Una empresa de carpintería personalizada crece con el software MRP

Covenant Millwork, una empresa de carpintería personalizada de Georgia, EEUU, necesitaba un software que le permitiera ampliar sus operaciones. “Realmente no existe nada que funcione como MRPeasy”, afirma Kent Holdeman, Presidente.

Una empresa de carpintería con dos divisiones

Covenant Millwork es una empresa de carpintería personalizada de Louisville, Georgia, que fabrica suelos, armarios y muebles de madera. La empresa consta de dos divisiones, una de ellas especializada en suelos y componentes como peldaños de escaleras, contraventanas y puertas; la otra se centra en ebanistería y muebles. Fundada en 2006, la empresa comercializa sus productos en todo Estados Unidos, habiéndose expandido más allá de las expectativas de sus fundadores, Kent Holdeman y Ron Shultz.

“Realizamos trabajos personalizados para satisfacer requisitos bastante específicos”, dice Holdeman, que dirige la división de suelos y carpintería. “Por ejemplo, ahora mismo estoy haciendo una puerta principal para que haga juego con una casa de 200 años de antigüedad”.

Utilizar un sistema unipersonal de gestión de datos

Hasta 2020, su parte de la empresa tenía entre 3 y 4 empleados, y Holdeman podía controlar todo él solo. Cuando alguien tenía una pregunta, corría a pedirle información.

“Con 3 personas, estaba bien”, dice.

En 2020, sin embargo, la empresa añadió una nueva línea de suelos, lo que también significó la contratación de más personal. El sistema de gestión empresarial unipersonal de Holdeman empezó a ceder bajo este nuevo peso y decidió contratar a un consultor para encontrar una solución. El consultor le dijo que contratara a alguien que pudiera gestionar los datos de su empresa en Excel o que implementara un paquete de software especializado.

“Necesitaba un software que respondiera a las preguntas de los trabajadores del taller sin que yo tuviera que trabajar 80 horas a la semana intentando seguir el ritmo”, afirma Holdeman.

La introducción de la nueva línea de productos coincidió con el inicio de los cierres de COVID-19. De repente, la gente tenía mucho más tiempo libre para pasar en casa, lo que creó un auge de las reformas en el hogar. Del mismo modo, el negocio de Covenant Millworks experimentó un importante repunte. Todo ello creó una tormenta perfecta que a Holdeman le costó mucho navegar.

Así que Holdeman empezó a buscar un software. Al tener poca experiencia previa con sistemas de gestión empresarial, se adentraba en terreno desconocido.

“Ni siquiera sabía lo que significaba MRP o ERP“, afirma. “Pero al final me di cuenta de que era justo lo que necesitaba”.

Encontrar una solución de software con infinitas posibilidades

Holdeman buscó soluciones en Internet, leyó reseñas y probó entre 5 y 6 sistemas distintos. Creó una cuenta e ingresó uno o dos trabajos al sistema para una evaluación inicial, pero se dio cuenta de que la mayoría de las soluciones eran simplemente hojas de cálculo glorificadas.

“Cuando por fin encontré MRPeasy, tardé un poco más en ingresar un trabajo pero me di cuenta de que las posibilidades con este software eran infinitas”, señala. “Además, me pareció muy fácil de usar”.

A Holdeman también le gustó la abundante documentación disponible. Le gustaron especialmente los videos de demostración que explicaban diversos módulos y funcionalidades del sistema. El sitio web de MRPeasy ofrecía un acceso gratuito a todo ello además de un largo periodo de prueba gratuita.

Lo que más apreció Holdeman fue la funcionalidad de programación de la producción, que le permitía mover las cosas con facilidad. Por ejemplo, si un trabajo se retrasaba, podía arrastrarlo al día siguiente o a la semana siguiente y el resto del calendario se actualizaba automáticamente. Del mismo modo, si un trabajo constaba de varios procesos y trasladaba una de las operaciones, las demás también se reprogramaban automáticamente.

“Todo eso lo encontré en MRPeasy”, afirma.

La implementación en solitario requirió paciencia

Holdeman empezó a utilizar el sistema únicamente para controlar su propio trabajo y luego fue dando acceso a otros empleados. Aunque la implementación fue un proceso desalentador, perseveró y consiguió configurar el sistema él solo. Hoy, la mayor parte de la empresa utiliza el programa a diario.

“Quiero que todo el mundo pueda conectarse e introducir datos”, afirma Holdeman.

Pero ningún cambio se produce sin un poco de resistencia. Según Holdeman, algunos empleados se mostraban bastante escépticos ante la nueva forma de hacer las cosas y tardaron unos meses en aceptarla.

Reducción de la carga de trabajo de los gestores y mejora de la precisión del inventario

Holdeman ha hecho de la creación de equipos un principio central de la empresa en crecimiento. Crear confianza y responsabilidad dentro de la empresa le permite dar un paso atrás y no microgestionar cada paso de la operación. Y MRPeasy desempeña un papel importante en ello, afirma.

“A los seis meses de implementar el programa, empecé a recibir comentarios muy positivos de los empleados”, comenta. “Ahora pueden trabajar con mucha más independencia que antes y ven mejor el panorama general”.

Además de reducir la carga de trabajo de gestión de Holdeman, el nuevo software ha aportado numerosas ventajas a Covenant Millworks. En una empresa en la que la gestión de inventarios era prácticamente inexistente y los pedidos de suministros se realizaban de forma aleatoria, el nuevo sistema ha introducido un seguimiento preciso de los materiales. Esto ayuda a Holdeman y al equipo a evitar la falta de existencias de materiales críticos para su proceso de fabricación. MRPeasy también ha mejorado significativamente la precisión de la estimación de los tiempos de entrega de la empresa.

“Cuando ingreso el pedido de un cliente”, detalla Holdeman, “puedo dar al cliente una fecha en la que el pedido estará listo y saber al instante qué materiales necesito para realizarlo”.

Obtener una visión completa de la operación

Holdeman también dispone ahora de una cómoda visión general de todos los pedidos de sus clientes: cuáles están pendientes de fabricación y cuáles están listos para su entrega, cuáles llegan a tiempo y cuáles con retraso. Cuando se confirman los pedidos de los clientes, pueden convertirse instantáneamente en órdenes de fabricación y programarse automáticamente. Los materiales necesarios para cumplir el pedido pueden reservarse con unos pocos clics y, si alguno de los materiales está agotado, se genera una orden de compra previa para los productos que faltan. Además, la funcionalidad de gestión de inventario multisitio de MRPeasy es fundamental, ya que operan en dos ubicaciones distintas.

“Ahora sé exactamente lo que hay en el almacén y lo que hay en la fábrica”, afirma Holdeman.

El equipo también utiliza MRPeasy para gestionar y realizar un seguimiento de las inspecciones de calidad y está en proceso de configurar la funcionalidad de gestión del mantenimiento que programa el mantenimiento de las estaciones de trabajo en función de los días transcurridos o las horas de funcionamiento. Una funcionalidad menos común pero no por ello menos importante que utiliza Covenant Millworks es la lista de materiales de coproductos. Esto les permite determinar los subproductos creados al fabricar un producto y permite a los trabajadores informar las cantidades de subproductos creados durante la producción.

“Por ejemplo, si estamos fabricando un suelo rústico y parte de la materia prima no coincide con el aspecto que buscamos, podemos excluir esa parte dentro del sistema y devolverla al almacén”, dice Holdeman. “Esto nos ayuda a hacer un mejor seguimiento del inventario. Es una función realmente genial”.

Recomendación a otros fabricantes

A otros fabricantes en crecimiento que deseen adoptar un sistema de gestión de la producción, Holdeman les recomienda afrontar de frente los retos de la implementación.

“Hubo momentos durante la configuración del software en los que tuve que salir y dar un paseo por el bosque que hay junto a nuestras instalaciones para calmar los nervios”, recuerda. “Pero ahora que el software hace lo que queremos, realmente merece la pena”.

Como comentario final, Holdeman afirma: “Y si ya están comparando productos, realmente no existe nada que funcione como MRPeasy”.

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