Un fabricante químico por contrato utiliza software para reducir considerablemente los gastos administrativos

“Implementamos MRPeasy para solucionar pequeñas ineficiencias, pero no nos imaginábamos que reduciría drásticamente el tiempo que dedicamos a las tareas administrativas”, afirma Alece Piper, Vicepresidenta de Bernard Laboratories, un fabricante por contrato de productos químicos industriales de Cincinnati, Ohio.

Una empresa familiar de 75 años que busca modernizarse

Bernard Laboratories es una empresa familiar de fabricación y envasado por contrato de Cincinnati, Ohio, que produce y envasa diversos productos químicos según las especificaciones del cliente. Principalmente con productos industriales como grasas, lubricantes, selladores y epoxis, utilizan la fórmula proporcionada por el cliente para fabricar los productos terminados desde cero o reciben un lote grande del producto del cliente y lo envasan en recipientes más pequeños como botellas, tubos, cartuchos, frascos, etc.

Fundada en 1948, sus actuales propietarios son la tercera generación de la familia que dirige la empresa. Inicialmente, la empresa producía perfumes y productos farmacéuticos, pero debido al creciente rigor de las normativas de estos sectores, decidieron dedicarse a los productos químicos industriales. En la actualidad, Bernard Laboratories es una empresa global con 22 empleados a tiempo completo.

Con la llegada del Covid, Bernard Labs tuvo que encontrar la forma de que parte de sus empleados pudieran trabajar desde casa. Su sistema ERP heredado interno se convirtió en un obstáculo, y la empresa tuvo que recurrir al correo electrónico y a otros métodos manuales para colaborar a distancia.

“En ese momento nos dimos cuenta de que íbamos a necesitar un sistema basado en la nube al que se pudiera acceder desde cualquier lugar”, afirma Alece Piper, Vicepresidenta de Bernard Laboratories.

Un software de fabricación lo suficientemente fácil de implementar por uno mismo

Alece empezó a investigar las soluciones disponibles en el mercado leyendo reseñas de sistemas MRP y ERP basados en la nube en varios sitios de selección de software. Tras preseleccionar un par de opciones y hacer uso de sus versiones de prueba gratuitas, Alece se sintió cómoda con MRPeasy.

“Lo que más me gusta de MRPeasy es su sencillez”, afirma. “No me resultó abrumador y me pareció lo bastante fácil como para aprender por mi cuenta y transmitir los conocimientos a los demás miembros de nuestra plantilla. Y la asequibilidad del software también influyó en la elección final.”

La implementación comenzó en octubre de 2020, cuando Alece empezó a migrar todos sus datos empresariales del antiguo sistema ERP al nuevo. Esto incluía un año de datos históricos de toda la empresa. Durante los primeros meses, utilizaron el sistema antiguo junto con el nuevo para asegurarse de que todo funcionaba y, finalmente, desconectaron el software heredado en octubre de 2021.

Aunque el nuevo software es fácil de usar, no es fácil introducir cambios en una empresa con un largo historial, sobre todo cuando hay empleados que llevan décadas trabajando en la empresa y están muy arraigados a sus costumbres. En lugar de imponer el cambio a los miembros más veteranos de la plantilla, Bernard Laboratories decidió contratar a un nuevo administrador de oficina que se convirtió en el principal usuario del nuevo software.

“A medida que se han ido jubilando empleados veteranos y han ido entrando otros nuevos, la resistencia se ha convertido en un problema menor”, afirma Alece.

Los programas informáticos ayudan a normalizar la documentación y los procesos

La parte de la empresa que tuvo prioridad durante la implementación fue la de compras. Anteriormente, los dos compradores creaban los pedidos de compra manualmente utilizando hojas de cálculo. No existía un estándar de pedidos ni coherencia en el proceso de compra en general. Lo mismo ocurría con los presupuestos y facturas creados por el departamento de ventas. MRPeasy permitió estandarizar rápidamente estos procesos y documentos.

“Ahora todos nuestros pedidos y facturas tienen un aspecto profesional, cosa que antes no ocurría”, afirma Alece.

Otra funcionalidad básica que su anterior sistema ERP no ofrecía era la gestión de las órdenes de fabricación, que la empresa utiliza ahora en gran medida. Además, poco después de implementar MRPeasy, Bernard Laboratories también adoptó el sistema de contabilidad QuickBooks, aprovechando la integración nativa entre ambos sistemas.

“La integración con QuickBooks es muy importante, ya que nos da la seguridad de que la información que fluye a finanzas es correcta”, afirma Alece. “La combinación actúa como un sistema de controles y equilibrios en el que podemos confiar”.

Los gastos administrativos generales se reducen en dos sueldos

Alece está muy satisfecha con la forma en que todo se controla y registra en MRPeasy y con la facilidad para encontrar un dato gracias a sus funciones de búsqueda y filtrado. Además, el software recopila datos valiosos para generar diversos informes, gráficos y estadísticas que pueden utilizarse para tomar decisiones empresariales con conocimiento de causa.

“No se puede alcanzar este nivel de eficacia con hojas de cálculo”, afirma. “Todo está enlazado para que puedas encontrar el dato que buscas utilizando varios criterios”.

Con el nuevo software, la empresa también pudo reducir considerablemente sus gastos administrativos. En concreto, cuando se jubilaron tres altos cargos de la oficina, en lugar de contratar a tres nuevos empleados para ocupar su lugar, sólo tuvieron que contratar a uno, ya que el nuevo software hizo que los procesos administrativos fueran mucho más eficientes. Esto supuso un gran ahorro para una empresa de su tamaño y les permitió desviar recursos hacia donde más se necesitaban.

“Definitivamente hemos crecido gracias a MRPeasy”, afirma Alece. “Ahora podemos cumplir más pedidos, generar más ingresos y tener una visión precisa de todo”.

Aunque el cambio puede resultar desalentador, Alece aconseja a otros pequeños fabricantes que aún no hayan dado el salto al software MRP que estudien las opciones, prueben algunos productos y comprueben por sí mismos lo fácil y eficaz que puede llegar a ser.

“Implementamos MRPeasy para solucionar pequeñas ineficiencias, pero no nos imaginábamos que reduciría drásticamente el tiempo que dedicamos a las tareas administrativas”, afirma.

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