Guía de inventario de materias primas para PYMEs (2023)

Las materias primas son las sustancias o componentes utilizados en la producción de mercancías. Una gestión adecuada de su inventario de materias primas permite a los fabricantes garantizar un flujo de producción fluido, controlar los costos y responder con prontitud a la demanda de los clientes.

¿Qué son las materias primas?

En la fabricación, las materias primas son las sustancias o componentes básicos utilizados en la producción de mercancías. Como base para crear productos terminados, las materias primas pasan por un proceso de transformación o ensamblaje durante la fabricación, dando lugar al final a productos terminados.

Aunque en un sentido más estricto, las materias primas son recursos no procesados o mínimamente procesados extraídos de la naturaleza (como minerales y menas, productos agrícolas y madera), en la gestión de inventarios de fabricación, podemos utilizar el término para referirnos a todo tipo de material o artículo que se utiliza como componente en la lista de materiales (BOM) de un producto terminado.

Así, un producto terminado producido en una fábrica puede utilizarse como materia prima en otra instalación de fabricación. Por ejemplo, las placas de circuitos impresos fabricadas en la empresa A pueden utilizarse para ensamblar dispositivos electrónicos en la empresa B.

Materiales directos y materiales indirectos

En la gestión de la fabricación, los materiales utilizados en la producción se dividen a grandes rasgos en materiales directos e indirectos.

Materiales directos

Las materias primas directas se incorporan directamente al producto final, es decir, forman parte de la lista de materiales del producto final. Por ejemplo, en la fabricación de una silla, los materiales directos incluirían la madera, la tela y otros componentes utilizados para construir la silla. Estos materiales y componentes deben ser objeto de un seguimiento preciso para garantizar una contabilidad exacta y evitar situaciones críticas de falta o exceso de existencias.

Materiales indirectos

Las materias primas indirectas, por su parte, son necesarias para el proceso de producción pero no forman parte directamente del producto final o no suponen un costo notable. Puede tratarse de herramientas, tornillos y clavos, lubricantes, adhesivos, productos de limpieza, herramientas desechables u otros suministros necesarios para facilitar las operaciones de fabricación. Aunque no formen parte del producto, su disponibilidad y gestión adecuada son igualmente vitales para mantener un proceso de producción eficiente.

Los materiales indirectos también suelen denominarse inventario MRO (mantenimiento, reparación y operaciones) o artículos no inventariables.

Materias primas vs. WIP

El inventario WIP o trabajo en proceso se refiere a las mercancías que ya han entrado en el proceso de producción, constituyendo un paso intermedio entre las materias primas y los productos terminados. Por lo tanto, el inventario WIP se considera un tipo de inventario independiente que debe contabilizarse por separado de las materias primas y los productos terminados.

Más información sobre el inventario WIP.

¿Qué es un inventario de materias primas?

El inventario de materias primas es el proceso estratégico de organizar la compra, el almacenamiento y la manipulación de las materias primas en la producción de mercancías, con el fin de garantizar que se dispone de existencias suficientes para mantener un buen flujo de producción. Es un aspecto crucial de la gestión de la cadena de suministro para empresas de fabricación ya que influye en la eficacia general de la producción, el control de costos y el balance final de la empresa.

A diferencia de la gestión de inventarios de productos terminados, que se ocupa de las existencias de productos terminados a la espera de su venta, el inventario de materias primas se centra en la compra y el almacenamiento de materiales en las distintas fases del ciclo de producción. En este proceso, las empresas de fabricación deben optimizar sus niveles de inventario para alcanzar el equilibrio adecuado, ya que un exceso de existencias de materias primas inmoviliza el capital circulante y genera mayores costos de inventario, mientras que un desabastecimiento de materias primas puede provocar retrasos en la producción y afectar negativamente la satisfacción del cliente.

Un inventario eficaz de las materias primas implica el seguimiento y la medición de métricas clave relacionadas con el inventario, como el índice de rotación, los costos de inventario, el deterioro, etc. Estas métricas ayudan en la toma de decisiones y resaltan las áreas de optimización.

Los costos de fabricación, a su vez, están muy influidos por el inventario de materias primas. Aplicando medidas eficaces de control de inventarios, las empresas pueden reducir los costos de transporte y minimizar el riesgo de materiales obsoletos o caducados. Esto, a su vez, repercute positivamente en la cuenta de resultados de la empresa, mejorando la rentabilidad y la competitividad.

¿Por qué es importante el inventario de materias primas?

Un inventario eficaz de las materias primas desempeña un papel esencial en el éxito global de cualquier empresa de fabricación. Estas son algunas de las principales razones por las que debe tener en cuenta su inventario de materias primas:

1. Garantizar un flujo de producción ininterrumpido. Unos niveles adecuados de inventario de materias primas garantizan un flujo constante de insumos en el proceso de producción, reduciendo el riesgo de escasez y evitando costosas interrupciones. Mediante una previsión precisa de la demanda y el establecimiento de puntos de pedido y stock de seguridad las empresas pueden mantener un suministro constante de materias primas y evitar retrasos o interrupciones en la producción.
2. Control de costos. Al supervisar y gestionar el inventario de materias primas, las empresas pueden optimizar sus compras y evitar el exceso o desabastecimiento de existencias. El exceso de existencias inmoviliza un capital valioso y provoca un aumento de los costos de inventario, mientras que el desabastecimiento provoca la pérdida de oportunidades y la insatisfacción de los clientes. Un inventario eficaz de las materias primas ayuda a encontrar el equilibrio, reduciendo los desechos y maximizando la rentabilidad del proceso de fabricación.
3. Satisfacer la demanda de los clientes. Mantener unos niveles óptimos de inventario de materias primas permite a las empresas satisfacer rápidamente la demanda de los clientes. Al comprender los patrones de demanda de los clientes y aplicar técnicas de previsión eficaces, las empresas pueden ajustar su inventario de materias primas a las necesidades del mercado, garantizando un flujo de producción saludable y logrando mayores niveles de satisfacción de los clientes.
4. Eficiencia de la cadena de suministro. Una gestión eficaz del inventario permite una coordinación racionalizada en toda la cadena de suministro, reduciendo tiempos de entrega y mejorando la eficiencia operativa general. Al compartir datos de inventario en tiempo real con los proveedores, los fabricantes pueden garantizar el reabastecimiento puntual, minimizar los desabastecimientos y evitar interrupciones en el proceso de producción.
5. Contabilidad precisa. El seguimiento preciso de las cantidades y valores de las materias primas es crucial para los informes financieros y el análisis de costos. Una gestión adecuada de los niveles de inventario garantiza que el balance refleje el valor real de las materias primas disponibles, lo que afecta al activo circulante de la empresa. Además, los costos de las materias primas repercuten directamente en el costo de los bienes vendidos (COGS)que afecta a la rentabilidad de la empresa.

Retos que afrontan los pequeños fabricantes sobre el inventario de materias primas

Las pequeñas empresas se enfrentan a retos únicos a la hora de gestionar su inventario de materias primas debido a sus limitados recursos, menores volúmenes de producción y sistemas de inventario menos sofisticados. Algunos de los retos más comunes son:

1. Capital limitado. Las pequeñas empresas pueden tener un capital limitado para invertir en grandes cantidades de materias primas, lo que dificulta las compras al por mayor y el aprovechamiento de los descuentos por volumen.
2. Espacio para inventarios. Las pequeñas empresas pueden disponer de un espacio físico limitado para almacenar grandes cantidades de materias primas, lo que requiere una gestión cuidadosa del espacio y prácticas de inventario justo a tiempo (just-in-time).
3. Dependencia de los proveedores. Depender de unos pocos proveedores de materias primas puede provocar interrupciones en la cadena de suministro si un proveedor tiene problemas de producción, retrasos en las entregas o fluctuaciones de precios.
4. Restricciones del flujo de caja. Equilibrar los costos de inventario con las restricciones del flujo de caja puede suponer un reto para las pequeñas empresas, ya que mantener un exceso de inventario inmoviliza un capital que podría utilizarse para otros gastos esenciales de la empresa.
5. Control de calidad. Garantizar la calidad constante de las materias primas de los proveedores puede ser un reto para las pequeñas empresas, que afecta a la calidad del producto final y a la satisfacción del cliente.

Para hacer frente a estos retos se requiere una planificación estratégica, prácticas eficaces de gestión de inventarios, el establecimiento de relaciones estrechas con los proveedores y la adopción de sistemas o programas informáticos de gestión de inventarios adecuados y adaptados a las necesidades específicas de las pequeñas empresas.

10 consejos esenciales para el inventario de materias primas

Estas son algunas de las mejores prácticas que puede utilizar si quiere empezar a gestionar adecuadamente su inventario de materias primas:

1. Crear un sistema de SKU. Las unidades de mantenimiento de stock (SKU) son la base de un inventario eficaz. Proporcione a cada tipo de artículo de inventario en bruto un código único que le ayude a realizar un seguimiento de sus movimientos y de los niveles de inventario actuales.
2. Mantener los materiales organizados físicamente. Elabore un esquema detallado de su almacén, con una zona destinada a las materias primas. Asegúrese de que las materias primas estén lo suficientemente cerca de la planta de producción para garantizar un acceso rápido. Almacene los artículos de alta rotación más cerca de la zona de picking.
3. Prevea la demanda. Utilice los datos históricos y las tendencias del mercado para predecir con exactitud la demanda futura. Esto permite a las empresas planificar los niveles de inventario en consecuencia, teniendo en cuenta la estacionalidad, evitando los desabastecimientos o el exceso de inventario, y conseguir una mayor satisfacción del cliente y una mejor relación costo-eficacia.
4. Utilice el stock de seguridad y los puntos de pedido. Establezca niveles de existencias o stock de seguridad para hacer frente a fluctuaciones inesperadas de la demanda y fije puntos de pedido para activar pedidos de reposición a tiempo. Estas técnicas ayudan a evitar retrasos en la producción y desabastecimientos, garantizando un funcionamiento sin problemas.
5. Optimice sus programas de producción. Alinee los programas de producción con la disponibilidad de materias primas para reducir los tiempos muertos y agilizar los procesos de producción. Esto minimiza los costos de mantenimiento de inventario, mejora la utilización de los recursos y la eficiencia operativa general.
6. Lleve a cabo análisis ABC. Clasifique las materias primas en función de su valor y frecuencia de uso mediante el análisis ABC. Establezca prioridades entre los artículos de alto valor para un control más estricto, lo que ayuda a asignar los recursos de forma eficaz y a centrarse en las áreas críticas de la gestión de inventarios.
7. Establezca relaciones estrechas con los proveedores. Colabore estrechamente con los proveedores para garantizar entregas puntuales y fiables. Las relaciones estrechas con los proveedores reducen los tiempos de entrega, minimizan las interrupciones en la cadena de suministro y mejoran la eficiencia general de la gestión de inventarios.
8. Implemente el inventario justo a tiempo (just-in-time). Utilice una estrategia JIT para recibir las materias primas cuando sean necesarias para la producción, minimizando los costos de mantenimiento. Este enfoque optimiza el flujo de caja, reduce los costos de mantenimiento del inventario y fomenta una gestión ajustada del mismo.
9. Garantice la trazabilidad. Utilice sistemas de seguimiento de inventarios para supervisar y rastrear las materias primas a lo largo de la cadena de suministro. Esto proporciona visibilidad en tiempo real, lo que permite a las empresas localizar los materiales, detectar posibles problemas, así como sus causas fundamentales, y garantizar el cumplimiento de las normas de calidad y seguridad.
10. Utilice un software. Todos los pasos anteriores se pueden conseguir mucho más fácilmente implementando un software ERP de fabricación. Estos sistemas están diseñados para automatizar tareas administrativas que consumen mucho tiempo, calcular las necesidades de material, agilizar el control de inventarios y facilitar la toma de decisiones basada en datos, mejorando la gestión de inventarios, así como la eficacia general de las empresas de fabricación. Para integrar la gestión de materias primas con la producción, las compras, las ventas, las finanzas, etc., es aconsejable implementar una suite ERP de fabricación en lugar de un simple software de gestión de inventarios.

Valuación del inventario de materias primas

Determinar el valor de su inventario de materias primas es esencial para elaborar informes financieros precisos y comprender el valor real de su inventario. Existen varios métodos para calcular el valor de su inventario de materias primas, y la elección del método depende de los principios contables, las políticas de la empresa y la normativa aplicable. Estos son los métodos más utilizados para determinar el valor del inventario de materias primas:

1. FIFO (primero en entrar, primero en salir). Este método supone que el primer lote de materias primas adquiridas es el primero en utilizarse o venderse. En consecuencia, el costo de las materias primas adquiridas más recientemente se asigna al inventario final, y el costo de las materias primas adquiridas con anterioridad se asigna al costo de los bienes vendidos (COGS). El método FIFO suele utilizarse cuando los precios tienden a subir.
2. LIFO (último en entrar, primero en salir). LIFO supone que el último lote de materias primas comprado es el primero en ser utilizado o vendido. Por lo tanto, el costo de las compras más recientes se asigna al costo de los bienes vendidos, y el costo de las materias primas más antiguas se asigna al inventario final. El método LIFO se utiliza a menudo en épocas de inflación para reducir la base imponible, al igualar los costos más elevados con los ingresos.
3. Costo promedio ponderado (WAC por sus siglas en inglés). Este método calcula el costo promedio de todas las unidades de materia prima similares disponibles durante el período contable. El costo promedio se utiliza entonces para valorar tanto el inventario final como el costo de los bienes vendidos. El costo promedio ponderado suaviza las fluctuaciones de los precios y puede ser útil en entornos de precios estables.

Es importante tener en cuenta que el método elegido para valorar el inventario de materias primas debe ser coherente y acorde con los principios contables generalmente aceptados (GAAP por sus siglas en inglés) o las normas contables de su país que se apliquen a su empresa. Una valuación precisa del inventario de materias primas garantiza que sus estados financieros ofrezcan una representación exacta de los activos y los resultados financieros de su empresa. Además, consulte con su equipo contable o financiero para que le orienten sobre qué método de valuación es el más adecuado para su empresa.

Cálculo del valor de inventario de materias primas

Calcular el valor de inventario de materias primas implica determinar el costo total de las materias primas que se tienen actualmente en existencias. Puede hacerlo siguiendo los siguientes pasos:

1. Recopile datos de inventario. Empiece por recopilar toda la información pertinente sobre las materias primas de su inventario. Esto incluye la cantidad de cada SKU de materia prima disponible y el costo unitario de cada material.
2. Identifique el método de valuación. Determine el método de valuación de inventario que va a utilizar. Como se mencionó anteriormente, los métodos comunes incluyen FIFO, LIFO y Costo Promedio Ponderado.
3. Calcule el valor total de cada SKU de materia prima:
   1. Para el método FIFO, determine los costos unitarios de los lotes de materias primas que quedan en su inventario al final del período contable (éstos proceden de las compras más recientes) y multiplique los costos unitarios de las compras por el número de unidades que quedan en el lote de existencias correspondiente. A continuación, sume los resultados.
   2. Para el método LIFO, determine los costos unitarios de las materias primas finales (en LIFO, éstos deben proceder de las primeras compras, ya que las últimas compras son las primeras que se consumen) y multiplique los costos unitarios de las compras por el número de unidades que quedan en el lote de existencias correspondiente. A continuación, sume los resultados.
   3. Para el Costo Promedio Ponderado, sume el costo total de todas las unidades similares de materia prima en existencias y divídalo por la cantidad total para hallar el costo promedio por unidad. Multiplique este costo promedio por la cantidad de cada SKU de materia prima.
4. Sume el valor total. Sume los valores calculados para cada tipo de materia prima para obtener el valor total del inventario de materias primas.
5. Concilie con los registros financieros. Asegúrese de que el valor calculado coincide con sus registros contables y estados financieros.

También puede utilizar un sistema de gestión de inventario de fabricación, como un ERP de fabricación, para calcular automáticamente el valor de su inventario según el método de valuación que prefiera.

Ejemplo 1: FIFO (primero en entrar, primero en salir)

Supongamos que usted es un fabricante de muebles que realizó las siguientes compras de tableros de mesa durante un período contable específico:

Compra 1: 100 unidades a $5 por unidad

Compra 2: 150 unidades a $6 por unidad

Compra 3: 200 unidades a $7 por unidad

Al final del período contable, tiene 250 tableros en existencias. Eso significa que ha consumido 200 unidades.

Ya que utilizamos el método de valuación de inventario FIFO, las 200 unidades tienen que salir de las primeras compras. Es decir, 50 de las 250 unidades restantes proceden de la compra 2 y 200 de la compra 3.

Por lo tanto, el inventario final es:

50 unidades (de la compra 2) a $6 por unidad = $300

200 unidades (de la compra 3) a $7 por unidad = $1.400

Valor total del inventario final = $300 + $1400 = $1,700

Ejemplo 2: LIFO (último en entrar, primero en salir)

Utilizando las mismas compras de tableros de mesa que en el ejemplo 1, nos quedan 250 unidades, 100 de las cuales proceden de la compra 1 y 150 de la compra 2.

100 unidades (de la compra 1) a $5 por unidad = $500

150 unidades (de la compra 2) a $6 por unidad = $900

Valor total del inventario final = $500 + $900 = $1400

Ejemplo 3: Costo promedio ponderado (CMP)

Supongamos que tiene las siguientes compras de tableros de mesa durante un período contable específico:

Compra 1: 100 unidades a $5 por unidad

Compra 2: 150 unidades a $6 por unidad

Compra 3: 200 unidades a $7 por unidad

Al final del ejercicio contable, tiene 250 tableros en existencias.

Costo total de todas las unidades similares en existencias:

Costo total de la compra 1 = 100 unidades x $5 por unidad = $500

Costo total de la compra 2 = 150 unidades x $6 por unidad = $900

Costo total de la compra 3 = 200 unidades x $7 por unidad = $1.400 Costo total durante el período contable = $500 + $900 + $1.400 = $2.800

Cantidad total durante el período contable = 100 unidades + 150 unidades + 200 unidades = 450 unidades

Costo promedio ponderado por unidad:

= (Costo total de todas las unidades similares en existencias) / (Cantidad total)

= $2.800 / 450 unidades

= $6,22 /unidad

Por lo tanto, el valor final del inventario es:

250 x $6.22 = $1,555

Utilización del software MRP/ERP para el inventario de materias primas

Aunque el inventario de materias primas puede gestionarse con hojas de cálculo (hasta cierto punto), es una forma terriblemente ineficaz de hacerlo. Sobre todo teniendo en cuenta que las soluciones de gestión de fabricación designadas se han vuelto tan fáciles de usar y asequibles que hasta el fabricante más pequeño puede utilizarlas.

En un software ERP o MRP de fabricación, la mayor parte de los aspectos del inventario de materias primas se automatizan por completo o se simplifican enormemente. De este modo, los propietarios de pequeñas empresas no tienen que preocuparse por contratar personal altamente especializado, por ejemplo, responsables de cumplimiento o planificadores de materiales, para lograr esos beneficios específicos.

Dentro de este software designado, se registra cada movimiento de inventario, lo que sienta las bases para la previsión de la demanda, el control de costos, el seguimiento de los KPI, la trazabilidad, la valuación del inventario y muchos otros aspectos de la gestión eficaz del inventario de materias primas.

Principales aspectos a tener en cuenta

• Las materias primas son los componentes básicos utilizados en la fabricación de mercancías.
• Los materiales directos son parte esencial del producto final, mientras que los indirectos facilitan la producción pero no forman parte del producto final. Sin embargo, ambos requieren un seguimiento y gestión eficaces.
• El inventario de materias primas implica la compra, el almacenamiento y la utilización de materiales para la producción. Equilibrar los niveles de inventario es vital para evitar el exceso de existencias, los desabastecimientos y las interrupciones de la producción. Una gestión eficaz garantiza un flujo de producción constante, el control de costos, la satisfacción del cliente y la eficiencia de la cadena de suministro, todo lo cual influye en los resultados finales.
• Una gestión eficaz garantiza un flujo de producción constante, el control de costos, la satisfacción del cliente y la eficiencia de la cadena de suministro, todo lo cual influye en los resultados finales.
• Métodos de valuación como el FIFO, el LIFO y el costo promedio ponderado son cruciales para la elaboración de informes financieros precisos y la evaluación de activos.
• La utilización de software ERP de fabricación agiliza el inventario de materias primas, automatiza los procesos, garantiza el cumplimiento y mejora la eficiencia general.

Preguntas frecuentes