La visión de un consultor de fabricación después de trabajar en cientos de proyectos

Tim Grant, fundador de la consultora de fabricación Business Solution Providers, ha dirigido cientos de proyectos de implementación de software. Estas son algunas de las ideas que ha recogido a lo largo de los años.

Pasar de la contabilidad a la fabricación

Business Solutions Providers es una empresa de consultoría de fabricación de Nevada. La empresa fue creada en 2003 por el contador Tim Grant como servicio de contabilidad general y de gestión de libros contables. Sin embargo, al cabo de varios años, Grant se dio cuenta de que las necesidades de sus clientes de la cadena de suministro y fabricación no estaban bien atendidas por los proveedores de software. Gracias a su experiencia previa como controlador en una empresa de fabricación, profundizó en los problemas que la gestión de inventarios y fabricación planteaba a las PYME y en cómo un software especializado podía resolverlos.

“Era un mercado desatendido”, afirma.

Grant creó un portafolio de sistemas de inventario y fabricación al tiempo que obtenía un certificado en gestión de producción e inventario de la Asociación para la Gestión de la Cadena de Suministro (ASCM), una de las principales autoridades mundiales en este campo. Esto le ayudó a ganarse la confianza de su público objetivo y ha permitido que su consultoría crezca hasta convertirse en un equipo de 6 personas que ha completado cientos de proyectos de consultoría e implementación para PYME de toda Norteamérica.

Los fabricantes necesitan integrar los procesos empresariales

Durante su permanencia como consultor de software de fabricación, Grant también ha experimentado la transición a soluciones basadas en la nube y, hoy en día, atienden casi exclusivamente a clientes que buscan pasar a la nube.

“Normalmente, estas empresas intentan dejar atrás las hojas de cálculo y otros tipos de documentos internos”, explica. “En la mayoría de los casos, solo utilizan QuickBooks o un sistema heredado muy antiguo y no consiguen la eficiencia que buscan”.

Según Grant, sus clientes necesitan ayuda con problemas que van desde el seguimiento de inventarios y la programación de la producción hasta la gestión de costos e integración y escalamiento de sus operaciones. La integración es un término clave aquí, ya que Grant enfatiza la necesidad de eliminar los silos de datos: sistemas separados que contienen información esencial del negocio sin interconectividad.

“Nuestros clientes saben cómo producir cosas; son expertos en eso”, sostiene Grant. “Pero también reconocen su falta de experiencia con el software, sobre todo cuando se trata de integrar varias aplicaciones”.

La alineación es vital para el éxito de la implementación

Grant y su equipo siguen un plan determinado con cada nuevo cliente. Tras la conversación inicial, los clientes completan un cuestionario que ayuda a los consultores a entender la empresa y ver si encaja bien tanto con Business Solution Providers como con una de las soluciones de software que apoyan. En otros casos, el cliente ya ha empezado a implementar una de las soluciones, pero necesita apoyo adicional para configurar el sistema correctamente.

Una vez determinada la idoneidad, el proceso de implementación comienza con una reunión inicial en la que participan los responsables de todos los departamentos pertinentes. El objetivo de esta reunión es presentar al equipo consultor, fijar expectativas claras y establecer los hitos y plazos del proyecto. Este enfoque estructurado garantiza que todas las partes estén alineadas desde el principio.

La duración promedio de los proyectos es de 6-8 semanas

La fase inicial de la implementación se centra en la migración de datos. Se trata de transferir los datos de los sistemas heredados del cliente al nuevo software, asegurándose de que toda la información esté correctamente formateada y lista para su uso. Los datos integrados durante esta fase suelen incluir listas de proveedores, bases de datos de clientes, listas de materiales (BOM) y detalles de rutas.

“Entre la primera semana y los diez primeros días, todo gira en torno a los datos”, explica Grant. “Una vez recopilados los datos y establecida una plantilla de personal para la capacitación, pasamos al desarrollo del proceso de flujo de trabajo”.

Durante la fase de desarrollo del flujo de trabajo, el equipo hace preguntas en profundidad para comprender las operaciones diarias del cliente, incluidas las interacciones con los proveedores, el procesamiento de pedidos y las compras. Esta información se utiliza para guiar a los usuarios a través del sistema, ayudándoles a familiarizarse con distintos módulos como compras y producción.

La capacitación suele realizarse a distancia, individualmente o en pequeños grupos, para garantizar que todos los usuarios dominen el nuevo sistema. Más cerca de la finalización, el equipo prepara al cliente para la puesta en marcha del nuevo sistema, detallando los preparativos necesarios y la configuración de los datos. Ocasionalmente, se realiza la capacitación in situ para atender necesidades específicas.

“En total, un proyecto como este suele tardar entre 6 y 8 semanas en completarse”, afirma.

Los asesores eliminan la complejidad

Las ventajas de contratar a un consultor de implementación experimentado son evidentes. En primer lugar, libera al cliente de la mayor parte de la carga, ya que sólo tendrá que facilitar la documentación y los datos necesarios, explicar sus preferencias y participar en las sesiones de capacitación. En realidad, el socio de implementación configura y personaliza el sistema. En segundo lugar, contratar a un consultor ayuda a evitar una situación en la que el sistema se instala sin entenderlo del todo, lo que podría complicar el proceso de implementación y dar lugar a resultados de calidad inferior.

Esto no quiere decir que el cliente no tenga que participar en el proceso de implementación. Según Grant, el mayor obstáculo que encuentran es que el cliente espera que los consultores configuren el sistema por sí mismos y luego se lo entreguen a la empresa. Para que la implementación tenga éxito es necesario que el cliente participe constantemente, ya que hay que tomar muchas microdecisiones a lo largo del proceso.

“Si el cliente está dispuesto y comprometido, la implementación suele salir muy bien”, afirma Grant.

Tras la puesta en marcha del sistema, Grant y su equipo ofrecen también un servicio de posventa para resolver cualquier problema inmediato u ofrecer capacitación a los nuevos empleados. Una vez que el cliente es autosuficiente en el uso del sistema, el proyecto se da por concluido con éxito.

“Cuatro meses después de la finalización, solemos hacer una llamada adicional para ver si todo va bien y si se necesita ayuda adicional”, dice Grant. “Normalmente, llegados a este punto, los clientes no necesitan ninguna ayuda adicional”.

Descubrir MRPeasy fue determinante

Uno de los principales sistemas de software que Business Solution Providers ayuda a los fabricantes a implementar es MRPeasy, un sistema MRP/ERP creado específicamente para fabricantes de hasta 200 empleados.

Grant descubrió el software en 2019 cuando un cliente le pidió ayuda para implementarlo. Este descubrimiento inicial con MRPeasy fue determinante en su experiencia con el software de fabricación. Anteriormente había trabajado con soluciones de escritorio, pero las consideraba menos integradas y más complejas de dominar para los usuarios. El cambio a la plataforma en línea de MRPeasy fue una revelación; quedó inmediatamente impresionado por su sencillez y la naturaleza práctica de su interfaz de usuario. Esta facilidad de uso contrastaba fuertemente con los sistemas con los que había tratado en el pasado y su primera experiencia con la implementación de MRPeasy reforzó la primera impresión, demostrando rápidamente su valor y convirtiéndola en su opción preferida para futuros proyectos.

Poco después, otro cliente necesitaba ayuda para gestionar sus operaciones de fabricación y Grant se dio cuenta de que existía un interés sustancial en una solución de este tipo. Aprovechando su red de contadores de QuickBooks que eran reacios a trabajar ellos mismos con software de fabricación o inventario, consiguió proyectos adicionales que le permitieron certificarse como consultor autorizado de MRPeasy.

“Muchos contadores no quieren trabajar con clientes de inventario o fabricación porque implican conceptos y procesos a los que no están acostumbrados”, explica Grant. “Así que anuncié que estábamos trabajando con este software de fabricación y conseguí una buena cantidad de clientes”.

Ayudar a los fabricantes a entender su funcionamiento

Según Grant, MRPeasy proporciona herramientas muy valiosas para los fabricantes, especialmente a través de sus funciones de planificación de la producción y gestión de inventarios. También destacan las funciones de programación de la producción de la plataforma, que permiten a los clientes gestionar visualmente las órdenes de fabricación y evaluar la capacidad de producción en varios puestos de trabajo. Esta funcionalidad incluye la posibilidad de programar y reprogramar fácilmente las órdenes a través de una interfaz de arrastrar y soltar, alineando los materiales y la mano de obra disponibles para optimizar los tiempos de producción.

“Estas funciones de MRPeasy ofrecen a los fabricantes una visión inmediata de lo que se puede conseguir de forma realista en unos plazos determinados”, afirma Grant.

Además, MRPeasy admite configuraciones de productos complejas con sus listas de materiales (BOM) de varios niveles, lo que resulta especialmente útil para los productos personalizables y los que constan de muchos subconjuntos fabricados localmente. Esto permite a las empresas simplificar la producción y la planificación de materiales para productos complejos, y crear sin esfuerzo listas de materiales con diversos parámetros.

“Muchos de nuestros clientes producen artículos que vienen en diferentes tamaños, colores u otros atributos”, explica Grant. “MRPeasy les permite agrupar estos productos y luego duplicarlos y personalizarlos según sea necesario”.

El software también integra herramientas externas como escáneres para la gestión de etiquetas y códigos de barras, haciendo que estos procesos sean fluidos. Incorporaciones recientes como el plan maestro de producción (MPS) y las herramientas de previsión amplían aún más las capacidades de MRPeasy, ayudando a los clientes a planificar los volúmenes de producción con precisión y evitar el exceso o la falta de existencias.

Equilibrio entre funcionalidad y facilidad de uso

Grant cree que MRPeasy es la mejor opción para los pequeños fabricantes, principalmente porque ofrece un equilibrio inigualable entre funcionalidad eficaz y facilidad de uso. Los sistemas de gestión de la fabricación tienen fama de ser difíciles de utilizar debido a los numerosos detalles que conlleva la gestión de una operación de producción. MRPeasy ha cambiado esta situación, simplificando el proceso de capacitación y garantizando que los trabajadores puedan utilizar eficazmente el software desde el principio.

Además, MRPeasy permite a las empresas adaptar el software a sus necesidades operativas específicas activando o desactivando diversas funciones. De este modo, el software es más fácil de utilizar, ya que se elimina lo que el cliente no necesita. Grant llegó a la conclusión de que incluso las funciones más complicadas están diseñadas para ser lo suficientemente intuitivas como para que su equipo pueda explicarlas fácilmente a los clientes en pocos minutos, mostrándoles cómo funcionan y cómo mejorarán sus operaciones.

“Si la solución es clara y fácil de usar, los equipos se comprometen en la implementación con más entusiasmo y compromiso”, opina Grant. “Y MRPeasy es, por mucho, la mejor en cuanto a facilidad de uso”.

Un proveedor de soluciones que escucha a sus clientes

Grant también aprecia la capacidad de respuesta del equipo de desarrollo de MRPeasy. Todos los clientes de MRPeasy pueden utilizar el sistema de tickets para hacer sugerencias de desarrollo, y cuando varios clientes solicitan la misma funcionalidad, ésta recibe mayor prioridad en la hoja de ruta del producto. Por ejemplo, después de que Grant presentara una propuesta para integrar MRPeasy con la plataforma de cumplimiento Ware2Go, la integración tardó sólo unos meses en completarse.

“MRPeasy escucha a sus clientes y proveedores de servicios de implementación cuando se trata de sugerencias para mejorar el producto”, afirma Grant. “Muchas soluciones de software no son tan receptivas”.

Y Ware2Go es sólo un ejemplo de la gran variedad de integraciones de terceros que MRPeasy ofrece a sus clientes. Entre las aplicaciones notables que se han integrado con MRPeasy se incluyen QuickBooks, Xero, Shopify, WooCommerce, BigCommerce, Pipedrive y ShipStation. La conectividad con el centro de integración Zapier se puede utilizar para una mayor integración con cientos de otras aplicaciones.

“Todos los productos SaaS de la competencia están ampliando sus conjuntos tecnológicos con múltiples integraciones, y MRPeasy está sin duda a la vanguardia”, afirma Grant.

100 implementaciones en 5 años

Como prueba de la eficacia y facilidad de uso del programa, Grant y su equipo han realizado alrededor de 100 implementaciones de MRPeasy en los últimos cinco años.

Uno de los clientes a los que han ayudado es BusBoard, un fabricante canadiense de placas de circuitos para prototipos. Su propietaria, Patty Corneck, afirma: “A medida que nuestro negocio crecía, nos dimos cuenta de la necesidad de optimizar y mejorar la gestión de nuestro inventario y los procesos de realización de pedidos. Business Solution Providers fue de gran ayuda para capacitarnos en el uso de MRPeasy y QuickBooks Online y personalizarlos para nuestro negocio”.

Grant ve un futuro brillante tanto para los proveedores de soluciones empresariales como para MRPeasy, ya que los pequeños fabricantes recurren al software de fabricación a un ritmo cada vez mayor. Con la digitalización convirtiéndose poco a poco en la norma, las soluciones que combinan facilidad de uso con una funcionalidad eficaz están llamadas a ocupar un lugar central en la gestión moderna de la fabricación.

“El seguimiento de la fabricación ha salido por fin de las tinieblas de hace 40-50 años”, subraya Grant. “Vivimos en una época en la que la velocidad, el trabajo en equipo y la actividad tienen que coincidir continuamente. MRPeasy lo hace posible para la empresa de fabricación moderna”.

También le puede interesar: Una empresa de carpintería personalizada crece con el software MRP