Fabricante de alimentos cumple los requisitos de la FDA y mantiene su crecimiento

Tait Farm Foods adoptó el software MRP para tener una visión clara de su funcionamiento y aumentar la rentabilidad. “Pasamos de una modesta gestión de inventarios a una comprensión total de nuestro proceso de fabricación”, afirma la directora de ventas Karen Addenbrook. “Ha sido estupendo para nuestro negocio y nos ha hecho mucho más eficientes con nuestro tiempo y nuestros gastos”.

La resolución de problemas lleva a la revolución moderna del shrub

Tait Farm Foods es un fabricante de alimentos especializados situado en Centre Hall, Pensilvania. La empresa se fundó en 1987, cuando la necesidad dio paso a la invención. Su fundador, David Tait, empezó a producir shrub, un mezclador de bebidas a base de vinagre y frutas de la época colonial, después de que una tormenta especialmente fuerte amenazara con destruir su cosecha de frambuesas.

Durante décadas, la empresa permaneció en la granja, fabricando una variedad de sabores de shrub, así como productos como frutas para untar, chutneys y vinagretas. Tras años de crecimiento y demanda constantes, la empresa se trasladó a una planta de producción a pocos kilómetros de la granja familiar. Ese mismo año, el escritor Michael Dietsch publicó un libro titulado “Shrubs: Una bebida antigua para los tiempos modernos” (Shrubs: An Old-Fashioned Drink for Modern Times), en el que afirmaba que Tait Farm había puesto en marcha la “revolución moderna del shrub”.

Desde entonces, Tait Farm Foods no ha dejado de crecer y, en la actualidad, su equipo de 20 personas fabrica y vende más de 65 productos alimentarios totalmente naturales, incluidos más de 15 sabores diferentes de shrubs, a restaurantes, minoristas, tiendas de museos, compradores en línea y a clientes que llegan a su emblemática tienda, la Tait Farm Harvest Shop.

El jefe de producción “trabajaba a ciegas”

Gestionar este crecimiento ha sido una tarea enorme para Karen Addenbrook, Directora de Ventas y Marketing, y Nikki Mattern-Klinger, Directora de Producción. Ambas han tenido que encontrar un delicado equilibrio entre la oferta y la demanda vendiendo en distintos canales, como mercados mayoristas en línea, venta directa al por mayor, Amazon y sus propias tiendas en línea y fuera de línea.

“Como responsable de producción –la persona que tiene que asegurarse de que todo lo que vendemos se fabrica realmente–, no sabía qué pedidos llegaban, cuánto habíamos vendido, o cuánto teníamos en existencias”, dice Mattern-Klinger. “Trabajaba a ciegas”.

Antes de 2019, el negocio aún se gestionaba con hojas de cálculo y papel. Aunque es difícil en cualquier industria, los requisitos de trazabilidad del sector alimentario hacían que controlarlo todo fuera una carga aún mayor.

“Necesitamos hacer un seguimiento de los números de lote para saber qué clientes mayoristas reciben cada lote”, afirma Mattern-Klinger. “Esto se hacía manualmente en papel y en una hoja de cálculo en la que no se podían hacer búsquedas, y habría sido un lío si hubiéramos tenido que organizar una retirada”.

Pasando por múltiples soluciones

Los directivos sabían que había llegado el momento de crear una mayor eficiencia y empezaron a profundizar en el conocimiento de las soluciones de integración de inventarios. Inicialmente, optaron por un software diseñado principalmente para la gestión de inventarios de comercio electrónico. Aunque era mucho mejor que nada, la solución no podía gestionar pedidos fuera de línea, materias primas o la fabricación.

“No nos daba una visión honesta de lo que estaba disponible para la compra más allá del producto final que ya estaba en la estantería en el almacén”, dice Addenbrook.

“El software solo contabilizaba los pedidos en línea, por lo que teníamos que ajustar manualmente los niveles de inventario para las compras fuera de línea”, añade Mattern-Klinger.

Por tanto, se necesitaba otra solución para consolidar todos los datos en un único sistema. En primer lugar, Addenbrook y Mattern-Klinger probaron un software que les sedujo por su facilidad de uso, pero que luego les decepcionó con subidas de precios y funcionalidades limitadas. Entonces encontraron MRPeasy.

Implementación de un software MRP en solitario

Aunque MRPeasy era asequible y tenía una interfaz igualmente moderna, la profundidad de la funcionalidad que ofrecía sobresalía por encima de las demás opciones. Además, la plataforma se integraba con diversas aplicaciones de terceros, por lo que la unificación de todos los datos operativos de la empresa era una posibilidad real.

“Aparte de QuickBooks, la integración de Zapier fue muy importante porque me dio la seguridad de que podía vincular MRPeasy a cualquier aplicación si lo necesitaba”, explica Mattern-Klinger.

Mattern-Klinger utilizó los completos materiales de asistencia en línea de MRPeasy para asumir con confianza la responsabilidad de la implementación y la integración de datos. En sólo dos meses, el nuevo sistema estaba en funcionamiento. Siendo ella misma la usuaria principal, en los meses siguientes se introdujeron progresivamente funciones adicionales y, recientemente, el nuevo sistema se ha implementado en toda la empresa.

“En total, tardamos un año en integrar toda la empresa, porque experimentamos cierta reticencia por parte de las partes interesadas internas, que no podían creer que MRPeasy fuera a ser de tanta ayuda en toda la empresa como lo es”, afirma Addenbrook. “Al final, las personas que se resisten al cambio suelen ser las que más se alegran de verlo”.

El nuevo sistema permite analizar y reducir costos

En la actualidad, todos los pedidos se procesan en MRPeasy de principio a fin y, según la dupla, ha supuesto un cambio radical. Además de la trazabilidad aprobada por la FDA que MRPeasy les ha permitido lograr, la empresa tiene ahora un firme conocimiento de lo que tienen en existencias y de la cantidad de producto terminado que pueden producir con los ingredientes que tienen en la empresa. Por otra parte, pueden prever fácilmente sus necesidades de material para productos específicos basándose en los datos históricos de ventas recopilados por MRPeasy.

“Ahora tenemos mucho más claro cuánto necesitamos comprar y cuándo debemos hacerlo”, afirma Addenbrook. “Esto nos permite comprar con confianza mayores cantidades, reduciendo así nuestros costos de material. Sin mencionar el tiempo que Nikki ahorra en cálculos e introducción de datos”.

La empresa controla mucho mejor sus costos en general, ya que el nuevo software hace un seguimiento continuo de todo. Antes de implementar el sistema, analizaban los costos y precios de sus productos una vez al año, pero ahora pueden reaccionar rápidamente cuando se produce un cambio significativo en los precios de los ingredientes o en los costos laborales. Además, pueden identificar los artículos de venta lenta y tomar las medidas oportunas.

“Antes de MRPeasy, pasaba horas y horas intentando averiguar el rendimiento de nuestros productos y sus costos y documentándolos en hojas de Excel”, afirma Mattern-Klinger. “El nuevo sistema me ahorra mucho tiempo haciendo esto”.

“Ahora somos más rentables porque sabemos exactamente lo que nos cuesta fabricar nuestros productos”, añade Addenbrook. “Y podemos subir o bajar nuestros precios sobre la marcha”.

Los fabricantes en crecimiento no deben sentirse abrumados

Otra ventaja que aprovecha Tait Farm Foods es la capacidad de MRPeasy para proporcionar estimaciones precisas de los tiempos de entrega de los pedidos entrantes. Esto, junto con unos tiempos de procesamiento de pedidos más rápidos y una programación de producción muy ajustada, ayuda a la empresa a cumplir los pedidos a tiempo y a mantener mejores relaciones con los clientes.

“Puedo presionar unos cuantos botones y saber al instante cuándo podremos entregar la mercancía a un cliente”, afirma Mattern-Klinger.

En general, Tait Farm Foods ha mejorado sustancialmente la eficacia de todas sus operaciones, lo que ha sostenido su crecimiento y ha aumentado su confianza en el camino hacia una mayor expansión.

“Con MRPeasy, pasamos de una modesta gestión de inventarios a una comprensión a gran escala de nuestro proceso de fabricación”, añade Addenbrook. “Sabemos cuáles son nuestras capacidades en cada momento, todo está a un clic de distancia, y eso nos da la oportunidad de aprovechar mejor nuestra capacidad. Ha sido estupendo para nuestro negocio”.

“A otros fabricantes en crecimiento les diría: no se sientan abrumados por el software MRP. El esfuerzo merece la pena, ya que pronto empezarán a ver realmente cuánto tiempo les ahorra”, dice Mattern-Klinger como comentario final. “Y cumplir los requisitos de la FDA es mucho más fácil habiendo implementado un sistema como éste”.

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