Inventario de trabajo en proceso – ¿Qué es el WIP y cómo calcularlo?

Todos hemos visto la fabricación representada en los dibujos animados. Los recursos básicos entran en una fábrica, seguidos de ruidos fuertes y una chimenea humeante. Al otro lado salen unos productos brillantes y terminados. En realidad, la fabricación es un poco más compleja. En su camino para convertirse en productos finales, las materias primas pasan por un inventario de trabajo en curso. En este artículo veremos qué es el WIP y cómo contabilizarlo.

¿Qué es el inventario de trabajo en proceso?

El trabajo en curso (Work In Process o WIP, por sus siglas en inglés), es un tipo de inventario que se encuentra en la cadena de fabricación entre los inventarios de materias primas y de bienes terminados. En otras palabras, WIP es la parte del inventario global de una empresa que ha comenzado a procesarse pero que aún no está terminada. En contabilidad, WIP es un activo y designa el valor de los bienes no terminados al final de un ejercicio financiero.

El control del inventario WIP es fundamental por dos razones principales:

• En primer lugar, cuando las materias primas y los componentes se consumen y se transforman en procesos de fabricación, adquieren valor al incurrir en costos de mano de obra y gastos generales. Debido a esto, el inventario WIP tiene algunas consideraciones contables separadas, el seguimiento del valor WIP es crucial para la salud financiera de una empresa.
• En segundo lugar, el procesamiento de las materias primas a lo largo del recorrido de un producto las transforma en nuevos componentes y subconjuntos. Estos elementos pueden seguir rutas complejas por el taller y someterse a muchos procesos, cuya gestión y seguimiento son imprescindibles.

Contabilidad de los trabajos en proceso

Como su nombre indica, la contabilidad de los inventarios WIP consiste en hacer un seguimiento de los costos de los bienes no terminados a medida que avanzan en el proceso de producción. El WIP se considera un activo corriente en el balance de la empresa y representa el valor total de todos los materiales, mano de obra y gastos generales de los productos no terminados.

El WIP se compone esencialmente de tres artículos de costo:

• Todas las materias primas que se utilizan en las órdenes de fabricación inacabadas pasan a formar parte del inventario WIP. Su valor incluye el costo real de los materiales, así como los gastos de transporte y aranceles derivados de su adquisición.
• También se incluyen todos los costos de mano de obra directa acumulados en el proceso de fabricación. Están compuestos por los sueldos y salarios de todos los empleados que intervienen directamente en el proceso de producción, como operarios de máquinas, trabajadores cualificados, etc., que manipulan personalmente los productos.
• Por último, los gastos generales de fabricación cuentan para la cuenta WIP. Se trata de todos los costos indirectos relacionados con la fabricación de los bienes no terminados, como los salarios de los supervisores, los servicios públicos, el mantenimiento, los seguros, la depreciación, etc. Sólo los gastos generales directamente relacionados con los bienes no terminados cuentan para el valor WIP. Los gastos generales de fabricación se calculan sobre la base de una tarifa horaria o en proporción a los costos de mano de obra. En ambos casos, la tarifa debe obtenerse mediante un análisis financiero.

La contabilidad WIP se actualiza con regularidad, normalmente al final de cada período contable o en intervalos preestablecidos, como mensual, trimestral o semestralmente. También puede actualizarse automáticamente mediante un programa informático de fabricación, como un sistema MRP.

Lo ideal es que las empresas se esfuercen por minimizar o anular por completo el inventario WIP al final de un ejercicio financiero. Esto se debe a que el WIP inflado inmoviliza capital y puede inflar la carga fiscal. También es simplemente una buena práctica mantener el inventario WIP tan reducido y optimizado como sea posible para la gestión general del inventario.

¿Cómo calcular el WIP?

El cálculo periódico del inventario WIP se basa en tres parámetros contables importantes. Se trata del valor inicial del inventario WIP, el costo total de fabricación y el costo de los bienes fabricados, también conocido como COGM.

Estos cálculos son válidos para el método de inventario periódico, y no son necesarios en el método de inventario permanente, en el que se realiza un seguimiento continuo de los costos de los productos individuales y de la producción no terminada (es decir, WIP). En cualquier caso, es útil entender cómo están relacionados.

Inventario WIP inicial

El inventario WIP inicial (de trabajos en proceso) representa el valor de todos los bienes no terminados al inicio del nuevo período contable. En otras palabras, es la sección de activos WIP del balance del periodo contable anterior.

Para diferenciar los distintos periodos financieros, el valor del inventario WIP del periodo en curso también se denomina a veces inventario de trabajo en proceso final.

Costo de fabricación

El costo total de fabricación representa los costos totales de todas las actividades de fabricación de un ejercicio financiero. Se calcula como la suma de los costos totales de materias primas, mano de obra y gastos generales utilizados en la fabricación durante el periodo.

El costo total de fabricación es un KPI muy valioso para medir la rentabilidad de una empresa y puede ofrecer una visión rápida sobre la conveniencia de fijar un precio de venta más alto.

Costo total de fabricación = materiales directos + mano de obra directa + gastos generales de fabricación

Costo de los bienes fabricados (COGM)

El costo de los bienes fabricados (cost of goods manufactured o COGM), es un KPI crucial para los fabricantes que mide los gastos totales incurridos en la fabricación de los productos terminados completados en este periodo financiero.

El cálculo del COGM toma el costo total de fabricación como referencia, añade el costo de los bienes no terminados del periodo anterior (es decir, el inventario WIP inicial) que se terminaron en el periodo actual y deduce el costo de todos los trabajos de fabricación aún no terminados al final del periodo financiero.

COGM = inventario WIP inicial + costo total de fabricación – inventario WIP final

La fórmula del inventario de trabajo en proceso (WIP)

En total, el cálculo del inventario WIP tiene este aspecto:

Inventario WIP final = Inventario WIP inicial + Costo total de fabricación – COGM

Es posible que haya notado una discrepancia en el cálculo anterior: el valor del inventario WIP final parece ser necesario para calcular el COGM, que es necesario para calcular el inventario WIP final.

Por eso, cuando se hace un inventario periódico, puede ser conveniente terminar primero todas las órdenes de producción para que la WIP final sea cero. De lo contrario, la WIP final debe calcularse manualmente buscando todos los costos incurridos para la producción no terminada, o utilizando costos estándar basados en la fase de terminación de los bienes. Cualquiera de estos métodos puede suponer mucho trabajo.

En la práctica, los fabricantes avanzados encuentran los valores COGM y WIP finales basándose en datos reales de su sistema de gestión de la producción. Los COGM se obtienen sumando los costos reales de las órdenes de fabricación calculados o estimados por la herramienta de gestión de la producción, ya sea un software MRP/ERP, hojas de cálculo o un método de papel y lápiz. A continuación, el contable puede comparar los datos reales con los parámetros financieros para asegurarse de que todo cuadra.

Calcular el WIP con precisión puede resultar difícil, sobre todo en las configuraciones de fabricación más complejas. Las cargas de trabajo rara vez son uniformes de un periodo a otro, salvo en el caso de la producción para almacenamiento (MTS) o de los productores en masa con una demanda muy estable. Por ello, el software de gestión de la producción y las herramientas de trazabilidad pueden ayudar mucho a medir con precisión parámetros difíciles como el porcentaje de gastos generales de fabricación aplicables a los trabajos en curso.

Más información sobre sistemas de inventario permanente y periódico.

¿Por qué es importante la contabilidad WIP?

Es comprensible que todas las empresas deban centrarse en su tesorería y su salud financiera general. Mientras que las empresas más grandes pueden absorber algunos errores más debido a la escala y el promedio, las pequeñas y medianas empresas a menudo tienen poco o ningún margen de error. He aquí cinco razones por las que una contabilidad WIP precisa es imprescindible, independientemente del tamaño de la empresa.

1. Impacto en la producción. Una contabilidad WIP inexacta puede provocar errores de producción y malos niveles de inventario. Si el WIP se valora incorrectamente, puede enviar una señal de demanda errónea al departamento de compras. Podrían pedir más materiales de los necesarios, congestionando así el flujo de caja con exceso de existencias y congestionando el almacén. O pueden pedir menos materiales de los necesarios, aumentando los costos de producción con gastos generales adicionales debidos a paradas simultáneas, etc.
2. Flujo de caja y financiación. Muchas empresas, especialmente las PYME, recurren a la financiación a corto plazo, incluida la financiación de existencias WIP, para resolver problemas de tesorería a corto plazo. La solicitud de este tipo de financiación requiere una contabilidad y una valoración precisas de las existencias en curso. Las incoherencias en la valoración de las existencias en curso de fabricación pueden dar lugar a la suspensión del acuerdo de financiación. Ni que decir tiene que todas las finanzas de una empresa deben estar en orden también cuando se solicitan préstamos a largo plazo.
3. Informes financieros. Una contabilidad precisa también es importante para los informes financieros, y las existencias en curso son una parte crucial del balance. Una contabilidad precisa de WIP proporciona una imagen clara de la salud financiera de una empresa y envía el mensaje correcto a los inversores, prestamistas y partes interesadas.
4. Conformidad. Los fabricantes deben declarar con exactitud el costo de los bienes vendidos (COGS) y todos los valores de inventario, incluido el WIP, para cumplir la normativa fiscal y satisfacer requisitos como los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP). El incumplimiento de esta normativa puede acarrear sanciones, multas, auditorías y otras consecuencias legales.
5. Impuestos. Como activo actual, el WIP puede ser una entidad sujeta a impuestos. Las imprecisiones en la contabilidad pueden dar lugar a una serie de problemas y a una atención no deseada. La infravaloración contable del WIP puede acarrear cuantiosas multas. Por otra parte, sobrestimarlo puede ser igualmente perjudicial, ya que genera responsabilidades fiscales innecesariamente elevadas.

Gestión y seguimiento del inventario WIP

Para terminar este artículo, veamos por qué gestionar eficazmente y mantener el inventario WIP lo más reducido posible también es bueno desde el punto de vista de la producción y la gestión de inventarios.

Uno de los principios centrales de la optimización de inventarios es mantener los niveles de existencias adecuados en todo momento. Esto también es válido para el inventario WIP. Si crece demasiado, es necesario asignar espacio de almacenamiento adicional. Esto puede congestionar el taller, complicar las rutas e introducir costos adicionales debidos a un transporte innecesario. Si el WIP es demasiado pequeño, se producen cuellos de botella y paradas que alargan los plazos de entrega.

El inventario WIP debe mantenerse en el “tamaño justo” – lo suficientemente grandes como para garantizar que los procesos consecutivos puedan fluir de forma óptima y lo suficientemente pequeño como para evitar que se acumulen y supongan un gasto adicional. Para lograrlo, es necesario gestionar y controlar continuamente el WIP a lo largo de todo el proceso de fabricación. El diseño optimizado de los almacenes y las plantas de producción y la consideración de los volúmenes de inventario WIP ya en la fase de planificación de la producción también son imprescindibles.

Gestión del inventario WIP con software de fabricación

El inventario WIP suele calcularse periódicamente o al final del ejercicio con fines contables. Aunque esto garantiza el equilibrio de los libros, no contribuye en gran medida al control real del inventario WIP a lo largo del proceso de fabricación.

El seguimiento del estado de los bienes en curso y de las órdenes de trabajo es crucial para garantizar unos procesos de producción eficientes y unos niveles de existencias óptimos. Hacerlo con hojas de cálculo o con papel y lápiz es posible para operaciones muy pequeñas o sencillas. Sin embargo, una solución mucho más completa para empresas de cualquier tamaño es el software de fabricación.

La principal ventaja de estos sistemas reside en el acceso unificado a los datos de producción en tiempo real. El software de fabricación realiza un seguimiento continuo de la ubicación, el estado y el progreso de todos los procesos de trabajo, agrega automáticamente los costos de material, mano de obra y gastos generales y los asigna a órdenes de fabricación individuales. Esto permite conocer en profundidad el costo real de cada producto y ayuda a detectar cuellos de botella e identificar áreas para reducir costos y optimizar el flujo de trabajo.

Principales aspectos a tener en cuenta

• WIP o inventario de trabajo en proceso es la parte del inventario global de una empresa que ha comenzado a procesarse pero que aún no está terminada.
• La gestión del inventario WIP es crucial por dos razones principales. En primer lugar, a medida que se procesan las materias primas, se añaden costos de mano de obra y gastos generales, que deben tenerse en cuenta desde el punto de vista contable. En segundo lugar, el inventario WIP puede crecer demasiado rápido y acumular costos innecesarios si no se controla y optimiza adecuadamente.
• La contabilidad de las existencias WIP consiste en hacer un seguimiento de los costos de los bienes no terminados a medida que avanzan en el proceso de producción. El WIP se considera un activo actual en el balance de la empresa y representa el valor total de todos los materiales, mano de obra y gastos generales de los productos no terminados.
• El inventario WIP puede calcularse sumando los valores de las materias primas, la mano de obra y los gastos generales aplicables a los bienes no terminados.
• El software de fabricación es esencial para gestionar y seguir eficazmente el estado y la ubicación de los bienes en curso, calcular sus costos reales y ayudar a mantener las existencias en curso en el tamaño adecuado.

Preguntas frecuentes

También le puede interesar: Métodos de Valoración de Inventarios – Encontrar el Enfoque Adecuado