Un fabricante de conjuntos de automoción crece rápidamente gracias al software MRP

KS2, un fabricante canadiense por contrato de soluciones para vehículos recreativos (RV) y vehículos eléctricos (EV), encontró la forma de controlar su complicada gestión de inventarios y listas de materiales y, como resultado, cambió el curso de su negocio.

No es una empresa de fabricación corriente

KS2 es una empresa de fabricación por contrato con sede en Montreal especializada en la construcción de conjuntos y subconjuntos para la industria automotriz. La empresa fabrica principalmente baterías de litio y mazos de cables eléctricos para vehículos recreativos, así como soluciones de conectividad Bluetooth para la gestión de baterías. Además, KS2 presta servicios de ingeniería a otros fabricantes que necesitan ayuda para diseñar y crear prototipos de productos.

Fundada en 2007, hoy el equipo de 40 personas está formado por ingenieros, informáticos, personal de producción, soporte técnico y gestores de la cadena de suministro, además de la parte administrativa de la empresa.

El rápido crecimiento hizo que las hojas de cálculo cedieran ante la presión

En 2016, el rápido crecimiento llevó a la empresa a buscar alternativas a las hojas de cálculo que se utilizaban en ese momento para gestionar la operación de fabricación.

“Empezamos a construir cada vez más tipos diferentes de ensamblajes y preveíamos que pronto sería imposible gestionarlo”, afirma Kendra Scappaticci, Directora de Operaciones de KS2. “Estaba muy claro que teníamos que empezar a buscar un software MRP”.

Como el propietario de la empresa tenía experiencia previa con complejos sistemas ERP corporativos, sabía que KS2 necesitaba algo diferente. Mientras buscaba en Internet un sistema ERP intuitivo y fácil de usar optimizado para pequeños fabricantes, dio con MRPeasy.

“El precio de MRPeasy también nos pareció fantástico”, afirma Kendra. “Después de mirar otros cuatro sistemas, estaba claro que este era el sistema que buscábamos”.

El programa fue fácil de implementar y utilizar

Aunque la decisión de implementar el software partió del propietario de la empresa, los empleados no tardaron en sumarse a la iniciativa. Para cuando Kendra empezó como Junior Buyer en 2017, la empresa ya utilizaba MRPeasy para gestionar las piezas, las listas de materiales, y las compras.

“Para mí fue fantástico cuando empecé en el departamento de compras, porque el programa agilizaba mucho todos los procesos”, recuerda Kendra. “Por supuesto, hubo una curva de aprendizaje, pero el sistema me pareció muy fácil de usar”.

Por suerte, MRPeasy ha conseguido que superar la curva de aprendizaje sea lo más sencillo posible. Toda la documentación del software está disponible en su sitio web, junto con docenas de videos explicativos que muestran a los nuevos usuarios cómo implementar y utilizar funcionalidades específicas. Además, la interfaz del sistema incluye un botón de ayuda rápida que permite a los usuarios encontrar fácilmente información sobre cualquier problema que puedan encontrar al utilizar el software. Todo ello hace posible la implementación y el uso del sistema sin tener que contratar costosos consultores para la implementación.

“Además de los recursos disponibles en su sitio web y dentro del software, el equipo de asistencia técnica de MRPeasy también es muy útil y receptivo”, añade Kendra. “Les envías un reporte con tu problema, añades capturas de pantalla si es necesario, y obtienes una respuesta sustantiva a más tardar al día siguiente”.

Entrega de cotizaciones en 24-48 horas

Cuando Kendra empezó, había otras dos personas que utilizaban el software además de ella. Con el tiempo, sin embargo, han ido añadiendo una funcionalidad tras otra y ahora el software lo utilizan también los departamentos de atención al cliente e ingeniería, además del personal de la cadena de suministro.

“Ahora mismo tenemos 15 personas que utilizan activamente el software”, afirma. “Estamos creciendo y los productos evolucionan constantemente, así que tener a los ingenieros gestionando las listas de materiales y sus revisiones dentro del software ha facilitado mucho las cosas”.

Según Kendra, MRPeasy también ha ayudado a mejorar la atención al cliente. Y lo que es más importante, la empresa puede responder rápidamente a las solicitudes de cotizaciones y agilizar todo el proceso desde la cotización hasta el cobro.

“El sistema de cotizaciones de MRPeasy es estupendo”, afirma. “Ahora podemos entregar las cotizaciones en 24-48 horas desde que recibimos la solicitud”.

La experiencia del cliente en general ha experimentado una transformación significativa. Las cotizaciones y las facturas son ahora claras y transparentes. Las descripciones de las piezas también son muy detalladas, lo que permite a KS2 hacer un seguimiento de las revisiones y los cambios realizados tanto por la empresa como por sus clientes. Esto, junto con las potentes funciones de lista de materiales (BOM) del software, facilita la comunicación tanto externa como interna y ayuda a evitar cualquier confusión en una empresa con listas de materiales muy complejas que sufren cambios frecuentes.

“Cuando producimos nuevos artículos, elaborar nuevas listas de materiales y vincularlas a la planificación de la producción nos lleva sólo unas horas, en lugar de días”, afirma Kendra. “Ahora podemos crear una nueva lista de materiales, estar listos para introducir las órdenes de fabricación y enviar las facturas asociadas al nuevo producto en el mismo día”

El control de los datos es clave para el éxito de una empresa

Quizás el beneficio más significativo de todos sea el control que MRPeasy ha proporcionado a KS2 sobre sus datos. Esta capacidad integral de gestión de datos les ha permitido tomar decisiones informadas con confianza, ya que tienen un acceso rápido a la información crítica al alcance de la mano. En particular, la previsión y el seguimiento de inventarios han demostrado ser inestimables para la gestión de su cadena de suministro.

“Poder consultar las estadísticas de existencias y planificar con antelación los artículos con largos tiempos de entrega ha mejorado mucho nuestros procesos de la cadena de suministro”, afirma Kendra.

Pero las ventajas de MRPeasy van más allá del ámbito operativo. El equipo financiero de KS2 también ha encontrado un enorme valor en las claras e intuitivas funciones contables del software. Además, la facturación se ha agilizado considerablemente, lo que ha mejorado sus operaciones financieras y la gestión del flujo de caja. Como empresa que opera tanto en Canadá como en Estados Unidos, KS2 también aprecia enormemente la funcionalidad multidivisa de MRPeasy. Esta característica ha eliminado las complejidades asociadas a las transacciones transfronterizas, permitiéndoles gestionar sin problemas sus operaciones en diferentes divisas y regiones.

“Algunas personas piensan que MRP es complicado, pero no hay necesidad de abrumarse por el número de funciones disponibles”, dice Kendra como comentario final. “Puedes empezar con una función importante que te beneficie y luego ir añadiendo otras con el tiempo. La visibilidad de los datos que obtendrás con el uso del software tiene un valor incalculable”.

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