Cómo un fabricante de velas pasó de hacer velas en la mesa de la cocina a tener un ingreso de 7 cifras

Dado que el 70% de su negocio se produce durante la temporada navideña, Fontana Candle Company necesita garantizar la producción y entrega puntual de sus productos. “Nunca podría haberlo logrado sin MRPeasy”, afirma Eric Roering, fundador y director de operaciones.

De una cita de pareja a generar un ingreso de 7 cifras

Fontana Candle Company es un fabricante de productos para el hogar y el cuidado personal de Lancaster, Pensilvania. Además de su especialidad, las velas no tóxicas, también fabrican una gran variedad de productos para el hogar, desde sales de baño y jabones hasta sprays aromáticos y bálsamos para labios.

La historia de la empresa parece sacada de un cuento de hadas. Todo empezó en 2018, cuando los fundadores Katie y Eric Roering tuvieron una cita que consistió en hacer velas en la mesa de su cocina. Felices con sus creaciones, regalaron sus primeras velas a amigos y familiares, quienes quedaron encantados con ellas.

Katie y Eric decidieron fabricar más velas y probar suerte en una feria de artesanos, donde vendieron velas por valor de $800 el primer día, lo que les animó a crear una empresa. Al principio, visitaron varias ferias de artesanía para vender sus productos, y luego decidieron expandir su actividad a Internet. Las ventas se dispararon y hoy son una empresa de 12 personas que genera unos ingresos anuales de 7 cifras.

Lo que hace especial a Fontana Candle es que fue la primera empresa de velas del mundo certificada como no tóxica por MADE SAFE®, una respetada empresa de certificación de seguridad de productos. Muchas velas perfumadas y otros productos para el hogar incluyen “fragancias” entre sus ingredientes. Este término engloba miles de sustancias químicas diferentes que no tienen que revelarse explícitamente y que podrían incluir carcinógenos, alteradores endocrinos, alérgenos y otros compuestos potencialmente nocivos. Con el objetivo de eliminar estas “fragancias” de nuestros hogares, los productos de Fontana Candle se fabrican exclusivamente con ingredientes naturales seguros que no temen revelar, como cera de abeja, aceite de coco y aceites esenciales.

Gestionar el crecimiento con hojas de cálculo resultó imposible

Aunque el crecimiento rápido es el sueño de muchos pequeños fabricantes, la ampliación continua plantea sus propios retos. Uno de los puntos débiles de muchas pequeñas empresas a la hora de crecer es su infraestructura técnica. Aunque durante el primer año la pareja utilizó hojas de cálculo para gestionar el negocio, estas pronto empezaron a fallar.

“Intentaba hacer previsiones, gestionar inventarios y vincular el inventario bruto a la producción”, dice Eric. “Y enseguida me di cuenta de que íbamos a necesitar algo mejor”.

Eric trabajaba en Cargill, un importante fabricante de alimentos. Cuando empezó a trabajar allí, la empresa estaba implementando SAP, un enorme paquete de software ERP.

“A partir de ahí, vi lo que el software podía hacer por una empresa y lo importante que es”, afirma.

Cuando se dio cuenta de que las hojas de cálculo no iban a ser suficientes, Eric empezó a investigar sobre sistemas ERP y sistemas MRP. Encontró muchos sistemas que parecían funcionalmente adecuados para su negocio, que además incluían una cuota de suscripción mensual de más de $10.000 junto con un precio adicional de más de $100.000 para la implementación.

“Entonces llegué a MRPeasy e hice una comparación lado a lado con otras soluciones”, dice. “Me di cuenta de que podía hacer todo lo que necesitaba con MRPeasy: listas de materiales, previsiones, compras, reservas de inventario y requisitos mínimos de inventario. Se adaptaba perfectamente. Además, con un precio asequible, el sistema se pagaría solo”.

La configuración inicial del software duró 3 días

Eric estaba familiarizado con el concepto de software MRP por su experiencia previa y era consciente de que, para que el sistema fuera eficaz, era necesario introducir en él muchos datos precisos. Y comprendió que sólo tenía que afrontar el reto.

“Sabía que iba a ser mucho trabajo: tenía que introducir en el sistema entre 800 y 900 listas de materiales, incluidas listas de materiales de varios niveles”, dice. “Pero al final no fue tan complicado como hubiera tenido que ser. Fue muy sencillo”.

Por aquel entonces, la empresa estaba formada únicamente por los dos Roering, así que implementaron el sistema ellos solos. Según Eric, el nuevo sistema empezó a funcionar tras sólo tres días de implementación.

“Tenía enormes bases de datos en Excel que pude importar al sistema y esto agilizó enormemente el proceso de implementación”, afirma. “Configurar los artículos del inventario fue más complicado, pero pusimos el sistema en marcha en tres días”.

Eric alaba la facilidad de uso de MRPeasy y afirma que, tras haber contratado recientemente a un Director General, la única parte del software que requirió cierta formación fue el sistema de codificación por colores. Además, todas las funciones están bien documentadas en los Recursos de soporte de MRPeasy que incluyen un completo manual de usuario, un chatbot de inteligencia artificial, videos de demostración y una función de ayuda rápida dentro del propio software.

“El panel lateral de ayuda rápida de MRPeasy es muy útil para aprender a utilizar el programa”, afirma Eric. “Todavía lo utilizo hoy en día. Y si el panel de ayuda rápida no lo resuelve, el equipo de soporte lo hará. Reaccionan muy rápido”.

Hacer ventas de temporada con confianza

Dado que las velas son en gran medida un producto estacional, ya que el 70% del negocio de Fontana Candle se lleva a cabo en el último trimestre, uno de los principales retos que MRPeasy les ayuda a superar es la gestión de estos picos estacionales de la demanda. El software les ofrece una visión clara de la cantidad de producto que tienen en existencias, de lo que pueden fabricar con los materiales existentes y de la cantidad que pueden producir en un plazo determinado teniendo en cuenta los tiempos de entrega del material y de los tiempos de entrega de producción.

“No podría hacerlo sin MRPeasy”, afirma Eric. “Hacemos muchas ventas grandes durante la temporada navideña y MRPeasy me permite vender por adelantado con confianza. En lugar de poner a la venta sólo las 100 velas que tengo en existencias, puedo poner 10.000 velas que aún no se han fabricado y tener la confianza que podré entregarlas a tiempo. MRPeasy nos ha permitido mantener nuestros niveles de servicio y de satisfacción del cliente. Porque los clientes odian que algo esté agotado”.

De la programación de la producción al análisis financiero

Además del seguimiento y la previsión del nivel de inventario, Fontana Candle utiliza MRPeasy de forma extensiva para cumplir otras funciones diversas. Eric afirma que el sistema es esencial para la empresa no sólo para crear programaciones de producción eficaces y asegurarse de que los pedidos se entregan a tiempo, sino también para garantizar la trazabilidad.

En concreto, cuando se crea una orden de fabricación y se reservan materiales de las existencias, el sistema registra los números de los lotes de existencias de donde se tomaron los materiales. Además, los códigos de las órdenes de fabricación se traducen en números de lote para los productos terminados, lo que crea un registro de la cadena de acontecimientos que conforman un producto. Esto permite a la empresa rastrear cualquier problema de calidad hasta lotes de material o productos específicos y encontrar la causa raíz del problema, ya sea un error cometido durante el proceso de producción o un problema de calidad por parte de un proveedor.

“Nada entra sin una orden de compra y nada se hace sin una orden de fabricación”, dice Eric. “Cada pequeño ingrediente que se utiliza en un producto se gestiona en MRPeasy”.

Eric, un ex contador público certificado, también tiene cosas buenas que decir sobre el módulo de contabilidad de fabricación del sistema. Aunque sigue siendo necesaria una aplicación de contabilidad de terceros, MRPeasy proporciona gran parte de la información necesaria como datos de entrada y permite a la empresa profundizar en sus costos específicos. El software se integra con aplicaciones de contabilidad para pequeñas empresas como QuickBooks Online y Xero.

“La contabilidad es una de las cosas que más me gustan de la empresa y poder utilizar los datos procedentes de MRPeasy en la contabilidad es algo muy importante”, afirma Eric. “Puede decirme fácilmente nuestros costos de los bienes vendidos (COGS) y de dónde proceden esos costos. Nos permite ver adónde va nuestro dinero”.

Los programas informáticos dirigen la empresa

Aunque MRPeasy se dirige sobre todo a fabricantes con una plantilla de entre 10 y 200 empleados, Eric cree que incluso las microempresas de tan solo 1-2 personas podrían beneficiarse de él. Por eso recomendó MRPeasy a su padre y a su hermano, que ahora lo utilizan para gestionar su empresa de fabricación de vehículos para la pesca en hielo.

Sabiendo que muchos propietarios de pequeñas empresas se sienten intimidados por el software MRP, subraya que el tiempo empleado en configurar el sistema se recuperará muchas veces en cuanto se adopte el software.

“Por pequeña que sea tu empresa, no puedes permitirte no utilizarlo”, afirma. “Gestionar todo manualmente es inmanejable. Dejar que este software se encargue esencialmente de tu negocio te ahorra al final muchísimo tiempo”.

Y añade: “Utilizo MRPeasy todos los días. La confianza que me da me permite centrarme en hacer crecer el negocio. Libera tiempo para el desarrollo de productos, mejoras de la eficiencia, ventas y análisis financieros”.

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