¿Qué es el inventario en consignación?

Ahora que el comercio electrónico está arrasando en todo el mundo y que las complejas cadenas de suministro que abarcan varios continentes son la nueva normalidad en el comercio minorista, la venta de existencias en consignación está ganando popularidad en diversos sectores manufactureros. En este artículo, analizamos qué es el inventario en consignación y sopesamos sus pros y sus contras.

¿Qué es el inventario en consignación?

Inventario en consignación, o inventario de mercancías en consignación, son las existencias que un particular, un minorista u otra empresa posee y vende en nombre del propietario de las existencias. El proveedor propietario de las mercancías se denomina consignatario/-a y la empresa o particular que las comercializa y vende es el consignatario/-a. Por lo tanto, la consignación es una estrategia de gestión de la cadena de suministro en la que un consignador confía determinadas mercancías para que las tenga, comercialice y venda un consignatario/-a.

En un contrato de consignación, la propiedad de la mercancía no cambia al entregarla. Hasta que se realiza una venta, la mercancía pertenece al expedidor. Es necesario establecer una buena dosis de confianza mutua entre ambas partes. Por un lado, el expedidor envía mercancías a un minorista sin recibir dinero por ellas. Por otro, el consignatario/-a asume la responsabilidad del almacenamiento, la seguridad y el estado de las mercancías.

El propietario del stock en consignación sólo cobra cuando se realiza una venta. El consignatario/-a paga entonces al consignador una suma acordada por unidad vendida por las ventas en consignación. El consignatario/-a gana dinero mediante una comisión porcentual. Si no se realizan ventas durante el periodo de consignación, la mercancía se devuelve al consignador o se prorroga el acuerdo. Hay que tener en cuenta que la consignación es una estrategia viable prácticamente sólo para los fabricantes que fabrican a medida (make-to-stock).

Inventario en consignación vs. Inventario gestionado por el vendedor vs. venta al por mayor

No hay que confundir la consignación con el Inventario Gestionado por el Proveedor (VMI). El VMI es un modelo de gestión de inventarios en el que se otorga a un proveedor la autoridad para mantener el inventario de una empresa óptimamente abastecido en nombre de la propia empresa. Como tal, el VMI no es realmente una estrategia de mercado, sino un método para delegar en un proveedor gran parte de la gestión del inventario.

Los mayoristas que venden su stock a granel a tiendas minoristas tampoco constituyen un inventario en consignación. Para un consignador, el consignatario/-a es un intermediario contractual entre el productor y el cliente final. En cambio, para un mayorista, el minorista es el cliente final.

Los fabricantes que tienen relaciones comerciales bien establecidas con minoristas dispuestos a comprar regularmente grandes cantidades de sus productos acabados no tienen mucho que ganar con la consignación. Un buen ejemplo sería un fabricante de materiales de construcción que tiene un contrato a largo plazo para vender productos a granel a una gran cadena de grandes almacenes. Por el contrario, las empresas que acaban de empezar, que necesitan abrirse paso en nuevos mercados o que operan en sectores con una competencia feroz suelen hacer bien en buscar alianzas de consignación.

Ventajas del Inventario en consignación

Tanto el consignador como el consignatario tienen mucho que ganar con un acuerdo de consignación bien estudiado.

Ventajas para los consignatarios

La mayor ventaja de un acuerdo de consignación para un proveedor o fabricante es el ahorro de dinero. Al confiar las mercancías a un consignatario/-a, una empresa puede reducir significativamente los costes de ventas y marketing y, lo que es más importante, los costes de envío, almacenamiento e inventario. Tampoco es necesario alquilar o comprar espacio en tiendas minoristas ni contratar dependientes. Además, tener sus productos en las estanterías de los minoristas sin apenas coste es una buena manera de comprobar su popularidad y determinar la demanda de nuevos diseños. Este ahorro en el coste de la actividad supera con creces las elevadas comisiones que los minoristas exigen por las ventas en consignación.

Otro punto fuerte para los consignadores es la visibilidad del producto y el reconocimiento de la marca. Cuando un minorista con una cartera de clientes y una estrategia de marketing consolidadas adquiere las existencias de un expedidor, los productos de este último quedan automáticamente expuestos a un gran público potencial. Esto ayuda a crear conciencia de marca y a abrirse paso en nuevos mercados. Por este motivo, la consignación es una vía muy popular entre las empresas emergentes o las que intentan triunfar en sectores comerciales muy competitivos, como la cosmética, los artículos para el hogar, la ropa, etc.

Ventajas para los consignatarios

Para los minoristas y otras empresas que adquieren existencias en consignación, la mayor ventaja es la reducción del riesgo financiero. En un acuerdo de consignación, el consignatario no necesita comprar las mercancías por adelantado para poder comercializarlas. Esto significa que no hay que preocuparse por las rebajas en caso de que los artículos no se vendan: los artículos no vendidos simplemente se devuelven al expedidor. Sigue habiendo gastos de almacenamiento y de otro tipo, pero ya no hay riesgo de tener que descargar el stock sobrante con un margen de beneficio escaso o nulo.

La otra razón principal por la que muchos minoristas optan por adquirir inventario en consignación es la ampliación de la selección de productos y la posibilidad de aumentar la clientela. Las grandes cadenas con muchos puntos de venta suelen diversificar su surtido en función de la ubicación, las vacaciones y los segmentos de compradores. Cuando se gestiona adecuadamente, una gran diversidad de productos significa más margen de maniobra para que los minoristas garanticen el máximo de ventas en todos sus canales. La consignación también ayuda a aliviar el riesgo de desabastecimiento general.

Contras de Inventario en consignación

Naturalmente, el modelo de negocio de la consignación también incluye una serie de posibles inconvenientes de los que deben protegerse tanto los consignadores como los consignatarios.

Para los consignadores, la gran contrapartida es el riesgo añadido y la pérdida de control. En un acuerdo de consignación, los proveedores no reciben dinero por adelantado por sus mercancías. Tampoco existe un calendario claro sobre cuándo se venderá la mercancía, o incluso si se venderá. Dado que el consignador confía esencialmente en otra persona para que comercialice y venda en su nombre, se pierde gran parte del control sobre el inventario y los ingresos. Esto puede dificultar la planificación de las capacidades de producción y la previsión del flujo de caja y la demanda.

Para los consignatarios, la adquisición de existencias en consignación supone, naturalmente, un aumento de los costes de transporte y almacenamiento. Es necesario despejar o ampliar el espacio físico de almacenamiento y venta al por menor para acomodar el inventario añadido. Además, el minorista es responsable de garantizar la seguridad y responde en caso de robo o deterioro de la mercancía. Aunque es negociable, también suele correr con los gastos de envío.

Por último, la gestión de inventarios en consignación puede ser bastante más compleja que las soluciones de gestión de inventarios que han implantado las empresas. Para los consignatarios, la consignación significa tener que gestionar y hacer un seguimiento de un stock que no es propiedad de la empresa que lo tiene. Para los expedidores, significa tener que llevar la cuenta de existencias que la empresa no tiene en stock. El software y los sistemas de gestión de inventarios deben configurarse cuidadosamente para poder atender a estas complejidades.

Gestión del Inventario en consignación y mejores prácticas

Gestionar con éxito el proceso de consignación depende sobre todo de una buena preparación. He aquí algunas recomendaciones para que las ventajas superen con creces a los inconvenientes.

Determinar la aplicabilidad

La consignación no es una buena opción para algunos tipos de mercancías y flujos de trabajo de fabricación. Por ejemplo, sin canales de venta fiables ni compradores predeterminados, los bienes con mercados muy nichos o vida útil corta incurren en riesgos añadidos. Los fabricantes que fabrican bajo pedido tampoco tienen mucho que ganar, ya que normalmente sólo mantienen un pequeño stock de seguridad o ningún inventario de productos acabados.

Asegúrese de que tanto su actividad como su producto son adecuados para un modelo de consignación antes de comprometerse.

Encontrar un gran socio comercial

Gran parte del éxito de los acuerdos de consignación depende de que exista una relación mutuamente beneficiosa entre las partes interesadas. Aunque tanto el proveedor como el minorista tienen intereses individuales en juego, el éxito es mayor cuando los socios trabajan juntos para conseguir una situación en la que todos salgan ganando.

Para los expedidores, esto significa suministrar productos de la máxima calidad en plazos de entrega fiables y seguros. Para el consignatario/-a, hacer un esfuerzo adicional para comercializar los productos y hacerlos llegar a los clientes adecuados. Considere la posibilidad de colaborar en campañas de marketing o publicidad y sea flexible a la hora de satisfacer las necesidades de la otra parte.

Redactar un contrato de consignación minucioso

Una vez que el consignador y el consignatario están listos para hacer negocios juntos, el siguiente paso crucial es redactar un contrato de consignación que sea jurídicamente sólido y refleje los intereses de ambas partes con la mayor precisión posible. En el mundo real, las cosas rara vez acaban saliendo exactamente como se habían planeado. Por muy buena que sea la relación entre los futuros socios comerciales, hay que asegurarse de que el contrato esté bien redactado y sea detallado en cuanto a acuerdos y expectativas.

Al redactar el contrato, asegúrate de tener en cuenta lo siguiente:

• ¿Cuál es la política de transporte y quién paga los gastos de envío?
• ¿El tipo de comisión de venta propuesto es adecuado para ambas partes y para todas las mercancías?
• ¿Cuánto dura el periodo de consignación y existe un plazo mínimo durante el cual el consignatario esté obligado a mantener los productos en las estanterías?
• ¿El precio por producto es fijo o flexible para el consignatario/-a? Si es flexible, ¿existe un precio mínimo con el que se les permite vender la mercancía?
• ¿Cuáles son los detalles de la política de devolución de productos no vendidos?
• ¿Qué parte es responsable de la cobertura del seguro en cada fase del periodo de consignación?
• ¿Cómo se procesan las transacciones y cuándo pagará el consignatario/-a las mercancías vendidas?

Invertir en software de gestión de inventarios

Como ya se ha dicho, la gestión del inventario en consignación puede ser complicada. Por lo tanto, es importante asegurarse de que la solución de gestión de inventario adoptada está a la altura o de que su empresa dispone del tiempo y los fondos necesarios para invertir en un software capaz antes de plantearse un acuerdo de consignación.

Como mínimo, los sistemas de gestión de inventario instalados deben configurarse en consecuencia. Sin embargo, si la solución en uso carece de la funcionalidad necesaria para realizar un seguimiento de los artículos consignados o distinguir la propiedad de los artículos, es necesario adquirir e implantar un nuevo software de gestión de inventarios.

Por ejemplo, MRPeasy puede configurarse para gestionar simultáneamente el inventario en consignación y el inventario normal. Las funciones integradas de seguimiento y elaboración de informes ayudan a garantizar que todos los datos pertinentes sobre el movimiento y las ventas del stock en consignación sean visibles en todo momento. En cuanto a la contabilidad, MRPeasy incluye un módulo de contabilidad estándar y herramientas de generación de informes mejoradas, que ayudan a garantizar el equilibrio de las cuentas. La aplicación también incluye integraciones con Xero y QuickBooks.

Lea también nuestra entrada de blog dedicada a cómo gestionar el inventario en consignación en MRPeasy como consignatario/-a.

Principales aspectos a tener en cuenta

• El inventario en consignación es el stock que un minorista u otra empresa posee, comercializa y vende en nombre del propietario del stock.
• El contrato de consignación se acuerda entre el consignador, un proveedor o fabricante que confía los bienes, y el consignatorio, un minorista o distribuidor responsable de venderlos.
• A diferencia de la venta al por mayor, la propiedad de los bienes no cambia cuando los bienes se entregan al consignatorio: los bienes pertenecen al consignador hasta que se realiza la venta.
• Las mejores prácticas para el inventario en consignación incluyen garantizar que los productos seleccionados sean adecuados para la consignación, encontrar el socio comercial adecuado y formar un acuerdo de beneficio mutuo, ser minucioso con la redacción del contrato de consignación y asegurarse de que la solución de gestión de inventario adoptada esté a la altura de la tarea.
• La gestión del inventario de consignación puede ser complicada y, a menudo, depende de un software complejo, como un sistema ERP de fabricación capaz.

Preguntas frecuentes

¿Incluyen consignación en el inventario?

Las existencias en consignación no forman parte del inventario regular de un minorista (el consignatario). Esto se debe a que los artículos en consignación siguen siendo propiedad del consignador hasta que se venden a los clientes finales.

¿Cómo se contabiliza el inventario de consignación?

La contabilidad de inventario en consignación difiere de la gestión de inventario regular. Dado que los bienes no cambian de propietario a medida que se trasladan al consignatario, las existencias en consignación aparecen como inventario del lado del consignador. Para las ventas, el consignador registra los montos de la venta y retira el inventario con un cargo a COGS. El consignador también puede realizar un pago de comisión al consignatario al recibir el pago de la venta.

¿Cuál es la diferencia entre inventario y consignación?

La principal diferencia entre el inventario y el inventario en consignación es que el inventario consta de todos los artículos que posee una empresa, mientras que la consignación comprende los artículos que una empresa tiene en nombre de otra empresa o individuo, según un acuerdo de consignación.

¿Qué son los artículos en consignación?

Los artículos en consignación son existencias, por lo general productos terminados (pero también pueden ser materiales consignados), que un fabricante o una persona le ha dado a un distribuidor o minorista para que los guarde, los comercialice y los venda en su nombre.

¿Cuáles son las ventajas del inventario en consignación?

Para el expedidor, generalmente el fabricante, las principales ventajas de utilizar el inventario en consignación son la reducción de costos al no tener que comercializar y vender los productos. Para el consignatario, generalmente un minorista, las principales ventajas incluyen un menor riesgo financiero al no tener que comprar los productos por adelantado y una mayor selección de productos en el mercado.

También le puede interesar: Introducción a la fabricación justo a tiempo (JIT)