Una empresa de regalos aumenta su productividad con el software MRP

La empresa social con sede en Gales consigue organizar su fabricación a un nuevo nivel gracias a MRPeasy. “Podemos sacar los pedidos más fácilmente y ya no tenemos huecos en las estanterías”, afirma Paul Long, responsable del sitio web de Myddfai.

Acerca de Myddfai Trading Company

Myddfai Trading Company es una empresa social con ánimo de lucro fundada hace 12 años en Gales. El modelo de negocio de la empresa combina la fabricación de artículos de tocador y sets de regalo de lujo con prácticas socialmente responsables de contratación de personal. En concreto, Myddfai cuenta con un plan de empleo para ofrecer experiencia laboral y oportunidades a personas en situación de riesgo de la comunidad local.

La línea de productos de la empresa comprende una amplia gama de artículos de tocador y aseo de alta calidad, como jabones, geles de ducha, lociones corporales y para manos, velas infusionadas, difusores de aromas y mucho más. Todos los productos están disponibles en una selección de fragancias de temática local. Los productos de Myddfai pueden adquirirse por separado, pero una gran parte de las ventas se realizan en paquetes de regalo.

La empresa tiene una producción tanto comercial como al por menor, y ofrece sus productos tanto directamente al consumidor como al por mayor a alojamientos, tiendas de regalos, hoteles, etc. Myddfai tiene 12 empleados a tiempo completo y un volumen de negocios anual superior a un cuarto de millón de libras esterlinas, y sigue creciendo con rapidez.

La gestión de inventarios malograda impulsó un cambio hacia el software de fabricación

Myddfai, que comenzó su andadura a principios de 2010, optó en un primer momento por un enfoque basado en papel para sus necesidades de gestión de inventario y producción. WooCommerce se implementó un poco más tarde para gestionar el CRM y las ventas. A medida que los volúmenes crecían y la gama de productos de la empresa se ampliaba, el proceso de fabricación empezó a ser cada vez más complejo.

El sistema de producción original encontró sus límites en los primeros años de funcionamiento. “Hasta entonces, sólo eran trozos de papel en las paredes”, recuerda Paul Long, responsable del sitio web de Myddfai. Uno de los principales problemas era el insuficiente control de existencias: “Llegó un momento en que teníamos tantos pedidos parcialmente completados que era imposible gestionarlos”. El resultado era una creciente lista de pedidos incompletos y retrasos en los tiempos de entrega.

El exceso de existencias y los desabastecimientos también se convirtieron en un problema: “El departamento de fabricación examinaba las estanterías, veía dónde había huecos y fabricaba los productos necesarios. Pero sin conocer la rotación ni las capacidades necesarias, llenaban las estanterías con productos para un año que simplemente se quedaban en el estante”, explica Paul. La producción, por tanto, necesitaba desesperadamente un nuevo sistema que fuera compatible con WooCommerce.

Un sistema MRP capaz de afrontar los retos de la escalabilidad

La solución inicial adoptó la forma de un programa informático de fabricación y gestión de inventarios que Paul implementó él mismo. Este primer software se utilizó durante unos 12 meses, durante los cuales Myddfai consiguió digitalizar sus listas de materiales (BOM) y rutas y automatizar muchas partes del proceso de producción.

Aunque supuso un gran avance en términos de producción y control de existencias, el primer software resultó ser insuficiente para ofrecer a Myddfai una solución completa. Esto se debió a la falta de una funcionalidad de agrupación adecuada, que era crucial para la línea de sets de regalo de Myddfai. Fue entonces cuando Paul conoció MRPeasy.

Este ERP de fabricación basado en la nube incluía una opción de agrupación eficaz y aportaba otras mejoras clave que faltaban en el software anterior, como una gestión de pedidos y un sistema de compras más adecuado. MRPeasy también satisfacía el requisito previo número uno de Myddfai: una integración con WooCommerce.

Aumento de la productividad

Al principio, la implementación inicial resultó un poco difícil por las diferencias con el sistema anterior. “Si se empezara de cero, probablemente sería más fácil”, señala Paul. Aun así, tras importar las listas de materiales y las rutas del otro sistema, la implementación fue bastante rápida y Paul pudo gestionarla solo.

El resto del personal de Myddfai ha respondido muy bien al nuevo software. “MRPeasy nos indica cuáles son nuestras necesidades y, cuando creamos las órdenes de fabricación, no tenemos que ir a decir nada al personal de fabricación, simplemente pueden extraer la información de MRPeasy. Al mismo tiempo, recibimos indicaciones sobre el estado de las existencias y podemos reponer las compras. Así que tenemos más control”, explica Paul.

El departamento de contabilidad también está muy satisfecho con el nuevo sistema y Myddfai puede informar del valor de las existencias con mucha más facilidad que antes. El inventario se ha simplificado enormemente, ya que MRPeasy informa del valor de las existencias en tiempo real. Paul añade: “Haremos un inventario físico limitado, pero en general ahora está automatizado en gran medida”.

Tras adoptar MRPeasy, Myddfai Trading Company disfruta de un proceso de fabricación general mucho más fluido. Una vez superados en gran medida sus retos de escalabilidad, el productor de Gales se está centrando en hacer crecer su clientela y su marca.