las empresas a hacer frente a la obsolescencia de los inventarios en cuanto se detecta para garantizar la exactitud y puntualidad de los informes financieros. Por otro lado, los PCGA permiten deducir fiscalmente los inventarios obsoletos si se venden, donan o destruyen.

Cuando se detectan, los inventarios obsoletos deben marcarse como depreciados o dados de baja. Una baja se produce cuando las existencias se eliminan por completo de los libros debido a la pérdida de todo valor realizable. Por otra parte, una depreciación significa revalorizar las existencias a su valor neto realizable (VNR), es decir, el valor en efectivo más bajo por el que puede venderse el activo, después de los costos de venta, que suele ser inferior a su costo de compra.

Las bajas y depreciaciones se consideran gastos no monetarios y, por tanto, deben cargarse a una cuenta de gastos, como la cuenta de costo de los bienes vendidos (COGS) o de inventario obsoleto. Esto reduce los ingresos netos, disminuye el flujo de caja y afecta a las métricas financieras. Las bajas y depreciaciones también reducen el valor de los activos en el balance.

Causas habituales de la obsolescencia de los inventarios

El inventario obsoleto puede deberse a muchas causas, desde una mala gestión del inventario y la falta de trazabilidad hasta una dinámica inesperada del mercado, problemas en la cadena de suministro o incluso mala suerte. Repasemos algunas de las principales causas.

Mala calidad o diseño del producto

Los productos que no cumplen las expectativas de los clientes o los estándares funcionales tienen más probabilidades de perder demanda. Por ejemplo, si una empresa fabrica dispositivos con un defecto de diseño que provoca frecuentes fallos de funcionamiento, estos artículos pierden valor en el mercado debido a las críticas negativas y las frecuentes retiradas del mercado.

Los productos mal diseñados no se ajustan a las preferencias o necesidades de los consumidores y quedan obsoletos con mayor rapidez. Esto puede contribuir a una acumulación de los inventarios obsoletos y afectar también a la reputación de la empresa.

Previsiones imprecisas

Una previsión de la demanda mal realizada es una de las principales causas de obsolescencia del inventario, ya que sobreestimar la demanda del mercado conduce inevitablemente a un exceso de inventario. Por otro lado, subestimar la demanda equivale a perder oportunidades de venta. Una previsión precisa de la demanda es esencial para equilibrar los niveles de inventario con las necesidades del mercado, evitando así la obsolescencia y minimizando las pérdidas financieras.

Pero, sorprendentemente, subestimar la demanda también puede aumentar el riesgo de obsolescencia. Las oportunidades de venta perdidas llevan a menudo a los jefes de producción a compensar en exceso los pedidos futuros.

Políticas de compras inadecuadas

Aunque las previsiones sean equilibradas, una gestión deficiente de las compras no suele ajustar las decisiones de compra a la demanda real del mercado. El inventario puede acumularse cuando las empresas tienen un exceso de existencias tentadas por los descuentos por volumen o las corazonadas. Esto, a su vez, inmoviliza un valioso capital, dispara los costos de mantenimiento y aumenta el riesgo de obsolescencia.

Otro obstáculo es la gestión de los tiempos de entrega. Si no se hace un seguimiento suficiente, las existencias pedidas pueden llegar demasiado tarde para satisfacer la demanda inicial, lo que hace que se queden sin vender y terminan quedando obsoletas. Estas ineficiencias en las compras pueden crear círculos viciosos de control deficiente del inventario, en los que los niveles de inventario están perpetuamente desalineados con la demanda de los clientes.

Mala gestión y trazabilidad del inventario

Cuando no se controlan los niveles de inventario, las existencias pueden perderse y quedar sin contabilizar en el almacén. Una gestión del inventario insuficiente suele dar lugar a un exceso de existencias, a tiempos de entrega más largos y a que los artículos de baja rotación se acumulen sin que nos demos cuenta. Sin un seguimiento adecuado, es difícil identificar qué productos se acercan al final de su ciclo de vida, lo que dificulta la adopción de medidas oportunas como el descuento o la liquidación del exceso de mercancías.

La falta de trazabilidad en el resto de la cadena de suministro puede agravar aún más el problema. Si no se realiza un seguimiento del inventario desde las compras hasta la venta, aumenta la probabilidad de que los artículos o pedidos se olviden, pasen su fecha de caducidad o no alcancen su ventana de venta óptima.

Externalidades del mercado

Las externalidades del mercado y las fluctuaciones de la cadena de suministro también pueden provocar la obsolescencia de los inventarios, a menudo de formas difíciles de predecir o controlar. Los cambios repentinos en las preferencias de los consumidores, las recesiones económicas o la introducción de nuevas tecnologías pueden dejar obsoletos los productos existentes casi de la noche a la mañana.

Las interrupciones de la cadena de suministro, como los retrasos o la escasez de materias primas, también pueden provocar obsolescencia. Si una empresa recibe los materiales demasiado tarde para aprovechar una tendencia, es muy posible que los productos terminados no lleguen a comercializarse. La globalización y el aumento de la competencia están acelerando los ciclos de vida de los productos, lo que hace que las prácticas de gestión eficiente de almacenes sean más importantes que nunca.

Ejemplos de inventario obsoleto

La identificación del inventario obsoleto recae en las propias empresas, ya que los procesos de fabricación, los requisitos del mercado y la naturaleza de los productos pueden variar enormemente. Por esta razón, un seguimiento del inventario eficaz es crucial para las operaciones modernas de fabricación y distribución.

A continuación presentamos algunos ejemplos de cómo puede producirse la obsolescencia.

• Productos dañados o defectuosos. Durante el control de calidad, un fabricante de productos electrónicos descubre que varios dispositivos terminados tienen placas base defectuosas que no pueden repararse ni sustituirse. Estos dispositivos no pueden venderse por su valor de diseño, pero pueden venderse en grandes cantidades a una empresa de reciclaje de productos electrónicos. La empresa registra los dispositivos como chatarra.
• Inventario olvidado y caducado. Una empresa farmacéutica almacena una gran cantidad de vacunas en su almacén. Debido a unas prácticas deficientes de gestión del inventario, las existencias se olvidan y se dejan almacenadas. Cuando por fin se revisa el inventario a finales de año, se descubre que las vacunas han superado su fecha de caducidad. Dado que los productos médicos caducados no pueden venderse legalmente, todo el lote debe darse de baja como inventario obsoleto. Además, la empresa tiene que gastar más en la eliminación de residuos peligrosos del lote, lo que agrava la carga financiera de la situación.
• Previsión fallida de la demanda. Un comerciante de moda predice que un estilo concreto de abrigos de invierno será muy popular durante la próxima temporada y encarga una gran cantidad. Sin embargo, debido a una inesperada venta flash de un competidor mayor y a un invierno más cálido, la demanda de los abrigos resultó mucho menor de lo previsto. Como es improbable que los abrigos se vendan en la próxima temporada debido a los cambios en las tendencias de la moda, la única opción del comerciante es hacer una depreciación y vender los productos con una pérdida considerable para evitar la obsolescencia total.

Gestión de inventario obsoleto

El inventario obsoleto puede ser muy perjudicial para una empresa. Inmoviliza capital, ocupa espacio de almacenamiento, acumula gastos generales, aumenta la carga administrativa y mucho más. Todo ello además del costo inicial de las compras o la fabricación de las mercancías.

Es importante gestionar el stock muerto cuando se produce. Sin embargo, la mejor estrategia para hacer frente a la obsolescencia es, sin duda, evitar que se produzca.

¿Cómo detectar, prevenir y reducir un inventario obsoleto?

• Realice periódicamente recuentos de ciclos y de existencias. Cierta obsolescencia es inevitable. Pero las auditorías de inventario periódicas y el recuento de ciclos le ayudan a detectar el inventario obsoleto antes de que se convierta en un problema mayor. Estas prácticas ayudan a identificar a tiempo los artículos de baja rotación o estancados, lo que da tiempo a determinar el siguiente curso de acción.
• Mejore la precisión de la previsión de la demanda. Como hemos visto, una previsión precisa de la demanda es fundamental para evitar la obsolescencia del inventario. Existen varias tácticas para aumentar la precisión de las previsiones, como el análisis de los datos históricos de ventas, la estacionalidad y las tendencias del mercado o la utilización de herramientas avanzadas de previsión. Revisar periódicamente las condiciones del mercado, mantener buenas relaciones con los proveedores y ajustar las estrategias de compras en consecuencia también contribuyen a que las previsiones sean más precisas.
• Diseñe productos con ciclos de vida cíclicos. Los productos diseñados teniendo en cuenta un ciclo de obsolescencia planificado también reducen el riesgo de inventario obsoleto. La modularidad es otra gran tendencia en la fabricación. El diseño modular permite reutilizar o actualizar los componentes, prolonga la vida útil del producto y ayuda a minimizar los desechos medioambientales. Si la modularidad no es una opción, el diseño para el desmontaje también puede ayudar.
• Garantice la visibilidad del inventario en todos los canales. La visibilidad de las existencias en tiempo real garantiza que los niveles de inventario sean coherentes y se gestionen adecuadamente en las distintas plataformas y ubicaciones. La trazabilidad ayuda a evitar el exceso de pedidos, aumenta la precisión de los tiempos de entrega y ayuda a planificar y programar la producción, contribuyendo así a unas previsiones más precisas.
• Utilice un software de gestión de inventarios. Un software de gestión de inventarios avanzado o los sistemas ERP de fabricación son esenciales para el seguimiento del inventario, la previsión de la demanda, la identificación de artículos de baja rotación y la racionalización de las compras. Proporcionan datos y perspectivas en tiempo real que permiten a las empresas tomar decisiones informadas, reduciendo el riesgo de exceso de existencias y obsolescencia del inventario.

¿Cómo reducir y deshacerse del inventario obsoleto?

Por mucho que nos esforcemos, evitar por completo los inventarios obsoletos es casi imposible. Las previsiones sólo pueden ser exactas hasta cierto punto; algunos productos pueden pasar de moda repentinamente; nuevas normativas pueden hacer que los productos sean invendibles de repente. Todo puede suceder. A continuación presentamos algunas ideas sobre qué hacer cuando ocurren.

• Cambiar la estrategia de comercialización. Explore mercados o canales alternativos en los que el inventario obsoleto aún pueda tener valor. Esto podría implicar vender a minoristas de descuento, cambiar la marca del producto para un público diferente, encontrar mercados en otras regiones, etc. La re-comercialización puede ayudar a recuperar parte del valor de mercancías que, de otro modo, se darían por perdidas.
• Promociones, descuentos y liquidaciones. Organizar liquidaciones u ofrecer grandes descuentos puede ayudar a eliminar rápidamente los inventarios obsoletos. Promociones como “pague uno, lleve dos” o ventas flash pueden atraer a los cazadores de gangas y eliminar el exceso de existencias. Aunque se venda con pérdidas, esto puede aliviar en gran medida el riesgo colateral que suele suponer la obsolescencia.
• Paquetes. Combine productos de baja rotación o excedentes con productos más populares para crear paquetes de valor añadido. Esta estrategia puede hacer que los productos menos deseables resulten más atractivos para los compradores al combinarlos con artículos deseables. Los paquetes pueden ser especialmente eficaz cuando los artículos obsoletos complementan a los más demandados.
• Empresas de liquidación y plataformas de subastas. En muchos sectores, las empresas de liquidación o las plataformas de subastas están especializadas en la venta al por mayor de los inventarios obsoletos. Aunque el rendimiento de la inversión puede ser menor, la liquidación ofrece una forma rápida y eficaz de contabilizar las pérdidas y deshacerse de grandes cantidades de mercancías invendibles.
• Donar. Si está claro que las existencias no se pueden monetizar pero siguen siendo utilizables, donar el inventario obsoleto a organizaciones benéficas o sin ánimo de lucro puede ser una forma socialmente responsable de deshacerse del exceso de existencias. Esto ayuda a liquidar el inventario, pero también puede proporcionar beneficios fiscales al tiempo que mejora la imagen de la empresa en la comunidad.
• Reutilizar o reciclar. Si los productos o sus componentes pueden reutilizarse o reciclarse, puede ser una forma eficaz de recuperar algo de valor. Por ejemplo, muchas piezas de dispositivos electrónicos pueden reutilizarse en nuevos productos, o los materiales pueden reciclarse para reducir los residuos y el impacto medioambiental.

Si todo lo demás falla, dé por perdido el inventario obsoleto para minimizar las pérdidas financieras. Después, simplemente llévelo al vertedero.

¿Cómo puede el software de gestión de inventarios mitigar el riesgo de obsolescencia?

El software de gestión de inventarios es la mejor apuesta de un fabricante o distribuidor para reducir el riesgo de obsolescencia del inventario. Mejora la precisión de las previsiones y proporciona visibilidad en tiempo real de los niveles de existencias. Al aprovechar los datos históricos de ventas y las tendencias del mercado, estos sistemas permiten a las empresas predecir la demanda futura con mayor precisión, lo que ayuda a evitar las trampas de las compras inadecuadas.

Los software modernos también ofrecen funciones de elaboración de informes detallados que permiten a las empresas tomar decisiones más informadas sobre la reposición del inventario, los niveles de existencias y la programación de la producción —aspectos todos ellos cruciales para mantener un inventario ágil y eficiente.

Los sistemas eficientes de gestión de inventarios proporcionan una trazabilidad de principio a fin mediante el aprovechamiento del escaneado de códigos de barras, la elaboración de informes de trabajo en tiempo real, etc., lo que permite a las empresas realizar un seguimiento de cada artículo desde su compra hasta su venta. El software se basa en un sistema de inventario permanente que actualiza continuamente los registros de inventario a medida que se producen las transacciones. Esto es esencial para identificar con antelación los artículos de baja rotación y poder actuar con rapidez.

Además, el software de inventario eficaz permite a las empresas programar la producción con antelación, incluso cuando las materias primas o los componentes aún están en camino, lo que garantiza el cumplimiento de los tiempos de producción sin acumular un exceso de existencias. Todas estas funciones ayudan a las empresas a reducir los desechos, minimizar el impacto financiero del inventario obsoleto y mejorar la eficiencia operativa general. Por ejemplo, MRPeasy integra todas las funcionalidades anteriores para ayudar a las empresas a mantener un proceso de gestión de inventario racionalizado y rentable.

Principales aspectos a tener en cuenta

• Un inventario obsoleto son las existencias que ya no pueden venderse ni utilizarse debido a la disminución de la demanda. La mayoría de las veces se debe a que los productos llegan al final de su ciclo de vida, a interrupciones repentinas de las ventas o a errores en la previsión de la demanda.
• La contabilidad de los inventarios obsoletos implica depreciar o dar de baja a los artículos invendibles, lo que repercute en el estado de ingresos al reducir los ingresos netos y en el estado financiero al disminuir el valor de los activos.
• Entre las causas habituales de la obsolescencia de los inventarios se encuentran una mala previsión de la demanda, el diseño deficiente de los productos, las prácticas inadecuadas de las compras y las interrupciones inesperadas del mercado o de la cadena de suministro.
• Entre las formas de evitar los inventarios obsoletos se encuentran las auditorías periódicas del inventario, la previsión precisa de la demanda, la garantía de la visibilidad del inventario y el empleo de estrategias de compras proactivas.
• El software de gestión de inventarios ayuda a mitigar el riesgo de obsolescencia mejorando la previsión de la demanda, ofreciendo visibilidad del inventario en tiempo real, estableciendo puntos de pedido óptimos y garantizando un seguimiento y una trazabilidad eficientes de las existencias.

Preguntas frecuentes

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