Un fabricante de dispositivos de metrología para lentes mantiene su flexibilidad con la implementación de un sistema MRP desde el primer día

El fabricante de dispositivos de medición de alta precisión, Optimec Systems, optó por implementar un sistema MRP desde el primer día. Durante cuatro años, MRPeasy ha seguido gestionando todas las complejidades de la producción y la gestión de inventarios.

Equipos de medición óptica de alta tecnología procedentes del Reino Unido

Optimec Systems Limited (OSL) es una empresa de ingeniería que produce equipos de medición de alta precisión para fabricantes de lentes. Fue fundada en el año 2020 por los experimentados ingenieros Matthew Cleere y Ben Coldrick. Matthew y Ben trabajaban juntos en una empresa de ingeniería más grande cuando una oportunidad de adquirir parte de la tecnología llevó al dúo a independizarse.

OSL desarrolla y fabrica sistemas de formación de imágenes con lentes ópticas de alta precisión. Estos dispositivos, denominados is830, se utilizan para tomar medidas ultrafinas de lentes de contacto e intraoculares, implantes corneales, moldes de lentes y otros productos similares. Son equipos cruciales para los fabricantes de lentes modernos, capaces de medir la geometría de las lentes con una precisión submicrónica. Los equipos se utilizan en I+D (investigación y desarrollo), control de calidad y en múltiples puntos del proceso de fabricación de lentes.

OSL desarrolla internamente tanto el hardware como el software de sus productos. En la actualidad, la empresa cuenta con 6 empleados y algunos subcontratistas de confianza que se encargan de determinados aspectos de la fabricación y el ensamblaje. La línea de productos is830 se vende en el mercado nacional y a empresas de los mercados europeo, estadounidense y asiático, con una base de clientes que incluye a muchos fabricantes de lentes multinacionales clave. OSL obtiene unos ingresos anuales de alrededor de un millón de dólares y está ampliando constantemente la producción.

El software de fabricación basado en la nube era un requisito previo desde el principio

Matthew Cleere, Director de Operaciones, sabía que un software de gestión de la producción era imprescindible para una empresa de fabricación que empezaba con un producto complejo. “Estábamos constituyendo la empresa como una nueva entidad, así que era una oportunidad perfecta para despejar el terreno y poner algo en marcha desde el principio”, afirma.

Con una amplia experiencia en fabricación e ingeniería, Matthew tenía una buena idea de los requisitos de OSL en cuanto a software de producción. El primero fue una interfaz basada en la nube, ya que la empresa se fundó durante el momento álgido del confinamiento de COVID y el equipo necesitaba trabajar a distancia. De ahí surgió la idea de crear toda la infraestructura informática de OSL en Internet.

Entre los principales requisitos funcionales figuraban un control de existencias que fuera eficaz, la subcontratación y la gestión de la lista de materiales (BOM). La empresa anterior gestionaba el inventario mediante hojas de cálculo y sistemas basados en papel. Esto tenía que cambiar para impulsar la trazabilidad de las existencias. “Dado que subcontratamos muchos de los componentes que utilizamos, e inicialmente también se subcontrataba gran parte del trabajo de ensamblaje, necesitábamos un control de existencias eficaz para gestionar el trabajo de los subcontratistas y el número relativamente elevado de componentes, ya que tenemos productos bastante complejos”, explica Matthew.

Por último, una integración con Xero ocupaba un lugar destacado en la lista de requisitos, ya que OSL optó por esta plataforma de contabilidad desde el principio. En un principio se esperaba que el sistema de control de existencias integrado en Xero fuera suficiente. Sin embargo, pronto se hizo evidente que carecía de la flexibilidad necesaria para gestionar las complejas necesidades de existencias y estructuras de listas de materiales de OSL.

La implementación fue lo suficientemente sencilla como para manejarla desde casa

Matthew navegó por Internet y buscó las opciones adecuadas para el nuevo software de producción de la empresa. Tras darle un vistazo a los sistemas MRP en particular, encontró MRPeasy. Parecía cumplir todos los requisitos y además prometía facilidad de uso, escalabilidad y un precio asequible. “Probé otros programas, pero las funciones de MRPeasy me parecieron en general más fáciles de usar, y la importación de datos era muy sencilla”.

La decisión estaba tomada y Matthew se dispuso a implementar el nuevo sistema. El confinamiento fue una buena oportunidad, ya que los volúmenes de producción eran bajos y había tiempo de sobra para ponerlo en marcha. En gran medida, consiguió implementar el sistema a distancia durante un mes y también elaboró un plan de capacitación para los empleados.

OSL comenzó a utilizar MRPeasy en julio de 2020. Al principio, se realizaron algunos trabajos paralelamente a cómo se gestionaba la producción en la empresa anterior. Sin embargo, en septiembre, el equipo ya había cambiado completamente al nuevo software de fabricación. “Nos ha ido bastante bien a la hora de conseguir que la gente se adapte a MRPeasy. Se han dado cuenta de sus ventajas”, comenta Matthew.

Un sistema intuitivo para usuarios con muchas responsabilidades

En cuanto a los requisitos clave, la funcionalidad de subcontratación integrada en MRPeasy demostró rápidamente su utilidad para proporcionar a OSL el nivel necesario de flexibilidad en la gestión de existencias. El sistema también ayudó a optimizar los niveles de existencias y a simplificar las previsiones.

Para las pequeñas empresas, especialmente las que tienen componentes complejos y de gran valor, optimizar los niveles de existencias es crucial para mantener un equilibrio entre costos y tiempos de entrega. Matthew Cleere lo explica: “Fabricamos pedido a pedido, y algunos componentes de alto costo tienen tiempos de entrega largos. Por eso, la precisión de las previsiones —planificar la producción y fijar una fecha exacta de confirmación— es muy importante para nosotros. Tener esa visibilidad en la planificación y la capacidad de respetar las fechas de los pedidos cotizados es clave”.

La capacidad de MRPeasy para gestionar listas de materiales (BOM) complejas también ha facilitado mucho la personalización. Matthew señala: “Aunque no tenemos una gran línea de productos, producimos mucha automatización a la medida y opciones adicionales para complementar nuestros productos. La capacidad de MRPeasy para gestionar listas de materiales parametrizadas complejas nos ahorra muchísimo tiempo”.

Otra ventaja sorprendente ha sido la interfaz intuitiva y flexible. Al ser un equipo pequeño, los empleados de OSL deben poder contribuir a muchas tareas diferentes. Matthew elogia la interfaz de MRPeasy, que potencia la flexibilidad: “MRPeasy ha demostrado ser lo suficientemente intuitivo como para que cualquiera de nuestros miembros pueda llevar a cabo una amplia gama de acciones sin necesidad de depender, por ejemplo, de un gestor de compras para reservar entregas, etc.”. Si alguien experimenta un problema, el extenso manual de usuario de MRPeasy, un asistente especial de IA entrenado en el software o el sistema de tickets de soporte están ahí para resolver cualquier duda que surja.

Entender los requisitos del software es clave para las PYME

A la hora de recomendar el curso de acción a otras PYME que quieran implementar un software MRP, Matthew les recomienda que primero dediquen tiempo a comprender las necesidades de la empresa. “El sistema es muy potente en el sentido de que permite muchas formas distintas de hacer algo y resolver el mismo problema. Pensar detenidamente en los procedimientos es fundamental”, afirma.

A nivel de toda la empresa, Matthew también sugiere poner en marcha un plan de capacitación exhaustivo para que los empleados entiendan lo que hacen y lo que la dirección necesita que hagan. Es preferible hacer que los empleados comprendan un sistema y tomen las medidas adecuadas que enseñarles a seguir protocolos burdos sin entender lo que pretenden conseguir.

Cuatro años después, MRPeasy sigue agilizando los flujos de trabajo de OSL y mejorando su gestión de la producción. En la actualidad, MRPeasy gestiona eficazmente toda la parte de producción e inventario de la empresa.

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