Los líderes innovadores de los pozos petrolíferos potencian su éxito con el software MRP

“MRPeasy ha llenado todos los vacíos de nuestros procesos de fabricación y gestión de existencias. Es un software perfectamente adaptado al sector de las pequeñas y medianas empresas de fabricación”, afirma Jonathan Martin, COO y Presidente de Black Mamba Rod Lift.

Líderes innovadores en pozos petrolíferos de Oklahoma

Black Mamba Rod Lift es un productor de Oklahoma de componentes plásticos de perforación utilizados en la extracción de petróleo y gas. Jonathan Martin, un innovador en su campo con 15 años de experiencia y múltiples patentes para la industria de las unidades de bombeo, supervisa la empresa. Black Mamba Rod Lift emplea a 18 personas y ha ido escalando constantemente sus operaciones desde su creación a finales de 2019.

Black Mamba diseña y fabrica componentes cruciales en la extracción de petróleo denominados guías de varilla. Se trata de componentes de plástico que se añaden a las varillas de bombeo mediante un proceso de moldeo por inyección basado en insertos. Las varillas de bombeo son varillas de acero y/o fibra de vidrio largas y subterráneas que se utilizan en pozos petrolíferos verticales y horizontales de elevación por vigas y que transfieren el movimiento mecánico de la superficie a la bomba alternativa del interior del pozo.

La física que interviene en el funcionamiento de las varillas de bombeo es mucho más complicada que una simple operación de subida y bajada. Las varillas y sus estabilizadores tienen resistencias, rigideces, formas y tamaños específicos, que requieren una consideración de ingeniería para el sistema completo. Las guías de varilla de Black Mamba emplean un diseño innovador que estabiliza y protege las varillas de bombeo de la compresión y el doblamiento, forzando la fiabilidad en un sistema mecánico complejo. Esto representa una evolución considerable en el diseño de las unidades de bombeo.

Los procesos innovadores requieren una gestión innovadora

Además de un producto único, Black Mamba Rod Lift también tiene unos requisitos de gestión de existencias peculiares. En concreto, la empresa no fabrica las varillas de bombeo propiamente dichas, sino sólo las guías de plástico de las varillas. Dado que la clientela de Black Mamba utiliza numerosos diseños de pozos y distintos tipos de varillas, la empresa suele instalar sus guías únicamente cuando recibe un pedido de venta.

Para acortar los tiempos de entrega y simplificar la logística de la cadena de suministro, Black Mamba tiene contratos con muchos fabricantes de varillas para mantener varillas en existencias en el almacén de Black Mamba como inventario en consignación. Esto significa que el fabricante tiene que hacer un seguimiento del inventario de las existencias que no posee junto con otras existencias que sí posee, diferenciando los costos de las existencias.

En esencia, Black Mamba emplea un flujo de trabajo híbrido en el que sus guías de varillas se fabrican como producción para almacenamiento pero se instalan y personalizan por encargo. El producto es estándar, pero el diseño por pozo es personalizado.

Se necesitaba un sistema de fabricación desde el primer día

Con una amplia experiencia en fabricación, Jonathan sabía que el tipo de operación que estaba creando requería una solución de gestión de inventario y fabricación adecuada desde el principio. Una solución que se integrara bien con el software de contabilidad preferido de Black Mamba, Quickbooks Online, y que permitiera gestionar de forma nativa a sus proveedores en consignación. El software también debía ser escalable, ya que el equipo esperaba que su producto revolucionara el mercado de forma sustancial. Una intuición que en gran medida resultó ser correcta, ya que tres años después, Black Mamba está ampliando sus edificios y expandiendo operaciones en prácticamente todos los frentes.

La búsqueda de un software adecuado comenzó en 2020, cuando Black Mamba implementó un software ERP de nivel medio que inicialmente parecía cumplir todos sus requisitos. Sin embargo, después de casi dos años de intentar alinear el sistema con su caso de uso e incluso de contratar a un consultor para que les ayudara con la personalización, estaba claro que la combinación no estaba destinada a ser. El software tenía fallos y su integración con QuickBooks carecía de funcionalidad.

“Nos estábamos obligando a utilizar un software que no funcionaba para nosotros. Más tarde nos dimos cuenta de que la carga de forzar las cosas estaba bajando la moral de los empleados. Había que hacer un cambio, y eso nos puso en la búsqueda”, explica Jonathan.

El nuevo software se puso en línea en un solo mes

En busca de alternativas al software existente, Jonathan realizó numerosas pruebas e investigaciones, y finalmente se decidió por MRPeasy. Miró los numerosos videos de demostración del software y se dio cuenta de que parecía la solución que Black Mamba necesitaba. MRPeasy parecía cumplir todos los requisitos, era compatible de forma nativa con Quickbooks Online y disponía de un impresionante conjunto de herramientas de gestión de existencias. También prometía una atractiva función de precios escalonados en función del número de usuarios. Tras un breve periodo de prueba, el equipo quedó convencido y se centró en implementar el nuevo software lo antes posible.

Acostumbrado a dirigir y gestionar sistemas de fabricación, Jonathan se encargó de implementar el nuevo software. MRPeasy está diseñado para ser autoimplementado, y Jonathan descubrió que poner el nuevo sistema en línea era mucho más fácil de lo previsto. La gran cantidad de materiales en línea del software y un excelente equipo de asistencia que suele ofrecer respuestas en un día laboral hicieron que la implementación fuera mucho menos engorrosa de lo que esperaba.

Utilizó ampliamente la función de importación de hojas de cálculo de MRPeasy, que permite copiar grandes cantidades de datos de fabricación existentes. Al cabo de aproximadamente un mes, Black Mamba Rod Lift había realizado con éxito la transición de su gestión de fabricación e inventario al nuevo sistema.

Gestión eficaz de las existencias y aumento de la eficiencia

La gestión del inventario y los flujos de trabajo de fabricación de Black Mamba han experimentado mejoras positivas después del cambio a MRPeasy. Jonathan pone un ejemplo: “Anteriormente, teníamos que hacer una limpieza de nuestro inventario y asignar unidades a nuevos trabajos, dedicando días a la conciliación cada mes. Esto ya no es necesario. MRPeasy forma parte de nuestro flujo de trabajo diario en lugar de ser algo que estamos obligados a utilizar”.

La perfecta integración de Quickbooks Online con MRPeasy ha aumentado considerablemente la eficiencia contable de la empresa. La vinculación infinita de grupos de productos y cuentas personalizadas de MRPeasy a Quickbooks Online ha supuesto una gran ventaja con respecto al software anterior implementado en Black Mamba. La gestión y el seguimiento del inventario de artículos en consignación —algo que solía complicar la gestión de existencias de Black Mamba— también ha mejorado ampliamente con el nuevo sistema. Ahora, la empresa puede hacer un seguimiento sin esfuerzo de los artículos en consignación junto con las existencias normales a través de la misma aplicación.

Una mayor visibilidad de los números de pieza y los parámetros (subconjuntos de inventario en los que la SKU fabricada por Black Mamba puede estar asociada a distintos proveedores de varillas) también ha supuesto un cambio radical para la empresa. Black Mamba tiene un gran número de variaciones para muchas de sus piezas, y MRPeasy permite hacer un seguimiento de todas ellas sin necesidad de crear listas de materiales (BOM) independientes para cada variación. “El sistema anterior no lo permitía y teníamos que recurrir a soluciones poco prácticas, como guardar la información en notas de forma libre”, añade Jonathan.

Software de fabricación perfectamente adaptado a las PYME

Un año y medio después de la implementación, Jonathan Martin y el equipo de Black Mamba Rod Lift están muy satisfechos con MRPeasy. “Tenemos 6 personas que utilizan el sistema como parte de sus responsabilidades exclusivas, y todo encaja a la perfección”, explica.

“Para muchos empresarios, el software suele ser una idea tardía, y en realidad no debería serlo. Puede ser la diferencia entre constantes dolores de cabeza y un funcionamiento sin problemas”, añade Jonathan y termina con un elogio: “Como proveedor de software para pequeños fabricantes, tiene una tarea difícil. Intentar crear una solución que se adapte a todo el mundo es difícil porque existe una gran diversidad. El equipo de MRPeasy ha conseguido crear un sistema que funciona y es fácil de usar, al tiempo que nos permite adaptarlo exactamente a lo que necesitamos. Creo que MRPeasy se adapta perfectamente al sector de las pequeñas y medianas empresas de fabricación”.

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