Un fabricante de dispositivos de retinografía mejora la visibilidad de la fabricación con software MRP

“MRPeasy es el software más útil que he visto en al menos 10 años”, afirma Lindsey Daniels, directora de proyectos de RetiVue, sobre su experiencia con el software de fabricación.

Una pequeña empresa de productos médicos con una gran visión

RetiVue es un fabricante de dispositivos médicos que produce herramientas de retinografía que permiten a los oftalmólogos ver la superficie posterior de los ojos de sus pacientes. Esto permite a los oftalmólogos descubrir patologías, supervisar el curso de sus afecciones y ver si el tratamiento está teniendo el efecto deseado.

Aunque ya existían soluciones en el mercado que cumplían esta función, estos dispositivos o bien eran grandes, pesados y muy caros, o bien proporcionaban una foto de mala calidad de la retina. Para remediar esta situación, se fundó RetiVue.

La empresa, creada por un cirujano oftalmólogo, se centró inicialmente en la investigación, pero en los dos últimos años ha empezado a dedicarse más a la fabricación. En la actualidad, la empresa sigue investigando, pero también está fabricando sus primeras unidades. Y todo ello con un equipo de sólo cuatro personas.

Gestionar la producción con hojas de cálculo era insostenible

Gestionar la producción de complejos dispositivos de alta tecnología con sólo cuatro personas ya es bastante difícil. Si a esto le añadimos una gran cantidad de investigación, resulta aún más impresionante que RetiVue no se doblegue ante la carga de trabajo. En una empresa en la que todos los empleados llevan varios sombreros muy pesados, han encontrado un sistema de apoyo en el software MRP.

“Antes de empezar, no había ningún sistema”, dice Lindsey Daniels, directora de proyectos de RetiVue. “No había documentación sobre qué pieza iba dónde, todo estaba en la cabeza de alguien”.

Daniels recuerda cómo empezó con hojas de cálculo, introduciendo más de cien piezas con todos los datos asociados. En un momento dado, otro empleado recibió el encargo de realizar un recuento de inventario y, al hacerlo, desordenaron el documento, dejándolo inservible.

“Me di cuenta de que esto no iba a funcionar”, dice Daniels. “Un sistema de hojas de cálculo no iba a ser sostenible, sobre todo teniendo en cuenta las normativas de trazabilidad que teníamos que cumplir. Hay que hacer un seguimiento de todo si fabricas productos médicos, nada puede perderse”.

Un proveedor de software centrado en la excelencia operativa

Como nada empieza en RetiVue sin una investigación exhaustiva, Daniels empezó a sondear el mercado del software en busca de una solución que proporcionara a la empresa una sólida funcionalidad de gestión del inventario de fabricación, así como trazabilidad de extremo a extremo. Consultó varios sitios de análisis de software y encontró varias posibles soluciones, pero al final decidió implementar MRPeasy.

“En comparación con los demás proveedores de software, MRPeasy se centraba claramente en la excelencia operativa más que en la publicidad y el cierre de ventas”, afirma Daniels. “No quiero que alguien me haga demostraciones llamativas y un discurso de ventas, solo quiero algo que funcione”.

También le tranquilizó que MRPeasy permitiera ver el manual de usuario y la documentación sin ser cliente. Mientras que otros proveedores de software a menudo eludían las preguntas sobre si su producto podía resolver un problema al que se enfrentaba RetiVue, MRPeasy había puesto a disposición toda la documentación de su producto.

“Podía ir y ver por mí misma lo que ofrecían y cómo funcionaba antes de adquirir el software”, dice. “Y después de probar la versión gratuita, me convencieron”.

Uso de materiales en línea para implementar el software sin ayuda

La implementación del software comenzó en otoño de 2021 y Daniels tardó unos dos meses en configurar lo que consideraba más importante: la gestión de piezas. Ella misma se encargó de aprender los detalles del software utilizando los recursos de formación en línea de MRPeasy, incluida una serie de videos tutoriales. A continuación, enseñó a sus compañeros a utilizar el nuevo software.

“Trabajo con investigadores e ingenieros expertos a los que, por lo general, no les gusta la organización ni llevar registros”, explica. “Pero ahora tienen que admitir a regañadientes que el sistema ha resultado beneficioso”.

Tras la configuración inicial del inventario, fue ampliando gradualmente otras funciones, como la gestión de la producción y las compras. Otra funcionalidad vital en la que se centró Daniels fueron las inspecciones de calidad. Dado que los fabricantes de productos médicos deben disponer de informes de verificación en todo momento, un proceso de inspección eficaz era crucial para que sus productos estuvieran listos para el mercado.

“Tuvimos que modificar un poco nuestro flujo de trabajo de inspección para asegurarnos de que coincidiera con el nivel de organización que presentaba el software”, admite Daniels. “Pero era muy necesario”.

Gestionar todo en un único sistema interfuncional

En 2022, habían terminado el desarrollo de su producto junto con la implementación de el nuevo software. Ese mismo año, enviaron su primera unidad, gestionada y seguida íntegramente en MRPeasy, desde el pedido del cliente hasta el cumplimiento.

Después de un año y medio utilizando el software, las ventajas son cada vez más evidentes. RetiVue dispone ahora de una trazabilidad completa del producto, lo que significa que pueden ver cada acontecimiento en el historial del producto y sus componentes y cumplir fácilmente las normativas industriales relacionadas. También pueden recopilar grandes cantidades de datos sin perderse en ellos.

“Puedo hacer clic en una pieza y encontrar una orden de compra de hace dos años relacionada con ella, ver las distintas versiones de la pieza, hacer un seguimiento de sus cambios de precio, etc.”, afirma Daniels. “Es muy fácil acceder a la información gracias a las funciones de búsqueda y filtrado”.

Otra ventaja importante de MRPeasy, según Daniels, es la funcionalidad integral del sistema. Todo lo relacionado con la fabricación de RetiVue se gestiona en un único sistema integrado en el que todos los módulos –inventario, compras, planificación de la producción, etc.– interactúan entre sí.

“Muchas empresas tienen sistemas separados para las distintas funciones de la operación, pero el hecho de que los nuestros se comuniquen entre sí es indispensable”, afirma.

El software más útil que se haya visto en los últimos 10 años

Al comparar MRPeasy con otros programas que ha utilizado a lo largo de los años, Daniels destaca que es una de las primeras soluciones que parece haber sido diseñada específicamente para los pequeños fabricantes. Esto es muy evidente en la forma en que se gestionan los permisos de usuario en el sistema. Mientras que el software diseñado para grandes empresas tiene funciones predefinidas, MRPeasy permite a los administradores personalizar los permisos por usuario. Según Daniels, esto es muy útil en empresas como RetiVue, donde cada empleado desempeña múltiples funciones.

“Considero que el software funcionaría igual de bien en una empresa de una sola persona que en una de cien”, afirma. “Es obvio que MRPeasy nos da mucho margen para crecer”.

Mientras que el software MRP solía ser una herramienta utilizada únicamente por grandes empresas con una enorme cantidad de recursos, durante la última década, estas soluciones se han puesto a disposición incluso de los fabricantes más pequeños. Aunque las ventajas son evidentes, muchas pequeñas empresas siguen mostrándose reacias a implementar nuevos sistemas. Daniels cree que esto se debe a la expectativa de que implementar adecuadamente un software MRP es difícil y requiere mucho tiempo.

“En cualquier caso, una pequeña inversión de tiempo en el aprendizaje y la implementación de un software MRP le ahorrará diez veces más tiempo el año que viene”, sostiene. “Por supuesto, no todos los sistemas pueden ofrecer eso, pero MRPeasy sí. Es, sin duda, el software más útil que he visto en al menos 10 años”.

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