Un fabricante de alimentos congelados aumenta su eficiencia un 400%

Frozen Garden elabora sus propios productos alimenticios saludables, así como productos de marca blanca para otras pequeñas marcas. Para ampliar su producción, su fundadora, Allyson Straka, decidió implementar un sistema MRP. “Cuando empezamos, producíamos 200 batidos al día”, dice. “Ahora producimos 1000 con el mismo número de personas”.

Una pequeña empresa que opera en todo el país

Frozen Garden es un pequeño fabricante de alimentos especializado en la producción de alimentos congelados saludables, incluidos batidos y bowls de cereales, así como comidas preparadas para microondas. Con sede en Valparaíso (Indiana), la empresa obtiene gran parte de sus materias primas de agricultores locales y distribuye sus productos a domicilio en los 48 estados situados en la parte baja del país.

Además, la empresa fabrica marcas blancas para otras pequeñas empresas. Con ello, se benefician de un nicho en gran medida sin explotar, ya que la mayoría de los fabricantes de alimentos de marca blanca sólo aceptan grandes pedidos, algo que está fuera del alcance de las empresas que empiezan. Ejemplo de resistencia y astucia en la pequeña empresa, Frozen Garden es hoy un equipo de nueve personas empeñadas en ofrecer alimentos nutritivos sin dejar de ser sostenibles y en crear oportunidades de negocio para otras pequeñas empresas.

Gestionar una empresa de escala nacional que fabrica productos propios y ajenos con sólo nueve personas puede parecer imposible a primera vista. Pero Frozen Garden tiene un as bajo la manga.

La propietaria conoce el valor de un buen software

Al haber trabajado anteriormente como ingeniera de control de calidad en Microsoft, la fundadora Allyson Straka conoce el valor de un buen software. Aunque durante los primeros años utilizaron un sistema de gestión de recetas con algunas funciones de seguimiento de la producción y gestión de inventarios y, durante la pandemia se dieron cuenta de que necesitaban algo más potente.

“El antiguo sistema sólo podía darnos estimaciones de costos, no calcular los costos reales”, dice Straka. “No podía gestionar los cambios de precios de los ingredientes, que empezaron a producirse casi semanalmente”.

La falta de fiabilidad de los datos de costos se convirtió en un factor importante en la decisión de encontrar un sistema mejor que les hubiera permitido recalcular automáticamente los costos precisos a medida que cambiaban los precios de los ingredientes y realizar análisis de costos detallados. Pero, como fabricante de alimentos, Frozen Garden también necesitaba cumplir la estricta normativa de la FDA relacionada con la trazabilidad, especialmente en relación con el retiro de productos.

“Cuando la FDA viene a hacer una inspección, tenemos que ser capaces de mostrarles al instante exactamente qué lotes de materias primas se utilizaron en qué lotes de productos terminados, y realizar simulacros de retiro”, detalla Straka. “Aparte de nosotros, tenemos muchos clientes de la industria alimentaria que empezaron a buscar formas de hacerlo automáticamente”.

Ejecución sin consultores externos

Incluso hace 10 años, los pequeños fabricantes ni siquiera podían soñar con sistemas de software eficaces y asequibles que les permitieran gestionar todas las funciones empresariales vitales en un solo lugar. Hoy, la situación es drásticamente diferente, con muchos proveedores que ofrecen sus soluciones a los pequeños actores del sector. La experiencia de Straka en control de calidad de software le permitió tomar una decisión bien informada.

“Llevo 15 años trabajando con software, así que soy muy exigente con lo que utilizamos”, afirma. ” Y no existe un término intermedio para los pequeños fabricantes en cuanto a costos y funcionalidad del software. MRPeasy se encuentra precisamente en este término intermedio.”.

MRPeasy es un software ERP/MRP creado específicamente para pequeños fabricantes con presupuestos limitados y sin personal informático, en los que los empleados suelen desempeñar varias funciones. Al integrar ventas, compras, planificación de la producción, inventario, informes de taller y finanzas, ofrece a los pequeños fabricantes un conjunto de herramientas similar al que utilizan empresas mucho mayores, a un precio sustancialmente inferior.

La implementación del nuevo sistema llevó entre 2 y 3 meses, hasta que Frozen Garden estuvo lista para desconectar el antiguo sistema. Straka y su jefe de oficina, las dos personas que realmente utilizan el sistema, se encargaron de la configuración como actividad secundaria. La facilidad de uso de MRPeasy, combinada con la amabilidad de su equipo de atención al cliente, permitió a la empresa implementar el sistema sin necesidad de contratar consultores externos.

“Como persona que trabaja con software, estoy impresionada por la falta de errores del programa, es mucho mejor que el promedio del sector.”, afirma Straka. “El rápido soporte proporcionado por MRPeasy también ha sido de gran ayuda para comprender el sistema y encontrar la mejor forma de utilizarlo”.

La eficiencia aumenta un 400%

Straka afirma que, desde su implementación, el nuevo sistema MRP ha desempeñado un papel fundamental en la mejora tanto de la toma de decisiones como de los procesos internos. El uso de una plataforma centralizada para todo, desde la planificación de la producción y la gestión de inventarios hasta el análisis de los costos de producción y el seguimiento de KPIs vitales, ha permitido a la empresa cumplir la normativa, mantener sus costos bajo control y aumentar significativamente la productividad.

El software les permite detectar problemas en una fase temprana y encontrar áreas de mejora. Por ejemplo, ahora pueden cambiar proactivamente los proveedores, las recetas y los precios de venta cuando las subidas de precios de los ingredientes empiezan a poner en peligro la rentabilidad. Además, la empresa supervisa los tiempos de ejecución de la producción y los compara con el rendimiento histórico para identificar y corregir ineficiencias en el taller.

“Cuando empezamos, producíamos 200 batidos al día”, dice Straka. “Ahora producimos 1000 con el mismo número de personas”.

Cuando se le pregunta por sus recomendaciones a otros pequeños fabricantes que buscan ampliar su escala, Straka subraya la importancia de los datos.

“Los datos lo dominan todo”, afirma. “Los datos determinan si eres rentable y si no tienes datos precisos, no puedes dirigir tu negocio con eficacia”.

En cuanto a los productores de alimentos y otros fabricantes que trabajan en sectores muy regulados, Straka opina que un sistema como MRPeasy debería ser un paso adelante lógico respecto a las hojas de cálculo.

“MRPeasy tiene todas las funciones que los fabricantes de sectores como el alimentario o el farmacéutico necesitan para cumplir la normativa de la FDA y pasar al siguiente nivel de eficiencia”, afirma.

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