¿Qué es el inventario cíclico y cómo gestionarlo?

El inventario cíclico son las existencias que se utilizan para responder a las ventas periódicas y a las previsiones de demanda, lo que lo convierte en una parte crucial de la empresa que hay que gestionar.

¿Qué es el inventario cíclico?

El inventario cíclico, también conocido como existencias cíclicas o inventario de trabajo, es la parte del inventario total que está disponible para satisfacer la demanda habitual. Se compone de los productos que se utilizarán en primer lugar para satisfacer los pedidos de los clientes en el ciclo comercial estándar de una empresa. Estos artículos se venden y reponen constantemente en un bucle continuo, lo que les da el nombre de inventario cíclico.

El inventario cíclico está contextualmente relacionado con las existencias de seguridad, ya que ambos forman parte del inventario disponible de una empresa, y los dos conceptos se utilizan a menudo juntos. El inventario cíclico también está estrechamente relacionado con el índice de rotación de las existencias de una empresa.

¿Por qué es importante el inventario cíclico?

El inventario cíclico puede considerarse la parte más importante de las existencias de una empresa, ya que son los bienes que se utilizan para responder a las ventas periódicas y a las previsiones de demanda. La previsión de las necesidades de existencias cíclicas es, por tanto, necesaria para garantizar el rendimiento óptimo de la empresa.

La gestión del inventario cíclico ayuda a las empresas de muy diversas maneras:

• Evitar el exceso de existencias, es decir, hacer pedidos y retener cantidades excesivas de existencias.
• Evitar el desabastecimiento de existencias, es decir, quedarse sin mercancía y no poder atender los pedidos de los clientes.
• Reducción de los costos relacionados con el almacenamiento y la manipulación de existencias al mantener sólo las cantidades óptimas de existencias.
• Aumentar la satisfacción del cliente mejorando el nivel de servicio de la empresa, es decir, acortando los plazos de entrega y reduciendo al mínimo las pérdidas de ventas.
• Conservar la cantidad necesaria de existencias de seguridad al no tener que recurrir a la reserva de existencias debido a un agotamiento invisible de las existencias cíclicas.
• Mejorar el flujo de caja garantizando que los pedidos de los clientes puedan cumplirse y que las existencias se repongan a un ritmo razonable.

Por lo tanto, gestionarlo adecuadamente es una parte crucial de cualquier operación empresarial.

Uso de programas informáticos para gestionar el inventario cíclico

La implementación de un software de gestión de inventarios ofrece a las empresas la capacidad de recopilar enormes cantidades de datos relacionados con el inventario y de procesar y analizar esta información de forma rápida y eficaz. Mantener datos históricos sobre los movimientos de existencias y la demanda de SKU específicas le ofrece la posibilidad de crear previsiones precisas de la demanda, prever fluctuaciones y, por tanto, optimizar su inventario cíclico.

Los sistemas de gestión de inventarios o ERP también ofrecen a sus usuarios una visión general en tiempo real de sus niveles de inventario y del rendimiento de sus SKU. Establecer puntos de pedido para las SKU ayuda a garantizar que la reposición del inventario se realiza sistemáticamente cuando los niveles de existencias descienden hasta un determinado punto.

Este tipo de software también es de gran ayuda cuando se trata del cálculo de costos de inventario y la contabilidad. Utilizando métodos como Primero en entrar – primero en salir (FIFO) o Último en entrar – primero en salir (LIFO), las empresas pueden asegurarse de que el inventario se valora correctamente y de que la caducidad de las mercancías se mantiene al mínimo.

Los mejores sistemas de software de este tipo también calculan automáticamente el costo de las mercancías vendidas (COGM), el costo de las mercancías vendidas (COGS) y el beneficio bruto, proporcionando una valiosa información en tiempo real sobre la salud financiera de la empresa.

Términos relacionados con el inventario cíclico

Hay algunos otros términos de gestión de inventarios que están relacionados con el inventario cíclico, o que a menudo se confunden con él.

Existencias de seguridad

Mientras que las existencias cíclicas consisten en las mercancías que se utilizan o venden en un ciclo comercial estándar, las existencias de seguridad significa las mercancías que se guardan por si acaso. Esta parte del inventario actúa como un colchón que sólo se utiliza cuando se producen picos imprevistos en la demanda o problemas con la oferta. Utilizando las existencias de seguridad, las empresas pueden mantener sus niveles de servicio y vender a los clientes cuando las ventas son mayores de lo esperado, cuando la producción está detenida o cuando los proveedores no pueden entregar las mercancías en el plazo previsto.

Lo mejor es utilizar existencias de seguridad junto con un punto de reorden pero ambos deben definirse matemáticamente para minimizar los costos y optimizar los niveles de servicio.

Existen muchas fórmulas para calcular las existencias de seguridad, algunas de las cuales se utilizan en situaciones muy concretas (por ejemplo, cuando la demanda es constante pero los plazos de entrega de los proveedores son incoherentes, o viceversa). La fórmula estándar utilizada en muchas empresas, sin embargo, es la fórmula promedio-máximo:

Existencias de seguridad = (Plazo máx. x Demanda máx.) – (Plazo promedio x Demanda promedio)

Más información sobre Existencias de seguridad.

Rotación de existencias y ratio de rotación de existencias

Las existencias cíclicas también están relacionadas con la rotación de inventario o el tiempo con el que el inventario de una SKU se vende y se repone. Esto da una indicación de la eficiencia con que se gestiona el inventario y de la eficacia de las ventas y el marketing.

El índice de rotación de existencias representa el número de veces que las existencias se venden y se reponen durante un período determinado. La gestión eficaz de las existencias cíclicas es, por tanto, una prerrogativa para un ratio de rotación de existencias saludable.

Más información sobre el Ratio de existencias de rotación.

Inventario cíclico vs. Recuento cíclico

El inventario cíclico se confunde a veces con el recuento cíclico, otro término de gestión de inventarios que se utiliza para describir la práctica de inventario en la que sólo se cuenta una parte del inventario total a la vez.

El recuento cíclico contrasta con el recuento de inventario físico tradicional. Durante este último, las operaciones se detienen en las instalaciones para revisar todo el inventario y contarlo. Un recuento cíclico es mucho menos perturbador: se cuentan ciertas partes del inventario a la vez, y las operaciones continúan sin detenerse.

El recuento cíclico se utiliza a menudo junto con el análisis ABC, que ayuda a priorizar los artículos por su valor, dando así una indicación de qué artículos deben contarse con más frecuencia y qué artículos deben recibir menos atención.

Principales aspectos a tener en cuenta

• El inventario cíclico, también conocido como existencias cíclicas o inventario de trabajo, es la parte del inventario total que está disponible para satisfacer la demanda habitual.
• La previsión de las necesidades de existencias cíclicas es necesaria para garantizar el rendimiento óptimo de la empresa.
• Una gestión adecuada de las existencias cíclicas también ayuda a evitar el exceso y desabastecimiento de existencias, a reducir los costos de mantenimiento, a aumentar la satisfacción del cliente, a conservar la cantidad necesaria de existencias de seguridad y a mejorar el flujo de caja.
• Las existencias cíclicas se gestionan mejor con un software específico de gestión de inventarios o ERP/MRP que proporcione a las empresas funciones de recopilación y análisis de datos que ayuden a crear previsiones más precisas y a tomar mejores decisiones empresariales.
• Otra parte del inventario disponible de una empresa son las existencias de seguridad, el colchón que se utiliza para responder a las anomalías de la oferta o la demanda.
• El inventario cíclico se confunde a menudo con el recuento cíclico, un método de inventario en el que sólo se cuenta una parte del inventario cada vez.

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