El fabricante de envases personalizados que ha logrado un crecimiento del 40% en 10 meses

El fabricante de cajas de cartón corrugado Value Added Packaging pasó de un sistema ERP antiguo a un software basado en la nube y logró un crecimiento del 40% en 10 meses. “Ahora podemos analizar los datos y ver si podemos reducir costos, ajustar los precios de venta o fabricar algo de forma más eficiente para mejorar los resultados”, afirma Tyler Hoosier, director general.

Fabricación de soluciones de envasado complejas totalmente ensambladas

Value Added Packaging es un fabricante de cajas de cartón corrugado personalizadas de Englewood, Ohio. A diferencia de las típicas cajas marrones que suelen verse en el comercio electrónico, su objetivo es crear soluciones de embalaje totalmente ensambladas, especialmente para los sectores del automóvil y la maquinaria industrial. Sus productos se distinguen porque llegan a las instalaciones del cliente completamente ensamblados. Son cajas de cartón pre-engrapadas en palés con las separaciones y tapas necesarias, lo que permite su uso inmediato sin necesidad de ensamblaje adicional.

Fundada en 1997 por Jarod y Mari Wenrick, la empresa empezó con la fabricación de cajas de cartón estándar, pero desde entonces ha evolucionado para centrarse en soluciones pre-ensambladas, satisfaciendo las complejas necesidades de envasado de otros fabricantes. A lo largo de los años, la empresa ha ampliado sus instalaciones dos veces y hoy emplea a 58 personas. Los Wenrick, que siguen dirigiendo activamente la empresa, han guiado esta evolución de simples proveedores de cajas a líderes en soluciones avanzadas de envasado.

Dejando atrás un software de nicho

La empresa utilizaba un software específico para cartón corrugado (Imaginera by Amtech) desde 2005. Sin embargo, este sistema antiguo no satisfacía las crecientes necesidades de la empresa, sobre todo a la hora de proporcionar la información necesaria sobre costos e inventario.

“Imaginera fue nuestra columna vertebral durante muchos años, pero a medida que crecíamos, sus limitaciones en cuanto a escalabilidad y visibilidad se hicieron evidentes”, afirma Tyler Hoosier, director general en Value Added Packaging. “La falta de una visión detallada de los costos nos impedía calcular con precisión los costos reales tanto a nivel de cliente como por unidad”.

Se tomó la decisión de explorar otras opciones de software que pudieran ofrecer soluciones más eficaces y flexibles. Tras examinar primero varias soluciones específicas del sector, incluidas las ofertas más recientes de Amtech, recurrieron a sistemas más generales de gestión de inventarios y fabricación.

“El precio del software específico del sector nos hizo reconsiderar nuestras opciones y buscar una solución fuera del sector del cartón corrugado”, señaló Hoosier. “Además, la mayor parte de nuestro negocio incluye ahora materiales que no son cartón corrugado, por lo que tenía sentido encontrar una solución más general”.

A finales de diciembre de 2022, tras una exhaustiva búsqueda y comparación de funciones y ventajas, MRPeasy se perfiló como la solución preferida, ya que prometía tanto un modelo de precios asequible como las amplias capacidades necesarias para abordar con eficacia los retos operativos de la empresa.

La visibilidad y la trazabilidad eran prioritarias

Hoosier subraya la facilidad de uso de MRPeasy, lo que resulta sorprendente si se tiene en cuenta que la mayoría de los paquetes ERP y MRP tienen una curva de aprendizaje notoriamente pronunciada. “Me di cuenta enseguida de que el sistema era excepcionalmente intuitivo”, afirma. “Pude aprender por mi cuenta utilizando recursos como videos tutoriales y el manual de usuario”.

Otro factor decisivo fue la visibilidad y trazabilidad que ofrecía el sistema. Con el sistema anterior, era muy fácil que un empleado creara o borrara inventario accidentalmente sin que nadie se diera cuenta del error. Esto hacía que sus registros de inventario fueran inexactos y creaba muchos dolores de cabeza a su departamento financiero.

“Esta trazabilidad, junto con el análisis de costos y beneficios a nivel de artículo y de cliente, son funciones que nunca habíamos tenido”, afirma Hoosier.

Según Hoosier, MRPeasy también ofrecía mejores capacidades de trazabilidad de la fabricación y más posibilidades de personalización en comparación con las otras opciones que consideraron. “Poder personalizar etiquetas, códigos de barras y rótulos es algo que ahora aprovechamos mucho”, afirma.

La sensación de que MRPeasy era la elección correcta se vio reforzada durante el periodo de prueba, cuando Hoosier se encontró con un problema y recurrió al equipo de asistencia del software. “En 12 horas, no solo nos dieron una respuesta, sino que el problema se había resuelto”, recuerda.

La implementación se llevó a cabo internamente

La implementación comenzó en febrero de 2023 y finalizó a finales de junio, lo que supuso un total de cinco meses. Según Hoosier, su antiguo sistema resultó ser el mayor obstáculo a la hora de implementar el nuevo.

“No teníamos forma de exportar nuestras listas de materiales desde el sistema antiguo, así que tuvimos que crear una hoja de cálculo desde cero, que luego pudimos cargar en MRPeasy”, explica. “Eso fue lo que más tiempo nos tomó”.

Aparte de la complejidad de la migración de datos, la implementación del nuevo software fue muy fluida. Y aunque los cambios nunca se producen sin resistencia, el cambio fue bien recibido por los miembros del equipo.

“Vimos el potencial de MRPeasy desde el principio y todo el mundo está aprendiendo cosas nuevas sobre lo que puede hacer cada día para mejorar nuestro negocio”, afirma Hoosier. “Y todos realmente utilizan el software: desde los empleados de oficina hasta la planta de producción, todos interactúan con él”.

Los nuevos datos permiten tomar mejores decisiones empresariales

Aparte de la trazabilidad y el análisis de costos, Value Added Packaging ha obtenido una mayor visibilidad de sus operaciones tras implementar el nuevo software, lo que permite a los gestores y propietarios tomar mejores decisiones empresariales.

“Por ejemplo, podemos ver cuáles de nuestros productos no se venden tan bien o no son tan rentables como nos gustaría”, afirma Hoosier. “Ahora podemos analizar los datos y ver si podemos recortar costos, ajustar los precios de venta o fabricar algo de forma más eficiente para que los resultados sean mejores”.

Aunque Hoosier describe los procesos de la empresa antes de implementar MRPeasy como “opacos”, ahora todos los cambios, ya sean movimientos de inventario, ajustes, recuentos cíclicos, etc., se registran y son visibles. “Ahora todo el mundo puede ver lo que ocurre”, afirma.

La empresa también se beneficia de que el nuevo sistema esté basado en la nube, lo que permite acceder a él desde cualquier lugar con conexión a Internet. Esto es especialmente beneficioso cuando los miembros del equipo administrativo trabajan fuera de la oficina o cuando los diseñadores o vendedores visitan las instalaciones de los clientes y necesitan consultar algo.

“Es fácil iniciar sesión desde cualquier lugar y, al mismo tiempo, es fácil bloquear a un usuario si lo necesitamos, impidiendo que una persona concreta inicie sesión desde fuera de las instalaciones”, afirma Hoosier.

Una empresa en racha de crecimiento

En la actualidad, Value Added Packaging utiliza MRPeasy para gestionar todos los aspectos de sus operaciones, desde las ventas y las compras hasta la gestión del inventario y la planificación de la producción. Además, gracias a la integración nativa con QuickBooks, los datos financieros de la empresa se transfieren automáticamente de MRPeasy a su sistema de contabilidad. Gracias a la funcionalidad de seguimiento de pedidos, el equipo puede controlar el progreso y los posibles retrasos de pedidos específicos de clientes, órdenes de compra y órdenes de fabricación.

“Toda la información que, de lo contrario, nos llevaría una hora buscar, ahora está a la mano”, afirma Hoosier.

Aunque los sistemas MRP tienen fama de ser complicados, caros y de requerir mucho tiempo para su implementación, Hoosier recomienda a las pequeñas empresas que consideren la posibilidad de utilizar uno.

“También analizamos algunos sistemas más grandes y entiendo perfectamente por qué el sector MRP o ERP puede dejar un sinsabor”, dice. “Pero MRPeasy es todo lo contrario”.

Hoosier considera que la implementación del sistema en la empresa permitió al equipo de VAP familiarizarse con el sistema mucho mejor que si hubiera tenido que contratar a alguien de fuera que hubiera hecho la mayor parte del trabajo.

“Dicho esto, fue bueno saber que si nos encontrábamos con alguna dificultad, había asesores disponibles que podían ayudarnos”, añade.

La empresa se encuentra en una racha de crecimiento y, según Hoosier, MRPeasy les ha ayudado definitivamente a conseguirlo.a

“Cuando empezamos a utilizar el sistema en julio de 2023, contábamos con unos 40 miembros del equipo y, en solo 10 meses, hemos pasado a 58”, afirma. “Creo que gran parte de ello puede atribuirse no solo a nuestro equipo, sino a que MRPeasy nos ha permitido hacer más eficientes nuestros procesos”.

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